Connecties zijn de toekomst van evenementen

Connecting the Dots 4 komt eraan. Thema is dit keer: connecties leggen en netwerken. Organisator Rutger Bremer is hier en vertelt je alles wat je moet weten.

connectingthedots-4.momice.events
13-01-2020 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Connecting the Dots 4 komt eraan. Thema is dit keer: connecties leggen en netwerken. Organisator Rutger Bremer is hier en vertelt je alles wat je moet weten.


Dag Rutger, welkom in de studio.


Dank je wel.


We gaan het vandaag hebben over Connecting the dots, 4 alweer.

Misschien, zoals gebruikelijk, even terugblikken naar de vorige editie. Die ging over strategie. Hoe was het?


Het was heel interessant. Ja, want het leuke van de derde editie was: het ging niet alleen over strategie, maar ook over...

En dat was eigenlijk ons doel. Het samenwerken tussen marketing, communicatie en event teams.


Juist, ja. Dat heb je toen verteld.


En waar heel veel bezoekers ook hoopten dat we...

Van: nou, nu gaan we het hebben over de strategie. Hoe gaan we dat uitvoeren? Hebben we het eigenlijk vooral over: hoe zorg je ervoor dat je de teams op één lijn, echt, krijgt. En dat je dus dan een strategie kan gaan bedenken.

Dus de strategie hebben we pas na het event eigenlijk verteld. Hoe je dat doet. En, ja, dus dat was interessant.

Maar tijdens het event hebben we dus juist die belangen, zeg maar, wat erbij komt kijken.

Maar aan het einde van het evenement vroegen we ook: wat ga jij meer doen, zeg maar? Dus na dit event. En daar was...

Samenwerken kwam ook weer in de word-cloud als meest voorkomende woord. Dus die is geland.


Dus die event manager moet meer met die marketing manager rond de tafel.


Ja, maar ook de marketing manager moet inzien dat hij de event manager mee moet betrekken bij de strategie en wat diegene uit het event zou willen halen. Misschien wel qua data of informatie. Zodat de event manager dat weet en daar ook aan kan voldoen, eigenlijk.

Dus het was wat een abstracter thema. En nu willen we het juist weer concreter maken.


Ja, want editie vier: over wat gaat het precies?


Gaat over hoe je als event manager, eigenlijk ervoor zorgt dat er beter genetwerkt wordt op een evenement. Want netwerken is één van de redenen voor bezoekers om naar een evenement toe te gaan.

Je hebt eigenlijk twee succesfactoren: het moet een heel interessant programma zijn, of het netwerk wat op dat evenement komt, is heel interessant om te praten.

Stel dat je een heel slecht programma hebt en je hebt wel heel waardevolle mensen ontmoet, dan kan het event voor de genodigde eigenlijk al een succes zijn.

Andersom ook: je hebt een heel goed programma, maar niemand gesproken. Kan het ook een goed, succesvol event zijn.

Maar als je die twee weet te combineren met elkaar en het allebei hebt...

En wat wij eigenlijk willen laten zien, is dat je als event manager veel meer invloed hebt op het netwerken, de ontmoetingen die plaatsvinden, dan vaak gedacht wordt.

 

Ja, want eigenlijk is dat één van de grote pijnpunten, hé?

Heel veel mensen - dat komt ook uit onderzoek - willen naar evenementen om te netwerken. Maar dan zijn ze op dat evenement en staan ze met dezelfde mensen, die ze al jaren kennen, rond een tafeltje.


Ja, of zelfs alleen. Ik ga ook wel eens alleen naar een evenement toe. En je voelt toch altijd een weerstand, hé? Van: ga ik dan naar die persoon toe? Naar die persoon toe? Waar ga je dat dan op beslissen? Hoe diegene er uitziet? Lijkt hij leuk?  Interessant? Dat weet je niet. En dat zorgt voor heel veel ongemakken, eigenlijk.

En waar we eigenlijk, tijdens Connecting the Dots 4, het over willen gaan hebben, is hoe je als event manager eigenlijk kan faciliteren, dat die netwerken veel organischer, prettiger plaats gaan vinden.


Maar kan je daar eens een voorbeeld van geven? Hoe zou dat dan, bijvoorbeeld, kunnen?


Ja, je zou, bijvoorbeeld, bij de ontvangst, wanneer je iemand welkom heet, zou je diegene eigenlijk al mee kunnen nemen, naar de ruimte waar eventjes een kop koffie gedronken wordt of thee. Ja, die kan je daar alleen laten in de zaal en zeggen: succes ermee, veel plezier. Want je moet toch wachten tot het programma start. Of je stelt die persoon voor aan iemand. Waarmee je gewoon even de ijsbreker bent, eigenlijk, voor die persoon. Je zegt: dit is mevrouw die. Dit is meneer die. Die doen dit. Alsjeblieft, ga lekker met elkaar praten. En dat voelt heel gedwongen eigenlijk, op dat moment. Maar je bent niet zelf de persoon die dat doet, dus je zit allebei in hetzelfde schuitje. En je kijkt elkaar aan en...


Je ondergaat het.


Ja en je denkt van: nou, dan gaan we maar kletsen. Maar dat is meestal al voldoende, om dat gesprek op gang te brengen. Het kan zelfs al voldoende zijn - dat zijn dan de spontane momenten - als je, bijvoorbeeld, heel lang staat te wachten, op je drinken, bijvoorbeeld. En er staat iemand naast jou. Die heeft datzelfde. En dan kijk je elkaar aan en zeg je: nou, wat duurt het lang, hé? Dat is eigenlijk al een moment, dat je wil zoeken op een evenement. Waardoor je met elkaar gaat praten. Maar dat is heel spontaan. En als event manager kan je dit veel meer regisseren, eigenlijk. Om het...

Ja, want wie ga je ook aan elkaar introduceren? Als event manager kan je daar ook over nadenken. En misschien moet niet de event manager dat alleen doen. Maar ook de organisator zelf. Wie gaan wij nu met elkaar matchen, eigenlijk, op dat event? Wie zouden goede personen zijn. Misschien zitten ze wel in dezelfde industrie. Misschien zitten ze in een zelfde type bedrijf. Misschien zitten ze in een zelfde fase van een type bedrijf. Of misschien zijn ze elkaars tegenpolen. Kunnen allerlei redenen zijn, om een heel leuk gesprek met elkaar te hebben. En misschien ook wel commercieel interessant te zijn. En het mooie is: als je als event manager dat goed faciliteert, dan voelt het wel als een beetje dwangmatig, maar wel organisch dwangmatig. En als je dan met diegene staat te praten, dan denk je: nu snap ik waarom ik gekoppeld ben met deze persoon. Want het is inderdaad een goede match.

 

Als je naar de event tech community kijkt, dan zijn de oplossingen voor netwerken vooral chat-apps en op-voorhand-met-elkaar-connecten-apps. En alles wat je maar kan bedenken.

Hoe kijk jij daar naartoe?


Het kan werken. Het kan ondersteunen aan. Maar ik denk toch: je gaat naar een evenement toe, om elkaar daar, zeg maar fysiek, in de ogen aan te kijken, eigenlijk. En ik heb zelf ook wel eens chat-apps, of zeg maar dat er chatmogelijkheden zijn in de apps. Ik gebruik het heel weinig. En ook als ik het probeer: de resultaten zijn voor mij nog niet overweldigend geweest. Dus misschien heb ik nog geen goede ervaring gehad.

Maar, bijvoorbeeld, je hebt wel NetworkTables. De tool. Waar dat wel veel duidelijker geregeld is, eigenlijk. Dus het kan absoluut wel effectief zijn.


Daar heeft het ook een heel functioneel doel, hé? Je bepaalt een zitplaats.


Ja.


En dat alleen kan ook alweer een moment van ijsbreker zijn, zoals je eerder aangaf.


Precies, ja.


Van: naast wie zit ik hier?


Maar ik geloof er heel erg in, dat je, als organisator,  voor een soort authentieke relatie, eigenlijk, of een ontmoeting, kan regisseren dat dat heel waardevol is. En je moet gewoon, als organisator, daar gewoon wat meer bij helpen, eigenlijk. In plaats van het maar gewoon: de chat is open, ga maar met elkaar praten.

Want dan krijg je ook van: hé, hallo, wil je met mij kennismaken?


En dan na het evenement, krijg je dan een antwoordje, want dan heeft de andere persoon het pas gezien.


Ja, of een berichtje achteraf krijgen: ja, ik heb je niet gesproken. Ja, doe dat gewoon op dat evenement, weet je wel? Zorg dat je elkaar daar spreekt. Kijk wie je daar ook echt wil spreken.

Bijvoorbeeld een gastenlijst. Bij Momice, in onze software,  hebben we ook de gastenlijst op de event websitepagina. Met een foto erbij, zodat je van tevoren ook kan zien: wie komt er? En hoe ziet die persoon eruit? Dan is dat, soort van, je huiswerk. Van: nou, dat zijn de mensen die ik graag zou willen spreken. Kun je ook, op het evenement, heel gericht naar ze toe gaan. Of aan de organisator vragen: zou je mij kunnen introduceren aan die persoon.


Ik wilde net vertellen: ik ken in België een evenement, waar effectief iemand aanwezig is, die vrij goed alle gasten kent. En als je dan zegt van: ik wil die persoon spreken. Dan ga je daar naartoe en dan zorgt die voor even een introductie. En dan ben je vertrokken. Want anders moet je gaan zoeken: wie is het juist?


Precies, ja. Dit is...

Volgens mij heeft ieder event zo'n persoon nodig. Iemand die gewoon weet: oh, maar dan moet je even die hebben. Of: ik kan je introduceren aan die. Dat is het precies, ja.

En ik zit ook bij een business club, bijvoorbeeld, en daar is zo'n persoon. Zij doet dat fantastisch. Ze trekt je echt bij de hand en ze neemt je mee. En ze zegt: je moet echt deze persoon ontmoeten. En die doet dan ook die introductie. Ja, en dan ga je met elkaar praten. Dat werkt heel goed. Zelfs als de match niet goed is, weet je. Het is gewoon fijn dat iemand dat voor jou doet. Zodat je niet zelf die stap hoeft te zetten.


Ja, want ik las...

Ik denk dat het op jullie website was. Er stond ergens een zinnetje: van een goede spreker naar goede gesprekken. Dat vond ik een heel erg mooie.


Ja, nu is heel erg de gedachte van: een goed event, ik huur een goede spreker in. Over een bepaald thema dat aansluit bij de boodschap, die je als organisatie wil verkondigen. Je zit in een zaaltje. Spreker vertelt hoe de wereld in elkaar zit. En daar ga je naar luisteren en klaar.

Maar dat hebben we nu zo vaak al gezien. En zoveel gehoord. Dat is niet meer voldoende. Want je wilt juist dat daarna de gesprekken gaan ontstaan. De spreker kan er alsnog zijn. Die kan een heel goede toevoeging zijn voor het programma. Maar het gaat erom dat je vooral gaat praten, daarna. Over wat die spreker heeft verteld. En zo bouw je, zeg maar, een relatie met elkaar op.


Ja, jullie hebben, desondanks, een heel goede spreker gevonden voor jullie evenement.

Jean Paul Wijers. Hij was hier ook eerder al in de studio.

Wat komt Jean Paul precies vertellen?


Nou, hij kent, zeg maar, netwerken op het allerhoogste niveau. Waar de monarchie, de koninklijke familie, op evenementen komt, hij is dan de persoon die precies de regeltjes kent. En ervoor zorgt dat die ontmoetingen plaatsvinden, eigenlijk, vanuit een organisatorische uitgangspositie.

Maar hij kan vooral heel goed de vertaalslag maken, naar hoe je dat voor zakelijke, gewoon voor bedrijven, doet. Want op jouw bedrijf komt niet de koning. Waarschijnlijk. En je hebt ook...


Misschien één keer in je leven misschien. Als je heel veel geluk hebt.


Maar je kan heel makkelijk die toepassing maken. Wie wil jij, als bedrijf, uitnodigen voor je evenement? Wie wil je echt spreken? En hoe zorg je ervoor, dus, dat je met een klein team, de mensen spreekt, die je zou willen spreken? Dus dat heet dan strategisch relatiemanagement. Wie wil je spreken, op welk evenement?

En ook, als je terugkijkt naar Connecting the Dots 3, daar ging het eigenlijk ook over, hé. Hoe ga je nou een eventkalender inrichten, zodat je de juiste mensen, gedurende het jaar spreekt? Zodat je niet drie keer een borrel organiseert, met een bepaalde doelgroep en eigenlijk vergeet de CEO's uit te nodigen voor een diner. Dus, door bewust naar je eigen netwerk te kijken, bepalen: wie wil ik zien en wanneer in het jaar zou dat een goed moment zijn? Zo maak je eigenlijk je event-kalender. En Jean Paul Wijers weet dus hoe je dat, zeg maar vanuit een strategisch oogpunt, dat kan benaderen als organisatie. En ook hoe je dat echt op het evenement kan laten plaatsvinden.

Want ik ben een keer op een evenement van Jean Paul geweest en dan merkte je gewoon meteen, dat je in een soort, een heel mooie event journey eigenlijk komt, waarin je gewoon geïntroduceerd wordt aan mensen. En dat was zo'n prettige ervaring, dat ik dacht: ja, dit moet je op elk event eigenlijk hebben.


Ja, dan heb je niet echt het idee van: ik sta in een hoekje en ik durf eigenlijk niemand aan te spreken.


Nee, want daar kun je als organisator voor zorgen.

Ja, soms vraag ik het ook wel eens aan organisator, van: ik ben alleen, zou je me eens kunnen koppelen aan iemand? En dan vinden ze dat toch...

Die rol kennen ze nog niet. En wij willen met Connecting the Dots eigenlijk laten zien: ga als organisator die rol mee innemen. Dan zijn je deelnemers gewoon superveel blijer eigenlijk.

 

Of zorg gewoon voor iemand die dat voor jou doet. Of whatever. Maar heb daar aandacht voor.

Mensen die naar het evenement willen komen. Wanneer is het? Hoe kan je inschrijven?


Het is donderdag 13 februari. Je kan je aanmelden via de website: connectingthedots...

Er zit een streepje tussen. Ik denk dat we onder de video een linkje zetten. Intypen is niet ideaal. Maar je kan gewoon...

Via de website kun je je aanmelden. Meld je aan. En kijk op de gastenlijst vooral wie er nog meer gaan komen. Want ook op het evenement gaan we je natuurlijk laten ervaren hoe die ideale methode is. En we gaan dus op het evenement vertellen, hoe dat op het allerhoogste niveau, binnen monarchie-events, is. Maar vooral de toepassing ook. Hoe kun jij, als event manager, dat voor je eigen events toepassen? We gaan ook workshops doen. Om goed die gastenlijst te analyseren. Wie zou je waar, wanneer neerzetten? We hebben ook een heel bijzondere lunch. Om een beetje dat gevoel van een heel chique evenement te hebben, waar placering ook een rol speelt.

Dat zijn allemaal onderdelen die bij netwerkevenementen komen. Waar Jean Paul een heel groot expert in is. En we gaan eigenlijk de mensen, iedereen die daar komt, dat laten ervaren. Hoe je dat, ook op een normaal, zakelijk evenement als Connecting the Dots, goed kunt toepassen.


Oké Rutger, dank je wel alweer voor je komst naar de studio.


Graag gedaan.


En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

Nieuwsbrief

Advertenties