De productie van een evenement is geen makkelijke klus. Er komt heel wat bij kijken en er zijn vaak verschillende bedrijven bij betrokken. Geen wonder dat er geregeld iets fout loopt. Remko Theunissen legt in deze eventplanner.tv-aflevering de belangrijkste productionele valkuilen bloot.


03-11-2014 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

De productie van een evenement is geen makkelijke klus. Er komt heel wat bij kijken en er zijn vaak verschillende bedrijven bij betrokken. Geen wonder dat er geregeld iets fout loopt. Remko Theunissen legt in deze eventplanner.tv-aflevering de belangrijkste productionele valkuilen bloot.

 

Dag Remko, welkom in onze studio.

 

Dank je wel.

 

Waar kan het allemaal fout lopen bij de productie van een evenement?

 

Ik maak het zelf regelmatig mee dat ik nog werkzaam was als technicus en dat je 's ochtendsvroeg begint aan een evenement. Je begint al met bouwen volgens de tekeningen die er zijn. En ergens in de loop van de ochtend komt de organisatie binnen, die zegt: "ja, maar zo heb ik het helemaal niet bedoeld. Het moet toch anders". Ja, dan loop je al uren achter op het schema, wat zegt...

 

Omdat je alles opnieuw moet doen?

 

Omdat je alles weer opnieuw moet doen. En daar kan je dus ook wel eens zeggen dat het een erg goed is om er vanaf het begin bij te zijn. Op het moment dat er mensen voor jou bezig zijn, om daarop te controleren en op toe te zien dat het ook goed gebeurt. Zoals een kapitein op een schip zorgen dat je er als eerste bent, maar ook als laatste weer vertrekt? Precies, en zeker dat als laatste weggaan is wel van belang, omdat je je moet bedenken dat alles wat daar gebeurt gebeurt onder jouw verantwoordelijkheid, net als die kapitein op dat schip. En ik maak het vaak mee in mijn carrière dat het evenement is afgelopen, de gasten die zwaai je nog een keertje uit en het laatste wat je ziet uit je ooghoek is de organisator of de event manager vertrekken met een: "nou, dat was fijn. Tot de volgende keer!" En daar is toch nog een crew zeker een nacht bezig om alles wat er op rond zo'n evenement; meubels, techniek, weer weg te halen.

 

Maar dat is natuurlijk ook niet evident om als event manager, die dan vaak eigenlijk daarna weer aan de slag is, om op al die evenementen ook de opbouw en de afbouw bij te wonen.

 

Inderdaad, daar heb je helemaal gelijk in. En het is ook een verantwoordelijkheid die je niet aan een persoon hangt. Het is wel iets waarvoor een bepaalde verantwoordelijkheid gedelegeerd kan worden. En om daarmee bijvoorbeeld aan te sluiten op een interview dat je eerder hebt gehad met mijn collega Gert Stokmans van PRG: daarvoor zou je eventueel een production manager kunnen inhuren, die er voor jou de tijd vóór het evenement tijdens de opbouw en daarna tijdens de afbouw, erop kan toezien dat alles goed en veilig gebeurt. Maar je hebt het ook over goed, hè? 

 

Want als het dan de eerste keer juist gebeurt, heb je dan natuurlijk ook gewoon veel meer tijd om die fijne kleine details af te werken.

 

Inderdaad, ik denk dat ik in mijn carrière altijd ernaar heb gestreefd om een zo goed mogelijk product af te leveren,
en ik denk dat met mij mijn collega's zeer gedreven en gepassioneerd zijn.

 

Iets wat ik zelf heel vaak hoor op een evenement zijn de zinnetjes zoals: "Ik ging er vanuit dat jij die stroomkabel ging meenemen, of ik ging er vanuit dat... hoe vaak kom jij dat tegen in de praktijk?

 

Ik denk bijna altijd wel. Altijd wel? Ja inderdaad, er is een mooie Engelse term voor die ik hier niet zal herhalen. Maar het is wel van: ga er nooit van uit dat... Tuurlijk, als je op een gegeven moment langer met bepaalde partijen samen werkt en weet dat men dat vaker heeft gedaan, maar ik heb ook wel meegemaakt dat men er vanuit ging dat degene die de stroom leverde met de generator ook de lampjes voor de feestverlichting zou leveren en daar het onderhoud voor zou doen. Of dat de licht- en geluidscrew ook nog de hele catering zou aansluiten, met alle keukens en buffetten die daarbij zouden horen. En daar zit wel een puntje in, dat je denkt van ja: als je het niet zeker weet; vraag het dan.

 

Zijn er zo nog van die dingen die je tegenkomt, waar je van denkt van: goh, daar kan het toch iets beter geregeld worden?

 

Nou, het is ook het stukje veiligheid. Zoals ik al eerder zei: als kapitein van een schip ben je verantwoordelijk voor alles wat er gebeurt vóór, tijdens en na het evenement. En ik zie toch vaak dat de veiligheid een soort nagedachte is, van: oh ja, er moeten nog wat nooduitgangbordjes worden opgehangen en dan is het wel goed zo. Ik zag laatst op eventplanner.be een artikel voorbij komen dat een drietal mensen gewond was geraakt op Tomorrowland. Daar heb ik nog even over na zitten denken, maar je moet je wel bedenken dat; mocht er zoiets gebeuren op jouw evenement, of dat nou gelegen heeft aan degene die de steigerbouw heeft geleverd, aan de drie mensen die werkzaam waren, dat zij zich niet genoeg hebben gehouden aan de voorschriften. Het publiek en uiteindelijk jouw klanten zullen dat niet onthouden. Wat zij zullen onthouden is: er is iets gebeurd tijdens de opbouw van Tomorrowland. Ja, dan heb je toch al gelijk met je evenement een slechte nasmaak.

 

Wat ik ook geregeld zie is opbouw, lampen overal, en dan die flight cases die staan daar in een hoekje geduwd, vaak nog in het zicht van het publiek. Dat kan toch ook netter?

 

Ja inderdaad, een punt dat vaak ook over het hoofd wordt gezien is men bestelt meubilair, men bestelt techniek. Dat zit allemaal in kisten om het te beschermen tijdens een transport. Er worden vaak nog tekeningen gemaakt van: waar zullen we alle stoelen, alle geluidsboxen neerzetten, lampen ophangen... Maar dat daar ook nog een kist omheen zit en die aan het eind van de dag ook nog moet worden opgeruimd, dat wordt vaak vergeten. En an sich is het voor menig bedrijf geen probleem om te zeggen van: "kunnen jullie het leeg goed tot de afbouw opslaan en dan weer meenemen?" Dat is geen enkel probleem. Maar als daar in het traject daaraan voorgaand geen rekening mee is gehouden, zit ook de leverancier logistiek met zijn handen in zijn haar en zal zeggen: "ja sorry, vind er maar een plaatsje voor." Ja, daar sta je dan met een evenement waar inderdaad de kisten en de rekken van de stoelen ergens in het zicht van de gasten staan. 

 

Maar hetzelfde gebeurt vaak ook met video's bijvoorbeeld, hè? Dat last minute er nog iemand komt aanlopen: Kan je dit videootje nog snel even afspelen? Maar dat er dan helemaal niet wordt nagedacht over: Zijn die formaten wel correct? En zo verder. Omdat dan die organisator er bijvoorbeeld te weinig kennis van heeft.

 

Inderdaad, wat ik zelf vaak het idee heb, of ook wel bevestigd heb gezien, is dat veel evenementen organisatoren, event planners, zijn verschrikkelijk goed geschoold en hebben heel veel ervaring in de marketing van een evenement en hoe de loop ten opzichte van de gasten moet zijn. Techniek is vaak niet hun grootste forte en dat is helemaal niet erg. Want daar zijn mensen voor die je daarin kunnen adviseren. Zo is het inderdaad heel makkelijk voor een gastheer of een gastspreker die langskomt: "ja ik heb nog een filmpje; moeten we dat nog controleren?" Nee hoor, dat komt allemaal goed. Terwijl daar wel een videotechnicus zit van ja: "had ik dit van te voren geweten, had ik daarin kunnen adviseren in resolutie, de codec, het formaat, om het ook groot en mooi op het scherm te hebben. Een klein voorbeeld, zeker in deze tijd van Youtube en dergelijke krijgen we voldoende filmpjes te zien die men zo direct van Youtube heeft gehaald, wat er op je 15 inch laptopschermpje fantastisch uitziet, maar op het moment dat je dat op een groot scherm voor duizenden mensen ziet, zie je eigenlijk alleen maar hele grote blokjes voorbij komen.

 

En natuurlijk: alles moet goedkoop kunnen.

 

Inderdaad, zoals ik al eerder heb gezegd in een ander interview: vaak wordt alleen maar gekeken naar een bottomline. Er worden een aantal offertes opgevraagd en er wordt alleen maar gekeken naar een bottomline: hoeveel was het? De goedkoopste krijgt het. Vaak wordt er nog een keer naar het bedrijf gebeld, van: "goh, kan er misschien niet nog wat meer van af?" In deze tijden van economische crisis wil men daar nog wel eens wat aan tegemoet komen. Daar moet je je dan wel afvragen: als het altijd maar goedkoop moet, welke kwaliteit krijg ik daar dan voor? Ik heb mezelf altijd voorgehouden: kwaliteit kost nou eenmaal geld. En natuurlijk kan je een keertje gaan voor wat mindere kwaliteit. Maar ja, neem dat dan wel in je rekensom mee. En op een gegeven moment ga je het gewoon zien. Zeker weten, en daarmee moet je je ook wel afvragen: wat is het kwaliteits- en ook wel het afwerkingsniveau wat je voor ogen hebt. Het kan natuurlijk heel goed zijn dat op een festival, ja als er ergens nog een kabel loopt; wie zal dat zien? Zolang het maar veilig is. Dus daarin hoeft het inderdaad niet zoveel duurder, maar op het moment dat jij op een bedrijfsevenement staat voor gasten voor de G20 bijvoorbeeld, dan moet het allemaal strak en netjes. Ja, daar gaan uren in zitten, daar gaat materiaal in zitten en dat kost nou eenmaal geld.

 

Okee Remko, bedankt voor deze tips.

 

Graag gedaan, dank je wel.


En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties