Hoe presenteer je je boodschap op een slimme manier?

Heel wat presentaties slaan de bal mis, omdat ze er niet in slagen duidelijk de boodschap over te brengen. Kevin heeft expert Harald Dumoulin van SmartPresentations uitgenodigd, met de vraag: hoe presenteer je je boodschap op een slimme manier?

18-03-2019 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Heel wat presentaties slaan de bal mis, omdat ze er niet in slagen duidelijk de boodschap over te brengen. Ik heb expert Harald Dumoulin uitgenodigd, met de vraag: hoe presenteer je je boodschap op een slimme manier?

 

Dag Harald, welkom in de studio.

 

Goedemiddag.

 

Bij heel veel presentaties is het een groot probleem: die boodschap op een goede manier tot bij het publiek brengen. Waarom loopt het toch zo mis?

 

Het loopt vaak al in het begin helemaal mis, hé. Als we een presentatie moeten geven, dan denken we dat we als eerste PowerPoint moeten opstarten, om die slides te moeten beginnen maken.
En eigenlijk is dat hetgeen wat we als allerlaatste moeten doen. Je moet beginnen nadenken over: wat is het verhaal, dat ik wil vertellen? En als je daarmee begint, dan krijg je een heel andere soort van presentatie. Helaas zien we maar al te vaak, dat de meeste presentaties eigenlijk niet meer zijn, dan een spiekbriefje voor de spreker zelf.

 

Dat is handig, hé. Dan weet ik wat ik moet zeggen.

 

Ze helpen de spreker in hetgeen van: wat moet ik onthouden en wat moet ik dan strakjes gaan vertellen? Terwijl die slides eigenlijk dienen, om het publiek te helpen om jouw verhaal beter te begrijpen. Ze helpen niet alleen om het verhaal beter te begrijpen, ze helpen ook nog een keer om het achteraf beter te onthouden. Als je slides mooi zijn opgemaakt, dan heeft dat eigenlijk een dubbele slag, die je slaat.
Dus alsjeblieft, als je een presentatie moet geven: denk eerst na over het verhaal. Schrijf dat uit. Post-itjes, een Exceltje maken. Zelf werk ik heel graag in een mindmap, om mijn gedachten te ordenen. Dan krijg je structuur in je presentatie. En pas dan ga je kijken van: hoe kan ik dit verhaal nu zo mooi mogelijk gaan weergeven in slides?

 

Het ding dat ook altijd heel belangrijk is, is: waar begin je mee, hé? We zaten net, in het vorige gesprek, nog te lachen met het feit, dat heel veel bedrijven starten met: de geschiedenis van ons bedrijf. Je zei zo mooi: daar zit niemand op te wachten. Maar hoe ga je die structuur dan, op een goede manier, erin steken.

 

Ik vergelijk het wel eens met een artikel in de krant. Als je een artikel in de krant leest, heb je drie elementen om je artikel te lezen.
Je kunt gewoon de titels lezen. Afhankelijk van de krant, heb je eigenlijk al het hele artikel gelezen. Daar staat in: wie doet wat. Zo'n beetje.
Dan heb je een vetgedrukt stukje boven dat artikel. En eigenlijk staat daar, in vijf zinnen, opnieuw het hele artikel, zo'n beetje, in beschreven.
En de rest van het artikel zijn wat gesprekken, wat quotes, wat diepgang dat daar nog gegeven wordt.
Eigenlijk moet je dat met een presentatie, een beetje op eenzelfde manier aanpakken. Je moet de mensen in het begin, je meest krachtige boodschap geven.

 

Je moet weten dat de mensen in het begin van een presentatie, een heel erg hoog aandachtsniveau hebben. Ze zijn nieuwsgierig. Ze zitten klaar, ze zijn benieuwd: wat gaat die spreker hier, ons gaan vertellen? En dan moet je met je krachtigste boodschap komen. Dat kan een bepaalde conclusie zijn. Dat kan de oplossing zijn, die je gaat geven. Dat kan een probleemstelling zijn, ook. Maar je moet de mensen iets geven, waarmee ze gelijk weten van: ah, dit is interessant, hier moet ik naar gaan luisteren.
En wat daarna volgt, is eigenlijk alleen maar gaan vertellen van: hoe je dat gaat doen en waarom je dat kunt. Ja, dan komt die geschiedenis, hé. Waar we het net over hadden. Komt die geschiedenis er weer terug bij kijken. We kunnen dat heel goed, omdat we dat al vijfendertig jaar doen. Omdat vijfendertig jaar geleden, nonkel Jef begonnen is in een schuurtje. En dan krijgen we de geschiedenis van het bedrijf. Dus, dat geeft vooral credibiliteit, aan hetgeen wat je zegt dat je gaat doen. Samen. In een zakelijke relatie, of zo.

