Nieuw: 'Zones' in Tickets - VIP-zones, zitplaatsen en check-in per zone

Met zones in eventplanner.net Tickets bepaal je welke gasten toegang hebben tot welke delen van je evenement. Stel het één keer in en het werkt op je plattegrond, tijdens het bestellen, bij de ingang en op de badge.

Gekleurde polsbandjes. Een tweede gastenlijst, die ochtend afgedrukt omdat de eerste alweer verouderd was. Een vrijwilliger bij de VIP-ingang met een klembord, die probeert te bepalen of de man met het mooie jasje in de lounge of in de grote zaal hoort. Elk evenement met meer dan één soort ticket loopt tegen hetzelfde probleem aan.

Zones in eventplanner.net Tickets lossen dit op. Je stelt alles één keer in, en het wordt in de hele keten doorgevoerd: je plattegrond, de bestelling, de stoel die je gast kiest, de check-in bij de ingang, controles bij de VIP-zone en de badge waarmee ze binnenkomen.

Wat is een zone

Een zone is een deel van je locatie dat alleen toegankelijk is voor bepaalde gasten. Een VIP-ruimte. Een premium zitgedeelte. Een tweede zaal. Backstage.

Je maakt je zones aan in Tickets, geeft elke zone een naam en een kleur en vinkt vervolgens per tickettype aan tot welke zones het toegang geeft. Een VIP-ticket geeft misschien toegang tot de grote zaal en de VIP-lounge, een standaardticket alleen tot de grote zaal. Dat is de volledige configuratie. Alles hieronder volgt uit die vinkjes.

Teken ze op je plattegrond

Open je plattegrond en kleur de tafels en rijen in om ze aan een zone toe te wijzen. Elke zone heeft een eigen kleur, zodat je in één oogopslag ziet waar de VIP-tafels staan en waar de standaardplaatsen beginnen. Het zone-paneel telt de zitplaatsen per zone en toont welke tickettypes bij elke zone horen.

Gasten kiezen een stoel binnen hun eigen zone

Een gast met een ticket met zitplaats krijgt tijdens het bestellen de stap Kies je zitplaatsen. We stellen meteen zitplaatsen voor: naast elkaar, zonder een enkele losse stoel tussen twee groepen over te laten. De gast kan het voorstel accepteren of ergens anders op de plattegrond klikken.

Stoelen buiten hun zone worden grijs weergegeven. Een VIP-gast belandt nooit per ongeluk achterin en met een standaardticket kun je geen plaats op de eerste rij claimen.

Je ziet wie waar zit

Zodra de kaartverkoop begint, wordt je zitplan automatisch ingevuld. Per zone zie je hoeveel zitplaatsen verkocht, vrij en geblokkeerd zijn. Als je de muis boven een zitplaats houdt, zie je wie die heeft geboekt. Je ticketstatistieken splitsen de verkoop uit per zone, zodat je er vroeg bij bent als het VIP-gedeelte achterblijft, terwijl er nog tijd is om er iets aan te doen.

Iets tastbaars nodig voor de hosts bij de ingang? Print het zitplan met de naam van de gast op elke zitplaats.

Scan bij elke zone

Hier bewijzen zones hun nut. In de gratis eventplanner.net-app voor iOS en Android kiest elke telefoon waar er wordt gescand: bij de hoofdingang of bij een specifieke zone. Je stelt dat één keer per telefoon in.

Niemand bij de ingang hoeft te onthouden welk ticket toegang geeft tot welke zone. De teller bovenaan het scherm toont hoeveel gasten zich in die zone bevinden, zodat je altijd weet hoe vol de VIP-lounge is. En de ticketscanner blijft werken zonder bereik, in een kelder of in een tent aan de andere kant van het terrein, en synchroniseert zodra de verbinding weer terug is.

Organiseer je ochtend- en middagsessies? Voeg tijdsloten toe aan je zones, zodat de scanner de juiste tijd en het juiste ticket controleert.

Een badge met de juiste zitplaats erop

Met badgeprinten (.PRO) komt er, zodra een gast incheckt, een naambadge uit een Zebra-labelprinter. Jij bepaalt wat erop staat: naam, bedrijf, zitplaats, QR-code. Je gasten lopen naar binnen met hun zitplaatsnummer en gaan naar de zone waartoe hun ticket toegang geeft, zonder in de rij te hoeven staan bij een aparte badgebalie.

Aan de slag

• Open Tickets voor je evenement en voeg je zones toe onder Zones en tijdsloten.
• Vink onder Van toepassing op aan tot welke zones elk tickettype toegang geeft.
• Evenement met zitplaatsen? Kleur je tafels en rijen op de plattegrond in om ze aan de juiste zones toe te wijzen.
• Open op de dag zelf de scanner in de app en kies bij welke ingang elke telefoon scant.

Zones zijn inbegrepen bij Tickets. Meer weten? Lees hoe je Tickets gebruikt