Virtueel event platform

Het vinden van het juiste virtueel event platform

Het juiste virtueel event platform vinden is een behoorlijke uitdaging voor heel wat eventplanners. De markt van virtuele event platformen heeft zich in korte tijd sterk ontwikkeld, en we verwachten dat deze evolutie zich gaat blijven doorzetten de komende tijd. 2020 heeft ons geleerd dat we in person events of fysieke evenementen onwijs gemist hebben, maar tegelijk zijn online events en hybride events al niet meer weg te denken. Vooral hybride events zullen populair blijven! Meer mensen gaan hierdoor bij je event aanwezig zijn zonder dat ze zich moeten verplaatsen. Het vinden van een virtueel event platform waarop je kunt vertrouwen en wat over de juiste mogelijkheden beschikt, is daarom onmisbaar voor jouw event management!

Bij een virtueel event kun je de content opnemen en beschikbaar maken voor het publiek nadat het evenement is afgelopen. Sessies kunnen op specifieke momenten worden teruggekeken (en als de eventhost dat wil, ook nadien nog). Dat zijn ongelofelijke kansen die virtueel event platformen bieden, in het bijzonder om meer leads aan te trekken door de content van je event te online te hergebruiken. Maar er is meer, ...

Bekende tools als Zoom, Microsoft Teams of Google Meet zijn vooral gericht op kleinere groepen mensen. Virtuele event software is anders omdat ze je als event organisator diverse manieren van communiceren met je deelnemers bieden. Bijvoorbeeld door wachtkamers, polls, Q&A’s, live chats, en meer vergelijkbare engagement features. Waar de eerder genoemde tools alle gebruikers bij elkaar in één ruimte plaatsen, is het bij een virtueel event platform juist de bedoeling dat de sprekers het podium krijgen en de deelnemers – vaak met microfoons uit – het publiek zijn.

Wat moet een virtueel event platform kunnen?

Uiteraard moeten je online events op het platform gehost worden. Het verschilt nogal of je een klein event organiseert voor een selecte club deelnemers, of een evenement waarbij wereldwijd vele bezoekers je evenement bijwonen. Maar daarnaast zijn er nog veel features die je vanuit de persoonlijke of fysieke events wil meenemen naar je online evenement. Denk hierbij aan features met betrekking tot communicatie, interactie en data.

Live streaming

Het is natuurlijk essentieel dat je met je virtuele event platform evenementen host op een specifieke website en je sessies kunt streamen naar verschillende sociale mediakanalen en YouTube. Door je evenementen platform te integreren met sociale netwerken, kun je meer mensen bereiken en betrekken.

Q&A sessies

Een goed virtueel event platform heeft een Q&A. Zo kunnen bezoekers tijdens het event (op specifieke tijden) hun vragen stellen aan de sprekers. Tijdens een online evenement is het engagement van het publiek zeer belangrijk. Deze mogelijkheid wil je bij jouw online of hybride event zeker ook bieden.

Chats

Vergeet ook de onderlinge connectie tussen de deelnemers niet. Het mooie aan events is het netwerken en (bij)praten met gelijkgestemden. In een digitale omgeving kan dit nog wel eens lastig zijn. Met een live chat functie of zelfs 1-1 videogesprekken kunnen deelnemers met elkaar in gesprek gaan en hierdoor zal het audience engagement verbeteren.

Interactieve workshops

De alombekende breakout-sessies, waar specifieke onderwerpen worden besproken en er meer interactie is dan bij de grotere keynote sessies, hebben ook een toegevoegde waarde tijdens virtuele events. Zeker als de deelnemers hun microfoon aanzetten en het gesprek aangaan, voelt dit als breakout-sessions op een ‘echt’ event.

Evenement marketing opties

Als je je virtuele evenement niet promoot, zal niemand aanwezig zijn. Gelukkig beschikken veel virtuele evenement platforms over marketingtools die je kunt inzetten om je ​​publiek aan te trekken. Check of het platform van je keuze registratiesoftware aan boord heeft. Maar ook e-maillijsten aanmaken op basis van registratieformulieren en geautomatiseerde (herinnering)berichten verzenden voor je online conferentie, workshop of seminar is super handig. Koppelingen met social media en tools voor het uitsturen van nieuwsbrieven vervolledigen het plaatje.

Data

Het grote voordeel van events die deels online plaatsvinden, is de data die je verzamelt over je deelnemers. Je kunt precies zien wie wat bekeken heeft en hoe lang bepaalde sessies werden gevolgd. Zo verzamel je veel data om je volgende event op in te richten en om beter in te spelen op de interesses van je doelgroep.

De meeste online event software platformen hebben video streaming en webinars als core functionaliteit. Kies echter voor een user friendly virtueel event platform dat alle features bevat die je nodig hebt. Zo vermijd je dat je met verschillende tools moet werken. Veel succes!