Event planning software

Waarom event software een goed idee is voor jouw evenement

Event software op jouw evenementen heeft heel wat voordelen. Als eventorganisator weet je dat bij het organiseren van een event er heel wat bij komt kijken. Soms zie je zelfs door de bomen het bos niet meer. Gelukkig kan event planning software je helpen bij de event planning en coördinatie van jouw offline, hybride en online event of feest. Met event planning software kun je heel wat aspecten van je event planning automatiseren: de marketing, registratie, attendee management, taakverdelingen, badges, budgetbeheer, planningen, draaiboeken en het beheer van je locatie.

Event software verbindt alle onderdelen van eventcommunicatie met elkaar. Zo hoef jij en je team niet meer met verschillende systemen te werken, waardoor je tijd bespaart en minder fouten maakt. Alle informatie is altijd actueel want elke aanpassing die je doet, wordt direct in alle documenten en rapportages bijgewerkt. Zo werk jij en je team altijd met de meest actuele informatie.

Verrassend veelzijdige evenementen software

Event software maakt niet alleen jouw leven gemakkelijker en verhoogt de ROI van je evenement. Event management tools bieden ook verschillende voordelen voor je gasten en bezoekers. Selfservice functies zoals online registraties, push communicatie en betaalmodules zijn eveneens aangename en efficiënte mogelijkheden die deze software biedt.

Qua functionaliteiten kan evenementen software sterk variëren. Vaak zijn de volgende functies aanwezig:

1/ Met event software stroomlijn je je communicatie. Op een eenvoudige en snelle manier communiceer je met je leveranciers, en je vergemakkelijkt ook je interne communicatie, samenwerking en projectbeheer binnen je organisatieteam.

2/ Event management software maakt van jou en je team planningmasters. Je beheert er de hele planning van je event, van het begin tot het einde. Draaiboeken maken, (flexibele) medewerkers inplannen, ... je doet het allemaal op één plek en je behoudt het volledige overzicht.

3/ In je event planning software ga je ook aan de slag met je cijfers: je maakt er offertes en je beheert er je budgetten. Leveranciers, locatie, entertainment, catering, technologie, marketing, uitgaven en inkomsten, je doet heel wat voordeel met het overzichtelijke (financiële) plaatje in je software.

4/ Met de hulp van event software kun je een responsive eventwebsite aanmaken in de look & feel van jouw merk. Die event website is de centrale hub voor al je communicatie. Op al je communicatiemiddelen verwijs je naar je domein waar je bezoekers informatie over je evenement kunnen raadplegen.

5/ Vanuit de ingebouwde mailplatformen van de evenementen software, stuur je heel gemakkelijk uitnodigingen naar je potentiële gasten, van een save-the-date tot de uiteindelijke bevestiging. Je bepaalt je doelgroep(en) en het is mogelijk de e-mail campagnes helemaal in je eigen huisstijl te versturen. Vaak zijn er uitgebreide rapportagemogelijkheden voorzien in de event software, zodat je als event planner perfect weet wat je campagnes opleveren.

6/ Met deze software beheer je ook je bezoekersregistratie in één gebruiksvriendelijk platform. Je genodigden registreren zich via registratie tools zoals een registratieformulier op jouw maat en via deze event registration volg jij in je back office alle facts & figures naadloos opvolgen.

7/ Wil je ook je facturatie- en betalingsproces automatiseren via event software? Dat kan! Met event ticketing stel je je toegangsprijs in zoals je wenst, met of zonder kortingen, in verschillende onderdelen als dat nodig is. Na de betaling ontvangen je gasten automatisch een bevestigingsmail en hun (e)-ticket.

8/ Met de software vereenvoudig je ook de toegangscontrole op je event. Met een scanningstool lees je de barcodes op de (e)-tickets of badges van je bezoekers. Je weet op alle momenten wie van je gasten aanwezig is en wie niet.

9/ De impact van jouw evenement met event software nog vergroten? Dat kan met een event app. Met die mobile app op een smartphone of tablet hebben je bezoekers alle algemene en persoonlijke informatie in hun broekzak (e-ticket, programma, plattegrond, ...). Je wijst je gasten de weg, betrekt ze bij je community, en je kunt hen altijd bereiken. Handig, toch?

10/ De deuren sluiten. Je werk zit erop? Nog niet helemaal. Als eventprofessional ken je het belang van in contact blijven en de relatie verder opbouwen met je gasten. Je voedt je community met event foto’s, video-opnames van je sessies en presentaties op de event website. Je stuurt je gasten met deze software ook heel gemakkelijk een bedankmail voor hun aanwezigheid.

11/ Zeer belangrijk: je event evalueren. Je meet het succes door feedback te vragen via open of gesloten vragen of een waarderingsschaal. Die feedback is van ontzettende waarde voor jouw volgende evenementen. Feedback vragen, het is allemaal geïntegreerd mogelijk dankzij professionele event planning software.

Software uitbreidingen zijn mogelijk

Software voor evenementen bevat bovendien vaak een open API, waardoor deze programma’s makkelijk kunnen communiceren met andere softwaretoepassingen zoals een CRM- en/of boekhoudpakket. Zo kun je heel eenvoudig de functionaliteiten van je event planning software uitbreiden naar andere domeinen van je event planning.

Event software voor jouw evenement, waar wacht je nog op?

Professionele event software, the way to go voor jou? In de look & feel van jouw bedrijf? Inclusief een optimale user experience? Daar kunnen deze bedrijven je bij helpen. Zij zorgen voor het ontwerpen, ontwikkelen en implementeren van event planning software voor jouw event bedrijf.

Staat jouw bedrijf nog niet in deze lijst?

Jouw bedrijf ontwerpt event software en je staat nog niet op deze lijst? Maak dan snel een bedrijfspagina aan. Dat is helemaal gratis. Je bereikt er in een klap duizenden eventorganisatoren mee die dringend event planning software nodig hebben.