Iedereen hamert op een goede briefing, of het nu voor de dagvoorzitter is, de eventmanager, de cateraar, de sprekers, de locatiebeheerder, of noem maar op. Maar wat is nu eigenlijk een goede briefing?
Zeker niet de bijna militaire commando's die ik met regelmaat mag ontvangen; en dat meestal zo kort voor aanvang van de bijeenkomst, dat iedere aanpassing uitgesloten is. Dat is geen briefing, dat is een opdracht.
Natuurlijk, een goede briefing stelt een aantal zaken helder vast: doel, doelgroep, boodschap, achtergrondinformatie. Maar een goede briefing is vooral een basis voor een open brainstorm onder professionals.
Ik blijf even bij mezelf als dagvoorzitter: opdrachtgevers gebruiken mijn expertise pas echt optimaal, als er tijd en ruimte gegeven wordt om samen te schaven aan het programma. Te vaak blijkt alles al in beton gegoten, zijn keuzes gemaakt die mijn optreden bemoeilijken en het succes van de bijeenkomst verminderen.
Liever krijg ik de ruimte om samen met mijn opdrachtgever te kneden, net zo lang tot het programma optimaal is; inhoudelijk en creatief. Ik heb immers verstand van zaken, waar mijn opdrachtgever niets van weet: interactie, groepsdynamiek, werkvormen, programmaopbouw. En omgekeerd weet de opdrachtgever heel veel van zaken, die voor mijn nieuw zijn.
Door samen op te trekken bij het vertalen van de briefing naar een concept en draaiboek, wint iedereen: de leverancier, de opdrachtgever en vooral de deelnemer aan de bijeenkomst. Een evenement is immers geen operatie die met militaire precisie uitgevoerd dient te worden, maar een creatief proces.
