Gefeliciteerd, jij bent nu de eventplanner

De meeste eventplanners worden niet aangenomen. Ze worden het per ongeluk, op de dag dat iemand naar hun bureau loopt en zegt: "Je bent hier goed in, kun jij de klantendag regelen?" Of de teamdag buiten kantoor. Of het kerstfeest, de productlancering, het 20-jarig jubileum.

De persoon aan dat bureau was geen eventplanner. Het was een office manager, een marketeer, een directieassistent, een salesmanager met een vrije middag. En nu moeten ze een evenement organiseren, naast de baan waarvoor ze eigenlijk zijn aangenomen. Ben jij die persoon, dan is dit artikel voor jou. Uit recent onderzoek in Australië en Nieuw-Zeeland bleek dat 87% van de organisatoren evenementen naast hun hoofdfunctie organiseerde. Er is geen reden om aan te nemen dat dit in Europa en de VS anders is. De meeste evenementen ter wereld worden georganiseerd door mensen die zichzelf nooit 'eventplanner' zouden noemen op LinkedIn.

Dat is op zichzelf geen probleem. Eventplanners die dit naast hun andere werk doen, organiseren elke week goede evenementen. Het probleem is dat niemand ze ooit heeft verteld welke onderdelen van het werk riskant zijn. Fulltime eventplanners hebben niet meer talent, ze hebben littekens, en die littekens zijn gewoontes geworden. Vijf van die gewoontes doen het meeste werk. Je hebt er geen ervaring voor nodig. Je moet ze alleen op tijd toepassen.

Gewoonte één: plan terug vanaf de datum, niet vooruit vanaf vandaag

De toevallige eventplanner opent een document en begint een takenlijst te maken. Locatie boeken, uitnodigingen versturen, catering regelen, naamkaartjes bestellen. Het voelt productief, en het is de eerste fout, want een takenlijst houdt geen rekening met tijd. Alles op de lijst lijkt even dringend, waardoor niets dat is.

Professionals doen het omgekeerde. Ze beginnen bij de datum van het evenement en werken terug, waarbij ze bij elke stap één vraag stellen: wat moet er op deze datum geregeld zijn voordat het volgende kan gebeuren? De cateraar moet 10 dagen van tevoren het definitieve aantal gasten weten. Daarvoor moeten de inschrijvingen gesloten zijn. Om inschrijvingen te krijgen, moet er een uitnodiging zijn verstuurd, zes weken eerder. Voor de uitnodiging zijn een locatie, datum en programma nodig, wat betekent dat de locatie als eerste werd geboekt.

Als je het zo opschrijft, is je evenement niet langer een lijst. Het is een keten, en een keten heeft een kritieke route: de korte reeks data waarvan al het andere afhangt. Meestal zijn dat er maar vijf of zes. Locatie bevestigd. Uitnodigingen verstuurd. Inschrijvingen gesloten. Definitieve aantallen doorgegeven aan leveranciers. Deadline voor drukwerk en bewegwijzering. Opbouwdag. Mis je een van die momenten, dan verschuift het hele evenement. Mis je iets anders, dan kun je het oplossen.

Zet die vijf of zes data deze week in een agenda met herinneringen. Wil je liever een structuur met taakverantwoordelijken en deadlines die al rekening houdt met hoe evenementen worden opgebouwd, dan kan een tool voor eventprojectmanagement daarbij helpen. Het gaat niet om de tool. Het gaat erom dat je vandaag weet welke data je niet kunt verplaatsen.

Gewoonte twee: één eigenaar per beslissing

De meest voorkomende zin bij een evenement dat misloopt, is "we moeten nog steeds beslissen over de catering". Het woord dat hier problemen veroorzaakt, is we. Een beslissing waar een groep verantwoordelijk voor is, is een beslissing waar niemand verantwoordelijk voor is. Daardoor blijft ze liggen tot ze botst met een deadline, waarna iemand overhaast een slechte beslissing neemt.

Professionals wijzen elke openstaande beslissing toe aan één met naam genoemde persoon, met een datum waarop de beslissing genomen moet zijn. Niet de persoon die het werk uitvoert, maar de persoon die ja mag zeggen. Bij veel zakelijke evenementen zijn dat verschillende mensen, en in die kloof verdwijnen weken. Misschien wil je CEO de keynote-spreker goedkeuren. Prima. Zet dan de naam van de CEO bij die beslissing, met de datum, en achtervolg diegene net als elke andere leverancier.

Houd een kort beslislogboek bij: de beslissing, de verantwoordelijke, de deadline en, zodra de beslissing is genomen, wat er is besloten en wanneer. Het kost vijf minuten per week om bij te houden. Het bespaart je het gesprek drie weken voor het evenement waarin een leidinggevende zegt: "Daar heb ik nooit mee ingestemd", terwijl jij niets hebt om het tegendeel te bewijzen.

Gewoonte drie: behandel elk aantal als vergankelijk

Het aantal aanwezigen is het belangrijkste cijfer voor je evenement, en het klopt niet meer vanaf het moment dat je het opschrijft. Het klopt niet op de dag dat je de locatie boekt, omdat de uitnodiging nog niet is verstuurd. Het klopt niet als de inschrijvingen de week ervoor sluiten, want mensen schrijven zich in en komen niet opdagen. Het klopt niet op de ochtend van het evenement, want sommige mensen die hadden gezegd niet te komen, komen toch opdagen.

Ervaren eventplanners houden nooit één aantal bij. Ze houden er drie bij: uitgenodigd, ingeschreven, verwacht. Het laatste is het enige aantal dat ertoe doet voor je cateraar, je locatie en je budget, en het ligt altijd lager dan het tweede. Afhankelijk van het soort evenement, of deelname gratis of betaald is en hoe lang van tevoren mensen zich inschrijven, kan het percentage afwezigen bij gratis zakelijke evenementen ruim boven een kwart van de inschrijvingen uitkomen. Iedereen die een gratis ontbijtsessie heeft georganiseerd, kent het gevoel van vijftig naamkaartjes en tweeëndertig mensen.

Houd dus in je planning rekening met het verschil. Bestel catering voor het verwachte aantal, niet het aantal inschrijvingen. Vraag je locatie wat de deadline is voor de definitieve aantallen en wat het kost om daarna nog omhoog of omlaag bij te stellen. Stuur twee dagen van tevoren een herinnering met de vraag of mensen hun komst willen bevestigen of afzeggen, en zeg duidelijk dat afzeggen geen probleem is, je wilt het liever weten. Doe daarna iets wat de meeste eventplanners die dit naast hun andere werk doen nooit doen: noteer achteraf de aantallen ingeschreven en aanwezige gasten. Na twee of drie evenementen ken je je eigen percentage afwezigen, en dat is nauwkeuriger dan welke branchebenchmark dan ook.

Beheer je inschrijvingen in een spreadsheet, dan werkt dat een tijdje. Als dat niet meer werkt, meestal rond de tweede keer dat je je afvraagt: "Had ze nou gezegd dat ze kwam of niet?", geeft registratiesoftware met inchecken bij de deur, zoals Tickets van eventplanner.net, je automatisch de drie aantallen. Maar nogmaals: het gaat om de gewoonte, niet om de software.

Gewoonte vier: de dag zelf is een andere taak, dus schrijf het draaiboek

Alles tot de ochtend van het evenement is projectmanagement. De dag zelf draait om de uitvoering en vraagt om een ander document. Eventplanners noemen het een draaiboek of callsheet, en het maakt het verschil tussen mensen die dit eerder hebben gedaan en mensen die dat niet hebben.

Een draaiboek beschrijft het evenement van minuut tot minuut, van de eerste levering tot de laatste persoon die vertrekt. Elke regel bevat een tijd, wat er gebeurt, wie verantwoordelijk is en waar diegene moet zijn. De AV-leverancier komt om 07:30 aan, niet "in de ochtend". Jij brief de CEO om 08:40 in de greenroom, niet "voor aanvang". De locatie zorgt om 10:15 voor verse koffie, iets wat iemand daadwerkelijk met de locatie heeft bevestigd.

Er staat ook een kolom in die de meeste nieuwkomers weglaten: telefoonnummers. Van elke leverancier, elke spreker, de locatiemanager van dienst en de persoon met de sleutel van de opslagruimte. Op de dag zelf heb je geen tijd om iets op te zoeken. Het draaiboek wordt twee dagen van tevoren naar iedereen met een rol gestuurd en uitgeprint, want om 07:30 bij een laadperron is wifi niet je vriend.

Als je het draaiboek schrijft, komen de vragen naar boven die je nog niet hebt gesteld. Wie haalt de spreker op bij de receptie? Wat gebeurt er met de jassen? Wie heeft besloten of de deuren om 08:30 of 08:45 opengaan, en weet de locatie dat? De helft van de waarde van een draaiboek zit in de hiaten die je tijdens het schrijven ontdekt. Drie weken later waren die je opgevallen.

Een spreadsheet is prima. Wil je een sjabloon met de juiste kolommen, waarin iedereen alleen de eigen regels ziet, dan is de software voor Draaiboeken precies daarvoor gemaakt.

Gewoonte vijf: een post voor onvoorziene kosten en een beslissing over wie die mag uitgeven

Vraag een toevallige eventplanner naar het budget voor het evenement en die geeft je een bedrag. Vraag wat erin zit en het antwoord eindigt vaak met "...en volgens mij is dat alles". Dat is het nooit. Er is de extra AV-technicus die de locatie nodig heeft. De dieetwensen die binnenkwamen nadat de catering was bevestigd. De bewegwijzering die opnieuw gedrukt moest worden omdat iemand de titel van het programma had gewijzigd. Het parkeren. Er is altijd parkeergelegenheid nodig.

