Het organiseren van een evenement doe je meestal in een team. Interne communicatie is dan superbelangrijk. Hoe zorg je ervoor dat het niet misloopt? Hoe haal je meer impact uit je communicatie? Bob Vermeir van Expert Academy legt het uit.

 


21-10-2013 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Het organiseren van een evenement doe je meestal in een team. Interne communicatie is dan superbelangrijk. Hoe zorg je ervoor dat het niet misloopt? Hoe haal je meer impact uit je communicatie? Bob Vermeir van Expert Academy legt het uit.

 

Dag Bob, welkom in onze studio. We gaan het vandaag hebben over communicatie, en vooral interne communicatie. Waar start je om een goede communicatie te kunnen beginnen?

 

Alle bedrijven en organisaties, verenigingen hebben tegenwoordig een website, hebben mails, hebben een Facebook-pagina, LinkedIn, hebben ander social media om te communiceren met hun publiek of met hun leden- of personeelsleden, en dat is uiteraard nodig, die digitale communicatie. En tegenwoordig zien we dat heel veel mensen daar redelijk veel tijd en energie insteken, en ook geld insteken om dat heel goed te doen. Maar we vergeten eigenlijk het tactiele. En het tactiele is dat wat je kan vast nemen [vasthouden], het persoonlijke, warmte. Onze maatschappij is in crisis, de economie in crisis. Waar mensen behoefte aan hebben, is die warmte, dat persoonlijke contact. Alles wordt een beetje koud...

 

Kan je dat concreet maken met een voorbeeld?

 

Een website heb je nodig, een Facebook-pagina heb je nodig, maar stel je voor dat je thuis een persoonlijke, handgeschreven uitnodiging van de CEO krijgt. Een persoonlijke kaart, op papier, je kan het vastpakken, je krijgt het in een envelop thuis... hoeveel post krijg jij nog thuis behalve facturen?

 

Ik wou net zeggen, facturen wel ja, maar verder...

 

Voilà. Een echte kaart, gedrukt, met dan een persoonlijke boodschap, niet gedrukt, maar met de hand geschreven, met een echte handtekening. Stel dat je ziek bent, en je ligt thuis in bed, en je krijgt van jouw grote baas zo'n wenskaart. met een persoonlijke handtekening. dat is wat anders dan een mailtje met "Beste Kevin.”

 

Ja, absoluut, en zeker als het dan ook nog eens een standaardmail is...

 

Voilà, En dat is eigenlijk waarvoor ik pleit in communicatie en zeker in interne communicatie. In dat geval heeft het bedrijf een zekere verantwoordelijkheid naar zijn personeelsleden toe, en de personeelsleden naar hun bedrijf. Je spendeert daar tenminste acht uur per dag op dat bedrijf, dus dan moet je toch proberen die warmte over te brengen, de warmte tussen de bazen, zeg maar, en de personeelsleden, de collega's onder elkaar. Dus dat tactiele.

 

Wat ik zelf heel vaak zie gebeuren bij organisaties van evenementen is dat teams, vaak teams die niet echt dagelijks met elkaar samenwerken, maar die samengesteld worden, en dan moeten er dingen gebeuren. Dan worden er gewoon mailtjes gedropt in je mailbox, en dan gaat men er ook al vanuit dat het dan al gebeurd is.

 

Ja. En dus moet je denk ik verschillende communicatiemiddelen gebruiken. Je hebt digitale, in alle mogelijke versies, maar je hebt ook nog altijd de echte, wat ik noem tactiele, dat je kan vastnemen.

 

En die twee naast elkaar...?

 

Ja, natuurlijk, het is niet het één of het ander, het is allebei samen. En een variatie daarvan, is denk ik het beste. Verandering van spijs doet eten. Zet bijvoorbeeld eens een houten infobord bij de ingang van je bedrijf. Dat stond er nooit, en dan staat het er, het duurt maar één of twee weken, en dan is het weer weg. Bijvoorbeeld om een nieuwe campagne te lanceren, intern, of om een bepaald veranderingsproces vooruit te helpen. Ja, het valt op, het is van hout, een warme materie.

 

Speelt dat echt bij mensen? Maakt dat het verschil?

 

Wel, je moet proberen gedrag te veranderen met communicatie. Dat is toch meestal de bedoeling. Je moet daar informatie over brengen, hetzij iets teweeg brengen. En hoe kun je dat het beste doen? Door warm met mensen om te gaan. Dus één van der andere dingen waar ik altijd op let bij interne communicatie, is het respect voor. Zorg dat het geloofwaardig is. Zeg niet, als bedrijf: "We menen het goed met het milieu, en ondertussen ga je allerlei lozingen uitvoeren, ga je papier niet recycleren...

 

Dat is inderdaad wel jammar,dat is iets wat wel vaak gebeurt he...

 

Het is zo eenvoudig eigenlijk, datgene wat je predikt moet je ook doen. De warmte die je wil in je persoonlijke leven, waarom zou je dat niet op je werk willen?

 

En hoe zou je dat kunnen toepassen op bijvoorbeeld een evenement?

 

Op evenementen is er zelfs een uitgelezen kans om persoonlijk te communiceren.

 

Vertel.

B: Om te beginnen, waarom staat de spreker altijd vooraan op het podium achter een pupiter? Waarom staat die spreker niet gewoon tussen de mensen? Waarom, in plaats van één hele grote zaal, doe je dat niet op een andere manier met kleine workshops of met kleine vormen van interactie, een beurs organiseren als evenement? Zodra je in kleine groepen bent, zodra er veel meer persoonlijke communicatie is, veel meerinteractie tussen mensen, en dat het minder afstandelijk is. Maar je kan het ook doen door bijvoorbeeld de uitnodiging heel opvallend op papier te zetten.

 

Moet ik dan denken aan een handgeschreven uitnodiging die misschien meer impact heeft dan een gedrukte brief. Of zelfs een telefoontje?

 

Voilà. Bijvoorbeeld, in plaats van achteraf, na het evenement de slides toe te mailen, zorg ik ervoor dat ze op de één of andere manier iets meer mee naar huis kunnen nemen wat die slides samenvat. Bijvoorbeeld een mooie brochure.

 

Zo net iets verder gaan dan waar je standaard...

 

Ja, geef mensen een DVD met alle opnames van de sprekers. Ze zullen er nooit meer naar kijken. Geef ze een mooie samenvatting in een brochure, en misschien blijft die brochure wel liggen op de salontafel of op het bureau, en blijft die communicatie langer doorgaan.

 

Als je aan onze kijkers, organisatoren van evenementen, één tip zou mogen meegeven, waar moeten ze dan op letten?

 

Het tactiele, het persoonlijke en respectvolle. Dat zijn eigenlijk de drie tips die je moet proberen te combineren. Als je iemand een persoonlijke wenskaart stuurt, zorg dan dat je het meent. En zorg dat die boodschap persoonlijk is. Niet de standaardzin die op elke wenskaart staat.

 

Als je zegt ‘persoonlijk’... stel ik organiseer een evenement, ik nodig duizend van mijn klanten uit, één dan moet je er wel wat tijd voor maken...

 

Dat is waar.

 

Maar twee, hoe vind je dan een persoonlijke boodschap? Want die eerste tien, daar kan ik nog wel creatief in zijn, maar die andere...

 

Door de mensen te kennen. Warmte, interactie en persoonlijke communicatie ontstaat  wanneer ik jou ken.Wanneer ik weet wat jouw gevoeligheden zijn, wanneer ik weet wat jouw voorkeuren zijn. En inderdaad, dat kost iets meer inspanning, maar daarom niet meer geld, want geld, dat hebben we niet meer tegenwoordig. Op alles moet bespaard worden. Maar die persoonlijke boodschap opschrijven dat kost gewoon tijd.

 

Misschien is het dan ook gewoon zinvoller om een kleiner evenement te organiseren met die mensen die je kent..?

 

Tuurlijk, ja. Massa-evenementen, ja oké, goed. Maar ik denk dat je voor elk evenement jezelf de vraag moet stellen: hoe ga ik ervoor zorgen dat ik verbinding creëer? Dat ik een echt contact heb met mijn publiek, personeelsleden, collega's. En hoe geraak je echt in contact? Door persoonlijm en tactiel te communiceren.

 

Dat lijkt me heel mooi om mee af te sluiten. Bedankt voor je komst naar de studio. En u, beste kijker, bedankt voor het kijken, en alweer tot volgende week. 

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties