Hoe maak je je hybride event aantrekkelijk voor je virtuele gasten

Hoe maak je je hybride event aantrekkelijk voor je virtuele gasten

Evenementen gingen het voorbije jaar digitaal, maar dat is geen reden om het concept van fysieke samenkomsten te dumpen. Eens alles weer beter gaat (fingers crossed) keren we terug naar fysieke evenementen en one-to-one interacties. Toch zal de wereld er niet meer hetzelfde uitzien. Nu we aan den lijve de echte kracht van online events hebben ondervonden, integreren we deze nieuwe aanpak maar beter in onze holistische eventstrategie. 

 

Hybride evenementen bestonden al voor COVID-19, maar ze waren tamelijk uitzonderlijk. Vandaag zijn we zeker van de sterke trend naar hybride in de nabije toekomst, daarbij zowel de fysieke als de digitale belevingen combineren en de face to face en online connecties integreren met deelnemers van overal in de wereld. 


Als je dit nieuwe concept nog niet goed kent: hybride evenementen combineren de synergie van fysiek aanwezige mensen en participatie op afstand. Mensen kiezen dan: ze reizen naar de fysieke locatie of ze connecteren vanuit het comfort van hun eigen huis of kantoor. Een ding is zeker: dit soort evenementen komt met een eigen set uitdagingen. 

 

Een daarvan is je event aantrekkelijk maken voor je virtuele deelnemers. Dit is een echte uitdaging, aangezien het grote online aanbod. Als je naar een fysiek event gaat, dan ben je 100% geëngageerd. Je reist naar de locatie en je verblijft er één of meerdere dagen, samen met andere gelijkgezinde professionals. De echte waarde van fysieke evenementen bestaat in hun meeslepende ervaring. 

 

Bij online belevingen, zijn de zaken anders. Waarom zou je een hybride event volgen terwijl je even gemakkelijk een aantal video’s op YouTube kunt meepikken? Dit is de reden waarom je extra aandacht moet besteden aan je virtuele gasten en hen de waarde van je online ervaring duidelijk maken. Om je te helpen dat te realiseren, zetten we enkele tips op een rij: 

 


Bied unieke online ervaringen aan

Als je een hybride event organiseert, is het bijna onmogelijk om dezelfde fysieke en online belevingen te creëren. Maar in plaats van dit als een zwakte te zien, kun je het ook transformeren tot een waardepropositie voor je virtuele gasten. Voorzie tijdens je voorbereiding tijd om afzonderlijk na te denken en exclusieve ervaringen te ontwerpen die enkel voor je digitale gasten zijn. 

 

Een live dj-set bijvoorbeeld, die enkel toegankelijk is voor de online deelnemers. Je kunt verschillende merkactivatie sessies voorzien. Werk daarvoor bijvoorbeeld samen met een brouwerij en ontwerp een speciale tasting sessie. 

 

Je kunt je online deelnemers daarvoor een speciale box toesturen, de merkambassadeur vertelt tijdens de sessie dan over de verschillende smaaknuances, wanneer mensen thuis hun eigen creaties maken. Het is een fantastische manier om mensen met je merk te laten connecteren en hun vertrouwen in de toegevoegde waarde van je merk en van de online versie van je event te verhogen. 

 


Faciliteer one-to-one netwerkmogelijkheden voor je virtuele deelnemers

Netwerken is een van de belangrijkste reden waarvoor mensen evenementen bijwonen. Dat hoeft bij een hybride event helemaal geen probleem te zijn. Heel wat online event platformen voorzien netwerkmogelijkheden voor je deelnemers. Als je je gasten registreert, kun je hen een aantal oriënterende vragen stellen zoals hun werklocatie) Deze info gebruik je dan om netwerkgroepen zo compatibel mogelijk samen te stellen voor je gasten die één-op-één business meetings wensen.

 


Zorg voor een gebruiksvriendelijke virtual stage 

De technologie is enorm geëvolueerd, vooral in de laatste maanden, wanneer de pandemie bedrijven gedwongen heeft te innoveren. De nieuwe oplossingen zijn daarom veel beter dan de vorige versies. Let bij de selectie van een tech-partner wel goed op de gebruiksvriendelijkheid van het virtuele podium.

 

Het laatste wat je wil is je gasten een rommelige online ruimte bieden. Zorg er zeker voor dat je waarde toevoegt aan de virtuele beleving door samen te werken met de juiste tech-partner die een virtuele stage aanbiedt waarin het gemakkelijk navigeren is. 

 


Voorzie toegang tot de virtuele stage voor je event

Mensen motiveren om in te schrijven voor de online versie van je event is één stap. De volgende stap is hun aandacht behouden en zorgen dat ze daadwerkelijk deelnemen. Een manier om dit te doen is je virtuele podium een week vroeger te openen dan het fysieke event. Je kunt er verschillende virtuele ruimtes aan toevoegen en je gasten aanbieden deze te ontdekken.


Overtuig je deelnemers ook hun profielen in te vullen, daarbij foto’s, social media profielen en websites toe te voegen. Zorg voor verschillende visuele aspecten, zoals trailers of behind-the-scenes interviews. Al deze elementen boosten de interesse van je deelnemers en maakt hen nog meer overtuigd van jouw evenement bij te wonen.


 

Communiceer de exclusieve voordelen van  het op afstand volgen 

Ten slotte heeft het helemaal geen zin om exclusieve voordelen voor je online deelnemers te voorzien, als je er niet over communiceert. Schrijf alle voordelen in een nieuwsbrief neer, in social media copy, en in online advertenties. Op deze manier gaan mensen begrijpen waarom ze je event willen bijwonen en zijn ze gemotiveerder om in te schrijven.  

 


In het kort

Hybride evenementen organiseren kan een heuse uitdaging zijn wegens van het volume werk dat voor je ligt. Het laatste wat je wil is talloze uren investeren in je online ervaringen, om dan te realiseren dat er maar een handvol online inschrijvingen zijn. Om dit te voorkomen werk je best met exclusieve voordelen voor deze doelgroep. Verpak het in een aantrekkelijke format en communiceer duidelijk de toegevoegde waarde. En zorg er dan voor dat je je beloftes waarmaakt en de verwachtingen van je online deelnemers invult. Veel succes! 

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

'Cheers' met budgetvriendelijke Apéroboxen

'Cheers' met budgetvriendelijke Apéroboxen

Binnenkort trouwen? Feestzalen stilaan volzet in 2022

Binnenkort trouwen? Feestzalen stilaan volzet in 2022

Breda schrapt testevenement met 10.000 bezoekers na petitie met meer dan 360.000 handtekeningen

Breda schrapt testevenement met 10.000 bezoekers na petitie met meer dan 360.000 handtekeningen

Advertenties