Hoe gebruik je checklists als 'project management tool' voor je evenement?

Checklists zorgen ervoor dat je geen enkele to-do voor je evenement uit het oog verliest. Je wijst eenvoudig taken toe aan je team en volgt de status overzichtelijk op. eventplanner.net maakt het je nu nog gemakkelijker: per type evenement pre-fillen we de checklists zodat je niet van nul moet beginnen. Is een bepaald topic niet relevant, dan verwijder je dat of je past de taken aan volgens jouw noden.

Om de checklists te gebruiken moet je eerst een evenement aanmaken. Zodra je dit hebt gedaan, kun je aan de slag.

Dit is hoe het werkt:

Creëer een evenement

Voor elk evenement dat je organiseert, kun je een checklist aanmaken. Dat kan direct vanaf de checklist-pagina, die ook toegankelijk is via de link 'event software' in de kop van onze website (als je bent ingelogd). Zoals aangegeven pre-fillen we je checklist op basis van het type event dat je organiseert. Zo heb je van bij de start meteen de meest voorkomende to-do's voor jouw trouwfeest, bedrijfsevent, festival, ... bij de hand.

Taken toevoegen

Een taak aan je checklist toevoegen is eenvoudig. Klik op de groene knop 'taak toevoegen'. Je krijgt een pop-up waar je volgende zaken kunt ingeven:

• Titel: geef hier kort en duidelijk aan waarover het gaat.
• Omschrijving: hier kun je een uitgebreidere omschrijving van de to-do's invullen.
• Prioriteit: geeft aan of de taak een lage, medium of hoge prioriteit heeft.
• Voortgang: zet de taak in de kolom 'to do' voor taken die je in de toekomst wilt uitvoeren, 'in progress' voor taken waar je actief mee bezig bent, of 'done' voor taken die je volledig afgewerkt hebt.
• Categorie: selecteer een categorie voor de taak uit de lijst. Dit helpt de checklist overzichtelijk te houden. Is er geen geschikte categorie voor je taak? Dan laat je dit veld gewoon leeg.
• Datum: heeft je taak een deadline? Vul dan hier de datum in.
• Toegewezen aan: hier wijs je taken toe aan collega's zodat zij ze kunnen opvolgen. Als je nog geen collega's ziet verschijnen, dien je ze eerst toe te voegen bij de 'contacten' van het evenement. Geef ze zeker ook de juiste rechten zodat ze de taken kunnen zien.

Klik tot slot onderaan op 'taak toevoegen' en je ziet dat de taak onderaan de lijst toegevoegd wordt.

Taken wijzigen / verwijderen

Een taak wijzigen doe je door op het potlood icoontje bij de taak te klikken. Je kunt vervolgens alle velden aanpassen en opslaan of de taak verwijderen met de 'verwijderen' knop.

Sommige taken hebben actieknoppen zoals 'zoek eventlocatie'. Deze kun je zelf niet aanpassen. Als je wilt, kun je de taak wel verwijderen en een nieuwe in de plaats aanmaken.

Taken slepen

Een taak uit de 'to do'-kolom in de kolom 'bezig' zetten doe je snel door de taak gewoon naar die kolom te slepen. Zo kun je taken tussen alle drie de kolommen slepen als je bijvoorbeeld klaar bent met een taak of deze even terug in 'to-do' wilt plaatsen om ze later opnieuw op te pakken.

Filter checklist

Wanneer je een lange takenlijst hebt is het handig om enkel jouw taken of die van een collega te zien. Dat kan! Klik bovenaan op 'filter op contact' en selecteer de persoon of personen wiens taken je op het bord wilt zien.

Comments

Vanop je 'kanban' bord, zo noemt de project methodologie waarbij je taken in kolommen visualiseert en in prioriteit opvolgt, kun je doorklikken naar een detail pagina van de taak. Dat doe je door op de titel te klikken. Schrijf je comments bij de taak om extra informatie te delen of een conversatie te faciliteren tussen teamleden.

Files uploaden & delen

Je kunt ook documenten uploaden en delen met je team. Bij elke comment heb je de mogelijkheid om 1 of meerdere bestanden op te laden en te delen.

Een checklist voor evenementen? De moeite of niet? Als event manager zijn er heel wat taken waar jij aan moet denken als je een evenement organiseert. Een complete event checklist of to-do lijst is dan erg handig! Zo vergeet je geen enkel detail, ga je doordacht en gestructureerd te werk en net dat maakt van een succesvol evenement een echte beleving!

Een checklist, of je nu je koffer moet inpakken, je vakantie boeken, je verbouwing regelen, of een nieuwe event marketing campagne moet lanceren, een volledige to-do lijst is handig om verschillende redenen. Je geheugen is een geweldige asset, maar soms worden taken wel eens routinematig en vergeet je stappen. En soms is er te veel afleiding, is je hoofd gewoon te vol, raak je de focus kwijt, en oeps, ... Met een duidelijke en complete checklist voorkom je deze euvels. Je bespaart ook tijd (terug naar die koffers pakken: wie heeft er nog nooit zonder paspoort op de luchthaven gestaan en mocht een retourtje naar huis doen?) en je voorkomt fouten (een cake bakken en de eieren vergeten, iemand?).

Hetzelfde geldt voor jou als event manager. Of je nu je eerste keer een evenement organiseert, of je bent een doorwinterde eventprofessional, een online event checklist is een must-have. Zo heb je een perfect overzicht van alle stappen in je planningsproces en de status ervan!

Stappen in je checklist evenementen

Om je alvast op gang te zetten, lijsten we hier de belangrijkste facetten op die bij een evenement organiseren komen kijken, en die deel uitmaken van een complete checklist als je een (online) evenement gaat organiseren.

Je event doelstellingen zijn belangrijk, bij elk evenement, of het nu een zakelijke bijeenkomst is, een festival, seminar, roadshow of privéfeest. In je event management software kun je samenvatten wat je precies wil bereiken met je event. Voeg ook je doelgroep toe, welke gasten ga je precies uitnodigen? Zo krijg je al een eerste idee van het aantal deelnemers, en dat heeft impact op bijvoorbeeld welke locatie je gaat kiezen, welke catering je selecteert enzovoort. In dat proces kun je ondertussen al je visuele ideeën samenbrengen in een online moodboard, denk aan locaties, catering, decoratie. Al die ideeën pin je samen zodat je een mooi overzicht hebt die de sfeer van jouw zakelijke bijeenkomst, festival of privéfeest gaat bepalen. Next step, je budget vastleggen. Hoeveel mag je feestje concreet gaan kosten? Kies ook een (feest)datum en een evenementenlocatie die de juiste uitstraling heeft voor de doelen die je wil realiseren met je evenement. De keuze in evenementenlocaties is zeer breed, van zakelijke omgevingen, tot feestzalen, een tent in een outdoor omgeving of waarom geen kasteel afhuren voor jouw evenement.

Een volgende stap in je evenementen checklist is de invulling van de catering bepalen: welke hapjes en drankjes ga je je gasten aanbieden, van een foodtruck tot een sterrenmaaltijd. Noteer dat ook in je evenementen checklist. Wanneer je event aardig vorm krijgt, maak je best ook een draaiboek aan, een (online) naslagwerk dat in detail beschrijft wie, wat, wanneer en waar moet doen. Vergeet ook niet, wanneer relevant bij business to business events, de nodige stappen te zetten voor je event marketing en bepaal hoe je je event gaat vermarkten (website, social media, print, ...). Dan is er, vlak bij je D-day, de opbouw, denk onder andere aan de technische infrastructuur, meubilair en decoratie. En finally, geniet op de dag van je evenement zelf! Er is nog één belangrijk punt in je evenementen checklist na je event zelf: net zoals de voorbereiding,- en uitvoeringsfase van het evenement essentieel zijn, vergeet ook niet de nodige acties te ondernemen om je evenement te evalueren. Wacht daar niet te lang mee en doe het als je evenement nog vers in het geheugen ligt. Deze waardevolle input kun je gebruiken om je volgende evenement nog beklijvender te maken.

Niet te missen: de eventplanner.net checklists voor evenementen

De eventplanner.net checklists om een evenement te organiseren werkt eigenlijk heel eenvoudig. Je creëert een evenement. Dan start je met alle taken op te lijsten, inclusief omschrijving, prioriteit, voortgang (de status van de taken pas je in een wip aan via een eenvoudige drag-and-drop) en verantwoordelijke. Om het je nog gemakkelijker te maken, is onze online event checklist zelfs pre-filled met iteams, afgestemd op het type evenement dat je organiseert. Plan je bijvoorbeeld een bruiloft, dan zetten we een 'trouwfeest checklist' voor je klaar met alle items en taken die specifiek zijn aan dit soort evenement en die je absoluut niet mag vergeten. Staat er een taak bij die niet past in je concept, dan verwijder je deze eenvoudig in de event management tool. Organiseer je een zakelijke bijeenkomst, dan zal je to-do lijst er helemaal anders uitzien. De eventplanner.net checklists passen zich dus als een kameleon aan aan wat jij nodig hebt voor jouw evenement. Ben je een doorwinterde event organisator en heb je geen nood aan de uitgewerkte checklists, dan kun je er ook voor kiezen om een blanco evenement aan te maken zodat je de lijst helemaal zelf kunt opbouwen. Kortom, de eventplanner.net evenement checklists is een volwaardige project management tool, voor elk type evenement, voor elke organisator.

Checklists voor evenementen in een geïntegreerd softwarepakket

Met de geïntegreerde event management software oplossing van eventplanner.net heb je één centraal punt waar alle info zit die je als event manager nodig hebt. De checklists maakt echt digitaal samenwerken mogelijk met je (interne en externe) team zodat iedereen synchroon op hetzelfde veld speelt. Je kiest zelf wie enkel leesrechten krijgt en wie meer mag zoals bewerken.

Een overzicht over al deze informatie geeft je ook inzicht in het totale planningsproces. Na je event kun je met deze inzichten aan de slag en je processen verder optimaliseren en zo toegevoegde waarde creëren. Een professionele eventplanning software ondersteunt je flexibiliteit, productiviteit en uiteindelijk ook het vermogen van je bedrijf om te groeien.

Allemaal voordelen die je bereikt met de gratis professionele eventplanning software van eventplanner.net. Ontdek naast de event checklist ook de event moodboards, de ideale tool om je visual ideas te verzamelen, te organiseren en te delen met je mede organisatoren en de event budgets, het draaiboek waarmee je eenvoudig alle actiepunten beheert en ze naadloos integreert. Bovendien is het gebruik van deze planning tools helemaal gratis. Wegwijs in deze software geraken? Bekijk snel ons instructiefilmpje. Overtuigd? Dan kun je onmiddellijk aan de slag.