Hoe gebruik je checklists als 'project management tool' voor je evenement?
Checklists zorgen ervoor dat je geen enkele to-do voor je evenement uit het oog verliest. Je wijst eenvoudig taken toe aan je team en volgt de status overzichtelijk op. eventplanner.net maakt het je nu nog gemakkelijker: per type evenement pre-fillen we de checklists zodat je niet van nul moet beginnen. Is een bepaald topic niet relevant, dan verwijder je dat of je past de taken aan volgens jouw noden.
Om de checklists te gebruiken moet je eerst een evenement aanmaken. Zodra je dit hebt gedaan, kun je aan de slag.
Dit is hoe het werkt:
Creëer een evenement
Voor elk evenement dat je organiseert, kun je een checklist aanmaken. Dat kan direct vanaf de checklist-pagina, die ook toegankelijk is via de link 'event software' in de kop van onze website (als je bent ingelogd). Zoals aangegeven pre-fillen we je checklist op basis van het type event dat je organiseert. Zo heb je van bij de start meteen de meest voorkomende to-do's voor jouw trouwfeest, bedrijfsevent, festival, ... bij de hand.
Taken toevoegen
Een taak aan je checklist toevoegen is eenvoudig. Klik op de groene knop 'taak toevoegen'. Je krijgt een pop-up waar je volgende zaken kunt ingeven:
- Titel: geef hier kort en duidelijk aan waarover het gaat.
- Omschrijving: hier kun je een uitgebreidere omschrijving van de to-do's invullen.
- Prioriteit: geeft aan of de taak een lage, medium of hoge prioriteit heeft.
- Voortgang: zet de taak in de kolom 'to do' voor taken die je in de toekomst wilt uitvoeren, 'in progress' voor taken waar je actief mee bezig bent, of 'done' voor taken die je volledig afgewerkt hebt.
- Categorie: selecteer een categorie voor de taak uit de lijst. Dit helpt de checklist overzichtelijk te houden. Is er geen geschikte categorie voor je taak? Dan laat je dit veld gewoon leeg.
- Datum: heeft je taak een deadline? Vul dan hier de datum in.
- Toegewezen aan: hier wijs je taken toe aan collega's zodat zij ze kunnen opvolgen. Als je nog geen collega's ziet verschijnen, dien je ze eerst toe te voegen bij de 'contacten' van het evenement. Geef ze zeker ook de juiste rechten zodat ze de taken kunnen zien.
Klik tot slot onderaan op 'taak toevoegen' en je ziet dat de taak onderaan de lijst toegevoegd wordt.
Taken wijzigen / verwijderen
Een taak wijzigen doe je door op het potlood icoontje bij de taak te klikken. Je kunt vervolgens alle velden aanpassen en opslaan of de taak verwijderen met de 'verwijderen' knop.
Sommige taken hebben actieknoppen zoals 'zoek eventlocatie'. Deze kun je zelf niet aanpassen. Als je wilt, kun je de taak wel verwijderen en een nieuwe in de plaats aanmaken.
Taken slepen
Een taak uit de 'to do'-kolom in de kolom 'bezig' zetten doe je snel door de taak gewoon naar die kolom te slepen. Zo kun je taken tussen alle drie de kolommen slepen als je bijvoorbeeld klaar bent met een taak of deze even terug in 'to-do' wilt plaatsen om ze later opnieuw op te pakken.
Filter checklist
Wanneer je een lange takenlijst hebt is het handig om enkel jouw taken of die van een collega te zien. Dat kan! Klik bovenaan op 'filter op contact' en selecteer de persoon of personen wiens taken je op het bord wilt zien.
Comments
Vanop je 'kanban' bord, zo noemt de project methodologie waarbij je taken in kolommen visualiseert en in prioriteit opvolgt, kun je doorklikken naar een detail pagina van de taak. Dat doe je door op de titel te klikken. Schrijf je comments bij de taak om extra informatie te delen of een conversatie te faciliteren tussen teamleden.
Files uploaden & delen
Je kunt ook documenten uploaden en delen met je team. Bij elke comment heb je de mogelijkheid om 1 of meerdere bestanden op te laden en te delen.