 

Dus, eigenlijk gewoon durven om meteen het eindresultaat...

 

Durven om heel krachtig te beginnen. En dat is niet alleen zo, in een bedrijfspresentatie. Maar dat is evengoed als je een keynote, of als je voor een evenement een bepaalde informatieoverdracht wil doen. De mensen hebben een bepaalde kapstok nodig, om jouw verhaal te begrijpen. En als jij daar heel langzaam naartoe opbouwt, dan zien ze het geheel nog niet helemaal. Dus je moet ze eerst die kapstok aanbieden, het geheel laten zien.
En dan pak je ze eigenlijk bij de hand en dan zeg je van: en nu gaan we stap voor stap eens gaan kijken, hoe we daar gaan geraken. En dan trek je de mensen mee in je verhaal. En dan wordt het voor hen ook veel logischer.
We moeten ook oppassen, vanuit de veronderstelling dat mensen wel een bepaald basisbegrip gaan hebben, van hetgeen waar we het over gaan hebben. Ga er gewoon meestal van uit dat de mensen niets weten en bouw vanuit daar je verhaal op. En dan kun je dat, stap voor stap, kun je dat zo duidelijk gaan maken.

 

Ik heb soms schrik van het omgekeerde. Dat ik denk dat mensen hebben al...
En dat is ook soms, hebben wel al...

 

Ja, hebben al een beetje voorkennis.

 

En ik ga het hier te eenvoudig, nog eens allemaal opnieuw uitleggen.

 

Ik geloof niet dat je het heel snel te eenvoudig kunt uitleggen. Je moet natuurlijk geen babytalk gaan doen, hé. En als mensen al dingen kennen, ja, dan is het een stukje herhaling. En dan is dat ook niet zo heel erg erg. Dan geeft dat eigenlijk ook niet. Dus, dan is dat een stukje herhaling. En merk je, ja, afhankelijk van het soort gesprek, hé, ben je voor honderd man aan het praten of ben je met één man in gesprek, hé. Ben je in een kleinere groep aan het presenteren, dan zorg je dat je daar voorbij kunt gaan.
Je kunt een PowerPoint presentatie, kun je perfect interactief opbouwen. Dat wil zeggen dat je met hyperlinks kunt gaan werken, in je presentatie. Waardoor jouw gesprek niet meer afhankelijk is, van de volgorde van de slides die je vooraf hebt voorbereid. Maar dat het gesprek afhankelijk wordt van de interactiviteit van het gesprek.
Nou, dat wil je toch altijd? Als je in een salesgesprek zit, wil je altijd die interactiviteit de kans geven, helemaal.

 

Ja, natuurlijk.

 

Dus, dan moet je daar je presentatie op gaan afstemmen ook, helemaal.
Maar in de regel zeg ik: ja, begin met een kennisniveau dat zo laag mogelijk is, bij de mensen. Kennen ze het al, is het een stukje herhaling. Kun je er wat sneller aan voorbij gaan. Maar je bouwt tenminste je verhaal stap voor stap en op een logische manier op.

 

Waar ik mezelf ook zo regelmatig nog aan erger, is hoe het eruit ziet.

 

Ja, ik zeg altijd: het geheim van een goede presentatie bevat 3 belangrijke elementen.
Dat is het verhaal, waar we het zojuist over gehad hebben. Dat is echt nadenken over: wat wil ik vertellen? En wat wil ik bereiken, op het einde van mijn gesprek?
En ik hanteer daar graag de Piet Huysentruyt vuistregel in.

 

Wat hebben we geleerd?

 

Wat hebben we geleerd vandaag?
Als je op voorhand echt wil nadenken over: hoe moet mijn verhaal lopen? Dan moet je eigenlijk beginnen nadenken over: wat wil ik dat de mensen, op het einde van mijn presentatie, onthouden hebben? Dat zijn nooit meer dan drie dingen. Als je een presentatie van een half uur geeft, dan gaan dat maximum drie dingen zijn. En dat is eigenlijk de rode draad van je presentatie, van je verhaal.
Als je dat verhaal hebt, ja, dan moet er dat nog het liefst mooi uitzien, hé. Dan moet dat er een beetje netjes uitzien. Je kunt met iconen gaan werken, met afbeeldingen gaan werken. Met grafische elementen gaan werken, om die overdracht zo mooi mogelijk te maken, hé. Niet teveel tekst, want mensen kunnen niet lezen en luisteren tegelijkertijd.

 

Ja, want wat is dat nu met presentaties en tekst, hé? De ene presentatie-expert zegt van: ja, er mag wel tekst op staan, maar niet teveel. De andere zegt: geen tekst, enkel keywords.

 

Ja, de waarheid ligt daar natuurlijk een beetje in het midden. En die heeft altijd ook heel erg te maken met wat de spreker zelf een beetje wil.
Maar het is absoluut een feit, dat mensen niet in staat zijn om te lezen en te luisteren tegelijkertijd. Dus als jouw slide vol met tekst staat, dan zijn de mensen die slide aan het aflezen. En dan zijn ze jou, als spreker, eigenlijk een beetje aan het vergeten. En andersom ook, hé.

 

Ja, zeker als je dan nog eens gewoon je slide voorleest.

 

Ja, juist. Ik heb het nog gehad. En ik vond het het ergste wat ik ooit heb meegemaakt. En dat is misschien raar om te zeggen. Maar ik ben ooit naar de presentatie van Philip Kotler geweest, toch wel één van de grote marketinggoeroes

 

Ja, je zou nu denken: daar gaat het wel komen, hé?

 

Zijn presentatie was een drama en hij las z'n slides af. Ik heb achteraf een mail naar hem gestuurd, dat ik het gratis en voor niks wilde over maken. Maar hij heeft daar niet op gereageerd. Vond ik een drama, vond ik heel jammer. Voor mijzelf, omdat ik daar natuurlijk heel erg op let, heeft dat wel een stuk kracht weggehaald van zijn verhaal.
Dus, je mag die slides niet te vol zetten met tekst, omdat dat heel erg de aandacht afleidt van het publiek. Het publiek, allez, de slides moeten het publiek helpen om jouw verhaal beter te leren begrijpen. En dat moet je in je hoofd houden.
Dus mag daar tekst op staan? Ja, maar dan zijn het keywords. Zet daar een icoon bij. Zet daar een grafisch element bij. Zet daar een beeld bij, om te versterken, datgene wat je zegt. En dan heb je hetgeen wat je vertelt en hetgeen wat je laat zien. Dat sluit heel netjes bij elkaar aan. Dat wordt één geheel.

 

Ja en misschien ook een graficus ernaar laten kijken, want als we brochures laten maken, dat wordt allemaal door iemand gemaakt. Die daar verstand van heeft. Maar slides, die klikken we zelf snel samen, hé.

 

Ja, dat is een beetje het hoekje waar die presentatie, die PowerPointpresentatie, in de meeste bedrijven een beetje in zit, hé. We vragen dat eventjes aan Marketing of we vragen dat eventjes aan een assistent. Of de directie-assistent, die moet het maar even snel maken.
Maar als ik even terugkom op de drie onderdelen: dat is dat verhaal, dat is een stukje marketing, hé. Je moet je verhaal kunnen maken.
Ja, en dan moet je dat grafisch kunnen gaan vertalen in mooie, grafische elementen. Ja, dat is eigenlijk het werk van een grafisch designer. Om dat heel goed te doen.
En dan, ten derde, moet je het programma, dat je ervoor gaat gebruiken, in de meeste gevallen is dat nog steeds PowerPoint, dat moet je zo goed mogelijk kunnen beheren.
Het is in die volgorde dat je moet werken. Maar het zijn wel ook de drie capaciteiten, die je in huis moet hebben.
En ook bij ons intern, bij Smart Presentations, hebben wij presentatiedesigners, die allemaal een grafische achtergrond hebben. Dus die weten heel goed hoe ze van een verhaal dat ik gemaakt heb, hoe ze dat grafisch moeten gaan weergeven. En dan het stukje PowerPoint hebben ze stap voor stap geleerd. Maar ook daar doen wij eigenlijk bijna een half jaar over, 6 maanden, tegen dat we van een grafisch designer, een heel goede presentatiedesigner gemaakt hebben.

 

Ja, het is nog een vakgebied op zich.

 

Ja, het is: er komt ook wel andere dingen bij kijken. Als grafisch designer ben je gewend, om op een bepaalde bladspiegel te werken. En met leesrichtingen rekening te houden.
Ja, als je een presentatie maakt, dan moet je gaan kijken van: hoe laat ik de dingen animatief leuk opkomen? Hoe bouw ik die slide op, stap voor stap voor stap? Met clicks of zonder clicks? Dat is allemaal een beetje afhankelijk nog, van wat de spreker uiteindelijk wil. Maar het is wel een apart vak, ja.

 

Als je dit doortrekt naar congressen. Dan heb je natuurlijk meerdere sprekers op één dag. Wat ik altijd heel erg mooi vind, is dat die visuele identiteit ook gewoon mooi doorloopt, over de sprekers heen.

 

Ja, ik denk dat je als event organizer of als inrichter van een congres, je koppelt daar een bepaald thema aan. Dan vind ik dat je dat moet doortrekken. Dan doe je dat in je uitnodiging. Dan doe je dat in je inrichting van je zaal. Je podium, et cetera, et cetera.
En ik zie gewoon heel vaak, dat die slides daar eigenlijk een beetje tussenin gevallen zijn. Daar is te weinig rekening mee gehouden en die zijn niet van het kwalitatieve niveau, als de rest van de hele organisatie van het evenement of het congres. En dat is jammer.

