Bestseller auteur Seth Godin schreef een leuke blogpost vol nuttige tips over de conference call: Conference call hygiene. Voor je de tips begint te lezen, bekijk je misschien best eerst deze video.
Grappig, maar oh zo herkenbaar! Voor al diegenen die al zinloze en pijnlijke conference calls hebben meegemaakt, op zijn blog verklapt Seth enkele algemene principes om de conference call 'proper' te houden.
- Als je twijfelt over het nut van een conf call, doe er dan geen.
- Tegenwoordig weet iedereen exact hoe laat het is. Check in 10 seconden voor de vergadering start. Eén minuut te laat is te laat.
- Als je regel 1 niet hebt gevolgd, volg dan wel deze: 10 minuten is de maximale lengte van een conference call. Over en uit.
- Als de vergadering maar 10 minuten duurt, dan is dat goed. Je hebt nu tijd over om te rusten, de hond uit te laten en om je onverdeelde aandacht te geven aan je collega's.
- Als je niet van plan bent om iets te zeggen, doe dan niet mee. Als het nodig is, kan je later de opname beluisteren. Of nog beter: vraag de notities van de andere deelnemers, samengevat in 8 puntjes. Zo sparen jij en je deelnemers nog eens tijd.
- Nu we het toch over audio-opnames hebben: dat is een heel krachtig communicatiemiddel als je iets wil laten weten. Je boodschap opnemen en opsturen naar je collega’s is heel sterk. Wij zijn helemaal voor. Maar verwar dit niet met een zogenaamde vergadering waarin jij spreekt en van ons verwacht dat we in stilte luisteren. Dat is geen vergadering en op die manier doet een conference call echt afbreuk aan wat je wil bereiken.
Seth Godin besluit met een waarheid als een koe: als we in een fabriek dingen maken, dan verwachten we dat dat consistent, rationeel, doordacht en economisch gebeurt. Velen van ons werken in een systeem waarin we beslissingen moeten nemen, vergaderingen moeten houden en ideeën moeten verkopen. Het is niet meer dan normaal dat we hierbij eenzelfde transparantie en vakmanschap verwachten als in de fabriek. Ook als dat over de telefoon gebeurt. Wie wil daar eens een conference call over opzetten?
Bron: Seth Godin