Professionals begroten ook wat ze nog niet weten. Reserveer ongeveer 10 procent voor onvoorziene kosten bij een eenvoudig zakelijk evenement, meer voor alles wat buiten plaatsvindt, een ingewikkeld programma heeft of iets wat je nog niet eerder hebt gedaan. Dit is geen opgeklopt budget. Het is een eerlijke constatering dat je nog niet alles weet, op het moment dat je dat het goedkoopst kunt toegeven.

De tweede helft van deze gewoonte is net zo belangrijk als de eerste: beslis vooraf wie het bedrag voor onvoorziene kosten mag uitgeven en tot welk bedrag, zonder het te hoeven vragen. Op de dag van het evenement vertelt de cateraar je dat de oven van de locatie het niet doet en dat ze voor een paar honderd euro een mobiele oven kunnen laten komen. Je moet binnen dertig seconden ja kunnen zeggen. Als het antwoord "Ik moet het even bij finance navragen" is, heb je een probleem dat je met geen enkele hoeveelheid planning kunt oplossen.

Houd het budget bij in een actueel document, waarin elke post is gemarkeerd als geschat, geoffreerd of gefactureerd, zodat je op elk moment kunt zien hoeveel nog onzeker is. Dat kan met een spreadsheet. Organiseer je meerdere evenementen per jaar of verschillende versies van hetzelfde budget naarmate het programma verandert, dan houdt de software voor Budgets de versies synchroon. Zo is het bedrag dat je aan je manager laat zien ook echt het juiste bedrag.

De gewoonte na het evenement

Er is een zesde gewoonte, en die maakt van een eventplanner die dit naast ander werk doet een goede eventplanner. Ga binnen 48 uur na het evenement, terwijl alles nog vers in je geheugen zit en voordat de bedankmails zijn verstuurd, twintig minuten zitten en schrijf drie lijstjes: wat goed ging, wat fout ging en wat je anders zou doen. Noteer ook de cijfers: uitgenodigd, ingeschreven, aanwezig, budget tegenover werkelijke kosten.

Niemand zal je om dit document vragen. Niemand bij je bedrijf zal het lezen. Maar over elf maanden, wanneer iemand weer naar je bureau loopt en zegt: "Dat ging vorig jaar heel goed, zou jij...", open je het document en ben jij degene in de ruimte die al weet wat de catering echt heeft gekost en hoeveel mensen er daadwerkelijk naar een gratis ontbijtsessie kwamen. Dat is wat ervaring is. Het zijn gewoon notities die je hebt bijgehouden.

De versie van één pagina

Deze week vijf of zes kritieke data in een agenda. Eén met naam genoemde verantwoordelijke en een deadline voor elke openstaande beslissing, in een logboek. Drie aanwezigheidsaantallen, met catering besteld voor het laagste aantal. Een draaiboek met tijden, namen, plaatsen en telefoonnummers, uitgeprint en twee dagen van tevoren verstuurd. Een post van ongeveer tien procent voor onvoorziene kosten, en een schriftelijk antwoord op de vraag wie dat bedrag mag uitgeven. En twintig minuten met een notitieboekje, twee dagen later.

Hiervoor heb je geen vaardigheden nodig. Je moet het alleen doen voordat de week aanbreekt waarin je het plotseling nodig hebt. Mensen die beroepsmatig evenementen organiseren, zijn op de dag zelf niet rustiger dan jij. Ze hebben de meeste paniek alleen een maand eerder verplaatst, wanneer het goedkoper is.

En weet wanneer het niet jouw evenement is om te plannen

Er is nog een laatste gewoonte, en daarvoor heb je het meeste zelfvertrouwen nodig: weten wanneer je moet stoppen. Met de vijf gewoontes hierboven kun je een klantendag voor zestig mensen of een teamdag buiten kantoor in een hotel organiseren. Maar ze zijn niet genoeg voor een productlancering met 400 gasten, een livestream, een bekende presentator en een CEO wiens naam in het persbericht staat. Op een gegeven moment is een evenement niet langer een taak die iemand je heeft gegeven, maar een baan waarvoor anderen jarenlang worden opgeleid.

De vraag die je jezelf moet stellen is eenvoudig. Wat kost het als dit misgaat, in geld, in reputatie en in het volgende gesprek met die klant? Maakt het antwoord je ongemakkelijk, dan is dat het moment om een professioneel evenementenbureau in te schakelen. Niet omdat jij het niet kunt, maar omdat de kosten van een bureau bekend zijn en de kosten van een evenement dat misgaat niet. Jij blijft verantwoordelijk. Je doet het alleen samen met iemand die al eens heeft meegemaakt dat de oven kapotgaat en het nummer van de mobiele ovenleverancier onder de snelkeuzetoets heeft staan.

Dat betekent niet dat de toevallige eventplanner heeft gefaald. Het is het eerste wat professionele eventplanners leren.