Hoe een professioneel online event realiseren

Hoe een professioneel online event realiseren

Online evenementen. Waar denk je eerst aan? Een stel mensen die iets vertellen op een scherm? Klopt, als je een zoom-achtig online event organiseert. Helaas associëren we online evenementen met Google Hangouts, Zoom of Skype meetings. Een ‘echt’ evenement draait echter rond innovatie en nieuwe manieren vinden om mensen samen te brengen op een veilige manier. 

 

Je ziet vast dat er steeds meer professionele events hun weg vinden naar de online wereld. Misschien vraag je je af wat een ‘professioneel’ online event is? Deze evenementen worden bijvoorbeeld gefilmd in een studio. Je haalt je sprekers naar die studio in plaats van dat ze thuis vanop hun keukentafel aanloggen. Je zet een podium en professioneel licht in. Je reduceert potentiele connectiviteitsproblemen van je sprekers en biedt je virtuele deelnemers een nieuwe ervaring.


Op deze manier heb je ook meer ruimte om de waarde van je merk te tonen en ontwerp je een unieke vibe die je online event memorabel maakt. Dat klinkt zeer interessant, niet? Die saaie sprekers op een scherm hebben hun beste tijd gehad. Als jij je evenement professioneler wil, dan kun je deze eenvoudige stappen zetten: 

 


Stap 1: Denk zoals een media producer

Change your mindset! Word een media producer in plaats van een eventcoördinator. Wat je vroeger produceerde op je podium of in een locatie, ga je nu op het scherm doen. Je moet wel goed weten hoe media productie werkt. Dat betekent dat elke keer je een online event organiseert, je een show of mediaproduct opneemt voor talloze kijkers.

 

De kwaliteit van wat er verschijnt op het scherm is je prioriteit. Je doet dit natuurlijk niet alleen. Werk samen met AV-professionals die je equipment opzetten. Begrijp welke adders er onder het gras zitten. En weet dat goed licht belangrijk is. Het geheim? Klaar zijn voor nieuwe uitdagingen en nieuwe manieren van werken. Je online event een professionele look geven, dat doe je enkel door je locatie te transformeren tot een echte media set. 

 


Stap 2: Creëer een studio voor je online event

Een media product. Waar kun je dat vinden? Je hebt twee opties. Huur een set. Sinds de pandemie zijn er steeds meer bedrijven die een studio verhuren. Of zet een online event studio op in je kantoor. Sommige bedrijven hebben speciale studio’s waar ze hun advertenties, podcasts en video’s opnemen. Alles wat je nodig hebt, is ruimte!

 


Stap 3: Zorg voor de juiste uitrusting

Je eigen studio? Leuk! Maar je hebt uitrusting nodig zoals licht, camera’s, promoters en microfoons. We raden je aan een AV-professional in te huren. Anders koop je misschien niet de juiste camera’s en microfoons. Hij adviseert je ook bij het opzetten, en ook belangrijk, het gebruik tijdens het event.  Vergeet niet dat je ook streaming tools nodig hebt. Je wil namelijk live gaan met je events. Je kunt je content nadien natuurlijk ook on demand aanbieden.

 


Stap 4: Voorzie studio decoratie

Dit is belangrijk als je een studio huurt en als je er zelf een hebt. De decoratie moet afgestemd zijn op de identiteit van je merk. Je kunt ook visuele elementen toevoegen zoals je logo of specifieke kleuren.

 

Je hebt comfortabel meubilair voor je sprekers nodig, een bureau voor je gasten en misschien wat banken om lekker op te zitten. De keuze is aan jou! Een tip is diepte creëren. Voorzie daarom ruimte voor twee sets. Je kunt een background hebben met elementen zoals je logo, tekeningen op de muur, een lamp en andere decoratieve elementen. De set voor dichtbij heeft dan meubilair nodig waar je moderator en sprekers op zitten. 

 


Stap 5: Ontwerp verschillende online merkactivatie belevingen

Als je je online event professioneel wil organiseren, gebruik dan de studio ook om verschillende brand activation dynamieken te organiseren. Als je bijvoorbeeld de ambassadeurs van een drankbedrijf hebt uitgenodigd, laat, naast het ‘gewone’ verhaal, een cocktailspecialist een show geven hoe je de beste cocktail maakt. Door de kennissessie te combineren met een merkactivatie moment, maak je je event unieker en memorabeler.

 


In het kort

Je hebt heel wat werk voor de boeg als je een professioneel online event gaat organiseren. De belangrijkste investering die je moet doen, is een studio. Ontwerp je eigen studio, zo kun je die hergebruiken en heb je de volledige controle. Denk zoals een media producer en werk aan de decoratie, het licht, het meubilair en de uitrusting. Ga je voor je eigen studio, werk dan samen met een AV-professional. Online evenementen are here to stay, pas je online marketingstrategie aan en investeer in een professionele ruimte! Veel succes!

Reageer op dit artikel

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

Advertenties

In de kijker

Nieuwsbrief

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten Bestel nu!

Nieuws

Vacatures