Hoe een eventbureau kiezen?



Vind je deze video leuk? Klik hiernaast. Dank je ;-)
Sponsored by

Het topic voor vandaag is evenementenbureaus. Wanneer doe je een beroep op een bureau en wat kan je zelf organiseren? Waar let je op bij de keuze van een organisatiebureau en wat zijn de spelregels van een pitch? Ik vraag het aan Jan De Wieuw van JADA Events. Jan is mede-eigenaar van het evenementenbureau en trainer event-management bij Expert Academy.


03-12-2012 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Leuk dat je op ons afstemt. Het topic voor vandaag is evenementenbureaus. Wanneer doe je een beroep op een bureau en wat kan je zelf organiseren? Waar let je op bij de keuze van een organisatiebureau en wat zijn de spelregels van een pitch? Ik vraag het aan Jan De Wieuw van JADA Events. Jan is mede-eigenaar van het evenementenbureau en trainer event-management bij Expert Academy.

 

Dag Jan

 

Dag Kevin

 

Welkom in onze studio. Een evenementenbureau. Waarom zou je daar nu beroep op doen en het niet gewoon zelf organiseren?

 

Wel, onder andere, omdat natuurlijk een evenementenbureau expertise in huis heeft. Als je moet beginnen aan een evenement en je hebt daar weinig ervaring in, dan moet je toch alles beginnen zoeken, dat kost heel veel tijd - tijd is ook geld. [Met] de expertise die een evenementenbureau in huis heeft, die gaan daar sneller mee om, die hebben de juiste partners al gevonden, om antwoord te kunnen geven op de vraag. Dus dat gaat ten eerste sneller; daarnaast heb je natuurlijk ook het kwaliteitsniveau. Een  evenementenbureau wordt toch geacht op een bepaald niveau te werken, kwaliteitsniveau, en dat is iets wat ook gewoon... ja...zijn prijs heeft - alles heeft zijn prijs - waarmee ik niet wil zeggen dat een evenementenbureau duurder is. Een evenementenbureau [heeft] werkt vaak met vaste partners, die hen korting geven, waardoor het eigenlijk uiteindelijk toch een beetje op hetzelfde neer komt. Maar een evenementenbureau gaat ook zeer zeker de kwaliteit bewaken, tijdens het evenement, maar ook al vooraf, uiteraard.

 

En creativiteit? Is dat ook geen belangrijk aspect?

 

Uiteraard. Maar dat is zeer persoonsgebonden, en dat kan bureaugebonden zijn, maar uiteindelijk wordt een bureau ook gevormd door een aantal personen, en de ene is al creatiever dan de ander. Elk bureau heeft zo zijn eigen mensen in huis en soms werkt gewoon de combinatie van die twee personen supercreativiteit [in de hand] en dan moet er best nog wel iemand naast zitten die het kwaliteitsniveau kan bewaken. Dus dat is...  ik zeg het elk bureau heeft zo zijn eigen creativiteitswaarde, maar ook dat wisselt. Omdat, als er mensen weggaan, dan gaat die creativiteit vaak mee naar een ander bureau, of zo verder... Dus het is zeker een belangrijke factor , waarom een evenementenbureau inschakelen. Dat is inderdaad...

 

Je zegt daarstraks ook 'tijd', dat is een heel belangrijke motivator. Als je intern gewoon niet de mensen hebt die die tijd hebben. Maar zit het ook niet een stukje in verantwoordelijkheid? Voor bijvoorbeeld een heel complex evenement kan ik me voorstellen dat de secretaresse die verantwoordelijkheid niet op haar gaat willen nemen, en dat ze dan zoiets hebben van we steken het bij een extern bureau?

 

Uiteraard. Want ook daar val je terug op de expertise die dan een bureau heeft en die dan de juiste mensen inschakelen om wel; die verantwoordelijkheid te nemen, te dragen, en voor een bedrijf is inderdaad ook makkelijk. Ze hebben één partner, één aanspreekpunt, ze zeggen kijk, dit wil ik. Het evenementenbureau voert dat dan uit. Als er iets op dat moment, of tijdens het evenement niet goed loopt, kunnen ze dat direct, met één aanspreekpunt, corrigeren. En dat is ook het grote voordeel natuurlijk dat daar een partner tussen zit, zeg maar.

 

En als je dan een evenementenbureau gaat kiezen, waar moet je dan op letten? Hoe maak je die keuze?

 

Ja, wel, ik vind het persoonlijk heel belangrijk dat  - en dat merken we bij onze klanten ook – dat er een ‘klik’ is. Uiteindelijk, je bouwt samen iets op. Dat is gestart met een briefing, en dan gaat er toch een behoorlijk proces aan vooraf, vóór het effectief evenement daar is. Je hebt maar één moment, het evenement, m.a.w. het moet goed lopen op dat moment. Als er gedurende het voorbereidingstraject al wrijving komt, of toch geschillen, of allez, het loopt allemaal niet zo soepel, dan ga je dat ook voelen tijdens het evenement.

 

Ja, dat kan niet de bedoeling zijn...

 

Dat kan nooit de bedoeling zijn. Het moet prettig zijn, het moet van beide kanten een opbouwend proces zijn, en daarom vind ik het persoonlijk belangrijk om... Ik adviseer vaak aan bedrijven: doe eerst gewoon een ronde van gesprekjes met enkele bureaus, en waar voel je je het beste in, kwestie van eerste gesprekken. Doe desnoods een tweede ronde, of een derde ronde, dat maakt niet uit. Maar die keuze vind ik veel belangrijker dan de uiteindelijke offerte, die heeft zijn prijs, zijn inhoud, enzoverder. Uiteraard, het voorstel is ook belangrijk, ongetwijfeld, maar er zijn zo veel bureaus. En waar begin je...  Wel, nodig gewoon enkele bureaus uit, ga eventueel referenties horen bij collega's - zo van hebben jullie al met die of die samen gewerkt...Dat is mijn ervaring.

 

Dat is misschien dan ook een manier om ook op die kwaliteit terug te komen want je hebt het aan het begin van het gesprek gehad over de kwaliteit. Hoe kan ik als klant weten welk bureau dan die kwaliteit levert, en welk niet?

 

Ja. Wel, dus referenties opvragen is een mogelijkheid, uiteraard. Dat vertrouwen is belangrijk, men weet nog niet gaat dat inderdaad kwaliteit leveren. Vraag gewon aan de evenementenbureaus: wat hebben jullie ondertussen al gedaan, voor wie hebben jullie gewerkt - zo kun je ook iets nachecken en heb je ook al een zicht op wat voor zaken hebben zij gedaan. Ligt dat een beetje in one richting? Ook de manier van werken is vaak zeer specifiek naar...

 

Kun je daar eens een voorbeeld van geven?

 

Ja, er zijn bijvoorbeeld bepaalde bureaus die heel erg up-class events altijd doen, met zeer gedetailleerde, maar ook met zeer prijselijke... met een behoorlijk prijskaartje. Als het een bedrijf is die in een andere range zit, ja, dan is dat eigenlijk al een rare match. Dan zou ik daar al niet aan beginnen, want dan kom je toch ergens in het traject tegen... van oei, zo gedetailleerd hoeven wij het niet te hebben, en dus ook niet zo, prijsgewijze. Dus daarom is dat gevoel, vind ik, heel erg belangrijk in het begin. Zit je op dezelfde golflengte.

 

Daar komen we dan ook bij het pitchen van een bureau, waar de laatste jaren in de evenementensector ook heel veel over te doen is geweest. Want wat zijn de spelregels, als opdrachtgever?  Hoe begin ik nu aan een pitch? Wat kan ik wel doen en wat kan ik niet doen? Want ik hoor dan zelf in de evenementensector zeggen van als er een offerte naar meer dan vijftig bureaus gestuurd wordt, ja dan doen wij als bureau gewoon niet meer mee.  

 

Klopt. Ten eerste, het is inderdaad een wedstrijd. Een pitch is een wedstrijd. Maar er zijn aan elke wedstrijd spelregels gebonden. Zoals je zelf ook al zegt. En het is heel nuttig om van tevoren – voor dat je de pitch uitschrijft - eens na te denken over [van] de spelregels. Hoe... we gaan bijvoorbeeld een aantal partners aanschrijven. Wij gaan allemaal offertes binnenkrijgen. Maar hoe gaan we die nu beoordelen? Aan de hand van welke criteria dus... Bepaal in eerste instantie wat wil ik eigenlijk hebben?  Wil ik een supercreatieve offerte hebben? Of wil ik gewoon de beste prijs hebben? Ja, communiceer dat ook aan diegene die in die wedstrijd stappen. Dus wat is belangrijk... op voorhand dus.  Zeg ook hoeveel partners je gaat in de pitch steken, dan kan een evenementenbureau – want uiteindelijk is het ook een investering; wij zitten toch gemiddeld drie à vier weken, één persoon full-time om op één offerte te werken, dus dat is een behoorlijke investering voor ons -  als de pitch uitgeschreven wordt voor bijvoorbeeld tien bedrijven, tien evenementenbureaus, ja dan moeten wij natuurlijk de gevolgtrekking [maken en] zeggen: gaan we daaraan meedoen of niet. Gaan we die investering, om maar tien procent kans op slagen te hebben, gaan we die investering doen of niet. En het is niet meer dan fair dat je dat ook van tevoren meedeelt, van we gaan met zoveel partners....

 

En wat is dan gebruikelijk? Hoeveel...

 

Drie is gebruikelijk voor de kleine tot middelgrote events. Voor de echt grote events is vijf in de pitch steken... uiteraard, allez is gebruikelijk. Daarnaast heb je natuurlijk de openbare aanbestedingen waar iedereen op kan inschrijven. En dat is, ja, ook op eigen risico, zeg maar.  Een tweede ding dat toch nog belangrijk is, vind ik, bij een pitch, is dat achteraf - als uiteindelijk de partner gekozen is - toch ook feedback geven aan de anderen. Sowieso aan degene die gekozen is, waarom is jullie voorstel gekozen.- dat is niet onbelangrijk – maar ook aan diegenen die dan afgevallen zijn, en waarom hebben we niet gekozen voor jullie voorstel.  Uiteindelijk, het komt nog eens op hetzelfde neer, [na] drie à vier weken investering in iets helemaal uitpluizen, krijgen we soms een mail terug van dank u wel voor het voorstel, maar u bent er niet bij. Ja, OK, dat is leuk, dat is niet leuk natuurlijk, maar waarom? Je kunt veel meer leren van het waarom dat het deze keer niet gelukt is, om - en dat is dan de investering, vind ik, die een bedrijf moet maken. Om volgende keer nog eens een creatief voorstel, van dezelfde of eventueel andere partners te krijgen, moet je er zelf ook iets inleggen om dan de volgende keer ook weer een kwalitatief voorstel te krijgen.

 

Ja. En hoe vaak gebeurt dat dat een bedrijf gewoon een tweede en derde offerte vraagt omdat het zogezegd moet, maar eigenlijk al een keuze heeft gemaakt?

 

Ja dat is nog te vaak, zeker bij openbare aanbestedingen gebeurt dat omdat ze daar verplicht drie offertes moeten vragen. Dat is niet fijn, zeker niet als je... als het eigenlijk al van tevoren een beklonken zaak is. Dan vind ik, zeg dat gewoon, dan maken wij gerust een offerte om een offerte te maken, dat we weten [van] we zijn er niet bij, maar we gaan daar niet zoveel werk in steken.

