TIP! - Checklist budget evenementen



TIP! - Checklist budget evenementen

Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet. Met onderstaande checklist, die zeker niet ambieert allesomvattend te zijn, helpen we je op weg om je budgettering zo gedetailleerd en compleet mogelijk te maken.

 

Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken. 

 

Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.

 

 

Budget checklist evenementen

Communicatie

❐ Website

❐ Drukwerk

❐ Marketing

❐ Mobiele applicatie

❐ Social media

❐ Ticketing (vaste kosten of commissie?)

❐ …

 

Locatie/tent

❐ Zaalhuur

❐ Vestiaire

❐ Podium/dansvloer

❐ Meubilair, tribune ...

❐ Inrichting en decoratie

❐ Voorzieningen kleedruimte

❐ Bewegwijzering

❐ Parkeerkosten

❐ Toiletten (vergeet de toiletdames niet)

❐ Verwarming/airconditioning

❐ Schoonmaak

❐ ...

 

Catering

❐ Catering

❐ Drank

❐ Crewcatering

❐ Bestek, glaswerk, servies, tafellinnen

❐ Bars, buffetten ...

❐ ...

 

Invulling

❐ Entertainment

❐ Dagvoorzitters en sprekers

❐ Activiteiten (workshops ...)

❐ Kinderanimatie

❐ Muziek

❐ Auteursrechten: Sabam (B) of Buma (NL)

❐ ...

 

Audiovisuele ondersteuning

❐ Projectie

❐ Plasma- en LCD-schermen

❐ Microfoons

❐ Geluidsinstallatie

❐ Lichtinstallatie

❐ Videocaptatie of fotoreportage

❐ Special effects (vuurwerk, sneeuw ...)

❐ Wifi-netwerk

❐ Hybride events (live streaming …)

❐ ...

 

Personeel

❐ Floor- en eventmanager(s)

❐ Veiligheidscoördinator

❐ Hostesses

❐ Parkeerwachters

❐ Beveiliging

❐ EHBO-team

❐ Stagehands/techniek

❐ Cateringpersoneel (obers ...)

❐ Vestiaire- en toiletdames

❐ Tolken/vertalers

❐ ...

 

Diversen

❐ Portokosten

❐ Giveaways

❐ (vip)vervoer

❐ Hotelkosten

❐ Vergunningen en verzekeringen

❐ Eventuele schade of diefstal

❐ Elektriciteit, water ...

❐ Afvalverwerking

❐ Logistiek

 

Organisatiekosten (in- en extern)

 

BTW en belastingen

 

Onvoorziene kosten

(voorzie 10 procent)

 

Meer tips en tools om jouw evenement te organiseren

 


EVENTS - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTS 2.


Bestel EVENTS 2 nu via onze webshop!
 

 


08-01-2017

Comments

Meld je hier aan om te reageren



Lees ook

Ultieme kartingrace van het jaarUltieme kartingrace van het jaar
Ontdek de VIP-formules van Filmfestival OostendeOntdek de VIP-formules van Filmfestival Oostende
Jouw meeting anders organiseren? Whales On Waves lanceert iConference 3.0Jouw meeting anders organiseren? Whales On Waves lanceert iConference 3.0
Advertenties

In de kijker

Nekkerhal

Nekkerhal

Ontdek de nieuwe blackboxruimte in Nekkerhal.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTS - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Monday
Meer weer

Vacatures

  1. 24-03Zelfstandig magazijnier (m/v)
    Event Flooring Services
    Oost-Vlaanderen
  2. 03-03Actieve planner Brussel
    MaisonRouge
    Vlaams-Brabant [+Brussel]
  3. 23-02Assistent Projectleider
    Van Ham Tenten & Podia bv
    Noord-Brabant