TIP! - Spelregels voor een pitch onder eventbureaus



TIP! - Spelregels voor een pitch onder eventbureaus

Wanneer je ervoor kiest om met een evenementen- bureau in zee te gaan kun je de opdracht het beste via een pitch onder eventbureaus uitbesteden. De spelregels?

 

Een pitch is een schoonheidswedstrijd tussen verschillende bureaus die elk een voorstel en een bijhorende offerte indienen op basis van een grondig uitgewerkte briefing. Het opstellen van de briefing, die op zijn minst de doelstelling, de doelgroep, het richtbudget en de gunningscriteria moet bevatten, is je huiswerk. Het sterkste concept met de interessantste offerte wint dan de opdracht. Wanneer je een pitch uitschrijft, dien je je wel aan enkele spelregels te houden:

  • Laat niet meer dan drie evenementenbureaus deelnemen aan de pitch. Dat is voldoende om een relevante keuze te maken en onnodige kosten voor jezelf en de deelnemende bureaus te voorkomen. Laat een bureau altijd op voorhand even weten hoeveel evenementenbureaus je aan de pitch wilt laten deelnemen zodat ze zelf kunnen beslissen of ze het risico aanvaardbaar vinden om mee te dingen naar de opdracht. Deelnemen aan een pitch is immers steeds opnieuw een grote investering voor een bureau. Het uitwerken van een gemiddeld voorstel kost al snel twee tot drie volledige dagen en de kosten kunnen in extreme gevallen oplopen tot wel 10.000 euro.
  • Maak duidelijke afspraken over een mogelijke financiële tegemoetkoming voor het indienen van concepten in het kader van een pitch. Hoewel dat zeker geen verplichting is, siert het een opdrachtgever wanneer die de op voorhand goedgekeurde out-of-pocketkosten die een bureau moet maken voor zijn rekening neemt.
  • Tenzij je er op voorhand andere afspraken over maakt, of er een vergoeding voor hebt betaald, bestaat er een gentleman's agreement dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt van het bureau blijven. Het is dus not done een bureau te weigeren en dan met het idee te gaan lopen.
  • Breng alle deelnemende evenementenbureaus meteen op de hoogte wanneer je een beslissing hebt genomen en de uitslag bekend is. 

EVENTS - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTS 2.


Bestel EVENTS 2 nu via onze webshop!

 


13-03-2016

Comments

Meld je hier aan om te reageren



Lees ook

Event 17: altijd een goed idee!Event 17: altijd een goed idee!
TIP! - Tips voor de uitnodiging van je evenementTIP! - Tips voor de uitnodiging van je evenement
Gigantische flash-advertenties voor je evenementGigantische flash-advertenties voor je evenement
Advertenties

In de kijker

Eindelijk software op maat van eventorganisatoren

Eindelijk software op maat van eventorganisatoren

Visionairs denken vooruit met software op maat van hun event.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTS - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Wednesday
Meer weer

Vacatures

  1. 10-02Food & Beverage Assistent
    Kortrijk Xpo Meeting Center
    West-Vlaanderen
  2. 07-02Event medewerker/ activiteiten(bege)leider (m/v)
    Perfect+ Event Productions
    West-Vlaanderen
  3. 07-02Radarwerk zoekt planner
    Radarwerk
    Antwerpen