 

Nu, je zegt dat is ook een hele investering aan zo'n offerte, zo'n pitch meedoen. Gaan er links en rechts temmen op van ja, moeten we dat ook niet gaan valoriseren, daar een opdrachtgever niet voor laten betalen, wat is jouw mening daarover?

 

Wel, heel graag. Maar we zitten natuurlijk in economisch toch moeilijkere tijden, dus ook die kost daar nog eens bij, ja, dan kan het bedrijf soms zeggen, ik steek het liever in het evenement dan in al die voorstellen. Nu zou ik ook veel liever hebben dat ze zeggen van aan de eerste drie die er als eerste drie positief uitkomen, dat we die toch ook honoreren en dat we die kost al incalculeren. En dat hoeft niet gigantisch veel te zijn. Dat kan een par honderd euro zijn, maar toch ter compensatie van dat je behoorlijk wat werk hebt geleverd.

 

Want dat wordt wel eens vergeten...

 

Dat wordt absoluut vaak vergeten. Het is vaak zo dat de perceptie gaat van ja, doe eens een offerte en wees creatief,

 

Dat is natuurlijk al een groot stuk van heel het werk...

 

Ja, en vaak wordt gedacht van ja, ze trekken dat uit de schuif, een paar dagen en dat zit in mekaar. Maar zo werkt het helaas niet. Als een creatief... een kwalitatief voorstel wilt hebben met creativiteit erin, ja, dan kost dat minstens drie, vier weken om dat goed te onderzoeken, om met originele dingen af te komen, en dan mag je dat, vind ik, ook wel honoreren. Het is iets anders, inderdaad, dan naar de bakker gaan en ik heb een brood nodig, en wat kost dat...

 

Die zijn offerte is iets makkelijker...

 

Het gaat ook iets sneller.

 

Nu, zijn er nog dingen die een opdrachtgever van een evenementenbureau kan leren in dat proces? Dingen waar je van zegt God, daar loopt het wel eens mis?

 

Bedoel je dan met het uitschrijven van de pitch? Of..

 

In het algemeen. In de relatie tussen klant en organisatiebureau.

 

Loopt het wel eens mis? Daar waar het vaak mis kan lopen, is communicatie. Soms heeft een klant iets in gedachten, maar communiceert dat niet direct. Waarom?  Omdat dat vergeten wordt , omdat dat... ja he...Dus een evenementenbureau doet dan een voorstel – en bij ons is dat zeer gedetailleerd, van A tot Z - en dan pas komt vaak naar voor  van ja, maar eigenlijk bedoelden we dat niet. Ja, dat is dan wel lastig, want dan hebben we ondertussen wel heel veel werk gestoken in iets gedetailleerd uitschrijven, maar is het helemaal naast de kwestie. Dus, wees ook duidelijk in uw briefing van wat verwacht je eigenlijk van uw evenement? Wat is uw doel? Wat wil je bereiken bij... en wie zijn jullie doelgroep? Enfin heel veel dingen die bijvoorbeeld ook in jouw boek staan. Ze zouden het eigenlijk allemaal eens moeten lezen voordat ze een evenement...

 

Je kan dat ook bestellen op onze website gewoon, he...

 

... voor dat ze dat starten. Er staan heel veel nuttige tips in van inderdaad een aantal zeer basisbelangrijke dingen voor dat je aan zo iets start.

 

Ik neem vooral ook mee uit het interview dat een pitch, een offerte maken vanuit een evenementenbureau, dat dat toch niet iets is dat je snel snel doet, en waar een aantal spelregels aan vasthangen, die een opdrachtgever echt wel moet proberen na te leven. Jan, ik wil jou heel hartelijk bedanken voor jouw komst naar de studio.

 

Graag gedaan.

 

En u beste kijker, bedankt voor het kijken, en tot volgende keer.

 

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties