Een boot als locatie voor je evenement; het is weer eens wat anders. Maar originaliteit heeft ook een keerzijde. In deze aflevering ontdek je waar je op moet letten als je met je gasten wil varen.


27-04-2015 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Een boot als locatie voor je evenement; het is weer eens wat anders. Maar originaliteit heeft ook een keerzijde. In deze aflevering ontdek je waar je op moet letten als je met je gasten wil varen.

 

Dag Mandy, welkom in de studio.  

 

Dank je wel, Kevin.  

 

We gaan het vandaag hebben over varende locaties. Waarom zou ik als organisator nu voor een varende locatie kiezen?  

 

Het allerbelangrijkst als mensen op zoek zijn naar een locatie vind ik eigenlijk... Wat is het ultieme eigenlijk waar je naar op zoek bent, hè? Ja er is zo veel en wij zijn niet uniek. We zijn één van de mogelijkheden. En uiteindelijk heeft dat te maken met een gevoel. Dus nou ja, waarom zou je voor een varende locatie kiezen? Eén is omdat je je er heel prettig voelt en dat je je fijn voelt bij het feit van dat schip en de software eigenlijk en de mensen die daarmee bezig zijn. En het andere feit is dat je met een schip kan bewegen. Dus ofwel naar je bedrijf toe, ofwel regionaal. Dat je zegt van: "ik wil hem op een plek neerzetten waar eigenlijk alle mensen naartoe kunnen komen". Een andere optie kan zijn: marketingstrategie. Dat iemand zegt: "oké, hoe ga ik ervoor zorgen dat mijn mensen niet weg kunnen?" Het is een minder sympathieke reden, maar het gebeurt.  

 

Ja, als je natuurlijk aan het varen bent...  

 

Ja, dat kan. Dan moet ik er wel bij zeggen dat de helft van de klanten eigenlijk niet gaat varen, dus het is eigenlijk om het even.  

 

Is dat zo?  

 

Ja, en het is eigenlijk heel verschillend. De helft zegt: "nou, ik vind het eigenlijk al bijzonder genoeg dat we aankomen en dat de locatie op het water ligt en dat de mensen verrast zijn". En de andere zegt -wat ik overigens wel leuk vind-: je bent toch op een schip en het is voor mensen een traktatie om te varen tijdens het evenement. En vaak hebben mensen ook het idee dat ze het hele evenement moeten gaan varen en dat hoeft natuurlijk niet. Ik zeg van joh, al ga je een uurtje of anderhalf uur of twee uur varen, dan is dat voor de gasten aan boord is dat al iets van... Ja, daar praten ze over. "We waren op een schip en we hebben gevaren." Soms een stukje herkenning op de route, waarbij het wel overigens belangrijk is dat als je het sympathiek wil gebruiken, dus niet efficiënt zoals ik net zei, maar sympathiek, dat je het ook gebruikt op het moment dat mensen zich niet belemmerd voelen. Dus het eten; als er catering is en mensen gaan eten. Iedereen wil eten, dus dan voelt dat niet als een belemmering. Dan is dat eigenlijk een stukje extra entertainment wat je er zo bij krijgt.  

 

Maar ga je misschien later op de avond, dan heb je misschien mensen die al wel naar huis toe willen.  

 

Dan gebeurt er dit. Dan wordt er gekeken op het horloge en dan is toch de overweging: "goh, mijn vrouw, mijn kinderen, mijn man. Ga ik ervan af of blijf ik?" Terwijl je dat tijdens het eten eigenlijk nagenoeg niet ziet.  

 

En hoe zit het met de aankomst? Want uiteindelijk als mensen te laat zijn is de boot weg.  

 

Ja, dat is aan de opdrachtgever. Daar waar de opdrachtgever zegt: "ik hou me strak aan het schema en -bij wijze van spreken- het evenement begint om 7 uur, en ik doe een uur ontvangst en om 8 uur ga ik varen". En als wij zien op de teller, want we moeten tellen; de kapitein moet altijd tellen bij de loopplank... En wij zien van: oké, de opkomst is eigenlijk niet zoals verwacht. Dan is het aan de opdrachtgever van: wat wil je?  

 

Ik vond het persoonlijk... Want wij hebben zelf een netwerkevent op de OCEANDIVA georganiseerd samen met jullie. Ik vond het een enorme troef dat je kon zeggen: "mensen, kijk; dan moet je er wel zijn want we varen weg". Maar dat moet je dan wel heel goed communiceren. Op voorhand natuurlijk moeten de mensen dat weten.  

