Natuurlijk heeft de nieuwe veiligheidsraad de corona-maatregelen niet verder versoepeld. Zeker niet op vlak van events. Het dreigende kantelpunt naar opnieuw meer besmettingen, lokale nieuwe uitbraken in bepaalde Europese regio's, ... er is te veel onzekerheid om volgende stappen te zetten en verder terug te keren naar het 'oude normaal'.
Jammer? Natuurlijk wel... anderzijds kan niemand het nu nog ontkennen: de eventmanager wordt meer en meer een crisismanager. Dat is een switch die niet zomaar gaat overwaaien. Voor wie deze realiteit nog niet onder ogen wou zien is het devies duidelijk: er is werk aan de winkel!
Dikkere Van Dale
Het grote woordenboek van de eventsector heeft de afgelopen maanden een lijvige extra katern gekregen. Tot het standaard jargon behoren nu begrippen zoals: preventiemaatregelen, flow management, risico’s inventariseren en beheersen, database management, eenheid van commando, voortschrijdend inzicht, crisisbeheer, goede huisvader, Plan - Do - Check - Act, ...
Dat zijn allemaal begrippen die we vooral uit een andere context kennen: uit de wereld van crisismanagement, rampencoördinatie en preventie. Logisch want de realiteit rond covid-19 noopt iedereen tot een drastische mindswitch. Iedereen moet zich aan die realiteit aanpassen, willen of niet.
Niets nieuws onder de zon
Maar is dat allemaal wel zo nieuw? Is een event niet altijd een ramp die je moet proberen vermijden? Is de basis niet dat alles verkeerd loopt, tenzij je ervoor zorgt dat het niet verkeerd loopt? Dekselse Murphy! Stelt het coronavirus niet gewoon die uitdaging nog scherper?
Dat is natuurlijk zeker het geval. Het was misschien niet voor iedereen altijd even duidelijk: maar een event goed organiseren is veel meer dan een logistieke en creatieve operatie. Het is veel meer dan een concept, eten, drinken, party, … Deze crisis is hopelijk een ‘point of no return’ om niet langer lichtzinnig te hopen op een goede afloop van een evenement.
Een event was altijd al een ramp die je moest proberen vermijden. Corona stelt die uitdaging enkel nog scherper.
Publiek als minst grijpbare factor
Als preventieadviseur niveau 2 ben ik zelf al sinds jaren bepleiter om eventmanagers eerder te gaan zien als risico-beheerder dan (enkel) als creatief organisator. Met mijn opleiding rampenmanagement weet ik dat als het misloopt je duidelijke structuren moet hebben, scenario’s, back-up plannen en investering moet gedaan hebben in communicatielijnen die helder zijn.
In die visie hebben we allemaal onze verantwoordelijkheid te nemen. Elk event is opgebouwd rond een triple helix model waarin zowel de organisator, de overheid als de bezoeker een rol speelt. En die laatste factor is minder grijpbaar, maar nu juist de belangrijkste: de bezoeker. Je kan een event nog zo goed inrichten dat alle regels rond corona gevolgd kunnen worden. Als je publiek 'foert' zegt, heb je amper verweer.
Toch is ook het gedrag van die bezoeker te sturen, te managen en te beheersen door goede organisatie, monitoring en communicatie. Maar dat vergt een nog grotere focus op het gehele plaatje, op crisismanagement en op elk event als een potentiële ramp. Bij events zal dit nog lang de realiteit blijven.
Kan de crisismanager dan nu opstaan? Er ligt werk op de plank!
