Rol van eventbureaus in coronacrisis

Wat is de rol van een evenementenbureau in deze coronacrisis? Hoe komt het dat sommige bureaus zich beter kunnen aanpassen dan anderen? Kevin praat erover met Tom Bellens.

09-11-2020 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Dag Tom.


Dag Kevin.


We gaan het vandaag hebben over de rol van evenementenbureaus in heel deze periode. Maar misschien, voor we daarmee starten: hoe heb jij die afgelopen periode beleefd? En wat zijn voor jou de belangrijkste wijzigingen in jouw vak, die je hebt zien passeren?


Ja, ik denk, net als alle anderen, dat het heel abrupt is gekomen, hé. Zelf zijn we al wel wat jaren bezig met transformatie en digitalisering en dergelijke. Maar ik denk dat niemand had verwacht dat het zo abrupt en zo snel zou gebeuren, eigenlijk. Dus ik denk dat we allemaal daar wel een stukje onvoorbereid voor waren.

Nu, voor onszelf ook, met ons bureau, Push To Talk, ja, van de ene dag op de andere vielen die evenementen weg. Die live evenementen toch. We hadden een heel mooi vooruitzicht, heel wat mooie projecten. En die vielen van de ene dag op de andere weg omdat het niet meer mocht.

Nu, ja, het wordt vaak gezegd maar het geeft ook wel wat mogelijkheden. En dat is ook wat...

Ik denk aan zij die heel snel hebben kunnen schakelen. Er zijn wel wat nieuwe mogelijkheden gekomen. Maar het blijft wel dat het heel abrupt is. En dat het heel impactvol is in onze sector.

Het is de eerste keer dat we zo'n grote impact hebben gemeten in onze eigen sector. En dat we, ondanks dat we allemaal creatievelingen zijn, er eigenlijk niet veel konden aan doen. We zaten er een beetje naast en we keken ernaar. Maar ik denk dat dat net ook het verschil is. Zij die dan gezegd hebben: oké, we pakken ons op en we gaan proberen er het verschil van te maken. Die dan misschien toch ook wel, een klein beetje, het verschil kunnen maken. Maar het blijft dat het zeer impactvol, voor ons allemaal, is geweest, hé.


Als je zegt van: oké, wij hebben dat opgepakt, wij zijn ermee aan de slag gegaan. Heb je het dan over digitale evenementen? Virtuele evenementen?


Beide eigenlijk. Inderdaad. Digitaal. Hybride evenementen. What's in a name? Nu, ik denk dat onze sector...

We hebben de voorbije jaren, Kevin, heel wat sectoren zien veranderen, hé, transformeren. We hebben daar ook heel vaak mooie evenementen voor mogen organiseren. Dat is begonnen in de automobielsector, bijvoorbeeld, die volledig digitaal werden. Andere sectoren: we zijn beginnen werken voor bedrijven die zonnepanelen en windmolens maken en dergelijke. Dus, heel onze sector heeft eigenlijk gekeken en heel veel omzet gedraaid. Heel veel evenementen mogen organiseren voor sectoren die in transformatie waren. En ineens werden wij zelf, eigenlijk, genoodzaakt om onszelf te transformeren. En ik denk dat we allemaal aan de kant, iets te lang zijn blijven staan kijken. Naar die andere sectoren. Zonder onszelf in vraag te stellen.

En ik denk dus, voor onszelf, waar wij mee bezig zijn, live communicatie, meer dan ooit is dat digitaal geworden. Van de ene dag op de andere mag je fysiek dat evenement niet meer doen. En moet je toch die boodschap overbrengen. Dus voor ons was dat eigenlijk de reden om die transformatie door te gaan, dan.

 

Dan komen we eigenlijk ook een stuk terug op: wat is de rol van een evenementenbureau? En, als je naar de markt kijkt: je ziet de afhankelijkheid...

Elk bureau heeft zijn eigen manier van werken. Heeft zijn eigen focuspunten. Maar je ziet wel, nu, een heel duidelijk verschil tussen een aantal bureaus, die heel snel die ommekeer hebben kunnen maken en heel mooie dingen aan het neerzetten zijn en andere die meer strugglen.

En ik denk dat dat een stuk te maken heeft, maar ik weet niet hoe jij ernaar kijkt, met hoe een evenementenbureau zichzelf ziet en wat de rol precies moet zijn.


Ja en dan zou je het kunnen opsplitsen in twee stukken. Dan heb je de rol van het bureau en dan de rol van de mensen die in dat bureau werken.

We zeggen altijd, in onze evenementensector: we zijn maar zo sterk als de mensen die bij ons werken. En dat is ook effectief zo.

Ik denk dat je een goede analyse maakt, Kevin, dat een aantal bureaus, inderdaad, nu net het verschil kunnen maken. Omdat ze flexibel zijn, zichzelf kunnen transformeren. Maar ik denk ook, eerlijk gezegd, doordat zij de jaren voordien eigenlijk al een keuze hebben gemaakt: welk profiel van mensen wil ik eigenlijk aan boord hebben? Er zijn bureaus, met name het onze ook, die hebben gezegd van: ja, wij willen eigenlijk mensen die nadenken over inhoud, die nadenken over content, die, eventueel ook, kunnen nadenken over een stukje communicatie erachter voeren. En dus, dan ga je ook zoeken naar mensen uit dat vakgebied dan. En als je die bij elkaar zet, dan denk je dat je zowel een live-evenement kan doen, als, zoals nu, een digitaal evenement.

Maar ik kan me inbeelden: als je inderdaad in jouw bureau andere profielen hebt, dat het dan wel heel moeilijk kan zijn. Omdat misschien ook die mensen dat niet willen. En alle respect daarvoor, hé. Er zijn mensen die gepassioneerd zijn door evenementen, omdat ze eerder bezig zijn met de muzikale kant. Of de creatieve kant. Of de podiumbouw en dergelijke. Ja en dan doet dat heel veel pijn als je dat nu niet meer mag doen. Maar het zijn dan die bureaus die, inderdaad, daar het verschil kunnen maken. Ik bedoel: wij noemen dat dan live communicatie. What's in the name, natuurlijk? Maar ik denk wel dat je...

Je vraag was: welke rol spelen bureaus? Ik denk dat een bureau eerder gaat moeten ontzorgen. Klanten moeten een stukje mee opvoeden en begeleiden. Dan enkel wachten op die briefing. Want ik merk ook dat, heel veel bij onze klanten: de traditionele briefing is er niet meer. Ze weten het niet meer. Hoe moeten we onze doelgroepen bereiken? Hoe moeten we in dialoog gaan met die verschillende doelgroepen of stakeholders?

Dus, ik denk dat het niet alleen is van: een evenement goed organiseren. Maar ook het communiceren en het, vooral eigenlijk, ontzorgen van die klanten meer dan ooit belangrijk is geworden.


Ja en ik denk dat dat een belangrijke is, die je aanhaalde. Want ik hoorde onlangs iemand zeggen van: ja, wij worden als bureau over het hoofd gezien, nu. Want onze klanten gaan rechtstreeks naar de televisiestudio's, de webinar mensen, die heel erg met die techniek bezig zijn. Terwijl ik, persoonlijk, net heel erg geloof dat een evenementenbureau nog altijd wel een heel belangrijke toevoeging heeft. Want je kan een heel goede technieker zijn, het gaat nog altijd over, zelfs al is het virtueel of digitaal, over een verhaal brengen. En ik mag hopen dat er geen evenementenbureaus meer bestaan die daar niet mee bezig zijn. En die alleen maar zouden de zaal boeken, de cateraar voorzien enzoverder. Dus ik mag echt hopen dat die er niet meer zijn. Maar je ziet wel dat daar echt nood aan is. Aan bureaus die mee nadenken van: oké, op welke manier gaan wij nu een boodschap tot bij die klant brengen. En daar zie ik wel heel veel verschil tussen aanpak van bureaus. En zeker ook in waar zij nu de meerwaarde kunnen maken voor zo'n bedrijf.


Ja, je hebt eigenlijk het antwoord al gegeven, denk ik, hé.


Sorry.


Die meerwaarde inderdaad.

Dat is gemakkelijk, hé.

Nee, maar effectief, hé. Ik bedoel: ja, er zijn klanten die rechtstreeks naar die technische firma's gaan. En halleluja, ik ben blij dat we die technische partners hebben. En dat er zoveel technische partners die transformatie gemaakt hebben, van puur lampenverhuur en dergelijke, dat die gezegd hebben: we gaan ook studio's bouwen. We gaan investeren in digitale technieken. In videocamera's en dergelijke. Want dat geeft ons, evenementenbureaus, nu net die kans om die creatieve ideeën die we hebben digitaal te kunnen maken. Dus er zijn prachtige studio's gebouwd. Maar het klopt wat je zegt. Ik denk dat...

De meerwaarde van een bureau ligt nu net bij die content. Om die briefing, die strategie van die klant of van dat bedrijf, eigenlijk, te transformeren naar, wat ik noem, emoties. Een boodschap, die landt pas als die strategie omgetuned wordt naar emoties. En wat heb je nodig om emoties op te roepen? Dat is enerzijds een digitaal platform. Content, zoals wij hier webinar aan het houden zijn, dan. Maar meer dan ooit een verhaal dat landt. Dat mensen raakt in het hart.

En ik denk dat daar een unieke plaats, nu, is, voor bureaus, inderdaad, die dat verhaal kunnen maken, eigenlijk dan. En ik denk ook dat ik mag zeggen dat de meeste techniekers, die we op handen dragen...

Ja, dat zijn ook geen regisseurs. Dat is ook hun rol niet. Een goede klankman moet een fantastische klant neerzetten. Een goede lichtman moet een fantastische lichtsetting doen. En content moet gemaakt worden door mensen die content maken. En dat is aanvullend. En dat zie je ook in een heel goede regie. We hebben al een aantal heel mooie evenementen gedaan, waar je echt de beste mensen achter de knoppen hebt, dan. Iemand die het verhaal maakt. Iemand die aan de kant staat waar de presentatie gebeurt. Die media coaching geeft en training geeft dan. En dan, samen, heb je, zoals je net zei, zoals in een tv-studio, het beste bij elkaar dan. En dan heb je elkaar, meer dan ooit, nodig. Wij hebben enorm veel technische knowhow nodig, die bij technische partners zit, dan. Maar die technische firma's hebben ook nood aan een verhaal. Het moet meer zijn dan gewoon een lamp aan- en uitzetten, dan. Dus ik denk dat de bureaus, die zich nu kunnen onderscheiden ook met respect naar die technische firma's moeten durven zeggen: wij hebben jullie enorm hard nodig. Dat verhaal kan alleen gebouwd worden in de digitale wereld. Door goed samen te werken. En een mooi verhaal te schrijven. Samen.


Je zegt het ook heel terecht, hé. Als je naar de markt kijkt. De studio's schieten nu als paddenstoelen uit de grond. De ene al wat beter dan de andere.

Maar die echte vakmensen, dat zijn diegenen die we nodig hebben. Die die kennis hebben. Langs de twee kanten van het verhaal.

Nu, je gaf daarstraks ook al aan van: je hebt enerzijds de rol van het bureau. Ik denk dat dat zeker mee zit, zoals jij ook aangeeft, in het ondersteunen van die content. Die klant begeleiden in dat verhaal te gaan vertellen.

Maar je gaf daarstraks ook al aan, van: je hebt ook de mensen in het bureau. Die eventmanagers. Ook hun taak is heel sterk aan het evolueren.

 

Ja, spijtig genoeg misschien. Of realistisch genoeg zie je dat inderdaad, hé. Er wordt meer gevraagd van die eventmanagers. Die managers moeten meer dan ooit op de hoogte zijn van de digitale aspecten, bijvoorbeeld. Wat zijn platformen? Wat is streaming? Wat werkt en wat werkt er niet?

Je ziet dat die mensen ook enorm snel zijn moeten transformeren.

Maar er is een andere component, die we misschien nog niet aangehaald hebben. Wat ik voel: naar de toekomst gaat het heel duidelijk worden, Kevin.

Wanneer ga je nog een evenement organiseren? Als dat aanvoelt als veilig. Als dat veilig georganiseerd wordt. Als dat voelt als zijnde: ik ben hier welkom en ik kan op een even gezonde manier naar dat evenement komen en 's avonds teruggaan.

Dat wil zeggen dat, naar mijn gevoel, die eventmanager van de toekomst ook eerder een veiligheidsmanager of zelfs een crisismanager moet zijn. Die gaat moeten nadenken van: ik ga dat niet alleen creatief organiseren maar ik ga dat ook veilig organiseren.

Veiligheid staat al jaar en dag op mijn hoogste schavotje, eigenlijk. Dat is mijn speerpunt al heel veel jaren. Maar ik ben blij dat ook de ganse sector dat nu moet ervaren, eigenlijk. We gaan gewoon geen pure creatieve evenementen meer kunnen organiseren, als die niet veilig, ook, zijn. Dus de mensen die daar achter de schermen moeten op werken, zullen naar mijn gevoel mensen zijn die kennis van zaken hebben daarrond. En bij ons, in ons bureau, zijn onze mensen allemaal preventieadviseurs. Dat is een opleiding die zij gekregen hebben. Ten dienste van dat evenement en ten dienste van de veiligheid van die bezoekers. En ik denk dat we realistisch moeten zijn. Naar de toekomst toe. Opleidingen rond veiligheid. Opleidingen rond: wat is communicatie en crisiscommunicatie? Dat die bijna een essentieel onderdeel gaan moeten worden van de opleiding van een eventmanager.

Ik zou daar toch willen voor pleiten. Dat dat een essentieel onderdeel wordt van zo'n eventmanager-opleiding.

Ja, wat je sowieso ook ziet...

En daar hebben de federaties fantastisch werk geleverd, hé. Met bijvoorbeeld het CERM enzoverder uit te werken.

Maar in het veld zie je dan ook heel vaak dat er heel veel interpretatie- en insteekverschillen zijn. En daar kan inderdaad opleiding, veiligheids-, preventieadviseurs binnen bureaus kunnen daar dan natuurlijk wel het verschil maken.

Die ook niet alleen interpreteren maar die ook weten van: oké, wat zit er achter zo'n veiligheidsregel en hoe implementeer je dat op een veilige manier?

Ja en hoe kan je die op uw evenement...

Want, veiligheidsregels en -wetgeving is één zaak. Het verandert om de haverklap. Is het niet omdat het door de overheid om de haverklap wordt aangepast, dan is het wel omdat de situatie zich aanpast. Want wij noemen dat het dynamisch karakter van evenementen.

Dus dat mag de dag ervoor nog op een bepaalde manier georganiseerd worden. Op de dag zelf... Neem nu een Covid-uitbraak. Een eventmanager gaat iemand moeten zijn die ad hoc moet oplossingen bieden aan de problemen die zich op dat moment gaan bieden.

Eén van mijn speerpunten, één van de dingen die ik heel graag zeg, is van: organiseren is risico's nemen. Dat is onlosmakelijk met elkaar verbonden. Evenementen organiseren is dat altijd al geweest: risico's nemen. Maar dat gaat naar de toekomst toe nog meer aan belang winnen. En dus, dat wil zeggen dat we er gewoon echt van bewust gaan moeten zijn. Dat een eventmanager niet kan zeggen: oké, het evenement is bezig en ik kan op mijn lauweren rusten. Nee, tot de laatste minuut dat die bezoekers er zijn...

 

Want laten we eerlijk zijn, Kevin. Wat is het grootste risico naar de toekomst? Dat zijn die bezoekers, hé. Je mag een perfect evenement georganiseerd hebben, heel veilig. Het moment dat je die deuren opent van je evenement, komen daar, mede dankzij of door Covid, mensen binnen die een bepaald risico met zich meebrengen.

En dan mag uw lamp perfect georganiseerd zijn. En uw eten mag perfect georganiseerd zijn. En uw zaal mag veilig zijn. Het zijn die mensen die daar binnen komen, die risico's meebrengen.

En ik denk dat dan een goede eventmanager daar moet van bewust zijn en echt ook kunnen op anticiperen. En dat verwacht veel meer, denk ik, dan een draaiboek van de dag zelf. Dat is eigenlijk het, ad hoc, elke minuut monitoren van wat er kan mislopen, eigenlijk. Op jouw evenement dan.


Hoe verhoudt zich dat tot verantwoordelijkheid?

Want als je als event bureau, als eventmanager, heel dat takenpakket tot jou neemt. Dat is natuurlijk, in mijn ogen, ook deel van de job. Want jij moet zorgen dat het een veilig evenement is. Betekent dat ook dat je dan, want dat vind ik een moeilijke, dat je ook verantwoordelijk bent? Want je kan de beste maatregelen om Covid te voorkomen genomen hebben. Er moet maar één iemand in de verkeerde richting niezen en...


Ja, ja.

Ja, nu ja. Maar zoveel anders is het niet als voordien, hoor. Ik bedoel: van als je organisator bent. Neem nu: voor een evenementenbureau heb je een opdrachtgever. Maar je hebt ook de corporate eventmanager, hé. Daar is hij...

Die persoon zelf is eigenlijk opdrachtgever van zijn eigen evenement. De opdrachtgever en de organisator blijven altijd aansprakelijk. Ook als je een externe erbij neemt. Een externe preventieadviseur, bijvoorbeeld. Dan gaat het over gedeelde verantwoordelijkheid. Dus je gaat samen...

Als het ooit misloopt, ga je dat samen moeten ondergaan. Dus eigenlijk is dat nog niet zoveel veranderd. De wetgeving is heel duidelijk, Kevin. Je bent verantwoordelijk. Als organisator.

Wil dat zeggen dat je daar niks kan aan doen? Nee, daarvoor zijn nu echt net veiligheidsplannen en veiligheidsdraaiboeken zo belangrijk. Je gaat moeten nadenken: hoe ga ik de dingen voorkomen? Ik ga er alles aan doen. En als ze dan toch gebeuren.

Neem nu Covid. Wat zijn mijn plannen om daar tegenin te gaan? Dat is puur preventiebeleidsmaatregel, hé. Je gaat zeggen: hoe ga ik het voorkomen? En mocht het toch gebeuren: wat zijn dan mijn maatregelen om het op te lossen? En dat is...

Ja, dat is puur preventiebeleid.

En ik denk, daarom, dat volgens mij creativiteit en veiligheid meer dan ooit hand in hand gaan moeten werken. Die creativiteit kan niet los van die veiligheid en die veiligheid moet ten dienste staan van die creativiteit. En dus, naar mijn gevoel, moet een eventmanager...

Ja, is bijna van nature uit in de toekomst een preventieadviseur. Toch in elk geval heeft hij skills van een preventieadviseur.


Ja, een laatste vraag om mee af te sluiten, Tom. Hoe kijk jij naar de toekomst?


Hoopvol, eigenlijk. Ik ben ervan overtuigd dat we terug evenementen gaan organiseren. Evenementen is: mensen bij elkaar brengen, ontmoetingen organiseren. Dus, ik ben...

Allez, dat is ook wat wij noemen: livecommunicatie. Ik ben er echt van overtuigd. Trouwens, die honger is groter dan ooit, hé Kevin. Om mensen te gaan ontmoeten en bij elkaar te brengen.


Ik denk dat er veel feestjes georganiseerd gaan worden, als we terug mogen, absoluut.


Ja, absoluut. Absoluut. Dus we gaan terug evenementen organiseren. Maar die gaan...

Gaan die volledig, 100%, fysiek zijn? Nee, die gaan deels hybride zijn. Die gaan misschien deels digitaal zijn. En ik denk trouwens dat de digitale component meer dan ooit zijn belang daarbij zal hebben. Ik denk dat, als we zien wat de mogelijkheden nu zijn, dan gaat elk modern evenement een stuk digitaal component bij hebben. Al was het al maar om het gesprek langer dan enkel het evenement gaan te houden.

Een evenement duurt misschien één dag. Of een beurs duurt één dag. Door dat digitale kan je er veel langer daar nog van nagenieten. En mensen in interactie brengen. En ik denk dus...

Ik zie daar heel hoopvol naartoe. Evenementen gaan terugkomen. We hebben heel veel geleerd nu. We weten wat er werkt en we kunnen een grotere doelgroepen gaan bereiken.£

Dus ja, hoopvol. Zeker en vast.


Oké Tom, dank je wel voor je tijd.


Graag gedaan.


En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

Nieuwsbrief

Advertenties