Hoe kies je de juiste eventsoftware?

Geen evenement meer zonder gespecialiseerde eventsoftware. Maar hoe kies je nu eigenlijk de juiste software voor jouw event? Kevin vraagt het aan Rutger Bremer van Momice.


www.momice.com

19-11-2018 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Geen evenement meer zonder gespecialiseerde event software. Maar hoe kies je nu, eigenlijk, de juiste software voor jouw event? Ik vraag het aan Rutger Bremer van Momice.

 

Dag Rutger, welkom in de studio.

 

Dank je wel.

 

We gaan vandaag praten over event software. Maar als ik aan event software denk, dan zie ik honderden mogelijkheden en toepassingen. Hoe weet ik nu, als organisator, waar ik voor moet kiezen?

 

Ja, ik snap het, want er zijn heel veel verschillende partijen. Maar wat allereerst, denk ik, belangrijk is om te bepalen, is: hoeveel events doe je? En waar wil je die software voor gaan gebruiken? Soms kiezen bedrijven ervoor om één event in een jaar te doen, bijvoorbeeld. En daar zoeken ze dan de juiste tool voor.
Maar bedrijven organiseren, gemiddeld, vijfentwintig events, vierentwintig events, per jaar. Dus je hebt vaak een tool nodig, die je vaker in kan zetten. Het verschil zit dan dat je bepaalde dingen kunt hergebruiken voor volgende evenementen? Het is belangrijk om eerst in kaart te brengen: hoeveel events doe ik? En wat zijn dan mijn eisen voor die events? Waar moet de software aan voldoen? En welke service verwacht ik bij die software? Want je hebt verschillende categorieën, eigenlijk, van registratie- en event software.
Bijvoorbeeld: je hebt ook software die is voor het plannen van je events en je hebt de registratiesoftware. En bij registratiesoftware heb je ook weer partijen, dat noemen we de registratiepartners, die maken alles op maat voor jou. Die zijn super specialistisch in, bij een heel groot event met heel veel informatie, exact jouw event registratie zo op te zetten, dat het helemaal aansluit. Maar die betaal je dus ook geld. 

 

Ik hoor maatwerk, dus dat klinkt duur.

 

Ja, je betaalt hen om dat te doen en dan sturen zij uiteindelijk de uitnodigingen eruit. En zorgen ze dat die registratie vlekkeloos verloopt. Dat kan, voor grote events, een heel fijne oplossing zijn. Maar wanneer je meerdere events doet en ook meer zelf wil doen, dan moet je wel kijken naar tools, eigenlijk, waarin je...
Ja, Do It Yourself. En we noemen dat SaaS oplossingen. Software as a Service. En als je daarnaar gaat kijken, naar die categorie, dan heb je ook weer verschillen. Bijvoorbeeld: je hebt ticketverkooppartijen, zoals Eventbrite en Yourticketprovider. Die doen echt... Het ticketverkoopgedeelte kun je met hen faciliteren. Maar bij zakelijke events komt er vaak wat meer bij kijken, dan alleen die tickets verkopen. Dus dan moet je wat meer... 

 

Zoals bijvoorbeeld?

 

Nou, de communicatie rondom een event is best wel belangrijk, om je bezoekers, uiteindelijk, op het event te krijgen. Je wil ze netjes uitnodigen. Je wil ze een reminder kunnen sturen, als ze nog niet gereageerd hebben. Je wil een mooie website maken om de bezoekers… die beleving van dat event zo goed mogelijk te krijgen. En je wil die bezoeker ook die informatie geven, over waar is het? Wat gaan we doen? Wie zijn de sprekers? Is er een gastenlijst? Kunnen we netwerken? Al die informatie is vaak niet te vangen in één landingspagina, bijvoorbeeld, waar je een ticket gaat kopen. En ook, achteraf wil je weten: hebben de bezoekers het goed ervaren? Dus, met een enquête zou je ze op die manier kunnen doen.Dat gaat verder dan alleen een ticket verkopen. Dat is maar een heel kort moment.

 

Want ik hoor je daarstraks al zeggen van: welke functionaliteiten enzoverder, heb je nodig? Maar hier som je natuurlijk al een hele lijst op. Waar misschien heel wat organisatoren, in eerste instantie, niet aan denken.

 

Nee, ze willen echt een oplossing voor dat registratieproces, eigenlijk. Het verschil met hun Outlook of Excel, zeg maar. Wat dat gaat automatiseren. Maar er komt veel meer bij eventregistratie kijken, dan ze vaak denken.

 

Dus oké, ik heb een lijst gemaakt met: die features, die functionaliteiten, heb ik absoluut nodig. Hoe ga je dan verder?

 

Ja, dan ga je zoeken of praten bij mensen in je netwerk, van: welke partijen gebruik jij? Ben je er blij mee? Dat werkt altijd goed, een goede referentie. Maar dan ga je ook voor jezelf bepalen, welke service wil ik bij die software hebben? Is het een... Wil je een lokale partij hebben, bijvoorbeeld? Vind je het belangrijk dat ze dezelfde taal spreken? Of in dezelfde tijdszone zitten? Ja, dan vallen er vaak, voor in Nederland of België, vallen er al Amerikaanse partijen af.
En ook: wat gaan ze ervoor doen, om ervoor te zorgen dat jij de software goed gaat gebruiken en dat je het maximale uit events haalt? Hoe zit dat team in elkaar, zeg maar. Hoe ver gaan ze voor jou? Jou helpen met een training, of updates, of organiseren ze events om jouw kennis te vergroten? Of zeg je: weet je wat, dat heb ik allemaal niet nodig. Ik zoek het zelf wel uit. Ik ga er gewoon mee aan de slag. Dat zijn twee heel verschillende serviceniveaus.

 

En dat bepaalt ook al wel meteen: welke partner past bij mij en welke niet?

 

Ja, dus dat is ook goed om te vragen bij die partners. Stel dat je een lijstje hebt gemaakt met die bedrijven. Dat je dan eens dat met ze gaat onderzoeken.
En een derde, wat ook wel heel belangrijk is, is, omdat je met software gaat werken, waar heel veel persoonsgegevens in komen te staan, je belangrijkste relaties... Dus wat doen ze eraan om die gegevens, zo zorgvuldig mogelijk, te bewaren? Hebben ze goede security? Wat is hun privacy model? Blijft die data ook echt van jou, als organisatie? Of doen zij daar andere dingen mee, die je misschien wel helemaal niet zou willen? Dus, je moet je wat verder verdiepen, zeg maar, in die partij, om te zien of die ook echt aansluit bij jouw normen en waarden. Wat jij belangrijk vindt voor je registratiepartner.

 

GDPR is daar, bijvoorbeeld, al wel een ding. En niet alle Amerikaanse partijen voldoen, bijvoorbeeld, aan die wetgeving.

 

Ja, die hebben daar meer moeite mee. Komen ook wel steeds meer die kant op. Maar Amerikaanse partijen hebben gewoon een heel andere visie op data. Zij zien gewoon: data is alles en daar kun je heel veel mee genereren. En wij, in Nederland en Europa, zeggen meer: nee, die data privacy, dat is van die persoon. Daar gaan we wat zorgvuldiger mee om. We zien het wat minder als een commercieel doel. Dus dat zijn echt grote verschillen, als je met die partijen gaat werken.
En ik denk dat ook voor events, zeker voor zakelijke events, is ook de branding, hoe je jouw event rondom je registratie kunt neerzetten, is ook een belangrijk item, want, bijvoorbeeld: ticketverkooppartijen hebben heel erg hun eigen logo's en hun eigen merken daar staan. Maar voor zakelijke events wil je dat vaak helemaal in de huisstijl van jouw event hebben. En van jouw bedrijf. Het is niet een EventBrite event. Nee, het is het bedrijf van...
Of het event van dat bedrijf, eigenlijk.

 

Ja, tuurlijk.

 

Dat wil je hebben. En die whitelabel, die mogelijkheden van whitelabel maken, dat verschilt ook nog weleens per leverancier. Dus, vind je dat helemaal niet erg, dat die merken daar staan, dan kun je ook voor die partij kiezen.
Maar vind je dat wel heel belangrijk, dat het helemaal in de huisstijl is van jouw event, dan moet je of naar helemaal een op maat oplossing gaan, of naar zo'n SaaS oplossing die dat whitelabel aanbiedt. Dat je echt helemaal zelf kan branden.

 

Want qua business model zit er ook een wereld van verschil, hé? Een EventBrite, soms gewoon percentage op ticketverkoop. Tot maatwerk, waar het gewoon uren development betalen is.

Precies, ja. En bij die SaaS oplossingen, waar je het zelf gaat doen, daar zit je op een abonnementsvorm, meestal. Of je betaalt per event, of je betaalt per aantal registraties. Dus dat is ook: wat is jouw budget voor eventsoftware? En hoe ga je ervoor zorgen dat die partij, waar je mee gaat werken, dat die binnen dat budget blijft, eigenlijk? En is het daarmee gewaarborgd? Dus ook het prijsmodel van zo'n leverancier is ook heel belangrijk.

 

Eentje waar ik zelf altijd tegenaan loop en een moeilijke vind, is... Je haalde het daarstraks ook al aan, hé, naar features van… Moet die eventsoftware ook de marketing gaan doen? Maar je hebt ook pakketten die én de marketing én de registratie én de planning enzoverder doen. En dan lijkt dat, in ieder geval, fantastisch te klinken, want dan werkt alles mooi samen. Maar hoever moet je daar nu in gaan? Moet je net voor die losse onderdelen kiezen? Of één volledig geïntegreerd pakket?