 

En ook ruim de tijd nemen om in te schepen. Wij noemen dat dan 'inschepen', dat is een nautische term. Het gebeurt wel eens dat iemand zegt, en daar hebben wij natuurlijk ook een rol in om daarin te adviseren: dat iemand zegt: "oké kijk, ik heb een relatie-evenement en daar komen 600 relaties naar mijn evenement toe en ik wil in een half uur het ontvangst inschepen en gaan. Ja, dat is niet haalbaar. En eigenlijk is een evenement vaak gebonden aan een hoop geld en een hoop organisaties eromheen. En dat is zo zonde als eigenlijk op zo'n klein wezenlijk onderdeel waarbij je eigenlijk ervoor kan kiezen om het een half uurtje langer te maken, waardoor er ontspanning is. Want uiteindelijk draait een evenement ook om ontspanning en alle impulsen die je krijgt waar een hele organisatie mee bezig is geweest om jou die te geven. Dat je die ook kan opnemen. En als er haast is dan... Ja, dat is hetzelfde als dat je aan komt rijden en dat je je auto niet kwijt kunt. Dat is al dat mensen een beetje geïrriteerd raken. En als je dan ook nog heel snel moet inschepen, dan start je het evenement eigenlijk al -2. Ik zeg altijd van: neem de tijd. Zorg dat het qua bereikbaarheid het schip op zijn plek ligt. Dat past bij jouw doelgroep en bij jouw evenement. Dat mensen goed kunnen parkeren, dat ze vervolgens aan boord komen, dat er een kapitein is die ze gedag zegt en dat ze kunnen genieten van A tot Z van het evenement.  

 

Zijn er dingen waar je als organisator rekening mee moet houden, die op een boot of schip anders zijn of niet kunnen misschien?  

 

Kijk, het is op water en water is een natuurfenomeen. Tegenwoordig zijn daar hele mooie overzichten van en per jaar en per dag kunnen wij nu al zien wat de voorspellingen zijn met hoog en laag water. Welk jaargetijde is het? Dat kan ook van invloed zijn. Dus ja, er zijn wel dingen waar we rekening mee moeten houden.  

 

En dingen waar ik dan meteen aan denk, bijvoorbeeld: elektriciteit, catering en zo verder. Is dat allemaal exact hetzelfde als aan wal?  

 

Ja, dat is allemaal prima. Kijk het is natuurlijk uiteindelijk aan de locatie zelf om daar voorzieningen voor te treffen. Maar wij hebben bijvoorbeeld voor stroom een noodgenerator. Dus mocht er iets gebeuren, dan hebben wij de noodgenerator die zorgt dat eigenlijk voor de schermen alles gewoon doordraait.  

 

Stel je hebt een optreden en je wil die artiest laten optreden terwijl je aan het varen bent, dan heb je natuurlijk ook wel stroom nodig.  

 

Nee, eigenlijk de generators die er zijn voor stroom zijn eigenlijk heel zwaar, dus je moet er echt onwijs je best voor doen om daar overheen te gaan.  

 

Eentje waar ik aan denk, waar we toen mee te maken hebben gekregen op ons gezamenlijk evenement, waren de sluizen en de bruggen. En dat was zoiets waar ik niet aan gedacht had. Maar we wilden in de haven van Antwerpen gaan varen en toen moesten we een aantal sluizen en bruggen door.  

 

Ja klopt, maar ook dat weten we van te voren. Er zijn soms wel eens plekken waar je aanmeert en dan lig je bijvoorbeeld tussen twee sluizen.  En een klant die zegt: "ik wil gaan varen", dan is het aan het team; aan enerzijds de eerste contactpersoon in de sales, maar ook vervolgens de eventmanager en projectmanager vanuit de OCEANDIVA, om ook de organisator te adviseren, van: "oké als we op die ligplaats gaan liggen en we willen varen op dat tijdstip, dat is net het tijdstip dat de bruggen na tienen niet meer open gaan, dan kun je alleen maar heen en weer. Nou, daar wordt je niet echt blij van". Als we dat van te voren weten, kun je daarop anticiperen en dan is het uiteindelijk aan de klant van: "oké, in hoeverre vinden wij de ligplaats belangrijker dan eigenlijk de vrijheid van het varen en dan kan er een keuze gemaakt worden die weloverwogen is.  

 

En kun je overal komen met zo'n schip?  

 

Nee. Nou, in principe; daar waar water is, kunnen schepen komen. Maar wij zijn behoorlijk groot, dus wij hebben wel beperkingen waar we kunnen komen.  

 

Oké Mandy, dank je wel voor je komst naar de studio.  

 

Graag gedaan, dank je wel.  

 

En u beste kijker; dank u wel voor het kijken en alweer tot volgende week!

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties