Valkuilen bij het ontwerpen van events



Vind je deze video leuk? Klik hiernaast. Dank je ;-)
Sponsored by

Een sterke concept is de fundering van elk geslaagde congres of evenement. Evident, maar in de praktijk loopt het vaak net hier al mis. Kevin praat met Marga Groot Zwaaftink over hoe je een evenement ontwerpt. Een tandem tussen bureau en de opdrachtgever, zo blijkt. Want ook de laatste moet zijn verantwoordelijkheid opnemen.


21-07-2014 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Een sterke concept is de fundering van elk geslaagde congres of evenement.Evident, maar in de praktijk loopt het vaak net hier al mis. Ik praat met Marga Groot Zwaaftink over hoe je een evenement ontwerpt. Een tandem tussen bureau en de opdrachtgever, zo blijkt. Want ook de laatste moet zijn verantwoordelijkheid opnemen.

 

Dag Marga. Welkom in onze studio. We gaan vandaag over hebben: Hoe bouw je nou een sterk concept voor je evenement? Maar hoe doe je dat nu?

 

Ja, hoe doe je dat?

 

Ik ga meteen met de deur in huis vallen!

 

Ja, nou ja... Dat is ook de truc... dat zeg ik ook altijd... dat is niet makkelijk en hebben wij ook niet een soort van de gouden graal voor. Maar het is wel steeds belangrijker.. merken wij... dat het concept waar je in begin mee start, daar ga je op voortborduren. En daar komen heel veel vervolg acties uit. Aan andere kant merken wij ook dat... zeg maar... het concept toch verrassend weinig tijd in gestopt wordt. Terwijl.. ja.. uiteindelijk is dat soort van de goudmijn waar uiteindelijk alles uit voortvloeit. En ja, hoe doe je dat? Door met elkaar te sparren en te stoeien zeg ik altijd, he? Wij van de bureau kant weten hoe je een innovatief concept neerzet qua; werkvormen, verrassende interacties en dat soort zaken. Ik zeg; mijn klant weet altijd het meeste van zijn vak. Ik kom net... vanochtend zat ik bij een grote automerk, die weet altijd meer over dat wereldje dan ik.  

 

Natuurlijk.

 

Maar ik kan wel zegge; wat ligt er gevoelig dan bij de dealers? Of waar ligt de hoofdkantoor dealerorganisatie? Waar liggen de gevoeligheden? Hoe ver mag bijvoorbeeld een presentator daarin doorgaan? Dan kom je tot de kern van dingen.

 

Maar dat zijn wel de vragen die gesteld moeten worden natuurlijk.

 

Ja absoluut. En daar vind ik ook altijd... je merkt ook goed met wie wij dan aan de tafel mogen zitten, wat haar/zijn positie intern weer is. Want... ik zeg altijd... probeer dan met het concept ook echt vvor die 9+ te gaan, maar dat kan eigenlijk alleen maar als je lef toont... als je het randje opzoekt. En dan moet die persoon intern dat ook overeind kunnen houden... zijn rug recht houden.

 

Is dat niet een van de belangrijkste dingen? Want wat ik heel vaak zie op evenementen is een heel sterk concept, maar dan begint het traject te lopen. Dan worden de kantjes links en rechts afgelopen, waardoor je op het einde van de rit eigenlijk alleen nog maar een klein deeltje van de oorspronkelijke concept vast hebt.

 

Ja ja, maar dat is ook zo. Zo gaat dat ook. En dan gaan we weer polderen.. of hoe dat dan in Nederland noemen. Dus aan de ene kant zeg soms weleens he; het verplichte nummer... de directeur moet op podium, aan de andere kant doordat de directeur op het podium moet, is die betrokken bij het concept. Want hij is onderdeel ervan. Daar ook; heb je wel ook in het begin een kans om als door als ambassadeur van het concept erbij te betrekken... of haar.

 

Hoe belangrijk is dat?

 

Ja, vind ik wel heel belangrijk. Omdat je dus het voor elkaar krijgt dat jou gesprekspartner zegt; nou, dat vind ik een gaaf concept en dat hebben wij nog niet eerder gedaan. Het zal af en toe wel tricky worden, maar daar houden we wel van. Vervolgens moet het dus... volgens mij kan het alleen maar stand houden, als die backupd wordt door zijn of haar directeur... of voorzitter of bestuur.

 

Ja ja...

 

 ... dus die dan zegt ‘nee hoor, nee. We houden daaraan vast. Ik vind het ook best wel eng, maar we doen het. Want alleen dan gaan we iets anders doen dan vorige keer’. En ja, ik zeg ook weleens... kijk; we zijn natuurlijk met z’n alle ook weleens een soort van cowboys, want we verkopen lucht. ‘Dat wordt helemaal leuk en helemaal fantastisch en inspirerend’. Ja...jaaa... en als we dan weer op die 7 uitkomen, ja dan zitten we weer in van... nou hieven het glas en alles bleef zoals het was. Ik denk dat die tijd ook soort van voorbij is, want mensen moeten echt... ja, naar hun baas; ‘mag ik naar dat evenement of naar dat congres toe?’, ‘Ja, hoezo dan?’, ‘Waarom dan?’, ‘Dan ga ik leren.’, ‘Dan ga ik die ontmoeten.’ En he? Dit is echt noodzakelijk van de werkvloer afga...

 

De kwaliteit van het gemiddelde congres moet zowiezo omhoog.

 

Ja...ja... en kijk; als je dan dus terug komt en denkt van ‘ja....nou ja.... ja...

 

Het was gezellig, maar dan houdt het ook op...

 

... het was inspirerend, he? Dus het concept... zeg ik ook altijd,he.... dat is bekende bij congressen dan: Netwerk, kennissen en inspiratie. Dus je moet ook op die... de eindkomst voor veel inspiratie, anders voor netwerk. Dus als je op die drie punten ook heel bewust met je concept aan de gang gaat, dan kan het misschien inhoudelijk voor de ene niet zo vernieuwend zijn, maar doordat er heel veel... ja... manieren zijn waarop de mensen met elkaar gingen netwerken, heeft die wel die drie kaartjes. En dan is het al prima, he? Als je drie goede kaartjes hebt, dan was het al prima. Dus dat... dus ja, maar het zit met name in dat eerste stuk en dat is ook wazig hoor. Het moet ook...

 

 

Ja, maar het blijft ook abstract, he? Wat is dan een goed concept?

 

Ja...

 

Wanneer is een concept niet goed?

 

Nou ja, kijk; ik heb wat bijvoorbeel van die boeken meegeneomen... van wat ze zeggen, RIO of Event, ook zo een kreet. Kijk: Ik heb altijd het gevoel; als je naar het event bent geweest en daarna ga je iets doen wat je niet had gedaan, als je niet was geweest.

 

Dus je bent beïnvloedt geweest door het concept.

 

Ja, je bent beïnvloedt. En dat kan dus zijn... ja heel optimistisch, he... de wijze van een afspraak met de accountmanager, maar dat kan ook zijn dat je zegt; ‘ik heb mijn mening bijgesteld en ik zie dat thema nu heel anders’. Dat kan voor.. zeg maar... meer politiek geladen bijeenkomsten, kan dat prima resultaat zijn, he? Maar daar moet je wel naartoe werken. Dat is ook wel een vraag die ik regelmatig stel bij een opdrachtgever: ‘Goh, als je nou straks je 150 mensen dan naar huis gaan en dan kome ze thuis, wat zeggen ze dan tegen hun partner?’ of ‘wat zeggen ze de volgende dag op kantoor?’ weet je wel. En dat is dan soms een vraag dat mensen denken van: ‘Oh jaaa...’

 

Maar heb je dan bij het ontwerpen dan ook geen conflict tussen wat een opdrachtgever denkt dat zijn klanten willen horen of willen zien en wat die klanten echt zelf denken over het concept?

 

Ja, dat zeg ik ook altijd. Wij zijn de ambassadeur van de deelnemer en we hebben een klant, maar we hebben ook de klant van de klant. Dat is de deelnemer. Soms kan dat wel schuren ja. En ja.. het is natuurlijk ook een beetje raar; we gaan met z’n alle in een hok zitten en dan gaan we allemaal bedenken hoe het allemaal fantastisch wordt, en dan gaat die uitnodiging gemaakt worden. En ja.. ik zeg ook altijd; we proberen het ook te toetsen bij een.. ja in ieder geval... 10 potentiële deelnemers van: ‘Dit hebben wij uitgedacht. Wij denken dat het een goed programma is. Stap jij daarvoor in de auto of in de trein?’. Ja, en als je daar dan 2 ja en 8 nee ziet, dan is het niet zo moeilijk. Maar als je dan 5/5 ziet, dan wordt het lastig. Maar...

 

 ... moest iedereen die stap nemen om echt ook zo open...

 

... het is wel eng. En daarom zeg ik altijd: ‘Laat ons dat maar doen’. Want het is natuurlijk toch, een organisatie organiseert iets voor de branche of voor de klanten enzo. En als je dan ook nog eens met iets komt waarvan de klant zegt: ‘Nou ja, zo vernieuwend vind ik het eerlijk gezegd niet’, dan straalt het ook af op jou...

 

... maar het is ook een stukje kwetsbaar opstellen he, op zo’n moment?

 

Ja daarom. Dat zeg ik dan ook. En ja, het geeft altijd ook al is het zeg maar 2/8 he... 8 mensen vinden het fantastisch, dan nog krijg je zoveel waardevolle feed-back dat je... ja, het net weer.... net die titel van de ene vestiging, net iets anders noemt waardoor het toch beter aanslaat. Ja...ja...ja, dat is toch grappig met reclames en met DM-campagnes, het zijn allemaal testen...

 

Daar doet iedereen het.

 

Ja dit is eigenlijk een testvoordat je live gaat ja... ja...

 

En houdt het concept ook op, op het moment dat de evenement afloopt of...?

 

Het liefst niet. Want dan heb je voor mijn gevoel ook zo’n soort van... ja, als het goed is he, ga je omhoog en dan iedereen enthousiast en ga je naar huis. Als er dan vervolgens niets meer komt, dan is het ook zo’n katerig gevoel.

 

Ik stel net die vraag omdat dat is wat je heel vaak te zien krijgt.

 

Ja, dat is natuurlijk hartstikke jammer. Want dat kun je best van te voren uitdenken en dat is ook... nou ja.. wat je nou natuurlijk heel veel hoort he, dat content marketing enzo. Het moet in dat grotere plaatje passen. Want anders dan... kijk; live is heel indringend. Juist dan moet je daarna wel doorzetten, als het ware. Dat is wel...; wij komen dan binnen, we gaan dan stoeien, wij gaan die productie doen en ja.... Maar dan moet de klant het als het ware daarna hard maken. Of ja... hoe noem je nou zoiets? Het inkopen is het ook niet, maar gewoon de urforidia dat, als het goed is, hebt gecreëerd..... ja.... daarna doortrekken. He? Dus, ik zeg ook ...

 

Je moet ermee aan de slag natuurlijk.

 

Ja, je moet wel ermee aan de slag. En dat kun je van te voren uitdenken. Dat wel, ja...ja...

 

Misschien om af te sluiten; Heb je nog een aantal concrete, praktische tips waar we mee aan de slag kunnen?

 

Nou ja, punt 1 is eigenlijk verdubbelen... verdriedubbel maar de tijd waarin je als het ware in de brainstorm fase zit. He? Nou ja, vier uur met elkaar in een hok zitten is niks. Zo weg. Zorg dan ook voor dat je daarvoor gaat, dat je daarbij de directeur of de bestuurder daarbij betrekt.... zodat je die achter je hebt. Dan toetsen. Bel gewoon tien deelnemers en mensen vinden het helemaal leuk dat je hun belt. Want: ‘U bent een deskundige in het vakgebied. Daarom bel ik u’. Die nemen echt de tijd voor. Die vinden het vaak heel erg leuk. Ja, en probeer inderdaad ook gewoon.... na afloop dan... dat door te trekken, en niet als een nachtkaars uit te laten gaan.

 

Ja. Marga, super bedankt voor je komst naar de studio.

 

Ja, graag gedaan.

 

En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot de volgende week.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties