Hostesses zijn voor menig organisator een stressfactor. Ze komen te laat of helemaal niet opdagen, zijn niet goed op de hoogte en maken er hun eigen feestje van. Weinig organisatoren staan er echter bij stil dat ze hier zelf vaak de grootste invloed op hebben. Kevin praat met Nancy Aegden over de valkuilen bij het inzetten van hostessen.


13-10-2014 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Hostesses zijn voor menig organisator een stressfactor. Ze komen te laat of helemaal niet opdagen, zijn niet goed op de hoogte en maken er hun eigen feestje van. Weinig organisatoren staan er echter bij stil dat ze hier zelf vaak de grootste invloed op hebben. Ik praat met Nancy Aegden over de valkuilen bij het inzetten van hostessen.

 

Dag Nancy, welkom bij ons in de studio. Ik heb het in de intro al gezegd: heel wat organisatoren zien hostessen als een stressfactor. Maar jij zit nu al heel wat jaren in dat vak. Hoe komt dat? Waar loopt dat dan mis?

 

Met mensen werken is nooit gemakkelijk, dus het kan op heel veel fronten mislopen, en heel vaak zijn de hostessen zelf de stressfactor. Dat begint al bij de planning. Dus wij krijgen een opdracht binnen van de klant en wij beginnen daar de juiste mensen op in te boeken. Maar wij moeten nooit effectief 100 telefoontjes doen om 5 goeie mensen op die planning ingevuld te krijgen. En dat is natuurlijk heel intensief. Dus het begint al bij de mensen zelf. Ik vraag me dikwijls af: we zitten in een crisis dus iedereen wil werken, maar in de realiteit blijkt dat toch anders te zijn. Dan... Ja, de klanten zelf kunnen ook heel veel dingen doen om de stressfactor dat de hostess momenteel vaak is op een evenement met een heel kleine inspanning kan je die prestaties van die hostess naar een totaal ander niveau tillen, naar een veel hoger niveau. Zeker in verhouding met de energie die je daar in steekt.

 

Wat zijn dan de dingen die je als organisator kan doen om het geheel toch wat soepeler te laten lopen? Om er meer uit te kunnen halen?

 

Eerst en vooral: de keuze van bureau's, heel belangrijk. Er zijn bureau's die zowel heel sterk zijn in de field promotion, dus promo-meisjes. Brand activation on the field. Er zijn bureau's die zijn echt heel goed in het echte hospitality dus het serieuzere, klassiekere hostessenwerk. En er zijn ook bureau's die alles kunnen. Dus het is in eerste instantie heel belangrijk dat je het juiste bureau kiest. Dan is het zeker belangrijk dat je het bureau in kwestie de tijd gunt om de 100 telefoontjes waar ik het zojuist over had...

 

Als ik nu bel voor vanavond dan wordt dat sowieso een probleem.

 

Dan wordt het efkes stressen op zo'n bureau en dan beginnen we met twee toestellen tegelijkertijd te bellen.

 

Maar dat heeft dan waarschijnlijk ook wel impact op, dat klinkt nu heel raar, maar op de kwaliteit van mensen die dan je misschien nog wel zo last minute kan bereiken.

 

Ja, ge kunt altijd chance hebben natuurlijk, hè? Dus de ene periode van het jaar is ook de andere niet maar het is heel logisch dat als je twee weken tijd hebt om mensen te boeken voor een bepaalde job dat je uw database waaruit je uit kunt kiezen, dus je beschikbare database, veel ruimer is dan een dag op voorhand of twee dagen op voorhand. Ik zeg altijd tegen de mensen: probeer eens een groep vrienden bij elkaar te krijgen op een bepaalde dag. Mensen zijn nooit een maand bezig met hun eigen vriendengroep...

 

Ik moet helaas bekennen; soms duurt het inderdaad weken voordat...

 

Voila, op een bepaalde dag; wij moeten dat doen met allemaal vreemde mensen eigenlijk. Natuurlijk zijn er veel meer hostessen nog beschikbaar binnen twee weken, hebben die nog gaten in hun agenda, dan wanneer je belt voor morgen of overmorgen.

 

Dus stap één: tijdig contacteren.

 

En het juiste bureau kiezen, dan het bureau zeer goed briefen. Wij krijgen vaak briefings binnen waar eigenlijk niets in staat buiten het startuur. Het adres van de venue moeten we vaak zelf nog opzoeken. Kledij moeten we dan nog een mailtje versturen van: "hoe wil je dat hostessen gekleed zijn?" Hoe sneller wij een complete duidelijke briefing binnen krijgen, hoe makkelijker wij daar ook een profiel van hostess kunnen opplakken.

 

Maar betekent dat ook inhoudelijk dat je weet van: dit en dit en dit is de bedoeling?

 

Absoluut, want meisjes die dat intensief onthaal moeten doen op bijvoorbeeld ik zeg nu maar iets: het Europees Voorzitterschap waar dan allemaal ministers waren en dergelijke. Dat is een totaal ander profiel van meisjes dan degenen die op een normaal evenementje gewoon een uitnodiging scannen, en een badge overhandigen aan de mensen. Ge hebt op bijvoorbeeld een onderneming van het jaar; die meisjes die moeten natuurlijk de minister-president kennen. Die moeten een aantal ministers en een aantal belangrijke mensen kennen.

 

Betekent dat dat je samen met de meisjes ook dat gaat voorbereiden? Dat je daar dan ook op voorhand al effectief mee bezig bent?

 

Ja, dat wordt wel gedaan. Zeker ook als wij op voorhand goed gebriefd zijn ook door de klant: kijk dat is de bedoeling van de meisjes, ze moeten echt kennis hebben over het product dat gelanceerd wordt, of over de gasten die komen, of over het evenement zelf. Dan worden die sowieso altijd naar de website al gestuurd of krijgen die van ons extra informatie over productgebonden kwesties. Zodat ze, ja... Wij sturen ze ook dikwijls naar Google Afbeeldingen voor bepaalde mensen, dat we zeggen van: kijk die foto's moet je echt met naam en foto van buiten leren, want als die binnenkomen is het niet de bedoeling dat je vraag wie dat de minister is. Ja dat wordt wel gedaan.

 

Nu, je zegt een duidelijke briefing. Heel vaak bij de start van een evenement, en ik denk dat dat voor jullie toch ook wel een heel belangrijk moment is, wordt er nog ter plekke een briefing gegeven?

 

Ja, daar ook zijn weer verschillende mogelijkheden. We komen het heel vaak tegen dat we op een evenement binnenkomen en dat iedereen zo druk en hectisch bezig is met de laatste voorbereidingen nog voor het evenement dat er voor de hostessen geen tijd is en dat is wel heel jammer enerzijds want natuurlijk hebben die meisjes ook wel een zekere briefing nodig om hun job op een optimale manier te kunnen uitvoeren. Ja, dat zou beter zijn als de klant heel even de tijd neemt om die hostessen de informatie te geven op een rustige en relaxte en daar mag best een beetje humor inzitten naar die meisjes toe. Maar als daar geen tijd voor is, dan is er ook altijd een mogelijkheid om iemand van het bureau een volledige briefing te geven. Dus bijvoorbeeld mij of mijn vennoot, of een chief hostess waar we ook mee werken, zodat de klant in kwestie op het evenement gerust bezig kan zijn met de laatste lampkes te draaien of de cateraar nog wat bij te sturen want dan hoeft hij zich van de hospitality niets aan te trekken. Want dan hebben wij al die informatie en wij brengen die over naar onze mensen. Op een manier waarvan zij dat van ons gewend zijn dus eigenlijk is dat nog de beste optie, want wij weten wat we kunnen zeggen tegen bepaalde mensen. Wij weten ook hoe streng we kunnen zijn, wij weten wat we kunnen verwachten, waar we extra nadruk op kunnen leggen, dus eigenlijk is dat nog het beste...

 

Dat is dus een extra persoon die je dan meeboekt, wordt dat vaak gedaan?

 

Dat wordt vaak gedaan en wij promoten dat zeker ook. Da's niet nodig voor een klein opdrachtje van 2-3 meisjes. Wij proberen als er een chief hostess beschikbaar is proberen wij die sowieso mee te sturen, want dat meisje is dan op zich ook wel blij met die opdracht. Maar vanaf dat het gaat over teams van 8-10 hostessen, dan is dat gewoon echt aan te raden. En dan is die het de projectverantwoordelijke of terreincoördinator ook waard. Want als je 10 hostessen als ongecontroleerde projectielen, hoe moet ik dat noemen, dan wordt het ook dikwijls te plezant. Die zijn ook bezig elkaar te vertellen over dingen dat hun interesseren: make-up en vriendjes en auto's en kledij...

 

Is heel menselijk maar dat is natuurlijk niet de bedoeling van het evenement.

 

Nee voila, dus we moeten die af en toe een keer zeggen van: focus, we zijn aan het werken, We moeten nu, de gasten gaan zometeen binnenkomen, we gaan op ons plaats staan en klaar. Dus dat iemand dat efkes zegt van: "oké nu dit. En service kunnen terug ... en sebiet zo. Dus dat is wel belangrijk.

 

We hebben het nu toch over aantallen hostessen, maar hoe weet je nu: hoeveel mensen moet ik nu inzetten? Want heel vaak als ik zelf op evenementen kom staat er eigenlijk te weinig volk. Maar hoe kun je nu eigenlijk op voorhand op een goeie manier bepalen hoeveel hostessen heb ik nodig?

 

Door dat te overleggen met het bureau. Er zijn een aantal klanten bij ons, die doen dat constant. Die sturen dus een briefing door en die zeggen: "kijk, dat is het project, we verwachten zoveel mensen, die komen binnen op een tijdspanne van ik zeg maar een uur of twee uur of vier uur, want dat maakt een heel groot verschil of je 200 man ontvangt op een uur of je hebt er 4 uren tijd voor. En dan wordt er aan ons gevraagd: "jullie als hospitality experten..." Want wij zijn toch degenen die daar dag in dag uit mee bezig zijn. "Hoeveel personen raden jullie ons aan om het verhaal vlot te laten verlopen". Dat vinden wij natuurlijk wel een hele fijne manier van werken, want wij gaan nooit teveel hostessen op een evenement zetten puur om maar meer centen te verdienen want een hostess die zich staat te vervelen op een evenement ben je liever kwijt dan rijk. Dus daar hebben we ons eigen eigenlijk mee liggen dus dat gaan we nooit niet doen. Maar in zo'n situatie ben je met de klant aan het samenwerken en wij geven adviezen en zij kunnen daarin zoveel mogelijk in tegemoetkomen. Hetzelfde doen we met de kledij: wij vinden het veel leuker als onze klant ons vraagt van: "Kijk, da's het type evenement, dat zijn de kleuren van het bedrijf waarvoor we werken, of dat zijn de kleuren van de venue waar we in bezig zijn of waar we het evenement in gaan opbouwen. Wij kunnen zeggen van: ah kijk, ze staan aan de deur dus ik zou ze toch een blazerken aan doen. Nee, dat ze daar dan niet staan te bevriezen, want dat is dan weer de andere kant van de medaille. Dikwijls zegt de klant van: ah we zien aan jullie assortiment een aantal kleedjes. Wij willen kleedje A, en da's dan een heel mooi elegant kleedje met korte mouwkes. En dan staan hostessen in een ingang, in de winter waar de deur constant open staat. Dan staan die te bevriezen; dan is die hostess ook niet meer mooi. Dus die straalt geen spontaniteit meer uit. Voor ons is dat heel belangrijk dat we kunnen onderhandelen met de klant dat we samen dingen kunnen doen en de dingen allemaal kunnen bespreken. Van, waar staat de hostess? Hoe lang moet ze daar staan? Wat is juist de taakomschrijving? Staat ze constant stil of is er wat beweging? Want dat maken allemaal hele grote verschillen voor ons. Het liefst alles zoveel mogelijk in overleg met de klant.

 

Misschien de laatste waar ik ook af en toe over hoor klagen, om het dan maar zo te zeggen, is alles wat de einduren betreft. Het evenement kan uitlopen en de meisjes moeten nog weg, en dan begint de miserie.

 

Ja, dat is iets wat ik eigenlijk niet zo goed begrijp, dat dat nog altijd een ziekte blijkt te zijn in onze sector. Ik wil zeker niet de evenementenbureau's met de vinger wijzen maar ik heb zoiets van: Als je een evenement hebt tot 6 uur, boek gewoon al je crew dan tot 7 uur. Want nu is het op 90% van de evenementen is er dan toch nog uitloop voorzien, en dat is niet alleen voor de hostessen een stress, maar ook voor de cateraar en zijn personeel, ook voor de mensen die komen afbouwen, voor al die mensen is dat een probleem, want die hebben allemaal andere dingen gepland. Bij de hostessen en de cateraars zijn er dikwijls meisjes of jongens die nog een andere job op hun planning hebben staan, die moeten vertrekken. Er is nooit een hostess boos omdat ze een uurtje vroeger mag stoppen dan voorzien. Dus ik heb zoiets van: duurt uw evenement tot 6 uur, boek uw crew dan tot 7 uur. Is het om 6 uur gedaan, moet je ze ook niet betalen tot 7 uur, toch bij ons niet. Dus ik zou willen voorstellen dat vanaf nu de evenementen-organisatoren allemaal gewoon uitloop meecalculeren in de boekingen van hun crew, en dat gaat een enorm verschil maken.

 

Oké, we hebben in ieder geval weer heel wat bijgeleerd Nancy. Dankjewel voor je komst naar de studio.

 

Graag gedaan.

 

En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties