7 essentiële tips voor hybride events



7 essentiële tips voor hybride events

Op hybride evenementen is zowel een live als een online publiek aanwezig. Die online kijkers zitten ver weg, alleen achter hun scherm, met alle mogelijke afleidingen binnen handbereik. Je moet dus heel wat uit de kast halen om de aandacht van deze virtuele deelnemers vast te houden tijdens het livestreamen van je evenement.

 

Houd je rekening met deze 7 essentiële elementen, dan lukt dat gegarandeerd.

 

1. Goed begonnen, half gewonnen

Een grondige voorbereiding is cruciaal bij hybride evenementen. Technisch kan er altijd iets mis gaan. Daarom wordt alles best goed op voorhand getest: slides, video’s, live streaming, connecties,. Duidelijke deadlines voor het opleveren van materiaal en respect voor deze deadlines zijn dan ook een must. Last minute wijzigingen vormen altijd een risico. En niets is zo dodelijk voor de aandacht van een online kijker, als een technische storing.

 

2. Bereid je spreker voor

Ook je spreker is best goed gebrieft. Informeer hem over de technische aspecten van het live streamen. Waar houdt hij best rekening mee? Wat kan hij verwachten? Hoe reageert hij best bij technische problemen? Hoe communiceer je met hem? Waar staan de camera's? Op welke manier gaat hij daar mee om? Al deze facetten praat je grondig door. En geef je spreker tijd om te wennen. Voorzie eventueel enkele repetities.

 

3. Modereren is 'key' 

Een goede moderator zorgt voor de interactie tussen de spreker, het live publiek en de online deelnemers. In het beste geval heb je er twee: een online facilitator en een live gastheer. Elk met zijn eigen rol en verantwoordelijkheid en zijn specifieke briefing. En ze zijn ook best goed op elkaar ingespeeld zodat de ‘online gastheer’ vragen en reacties van het virtuele publiek kan brengen in de ‘live’ sessie.

 

4. Betrek het online publiek

Vraag spreker en moderator zich ook rechtstreeks naar het online publiek te richten om het te verwelkomen. Laat hen daarbij recht in de camera kijken. De gastheer vertelt ook hoeveel online kijkers er zijn. En uit welke landen of streken ze komen.

 

5. Vul de pauzes op

Niets zo vervelend als zitten kijken naar een lege vergaderzaal. Voorzie daarom extra content voor de online bezoekers tijdens de koffie- en lunchpauzes. Reportages, korte interviews, gesprekken in de marge of achter de schermen van het event, ... 

 

6. Respecteer de timing

Online kijkers loggen soms enkel in voor een specifiek item of een welbepaalde spreker. Zorg dus dat de timing 100% gerespecteerd wordt.

 

7. Interactie verloopt anders

Stel je vragen aan je publiek, houd er dan rekening mee dat op de antwoorden van de online kijkers wat vertraging kan zitten, vergeleken met de directe antwoorden van het live publiek. Online kijkers zitten meestal ook alleen voor hun scherm. Onderlinge discussies zoals bij een live publiek, kunnen dus niet. Je kan de kijkers wel vragen via sociale media te reageren. Een poll, een stemming of vragen stellen kan uiteraard wel mits je over de juiste tools beschikt zoals een specifieke webpagina of de eventapp.

25-04-2015

Comments

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan

Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

 



Lees ook

TIP! - Projectmanagement voor eventsTIP! - Projectmanagement voor events
Hoe begin je je carrière als eventplanner?Hoe begin je je carrière als eventplanner?
GDPR en het verantwoordelijkheidsprincipeGDPR en het verantwoordelijkheidsprincipe
Advertenties

In de kijker

Losberger De Boer

Losberger De Boer

Professional in het bouwen van tijdelijke event structuren.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTPLANNER - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Saturday
Meer weer

Vacatures

  1. 14-11Sales/accountmanager
    Breepark
    Noord-Brabant
  2. 10-11(On)gewoon creatieve grafische vormgever
    JADA events
    Antwerpen
  3. 30-10Flexibele jobstudenten gezocht als spelleider
    iChallenge bvba
    Vlaams-Brabant [+Brussel]