TIP! - Event zelf organiseren of uitbesteden?



TIP! - Event zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega's, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je?

 

Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

 

Voordelen uitbesteding

  • Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico's hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.
  • Een evementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.
  • Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.
  • Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een (groot) evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).

Nadelen uitbesteding

  • Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is ... Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.
  • Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.

Weeg voor elk evenement de pro's en contra's van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico's. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.

 


EVENTS - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTS 2.


Bestel EVENTS 2 nu via onze webshop!
 

 


Bron: EVENTS - 15-02-2017

Comments

Meld je hier aan om te reageren

Ronald Smit [EventAddicts]Een goede toevoeging hierin is een gedeeltelijke uitbesteding van bijvoorbeeld uitsluitend de uitvoering van het evenement. Bij ons kunt u terecht voor ervaren freelance eventmanagers welke u kunnen assisteren bij de uitvoering. Zo kunt u bouwen op een ervaren kracht naast u en heeft u ook nog wat tijd voor uw gasten!

2011-03-14 - 16:21u

luc dequidt [Vlaamse Overheid]Als eventmanager van een overheid is het wel zo dat als je een event uitbesteed, het prijskaartje kan oplopen tot 5 keer meer dan het het prijskaartje van een event waarvan je zelf de organisatie in handen neemt! Waarschijnlijk eigen aan een overheid maar is wel de realiteit. Dan moet ge wel afwegen of deze belangrijke meerkost ook zoveel meerwaarde geeft! vriendelijke groet

2013-04-08 - 10:24u



Lees ook

BLUEPOINT: nieuwe naam voor nieuwe stijl 'business & network centres'BLUEPOINT: nieuwe naam voor nieuwe stijl 'business & network centres'
Making-Of: Indrukwekkende decor Dior modeshowMaking-Of: Indrukwekkende decor Dior modeshow
5 redenen waarom je meer over 'protocol' op evenementen moet leren5 redenen waarom je meer over 'protocol' op evenementen moet leren
Advertenties

In de kijker

Singapore

Singapore

Singapore City Gallery - Het verhaal van de opbouw van Singapore

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTS - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Tuesday
Meer weer

Vacatures

  1. 10-02Food & Beverage Assistent
    Kortrijk Xpo Meeting Center
    West-Vlaanderen
  2. 07-02Event medewerker/ activiteiten(bege)leider (m/v)
    Perfect+ Event Productions
    West-Vlaanderen
  3. 07-02Radarwerk zoekt planner
    Radarwerk
    Antwerpen