Blijf kalm, panikeer nooit waar je gasten bij zijn



Blijf kalm, panikeer nooit waar je gasten bij zijn

De grote dag is aangebroken. Je komt nog eerder uit bed dan normaal en voordat je naar de eventlocatie gaat, check je je mailbox voor mogelijke ontwikkelingen in de planning. Alles lijkt goed te gaan.

 

Geen last-minute wijzigingen, vertragingen of annuleringen. De sprekers zijn gisteren aangekomen, het aantal bezoekers dat hun komst heeft bevestigd is ruim voldoende en alle logistieke details zijn 100% bevestigd en geregeld. Je drinkt je kop koffie en loopt de deur uit, zeker ervan dat je een succesvol evenement zult hebben. Maar wanneer de gasten beginnen binnen te druppelen, doen de eerste problemen zich voor. Je realiseert je dat het registratiesysteem niet alle bezoekers heeft geregistreerd en er zijn geen badges voor de meesten. Ook mist er wat audiovisuele apparatuur en doet de Wi-Fi het niet.

 

Wat doe je dan? Neem even een momentje de tijd, haal eens een paar keer diep adem en probeer het evenement zo gracieus mogelijk te overleven. Waarom? Verplaats jezelf eens in je bezoekers: "Je hebt betaald om naar een evenement te gaan. Je gaat erheen om te genieten van een geweldige omgeving. Je hoopt nieuwe mensen te ontmoeten en om gave dingen te leren. In plaats daarvan kom je aan bij de entree en zie je de eventmanager vloekend heen en weer rennen met een bezorgde blik, terwijl het personeel elkaar vertwijfeld aankijkt."

 

Wat denk je dat dit doet met je algemene ervaring? In paniek geraakte en gestreste eventmanagers en personeel kunnen een negatieve indruk wekken bij je bezoekers. Dus wat er ook fout gaat tijdens je evenement, denk altijd om de volgende regels.

 

 

Regel #1. Verberg je paniek

Hier is de harde waarheid: zelfs als jij weet dat je evenement in elkaar dreigt te storten, mogen je bezoekers hier niets van merken. Een professional zijn betekent immers niet dat je ieder potentieel probleem kunt voorzien en oplossen. Een professional zijn betekent dat je accepteert dat je geen volledige controle hebt over hoe alles gaat, maar dat je weet dat je mogelijke uitdagingen aankan. Dus onthoud dat wanneer 'een catastrofe' zich voordoet. Verberg je wanhoop voor je publiek en los de problemen snel op.

 

 

Regel #2. Vergeet niet te glimlachen

Soms komen bezoekers naar je toe met relatief onbelangrijke vragen, terwijl je nét bezig bent met diverse prangende zaken zoals annuleringen, vertragingen, slechte service op het evenement, technische problemen, etc. Wees alsjeblieft niet onbeleefd. Begroet je bezoekers altijd met een lach, luister naar wat ze te zeggen hebben, en verwijs ze netjes door naar één van je teamleden die hen kan helpen.

 

 

Regel #3. Wordt nooit kwaad

Wat is het ergste wat kan gebeuren? Dat je evenement uit elkaar valt? Nee. Het ergste wat kan gebeuren tijdens een evenement is dat je bezoekers zien dat je kwaad wordt op je personeel of zelfs op een andere gast. Zelfs wanneer iemand je ontzettend op de zenuwen werkt, of je je vanbinnen ontzettend zorgen maakt, mag je nooit gewelddadig of agressief worden!

 

 

Regel #4. Blijf kalm

Je denkt misschien dat je bij het organiseren van een evenement je werkelijke gevoelens moet verbergen. Dat klopt. Bezoekers willen niet zien dat je het moeilijk hebt terwijl je het evenement runt. Het is jouw werk om de indruk te wekken dat alles vlot en gemakkelijk gaat. Maak je geen zorgen: dit komt met ervaring. Maar probeer tot die tijd niet je pokerface te verliezen als je je onder je gasten begeeft.

 

 

Regel #5. Stel mensen aan om bezoekers te helpen

Als je de tijd en de ruimte wilt hebben om problemen op te lossen die zich (vrijwel zeker) voor zullen doen op het evenement, instrueer je een paar personeelsleden om de bezoekers te helpen. Op deze manier zul je je gemakkelijker kunnen concentreren op de problemen die zich voordoen.

 

 

Call-to-action

Kun je je nog de laatste keer herinneren dat je in paniek raakte op een evenement? Of de laatste keer dat je kwaad werd? Wat was de reden? Hoe loste je het probleem op dat deze reactie bij je opwekte? Wat had je te verliezen?

 

Analyseer je eigen gedrag en probeer uit te zoeken waardoor je in paniek raakte of uit je slof schoot. Vervolgens probeer je te kijken hoe je deze reactie kunt vermijden. Wees je altijd bewust van de indruk die je wekt en het gedrag dat je vertoont in het bijzijn van anderen. En vergeet nooit dat het succes van je evenementen grotendeels afhangt van de menselijke factor en de werkomgeving die je weet te creëren.

01-03-2017

Comments

Meld je hier aan om te reageren



Lees ook

Hoe sponsors aantrekken voor je evenementHoe sponsors aantrekken voor je evenement
Waarom je voor altijd 'startup' moet blijvenWaarom je voor altijd 'startup' moet blijven
Backstage bij Ubuntu - Winnaar 'Middelgrote evenementen GroeneVent Award 2016'Backstage bij Ubuntu - Winnaar 'Middelgrote evenementen GroeneVent Award 2016'
Advertenties

In de kijker

RDM Rotterdam

RDM Rotterdam

RMD Rotterdam heeft twee unieke, industriële evenementenlocaties die volop inspiratie bieden voor tal van zakelijke en culturele evenementen.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTS - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Saturday
Meer weer

Vacatures

  1. 28-06Perfect+ Event Productions zoekt event producer
    Perfect+ Event Productions
    West-Vlaanderen
  2. 20-06Sales medewerker
    Breepark
    Noord-Brabant
  3. 19-06Videotechnicus
    Novid nv
    Antwerpen