 

Ja, dat is best wel een lastige vraag. Ook als je kijkt naar, wat ik al zei: mailings kunnen versturen, de registratie beheren, de enquête kunnen versturen, dat kun je allemaal met losse systemen doen.
Met Mailchimp kun je, bijvoorbeeld, mailings versturen.
Je registratie kun je met een Google Form-ding doen. Of zelf een formuliertje bouwen uit je CRM systeem, bijvoorbeeld.
Of een Marketing Automation systeem. En die enquête kun je ook met SurveyMonkey, bijvoorbeeld, sturen.
Maar als je dit elke keer doet, voor elk event, met al die verschillende systemen, dan wil je dat zoveel mogelijk in één doen. Maar wanneer wordt het te groot, eigenlijk, hé?

 

Ja.

 

Dus...
Ja, dat ligt heel erg aan de gebruiksvriendelijkheid. En bij Momice proberen we het ook, eigenlijk, zo klein mogelijk te houden. Om het zo gebruiksvriendelijk mogelijk te houden.

 

Echt op die core competenties.

 

Ja, wij zeggen: planning, dat is niet iets voor registratie. Dat is een andere tak van sport, eigenlijk. Dat zou je niet met dezelfde software hoeven doen. Wij richten ons echt alleen op de registratie en communicatie daarvan.

 

Maar die synergiën zijn ook logisch, hé. Je wil, bijvoorbeeld, de opvolgmail sturen, naar iedereen die nog niet geregistreerd heeft.

 

Precies.

 

Als die data dan in één platform zit, dan is dat wel veel makkelijker, dan dat je constant data moet exporteren en importeren om dat mogelijk te maken.

 

Precies. Dus daarin is, denk ik, het onderscheid in...
Budgettering, bijvoorbeeld, is weer heel wat anders dan planning. En registratie en communicatie is ook weer heel wat anders. Dus ik zou die drie echt gescheiden houden. Maar er zijn ook partijen, die zeggen dat ze dat allemaal in huis hebben. Maar vaak is dan..
Het nadeel is dat het té groot wordt en daardoor té onoverzichtelijk. En wordt de software niet goed gebruikt. Een beetje het Photoshop-gevoel, zeg maar.

 

Nu, jij zit langs de kant van de software-aanbieders, natuurlijk.

 

Ja.

 

Vanuit jouw standpunt, wat is de slimste vraag, die een organisator aan jullie moet stellen dan?

 

Wat doen jullie ervoor, om het maximale uit mijn events te halen? Op gebied van eventregistratie en -communicatie. Als je dat vraagt aan een leverancier, dan kun je op basis van dat antwoord, denk ik, wel bepalen: oké, dat sluit aan bij wat ik wil bereiken.

 

Ja en daarom... We hadden het in het vorige gesprek er ook al over: daarom hoeft het ene niet beter te zijn dan het ander. Maar wellicht over: wat past bij mij. 

 

Ja, dus heb je, bijvoorbeeld, heel weinig budget, en wil je het vooral allemaal zelf doen, ja, dan past daar een heel andere service bij, dan zo'n op maat oplossing, voor een groter event. En klanten van ons, die gebruiken soms zelfs ook beide. Dat ze onze software gebruiken voor 90% van hun events, die wat meer standaard zijn, eigenlijk.
En wanneer ze één keer in het jaar, of één keer in de zoveel jaar, bij dat jubileum helemaal los willen gaan, met allemaal fantastische apps en tips, of trucs, erin, zeg maar. Ja, dan laten ze dat op maat bouwen. Want daar hebben ze dan ook wat meer budget voor, een langere aanlooptijd en dan past dat veel beter. En dan zeggen we ook: dat moet je niet met onze software doen, dat past er niet in, eigenlijk.

 

Dat is ook wel heel eerlijk, dat je dat dan toegeeft, natuurlijk.

 

Ja, wij proberen niet dingen te beloven, die niet...
Ja, dit is gewoon een andere vraag, is het eigenlijk. Maar dat is het lastige bij events, waar creativiteit het allerbelangrijkste is: hoe creatiever het concept, hoe lastiger het wordt om met een standaardoplossing dat op te gaan lossen, eigenlijk.

 

Maar ja, jullie groeien ook voortdurend, dus er komen ook meer toeters en bellen bij, waar dan weer extra dingen mee mogelijk worden.

 

Ja, maar we blijven wel heel hard nee zeggen tegen bepaalde dingen.

 

Toch wel?

 

En we adviseren ook soms onze klanten: ga met die partij praten. Of met die partij praten. Die kunnen voor jullie dat op maat maken. En daar zijn ze hartstikke goed in. Zodat wij het voor de, eigenlijk, rest van de klanten, het eenvoudig houden, met een wat beknoptere tool.

 

Rutger, dank je wel om al deze tips met ons te delen.

 

Goed, graag gedaan.

 

En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

 

Nieuwsbrief

Advertenties