Eventmanager in de kijker

Moeten we als eventmanager als een kameleon in de achtergrond verdwijnen? Of net prominent in de spotlights staan? Ester de Graaf vindt dat eventmanagers best wat meer op de voorgrond mogen komen.

25-03-2019 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Moeten we als eventmanager als een kameleon in de achtergrond verdwijnen? Of net prominent in de spotlights staan? Ester de Graaf vindt dat eventmanagers best wat meer op de voorgrond mogen komen.

 

Dag Ester, welkom in de studio.

 

Hi, Kevin.

 

Jij hebt natuurlijk jaren ervaring als eventmanager bij DDG. En nu, ondertussen, gestart met SEM Online. Je geeft opleidingen eventmanagement.
En in één van de gesprekken, die we voor de opname hadden, dat is ook een beetje de reden waarom ik je heb uitgenodigd, zei je van: ja, die eventmanagers, die verstoppen zich toch graag zo op de achtergrond op evenementen en die mogen toch wat prominenter naar voor komen.

 

Ja, ja, ja.

 

Waarom?

 

Nou, waarom? Die eventmanager is natuurlijk de regisseur van de dag, van de dagen. Dat is diegene die alles regelt. En in mijn ervaring, zie ik eigenlijk, dat de eventmanager vaak een wat ondergeschikte rol oppakt.
Vaak in het zwart gekleed. Ik heb vandaag lekker het groen aangedaan. Omdat ik het zo heerlijk vind, als ze wat meer zichzelf profileren. Ook echt die regisseursrol op zich nemen. Dus, dat.

 

Maar ik heb altijd gedacht van: ja, zo'n eventmanager moet gewoon zorgen dat alles smooth verloopt.Maar de gasten mogen daar niks van merken, van hoe alles loopt.

 

Ja, nou dat, zo is het eigenlijk ook altijd geweest.
Maar ik vind eigenlijk dat die rol van eventmanager soms ook wel een beetje onderschat wordt. Men denkt vaak: het is degene die alles regelt, op de achtergrond.
Maar vandaag de dag moet je, als eventmanager, met zoveel dingen rekening houden. Je bent eigenlijk een volledig gesprekspartner. Je begint niet zozeer alleen maar met de uitvoer.
Want we hebben hier een heel mooi plaatje, van een trouwerij. Maar als je naar zakelijke events, bijvoorbeeld, kijkt, dan begin je vaak met: wat is de content? Hoe ziet de data eruit? Hoe zit de communicatie? Hoe gaan we dat inzetten? Wat voor marketing zetten we in? En dat is way before, we echt in de event productie duiken.
Dus die rol, dat image eigenlijk van die eventmanager, ja, die is echt, best wel geëvolueerd over de jaren.

 

Hoezo? In welke zin zie je dat dan concreet nog?

 

Nou, wat ik eigenlijk net zeg. Omdat ze zich op zoveel vlakken eigenlijk moeten ontwikkelen. Veel meer dan alleen maar het regelen van een trouwerij, of een band.

 

Omdat ze van al die domeinen kennis moeten hebben.

 

Precies, precies.
Dus als jij het over data hebt, wat is je datastrategie? Als ik met een klant zit te praten, dan gaat het eigenlijk over: goh, je organiseert een event. Maar waarom organiseer je eigenlijk een event? Wat voor data zou jij uit dat event willen halen? Het zou kunnen dat je alleen naam, telefoonnummer, adres weet. Maar vaak wordt een event ook als een marketinginstrument ingezet. Dus, er is zoveel meer te halen, ook aan data. Dan heb ik het ook alleen nog maar over het datastuk.
Dus dat is een onderdeel, wat vaak een beetje onderbelicht is. En wat steeds meer op het bordje van de eventmanager komt. En daar kijkt men niet altijd naar.

 

Zit het daar op de juiste plek, volgens jou?

 

Nou, ik denk dat je als eventmanager, en daar hebben we het natuurlijk vandaag over, over de profilering van een eventmanager. Vaak wordt het nog gezien als degene, wat jij ook zegt, die alles achter de schermen regelt.
Ik denk dat je, als eventmanager, er zoveel te winnen is, om te zorgen dat je over die verschillende onderwerpen, waar begint het...
Vaak zit je met een senior manager te praten. Bijvoorbeeld een marketing manager. Dan is het eerste wat je doet: je eigenlijk inleven in zijn probleem, haar probleem. Wat speelt er? Waarom organiseer jij dit event? En wat komt daar allemaal bij kijken?
En hoe heerlijk, en dat is wat ik eigenlijk altijd, ook bij DDG en nu ook, bij mijn trainingen wil doen, om die eventmanager een beetje uit zijn tent te lokken. Om te kijken van: wie ben jij? Wat houdt jou bezig? En hoe kan jij extra waarde, extra value, bieden aan die klant, die opdrachtgever waar jij zit?
En dat is dus veel meer, dan de accubakken recht zetten. Dat moet ook allemaal.
Maar ik zou zo graag willen, dat we veel meer gezien worden, als die volwaardige gesprekspartner, op gebied van: marketing, communicatie, data, content, het hele communicatietraject.
Buiten alleen maar de uitvoer van het event.

 

Hoe zie je dat? Want dat is iets, waar ik zelf heel erg mee worstel. Moet dat allemaal...
Want dat is heel veel gespecialiseerde kennis natuurlijk, hé. Moet je dat allemaal in één persoon willen gaan bundelen? Of moet je dan een team hebben van experts?

 

Ja, nou, een heel goeie vraag.
Ik zie het als: de eventmanager is wel de spin in het web. Ik noemde het net al de regisseur, de director. Degene die de juiste teams aanstuurt. Van alles enigszins wat weet en daardoor ook kan zorgen, dat de juiste partijen, op de juiste plek zitten. En op die manier eigenlijk zorgen dat het event, op dat moment, eigenlijk een megasucces wordt.
En niet alleen omdat het voldoet aan het feit dat de kleuren goed zijn.
Even gechargeerd, hé.

 

Ja, ja, natuurlijk.

 

Maar gewoon als volwaardig marketinginstrument, met alles: de voor, de tijdens en de na. Dat dat zo optimaal mogelijk neergezet wordt.
En dus, op die manier, moet je toch wel een beetje meer weten over die onderwerpen.
Maar dat is, dat zie ik gebeuren in de markt.

 

Een heel generalistische, brede visie, die die specialisten kan gaan aansturen.

 

Ja, absoluut, ja.

 

Ja. Het evenementen, allez, het vak van de eventmanager verandert natuurlijk niet enkel op vlak van inhoud, maar ook de vorm verandert, hé. Vroeger had je nog heel veel eventmanagers binnen bedrijven. Ik heb nu toch de indruk, dat het meer freelancers, freelance opdrachten worden, ook.

 

Ja, nou, je ziet inderdaad een verschuiving. In die arbeidsmarkt, sowieso, natuurlijk. In Nederland en in België zie je toch wel een krapte op die arbeidsmarkt. Heel veel mensen hebben de neiging, om inderdaad freelance te worden.
Nou, daar is absoluut een markt voor. Je ziet daar wel dat de prijzen heel erg, de fees die gevraagd worden, heel erg verschillen.
En bedrijven, je hebt bedrijven die helemaal aan de voorkant zitten en die zeggen: goh, ik wil echt een team van specialisten, freelancers, interimmers.
Er zijn ook bedrijven die wat minder vooruitstrevend zijn. En die weer een combinatie willen van deels mensen in dienst, via uitzendbureaus, en andere combinaties.
Dus het is wel heel erg in beweging. Ja, heel erg leuk, vind ik hoor, daardoor.

 

Want voor iedereen is er dan wel iets te vinden, wat bij zijn evenement past, natuurlijk.

 

Precies, precies. En je kan precies de vorm, die inderdaad bij jou past, die kan je eigenlijk toelaten, of zoeken, of...
Nou ja, wij helpen daar ook in. Om te kijken: wat voor persoon, wat voor type eventmanager. En ook: wat voor, wat we net al zeiden, een interimmer, een freelancer, of een vaste kracht?

 

Vanuit de opdrachtgever... Dat vind ik wel een interessant pad, wat je nu inslaat. Vanuit die opdrachtgever: hoe weet je eigenlijk dat je de juiste eventmanager te pakken hebt?

 

Dan bedoel je: als ik met ze in gesprek ga? Of...

 

Ja, ik organiseer een evenement. Ik wil daar een eventmanager op zetten. En dan heb je heel dat arsenaal aan goedkope, dure, freelance, interim eventmanagers. Hoe maak ik een keuze?

 

Nou, wat ik vaak doe...
Kijk, je vertelt net al: ik heb mijn eigen bureau, ik heb ook aan de opdrachtgeverskant gezeten, bij een reclamebureau gewerkt. Dus, je hebt best wel een breed beeld.
Wat ik eigenlijk altijd doe, is, in eerste instantie, in gesprek gaan. En, inderdaad, eigenlijk vragen stellen, waar ze vaak nog niet eens over nagedacht hebben.
Een mooi voorbeeld is: ik zat laatst in gesprek met iemand. En die kom ik tegen op een beurs en die is geïnteresseerd in extra handjes, zoals ze het zei. Ja, ik zoek een eventmanager. Ik zeg: goh, wat heb je dan voor... Wat is je vraag? Nou, ik heb een tweedaags wereldcongres. Elke twee jaar. Er komen ongeveer duizend man. En ik zoek extra handjes, want ik doe het in mijn eentje.
Ik zeg: oké, boeiend. Dus, nou, een soortement profiel gemaakt. Later haar weer gebeld en gezegd: ik wil het nog even met je doorpraten. Van: wat is dat voor persoon? Hoe zie jij dat voor je? Hoe ziet een dag eruit, van die persoon? Gaandeweg kwam ik erachter, dat ze veel meer nodig had, dan alleen maar handjes. Ze had namelijk...
Ze zocht eigenlijk een bepaalde visie. Op het event, wat ze al jaren organiseerde. Maar ze zei: ja, ik doe maar wat. Maar ik hou het in m'n eentje niet meer bij. Welke ontwikkelingen er zijn. Wat voor mogelijkheden er nog meer zijn. Dus, gaandeweg, kwamen we er eigenlijk achter, dat ze een andere vorm van eventmanagement nodig had. Veel meer maar dan één persoon. Want ze had die kennis nodig, over data, content, maar eigenlijk veel verder dan één persoon.

En dat geeft wel aan, op jouw vraag terugkomend, in eerste instantie ga ik het gesprek aan, om te kijken of ik het probleem wat er ligt, waar ze zelf dan al een oplossing voor denken gevonden te hebben, dus: ik zoek een persoon. Daar gaan we heel even op doorprikken, of dat inderdaad zo is.
Want er is niets leukers.
Ik had laatst ook een klant. Die zegt: ja, Es, ik zoek eigenlijk iemand, maar ik zoek eigenlijk een soort mezelf. Ik zeg: oké, pittig, pittig.

 

Klonen mag nog niet, zeker?

 

Nee, en het mooie is, het is een pittige dame. En ik denk: nou, ik moet wel een pittige hebben, hier. Dus, nou, ik onderzoek gedaan. En ik heb een dame, ik denk: nou, dit is ze. En je wilt niet geloven, die twee, ja, het is een beetje raar om te zeggen, maar die zijn een soortement verliefd geworden op elkaar.
Mijn klant zegt: wauw, je hebt me gewoon gekloond. Nou, ik vind het wel fantastisch. Want, weet je, daar doe je het voor. Dat je die terugkoppeling krijgt, dat mensen zo happy zijn.
Want vaak hebben ze niet in de gaten, dat ze het gewoon niet redden in hun eentje. En krijg het maar gestapeld, hé. Doe er maar bij.
Oh, kan je dat er ook nog even bij? Ja, tuurlijk, ja, tuurlijk.
Het is soms niet te doen. En er zijn zoveel goede mensen.

 

Ja, want jij bent nu ook gestart met die opleiding. Waarom eigenlijk? Want je hebt zo'n succesvol bureau. Waarom ga je dan les geven?

 

Nou, weet je wat het is? Kijk, ik ben...
Een bureau start je, dat groeit. Iedereen: een eigen bedrijf, stoer. Vanaf het begin ben ik manager. Nou, ik ben helemaal geen manager. Ik vind iedereen hartstikke leuk, maar, ja, ik ben eigenlijk een...
Ja, ik noem mezelf altijd een verkenner. Ik ben altijd op zoek naar nieuwe dingen. Ik probeer mensen te koppelen, te verbinden.
Dus, op een gegeven moment komen er vragen over, binnen ons bureau, van: goh, kan je iemand bij ons intern zetten? Ik zoek een eventmanager om een, ja, wat...
Eigenlijk om intern, dat is het vaak. Die vraag komt.
En daarnaast had ik intern bij ons, dat mensen binnen kwamen en ik niet altijd meer de tijd had om ze zelf op te leiden. Dus, ik riep al heel vaak: hallo, kunnen we wat videootjes maken? En iedereen: nou, videootjes.
En op een gegeven moment heb ik die twee, dacht ik: hey, dat is wel een interessante combinatie.
Ik heb zoveel mensen opgeleid. Ik ken de theorie van het vak, ik heb een marketingachtergrond. En daarnaast heb ik de... weet ik precies, wat de behoefte is van die klant. Als ik dat nou combineer in praktische online trainingen.
Die en de mensen op kantoor natuurlijk kunnen volgen, die binnenkomen. Maar daarnaast zoveel mensen eigenlijk ook, dat vak op een hele, beetje fun manier...
Die ze kunnen bepalen wanneer ze het willen volgen, want ze zetten het aan wanneer ze er zin in hebben. En ik ze eigenlijk meeneem in mijn ervaringen, mijn wereld.
En ze op die manier ook, wat ik daarstraks al zei, een beetje uit de tent wil lokken. Om zichzelf nog verder te ontwikkelen, als persoon.
Dus ja, ik heb er ontzettend veel plezier in, om het te doen.

 

Ja, je ziet het als je het vertelt.

 

Ja, het is weer nieuw.
En weet je, het geeft weer zoveel mooie energie, om mensen gewoon, op die manier, happy te krijgen. Het is echt fantastisch.

 

Ester, dank je wel voor deze kijk op het vak van de eventmanagers.

 

Ja, graag gedaan.

 

En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

 

Nieuwsbrief

Advertenties