 

Dat is jammer.

 

Ja, absoluut, dat is super jammer. Het gaat hier...
Het is niet alleen, op die manier: die sprekers gaan een beetje verloren in het geheel. Maar ja, het sluit ook allemaal niet meer bij elkaar aan.
Zo werken we voor verschillende event organizers, maar voor verschillende bedrijven ook. Waar we echt samen met de mensen, die het creatieve concept voor het congres verzonnen hebben, gaan we samen gaan kijken: oké, hoe moeten die slides er dan gaan uitzien? Hoe kunnen we die sprekers van het podium laten gaan en weer op het podium laten komen? Wij zitten bij in de generale repetitie, om presentaties nog aan te passen, inhoudelijk.

 

Is dat makkelijk? Want ik kan me ook voorstellen, als een spreker wordt uitgenodigd...
Bijvoorbeeld een Philip Kotler wordt op een congres uitgenodigd. Ja, die man heeft zoiets van: ik heb mijn presentatie. Ik ga die hier lekker geven, op de manier zoals ik het wil.

 

Dat is niet gemakkelijk, nee. Je kunt niet elke spreker dwingen om zijn presentatie in te leveren. Dat doen ze al, sowieso, niet graag. Ik heb het, en dat is de moeilijkste...
Ik heb het voornamelijk over congressen, waar je het zelf wel in de hand hebt, hé. We werken al een aantal jaren voor Lyreco en daar komen ook verschillende sprekers. En daar hebben we duidelijke afspraken, met zowel Lyreco, als met het eventbureau. We bekijken van: oké, voor het management gaan we eerst aan tafel zitten. Samen nadenken: hoe gaan we dat verhaal opbouwen? Hoe kunnen we dat zo leuk mogelijk maken en hoe kunnen we dat zo krachtig mogelijk maken? Dat gieten we dan mooi in de presentaties, die passen bij het thema van het sales congres, dat ze elk jaar organiseren. En dan zijn er nog een aantal andere presentaties, van andere mensen. En die worden netjes ingeleverd en die zetten wij dan gewoon netjes in de stijl. Daar heb je dan echt de combinatie van: mee nadenken over het verhaal en de presentaties mooi maken. Zijn we aanwezig op de rehearsal, op de repetitie, de avond voor het congres,  Daar zijn altijd wel aanpassingen, zeker van de managing director, Paul. Die heeft altijd nog wel dingen, die hij wil aanpassen. Maar zelfs op het congres zelf, zorgen we dat we aanwezig zijn. En zorgen we dat we last-minute aanpassingen kunnen doen, om het allemaal zo goed mogelijk te laten verlopen.

 

Oké, maar toch iets om bij stil te staan.

 

Ja, je moet er...
Ik vind dat je daar, als event organizer, of als bureau, of als bedrijf die een evenement organiseert...
We werken voor een aantal bedrijven in de verzekeringssector. Dat zijn evenementen waar toch flinke budgetten in omgaan. Aan zalen, aan catering, aan heel de organisatie. Dan denk ik: zorg nu gewoon dat het moment, waar de mensen toch een stukje ook voor komen, die informatieoverdracht, dat dat zo kwalitatief mogelijk verloopt. Dat je ook daar de nodige aandacht aan spendeert. Dat is niet makkelijk, want eventbureaus, die zijn bezig met het evenement en minder met dat stukje content. Dus die zouden eigenlijk de link kunnen zijn, tussen hen en hun klant, dan weer een stukje. En ook klanten zijn daar vaak te laat mee bezig. Het is de product manager die de presentatie wel gaat maken.

 

En die doet dat de avond voor het evenement.

 

Voilà, die begint daar dan net iets te laat aan.

Hoe vroeger wij in dat proces meegetrokken kunnen worden...
Dat is natuurlijk allemaal gemakkelijk gezegd, maar hoe vroeger we daarin meegetrokken kunnen worden, hoe kwalitatiever we dat daar neer kunnen zetten. Ondertussen weten we ook wel hoe de evenementensector werkt. Dus we zijn gewend om last-minute ingeroepen te worden. Dat is ook de reden, waarom we eigenlijk aan het kijken zijn, om het team van Smart Presentations nog verder uit te breiden, de komende periode. Om op die manier die flexibiliteit, voornamelijk naar die eventsector, gewoon te kunnen waarborgen.

 

Oké, Harald, dank je wel voor je komst naar de studio.

 

Graag gedaan, dank je wel.

 

En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

Nieuwsbrief

Advertenties