Ontwerp de zaalindeling van je event en vul elke stoel

Veelgestelde vragen

• Wat is event seating plan software?

  Met Seating plan software bij events teken je je locatie op een scherm en beheer je elke stoel visueel, in plaats van op papier of in een spreadsheet. Met eventplanner.net teken je de zaal op schaal, voeg je tafels en rijen toe en wijs je vervolgens zelf je gastenlijst toe aan stoelen, of laat je ticketkopers tijdens het bestellen zelf hun stoel kiezen. Omdat de zaalindeling deel uitmaakt van de bredere eventsoftware, is ze gekoppeld aan je tickets, gastenregistratie en budget, in plaats van een aparte, losstaande tool te zijn.

• Wat is het verschil tussen een Seating plan en een Seating Chart?

  Ze betekenen hetzelfde. "Seating plan" en "tafel plan" zijn de gangbare termen in het Verenigd Koninkrijk en Europa, terwijl "seating chart" vaker voorkomt in de VS. Alle drie beschrijven een visuele plattegrond van wie waar zit. eventplanner.net biedt beide: een tafelplan voor een diner of bruiloft, en een genummerde plattegrond voor een voorstelling met tickets.

• Kunnen gasten zelf hun stoel kiezen bij het kopen van een ticket?

  Ja. Markeer een tickettype als zitplaatsticket en er verschijnt een stap voor stoelkeuze tijdens de checkout of registratie. De koper ziet je plattegrond, krijgt automatisch de best beschikbare stoelen voorgesteld en kan zijn keuze op de plattegrond aanpassen. Zijn stoelen worden vrijgehouden terwijl hij betaalt, zodat twee mensen nooit dezelfde stoel kunnen boeken. Dit is de ervaring met gereserveerde of toegewezen zitplaatsen die mensen kennen van concert- en theatertickets.

• Hoe wijs ik gasten aan tafels toe voor een RSVP-event?

  Open de weergave om stoelen toe te wijzen en sleep gasten van je RSVP-lijst naar stoelen op de plattegrond. Je kunt een geplaatste gast naar een andere stoel verplaatsen, op een stoel klikken om iemand er weer af te halen en de lijst filteren op ingedeeld, niet ingedeeld of onbevestigd. Gasten die nog niet hebben gereageerd verschijnen als plaatshouders die je alvast kunt indelen en hun stoelen komen automatisch vrij als ze alsnog afzeggen.

• Kan ik een zaalindeling of tafelplan voor een trouwfeest maken?

  Ja. Bruiloften zijn een van de meest voorkomende toepassingen. Teken je ronde of lange tafels, plaats elke gast handmatig en print een zitplaatslijst per tafel voor de cateraar en de locatie. Bruidsparen en weddingplanners die eventplanner.net als wedding planning software gebruiken, krijgen de zaalindeling naast het budget, de checklist en de gastenlijst in één geïntegreerde werkomgeving.

• Staat de zitplaats op het ticket en bij de check-in?

  Ja. Zodra een stoel is geboekt, wordt hij op het ticket (pdf) geprint, verschijnt hij in de bevestigingsmail en is hij zichtbaar wanneer je team het ticket bij de ingang scant. Je medewerkers zien bij de check-in precies welke stoel elke gast heeft.

• Kan ik tickets mét en zonder vaste plaats combineren?

  Ja. Zitplaatsen worden per tickettype ingesteld, dus je kunt gereserveerde zitplaatsen verkopen voor het ene type en staanplaatsen voor het andere op hetzelfde event, bijvoorbeeld een tribune met zitplaatsen plus een staanplaatsvloer. Tickettypes die je niet als zitplaatsticket markeert, slaan de stap voor stoelkeuze volledig over.

• Werkt de zaalindeling & plattegrond samen met de ticketingtool?

  Ja. Seating is ingebouwd in de software voor eventticketing: markeer een tickettype als zitplaatsticket en deelnemers kiezen tijdens de registratie zelf hun stoel op de plattegrond, met de zitplaats afgedrukt op het ticket en getoond bij de check-in. Omdat Seating en ticketing hetzelfde event delen, blijven de capaciteit en check-in automatisch gesynchroniseerd.

• Kan ik mijn Seating plan afdrukken en een zitplaatslijst exporteren?

  Ja. Print de plattegrond zelf met de namen van de gasten of de stoelnummers, en exporteer een zitplaatslijst naar Excel, gegroepeerd per tafel of rij. Zo geef je alles makkelijk door aan de cateraar, de locatie of iedereen die in de zaal werkt.

• Wat gebeurt er met geboekte zitplaatsen als ik het zaalplan aanpas nadat het live is gegaan?

  Zodra je eventtickets verkoopt, zijn geboekte zitplaatsen beschermd. Je kunt nog tafels toevoegen, decorelementen een nieuw label geven of extra plaatsen openzetten, maar je kunt geen plaats verwijderen of blokkeren waarvoor al is betaald. Zo blijft de plaats van elke koper veilig terwijl je verder werkt aan de rest van het plan.

• Is de Seating software gratis?

  Seating is onderdeel van eventplanner.PRO. Je kunt je account aanmaken en de event software gratis uitproberen, met prijzen voor .PRO die gepubliceerd staan op de prijspagina van de event software in plaats van verborgen achter een verkoopgesprek.

• Kan ik het plan voor meer gebruiken dan alleen zitplaatsen?

  Ja. Hetzelfde tekenvlak tekent de hele ruimte, niet alleen de stoelen: muren, deuren, een podium, een bar, gangpaden en zones, allemaal op schaal, met afmetingen die je kunt afdrukken. Als je dat zoekt en niet wie waar zit, begin dan bij onze software voor eventdiagrammen.

• Hoe groot mag een locatie zijn voor een event plattegrond?

  Eén plan kan locaties tot ongeveer tweeduizend zitplaatsen aan, wat de overgrote meerderheid van bruiloften, diners, conferenties en middelgrote voorstellingen dekt. Het werkvlak blijft responsief op desktop en mobiel, ook als je indeling groeit.