Een thema als rode draad voor je event is fun. Maar hoe ver ga je daarin? Je kan je deelnemers letterlijk naar de Middeleeuwen terug katapulteren met oog voor de kleinste details. Maar voegt dat ook iets toe? Kevin vraagt het aan Joël Dumont van 't Hooghuys


24-11-2014 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Een thema als rode draad voor je event is fun. Maar hoe ver ga je daarin? Je kan je deelnemers letterlijk naar de Middeleeuwen terug katapulteren  met oog voor de kleinste details. Maar voegt dat ook iets toe? Ik vraag het aan Joël Dumont.

 

Dag Joël, welkom in de studio.  

 

Dag Kevin, goeiendag.  

 

We gaan het vandaag hebben over thema-events. Maar hoe ver kun je daar eigenlijk in gaan?  

 

Goh, eerst wil ik even duiden dat er eigenlijk... Je moet een thema zien als twee mogelijkheden eigenlijk. Er zijn heel veel die dat gebruiken gewoon om... Nou, het moet nou eenmaal een naam hebben, het event. En die dat dan echt als kapstok gebruiken.  

 

Zoals: het thema is een rood sjaaltje en dat zit?  

 

Voila, of iedereen een boa of wat dan ook, en die zijn dan vertrokken. Maar het type thema-events waardat wij het eigenlijk vandaag over willen hebben,  dat zijn die thema-events waar het echt de bedoeling is dat je mensen meeneemt in een unieke beleving. In zijn fantasie, en dat je op die manier een kader creëert  om een unieke ervaring te delen met de rest van de genodigden. Het verklaart ook een klein beetje als je kijkt naar bijvoorbeeld de dag van vandaag, heel populair: Tomorrowland, of 14/18 op dit moment in de Nekkerhal. Dat zijn typische voorbeelden van events waar mensen naartoe willen gaan omdat ze een unieke ervaring willen meemaken. Het is ook zo dat je evenement heel, de dag van vandaag; het wordt moeilijker en moeilijker... Ja, hoe zal ik het zeggen? ...een onderscheid of een verschil te maken met hetgeen dat je dagelijks beleeft. Als je kijkt ook naar evenementen; de tijd dat je vroeger naar een pretpark ging, en nadien kon je dan even iets eten. En dat was het dan. Dat is de dag van vandaag niet meer genoeg.  

 

Maar jullie gaan daar wel heel extreem ver in, hè? Ik zie hier al enkele attributen staan. Ik denk dat het al meteen verraadt dat jullie richting Middeleeuwen gaan.  

 

Absoluut, ik denk dat het een beetje voor zich spreekt als je het ziet. Dat is ook een beetje uniek aan thema-evenements; je kan eigenlijk met een aantal attributen direct een kader creëren. Een verwachtingspatroon creëren, wat de dag van vandaag ook een aantal voordelen genereert. Ik hoor heel vaak mensen zeggen: "waarom een thema-event? Waarom het niet gewoon simpel houden?" Ik denk dat je daarin kan stellen dat als je het bekijkt vanuit commerciële events; sales events of productlanceringen, wordt het de dag van vandaag heel vaak moeilijk om klanten of potentiële klanten in beweging te krijgen. Er is een overaanbod aan evenementen, aan prikkels die op de mensen afkomen. En hoe ga jij het onderscheid maken? En iets wat we allemaal delen als mens is nieuwsgierigheid. De mensen hebben zo het idee van: "ja, wat gaat dat zijn?" en dat kan hen helpen om toch buiten te komen en dan voor jouw evenement te kiezen. En dan merken we toch wel heel vaak dat op productlanceringen er een grotere opkomst zou kunnen zijn daardoor. Anderzijds is het ook zo dat als je alleen gaat kijken naar personeelsevents, family days en dergelijken meer... Een probleem waar iedereen van ons mee geconfronteerd wordt is natuurlijk het klassieke no-showprobleem. Je boekt je budget in, je boekt voor een X-aantal personen catering  en uiteindelijk blijf je met de kosten zitten die zijn eigen niet vertaalt in bezoekers. En we krijgen heel vaak feedback, zeker bij family days, van die ouders, van: "ja goh, we moesten wel komen, want onze kleine wist dat het met ridders en jonkvrouwen en dergelijken meer..." En dat is de feedback die we heel vaak krijgen, van: "ja, we moesten er zijn." Dus het aantal no-shows loopt daar eigenlijk heel vaak...  

 

Hoe ziet zo'n evenement er dan uit? Wat moet ik me daar dan bij voorstellen?  

 

Eerst en vooral kan je eigenlijk elk type evenement met een Middeleeuwse saus overgieten, hè? Maar om dan specifiek op die family days terug te komen: het klassieke gegeven is eigenlijk dat het personeel met zijn gezin, met zijn kinderen naar zo'n dag toe mag komen. Dat is een dag in de Middeleeuwen. Zij komen toe op een kasteel zitten. We proberen dat meestal ook wel op een historische site te doen, zodat dat versterkend werkt op het thema. Bedrijven die vaak zeggen van: het zou toch leuk zijn als het bij ons op het domein kan zijn. Dat is een moeilijke, het kan ook, maar dat is veel moeilijker en ook kostelijker vaak, om dan toch die setting toch een beetje te creëren, dat je de mensen mee kan nemen in die totaalbeleving. Dus als je het op een historische locatie doet; zij worden bijvoorbeeld op de parking opgevangen door de schildknapen, het stalen ros wordt geparkeerd, onze hofnar fluistert bijvoorbeeld de kinderen een password in. Want het ideale van zo'n family day is dat je eigenlijk de macht aan de kinderen kan geven. Je creëert heel leuke conversaties al onderweg naar het poortgebouw. Aan de schildwachten mogen ze via dat password naar binnen. En zij worden dan eigenlijk een volledige dag ondergedompeld in de Middeleeuwen. Aan de hand van interactieve workshops; we hebben zo'n interactieve ambachtenschool, waarbij zij zelf kunnen gaan tingieten, ze kunnen in de smidse aan de slag, ze kunnen gaan mandenvlechten, gaan bandvlechten... Alle mogelijke middeleeuwse ambachten kunnen ze zelf in den lijven gaan ervaren, hoe dat er toen aan toe ging. In de schildknapenschool, en dat geldt dan zowel voor jong als oud, kunnen zij gaan zwaardvechten, initiaties volgen. Ze kunnen gaan leren boogschieten. Ze kunnen terug met de echte historische middeleeuwse volksspelen aan de slag. Alles dat enigszins te maken heeft met hoe het leven er in de Middeleeuwen eraan toeging, dat vind je eigenlijk door een parcours heen op die dag terug.  

 

Maar het is niet enkel voor kids, want voor volwassenen doen jullie dat ook.  

 

Absoluut, het is zelfs zo dat... je merkt dat op family days, dat inderdaad jong en oud echt mengt. Heel vaak hebben we bijvoorbeeld in de smidsen, dat het de papa's zijn  die soms uren een stuk staan te timmeren, zal ik maar zeggen. Onder het mom van: "ik ben nog iets aan het maken voor mijn kleine". Terwijl het gewoon is: we doen dit niet meer. We kennen die sensaties niet meer. En op zo'n moment, als je dan die gelegenheid krijgt, heb je zoiets van: "hmm, waarom ook niet?" Net zoals dat er grootouders vaak in de middeleeuwse keuken de hele middag groente zitten te snijden. Dat ik hen dan de vraag stel van: "ja, maar dat doe je toch thuis ook al?" Maar als die setting daar anders is, de gerechten die worden gemaakt daar anders zijn, en dat is een stukje nieuwsgierigheid dat extra wordt geprikkeld. Het is het leven van onze voorouders uiteindelijk en in zekere zin doe je daar ook als bedrijf, als je zoiets inricht, dat is ook een stukje educatieve meerwaarde die je genereert, van: hoe ging het er nu in het echt aan toe in die Middeleeuwen?  

 

Want jullie gaan daar echt heel ver in, hè? Ik zag op één van jullie evenementen  dat zelfs het bestek en het servies allemaal uit die Middeleeuwen komt. Hoe belangrijk is dat om al die details dan mee te hebben?  

 

Ik verwijs altijd graag bij thema-events, bij klanten, naar de Wet van Weber. Het is eigenlijk zo: de sterkte van de beleving is eigenlijk afhankelijk  van het aantal prikkels dat je krijgt en die prikkels moeten kloppen. Het probleem dat je een beetje hebt bij een thema-evenement is: je hebt dan een heel leuk thema waardat het makkelijk is om daar een flow in te creëren. Maar het grote probleem dat je eigenlijk hebt is dat als er één of twee details niet helemaal kloppen, of er zit een anachromisme in, en dat kan dan zelfs gaan over dat iemand van die 'middeleeuwers' een horloge draagt...  

 

Of zijn GSM gaat af?  

 

Of zijn GSM gaat af bijvoorbeeld, of hij staat toch nog ergens stiekum een sigaret te roken, of wat dan ook... Dan doe je afbreuk aan dat thema. Je gaat op dat moment eigenlijk even de mensen terug onttrekken aan die totaalbeleving, aan die fantasiewereld die je eigenlijk met een thema creëert voor hen. Bij ons is het echt altijd de bedoeling dat je de mensen meeneemt in een totaalverhaal. Ook al is het maar voor twee uur of drie uur, maar dat ze zich effectief in die Middeleeuwen wanen. En wat we heel vaak hebben is dat er onder de genodigde toch ook een paar zitten die er toch en sport van maken om echt op te zoek gaan naar: waar klopt het niet? Daar willen we echt heel sterk op werken en ook op verdacht zijn om ook die kleine details die dan misschien er niet echt toe doen, toch wel correct te hebben.  

 

Maar is de keerzijde van de medaille dan niet echt het kostenplaatje?Want ik kan me voorstellen dat er toch wel wat bij komt kijken om...  

 

Ja goh, creativiteit doet heel veel. Als je het echt op een historisch correcte manier wil doen, de dingen die wij doen, dan heb je natuurlijk wel... Een thema kost geld, vandaar dat we vaak tegen klanten zeggen: "Kijk, jullie gaan voor die unieke beleving naar uw genodigden toe, ja, wees dan ook bereid om dat kostenplaatje te dragen." Als je dat niet kan, kan het soms beter zijn, en we adviseren dan ook aan klanten door te zeggen van: "Ja kijk: of doe het niet en wacht gewoon. Doe het volgend jaar of accumuleer bepaalde budgetten van bepaalde evenementen." Zoals bijvoorbeeld: onlangs hadden we een klant die traditioneel elk jaar én een nieuwjaarsreceptie doet, én een personeelsfeest, én een Sinterklaasfeest. Hebben we nu gezegd van: "ja kijk, ga eigenlijk van drie evenementen naar twee of naar één evenement. En combineer gewoon dat budget en doe het dan goed." Want uiteindelijk; die meerwaarde... Het is zo belangrijk als je wil gaan voor die unieke beleving, als je dat wilt meegeven naar de genodigden toe. De meerwaarde zit in het feit dat er nadien over wordt verteld en het liefst op een positieve manier. En dan niet over de details die dan niet klopten, die dan eigenlijk die experience gaan overnemen. Want dan ben je fout bezig.  

 

Ik ben toch nieuwsgierig om toch eens keer te komen kijken, Joël. Bedankt voor je komst naar de studio.  

 

Je bent uitgenodigd.  

 

En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties