Dit zijn de gebruiksvoorwaarden van het eventplanner.eco sustainability label, uitgegeven door eventplanner.net, een merk van Pink Minds Media bv (Moleneinde 10, B-2381 Weelde, Belgium, VAT number BE 0892 854 217). Je kan ons bereiken via info@eventplanner.net.

Behalve ondubbelzinnig en schriftelijk andersluidend akkoord, hebben de huidige voorwaarden betrekking op het door eventplanner.net uitgegeven eventplanner.eco sustainability label, inbegrepen de labelkost en eventuele audits. Deze voorwaarden gelden boven alle andere voorwaarden, inbegrepen algemene voorwaarden van de aanvrager/gebruiker, die uitdrukkelijk worden verworpen.

Door beroep te doen op of gebruik te maken van een dienst van eventplanner.net in het kader van het duurzaamheidslabel, erkent de klant en/of de gebruiker dat hij een exemplaar van onderhavige voorwaarden heeft ontvangen dan wel er voorafgaandelijk kennis van heeft genomen, dat deze hem tegenstelbaar zijn en aanvaardt hij op onherroepelijke wijze de toepassing ervan.

Met het aanvragen van het eventplanner.eco-label gaat de aanvrager ook akkoord met de algemene verkoopsvoorwaarden en gebruiksvoorwaarden van het eventplanner.net-platform:

• Algemene verkoopsvoorwaarden
• Gebruiksvoorwaarden van het eventplanner.net-platform

Wij vragen je bij de aanvraag van het label om expliciet te bevestigen dat je deze gebruiksvoorwaarden hebt gelezen en aanvaardt.

Als een organisatie (onderneming, bedrijf, rechtspersoon, natuurlijke persoon, hierna: 'de aanvrager') een aanvraag indient tot het ecolabel, wordt dit onherroepelijk gekwalificeerd als een bindende aanvraag die op het moment van de ontvangstbevestiging door eventplanner.net wordt aanvaard. Dit kan de vorm aannemen van een bevestiging van de aanvraag, van het verstrekken van informatie e.d. meer.

Door het indienen van een aanvraag tot lidmaatschap, verbindt de aanvrager er zich toe om hoe dan ook het bedrag voor een eerste labelcertificatie te voldoen en verstrekt hij een opdracht tot certificatie aan eventplanner.net. Dit bedrag is verworven voor eventplanner.net, zelfs al beslist de aanvrager later om zich terug te trekken of wanneer uit het certificatieproces blijkt dat de aanvrager niet aan de criteria voldoet. Het bedrag dient te worden voldaan van zodra de aanvrager een verzoek tot betaling/factuur vanwege eventplanner.net ontvangt.

Elke certificatie geldt voor één welbepaald merk/product en voor één specifieke bedrijfspagina. Een bedrijf dat meerdere locaties beheert, heeft bijvoorbeeld een label per locatie nodig.

Een auditvergoeding van 350 euro (exclusief btw) is verschuldigd bij aanmelding voor de initiële audit, alsook elke her-audit (3 jaarlijks, of tussentijds bij wijzigingen waarna de gebruiker een nieuwe audit moet aanvragen).

De auditvergoeding wordt op het moment van de aanvraag gefactureerd.

Naast de auditkosten is er een jaarlijkse bijdrage van 250 euro (exclusief btw) aan het programma. De jaarlijkse bijdrage is voor het eerst verschuldigd meteen na de toekenning van het label en wordt vanaf dan automatisch en jaarlijks gefactureerd.

Als er meer dan 5 labels tegelijk nodig zijn en worden aangevraagd, zijn er volumekortingen van toepassing.

De gebruiker mag het ecolabel enkel op zijn eigen website en/of andere uitgaande communicatie plaatsen indien deze de daartoe bestemde certificatieprocedure succesvol heeft doorlopen en eventplanner.net dit label expliciet en schriftelijk heeft toegekend.

Om het eventplanner.net-ecolabel te verkrijgen en te behouden, verbindt de aanvrager er zich toe de volgende certificatieprocedures en regels in acht te nemen:

• Een aanvraag kan alleen ingediend worden door een bedrijf actief in de evenementensector (bepaald door de categorieën beschikbaar op het eventplanner.net-platform. De aanvrager dient tevens over een eventplanner.net-bedrijfspagina te beschikken (het certificaat wordt aan de pagina gekoppeld), ongeacht of dit een gratis of premium versie is.
• Hij is verplicht om de eventplanner.net vragenlijst over de duurzaamheidsambities waarheidsgetrouw in te vullen, alsook alle documenten, specificaties en andere informatie benodigd om te oordelen of aan de voorwaarden is voldaan, ter beschikking te stellen, en om een bevoegd persoon aan te wijzen als contactpersoon.
• De aanvrager/gebruiker verbindt zich ertoe om enkel waarheidsgetrouwe informatie in te vullen en te bezorgen aan eventplanner.net en zal hiervoor ook bij het finaliseren van de vragenlijst moeten bevestigen dat hij de vragenlijst op eer en geweten waarheidsgetrouw heeft ingevuld zondere enige onjuiste of vervalste informatie.
• Een minimale score van 75/100 is nodig om het eventplanner.eco-label te behalen bij de initiële aanvraag. Bij een her-certificatie na 3 jaar wordt de lat op 80% gelegd, voor alle daaropvolgende her-certificaties op 85%. Dit om aanvragers de kans te geven hun duurzaamheidsambities systematisch uit te bouwen.
• Alle communicatie en documentatie dient in het Engels aangeleverd te worden. Indien officiële documenten niet in het Engels voorhanden zijn dient een vertaling toegevoegd te worden.
• eventplanner.net zal enkel een steekproefsgewijze controle doen van de door de aanvrager/gebruiker opgeleverde informatie.
• eventplanner.net zal, wanneer zij van mening is dat niet aan alle eisen is voldaan of het minimumaantal punten niet wordt behaald, de aanvrager informeren over die aspecten waarin deze niet voldoet.
• Wanneer de aanvrager kan aantonen dat verbeteracties hierop zijn uitgevoerd binnen de door eventplanner.net gestelde tijdslimiet, zodat aan alle eisen wordt voldaan, zal eventplanner.net ervoor zorgen dat alleen de noodzakelijke elementen van de beoordeling worden herhaald.
• Indien de aanvrager geen acceptabele verbeteracties binnen de gestelde tijdslimiet heeft uitgevoerd, zal het eventplanner.net-lid het ecolabel niet mogen dragen. eventplanner.net kan, na uitdrukkelijke kennisgeving en finale mogelijkheid tot verbetering, ook beslissen om de procedure stop te zetten en dus te besluiten tot niet toekenning van het ecolabel. Dit doet echter geen afbreuk aan de auditkost voor de desbetreffende audit.
• Verwijzing naar conformiteit volgens het ecolabel is echter slechts toegestaan voor het product, de dienst of de website die vermeld staat op het certificaat of in eventuele andere bijlagen behorende bij het certificaat.
• Zodra en zolang de aanvrager voldoet aan alle voorwaarden van het ecolabel en het ecolabel werd toegekend aan de aanvrager (hierna 'de gebruiker'), krijgt de gebruiker een vertrouwensprofiel op de website van eventplanner.net. Dit vertrouwensprofiel omvat een volledig rapport van de gebruiker dat volgende zaken omvat: de vragenlijst met de antwoorden van de gebruiker, de scores en eventuele inbreuken begaan door de gebruiker. De aanvrager gaat hier uitdrukkelijk mee akkoord door het label aan te vragen.
• De gebruiker verbindt zich ertoe om de eventplanner.eco-widget (met link naar het volledige rapport op de eventplanner.net-website) op de homepage van zijn website te plaatsen na toekenning van het ecolabel. Bij elke online vermelding van het behaalde eventplanner.eco-label voorziet de aanvrager een link naar het vertrouwensprofiel (dit is essentieel voor de feedbackloop waarbij gebruikers van het eventplanner.net-platform meldingen van inbreuken kunnen maken). De fysieke plakkaat, dewelke elke aanvrager ontvangt na toekenning van het label, dient op een prominente plaats aan de eventlocatie (of kantoren indien het om een ander eventbedrijf gaat) opgehangen te worden. Tegen betaling kunnen bijkomende plakkaten en stickers besteld worden, die op andere locaties kunnen worden opgehangen.
• De gebruiker neemt tevens actief deel aan het reviewplatform van eventplanner.net en geeft klanten zo de mogelijkheid om de prestaties van het bedrijf te prijzen of feedback te geven, inclusief de inspanningen op het gebied van duurzaamheid.
• Indien de gebruiker die reeds eerder aan de eisen van het ecolabel voldeed, zich niet tijdig (binnen 3 jaar) laat herverifiëren, dan wordt het label ingetrokken.

Gezien het systeem van 'verklaring op eer' zal eventplanner.net niet alle stellingen van de aanvrager controleren, maar wel steekproefsgewijs. Bovendien maakt de transparante publicatie van de doelstellingen van de aanvrager het voor iedereen mogelijk om schendingen van de beloofde ambities te melden.

De voorwaarden voor certificering worden gecontroleerd door eventplanner.net.

Het eventplanner.eco-label is 3 jaar geldig waarna een nieuwe audit nodig is om het certificaat te verlengen. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om een nieuwe audit aan te vragen en te laten uitvoeren na deze periode van 3 jaar en/of wanneer zijn situatie verandert en de gebruiker niet meer kan voldoen aan één van de toegezegde duurzaamheidsambities. Audits en her-audits zullen altijd worden uitgevoerd met de laatste versie van de criteria die door eventplanner.net zijn gepubliceerd (het is dus mogelijk dat de eisen in de loop van de tijd strenger worden, aanvullende richtlijnen toevoegd worden en/of andere richtlijnen verplicht gesteld worden).

De uiteindelijke certificering wordt uitgevoerd door eventplanner.net. De beslissing van eventplanner.net is definitief en bindend voor alle betrokkenen. De beslissing kan bijkomende voorwaarden opleggen aan het gebruik van het label en de certificering. De aanvrager/gebruiker aanvaardt onvoorwaardelijk en onherroepelijk dat eventplanner.net in eerste en laatste instantie beslist. Als een aanvrager weigert om zich te schikken naar de beslissing van eventplanner.net, brengt dit van rechtswege mee dat:

• die partij het ecolabel niet mag gebruiken;
• alle verschuldigde bijdragen voor het certificeringsproces ingevolge de ingediende aanvraag verschuldigd en opeisbaar zijn; en
• de desbetreffende partij zijn bedrijfspagina op eventplanner.net kan verliezen.

Om het ecolabel te mogen gebruiken dient de gebruiker voortdurend te voldoen aan de certificeringsvoorwaarden, de ambities waaraan hij zich verbonden heeft, de vermelde gedragscodes, en desgevallend de richtlijnen of reglementen met betrekking tot het gebruik van het label, zoals die van kracht kunnen worden naar aanleiding van de jaarlijkse certificering. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om een nieuwe audit aan te vragen en te laten uitvoeren wanneer zijn situatie verandert en hij niet meer kan voldoen aan een van de toegezegde duurzaamheidsambities.

Als eventplanner.net zelf of ingevolge een melding van een derde een inbreuk vaststelt, zal zij de desbetreffende gebruiker de eerste keer 30 kalenderdagen de kans geven om zich in regel te stellen. Bij gebrek aan regularisatie, kan eventplanner.net beslissen om het label in te trekken (en dit en de inbreuken te publiceren op de website), dan wel om maatregelen in rechte te nemen teneinde het onregelmatig gebruik van of verwijzingen naar het label te laten stopzetten. Bij elke volgende inbreuk kan eventplanner.net onmiddellijk ingrijpen. Onder inbreuk wordt onder meer verstaan ieder onregelmatig gebruik van het eventplanner.net-ecolabel, het niet naleven van de eigen verklaring op eer ten opzichte van de beloofde ambities, dan wel het niet voldoen van de verschuldigde bijdragen voor certificering.

eventplanner.net is geenszins gehouden om doorlopend of periodiek controles uit te voeren bij de gecertificeerde organisaties. Iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon:

• is zelf verantwoordelijk om de de certificeringsvoorwaarden en -richtlijnen na te leven, alsook de beloofde ambities (verklaring op eer) te (blijven) realiseren;
• dient zich te houden aan alle wettelijke bepalingen met betrekking tot diens activiteiten en uitbating na te leven, waarvoor eventplanner.net op generlei wijze verbintenissen op zich neemt, en;
• blijft als enige aansprakelijk voor de inhoud, informatie en andere zaken op zijn website, e-mails, data of andere.

Indien een derde van mening is dat een gebruiker niet meer handelt conform de (minimum)vereisten van het duurzaamheidslabel of duurzaamheidsambities, dan wel foutieve informatie heeft opgegeven bij het invullen van diens vragenlijst, dan kan deze derde dit melden bij eventplanner.net.

eventplanner.net zal de gebruiker zo spoedig mogelijk per e-mail op de hoogte brengen van deze melding en hem in de gelegenheid stellen om zich te verweren. De melding zal vervolgens binnen dertig dagen worden afgehandeld. Indien de gebruiker binnen deze termijn van dertig dagen reageert, zal eventplanner.net op basis van de informatie in de melding en de daaropvolgende communicatie met de melder en de gebruiker oordelen of er inderdaad sprake is van een inbreuk. eventplanner.net neemt de eindbeslissing. Indien de gebruiker niet reageert binnen deze termijn van dertig dagen, dan is eventplanner.net gerechtigd het label in te trekken conform artikel 10.3 van deze voorwaarden. eventplanner.net zal dit doen indien zij inschat dat de melding voldoende zekerheid biedt over de inbreuk (eventueel met bijkomend eigen onderzoek). eventplanner.net neemt in beide situaties (met of zonder feedback van de gebruiker) steeds de eindbeslissing. Ze maakt deze beslissing volledig vrij, naar best vermogen en naar eigen goeddunken en kan hiervoor in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden.

Tijdens de behandeling van de klacht wordt het label niet verwijderd, tenzij eventplanner.net dit omwille van bijzondere omstandigheden noodzakelijk acht.

De aanvrager/gebruiker aanvaardt dat ieder gebruik van het ecolabel inhoudt dat hij aan alle op dat ogenblik geldende certificatievoorwaarden dient te voldoen alsook zich aan de beloofde duurzaamheidsmaatregelen dient te houden, zelfs al houdt dit in dat hij op een bepaald ogenblik een bijkomende certificatie moet aanvragen.

Het is uiteraard ook aan de aanvrager/gebruiker om de adviezen van eventplanner.net na te komen, op te volgen en uit te voeren.

De aanvrager/gebruiker is verantwoordelijk voor het verstrekken van de nodige informatie en opvolging ten einde eventplanner.net toe te laten de begeleiding op te starten/verder te zetten. Als een aanvrager/gebruiker niet slaagt in een certificatieproces, dan wel dit wordt stopgezet wegens gebrek aan conformiteit of navolging van noodzakelijke verbeteracties, houdt dit geenszins enige tekortkoming van eventplanner.net in en blijven de verschuldigde vergoedingen verworven voor eventplanner.net.

Behoudens opzet of een rechtstreeks dermate zware fout kan eventplanner.net niet aansprakelijk gesteld of aangesproken worden bij een certificatie-weigering of latere intrekking, gezien het de verantwoordelijk van de aanvrager/gebruiker is om aan de certificatievoorwaarden te voldoen.

eventplanner.net plaatst het volledige rapport van de gebruiker (ingevulde vragenlijst voor de certificatie, eventuele inbreuken, ...) op haar online platform zodat het voor elke bezoeker van de website mogelijk is om na te gaan in welke mate de gebruiker voldoet aan de voorwaarden en wanneer het eventplanner.eco-label toegekend werd. De gebruiker die het duurzaamheidslabel draagt, ondergaat elke drie jaar een nieuwe audit. De gebruiker is diegene die verantwoordelijk is voor de nauwkeurigheid, correctheid, veiligheid en het up-to-date houden van de door hem geleverde informatie en inhoud. eventplanner.net voert enkel steekproefsgewijze controles van de door de gebruiker opgeleverde informatie. eventplanner.net doet dergelijke controles tijdens de audit maar kan dit ook op willekeurige en zelfgekozen momenten tijdens de drie daaropvolgende jaren doen. Bovendien kunnen bezoekers van eventplanner.net inbreuken melden. eventplanner.net biedt dus geen garantie, niet expliciet, noch impliciet, en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de informatie en/of inhoud geleverd door de gebruikers. De gebruiker zal eventplanner.net aldus vrijwaren voor alle vorderingen met betrekking tot de incorrecte of verouderde informatie. eventplanner.net kan daarenboven niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal, verlies of schade aan de geüploade bestanden.

Elke aansprakelijkheid van eventplanner.net is steeds, behoudens opzet of een daarmee gelijk te stellen zware fout of grove nalatigheid, uitgesloten voor eender welke schade veroorzaakt aan of door het door haar geleverde goed en/of aan of door de geleverde dienst.

De aansprakelijkheid van eventplanner.net voor eender welke genots-, winstderving en/of indirecte schade wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

Indien enige uitsluiting van aansprakelijkheid niet van toepassing is, is de aansprakelijkheid van eventplanner.net beperkt tot een bedrag gelijk aan tweemaal de ter zake of naar aanleiding van de schadeveroorzakende werkzaamheden door haar in rekening te brengen of reeds in rekening gebrachte bedragen.

Alle facturen van eventplanner.net zijn per overschrijving of via online betaling op haar platform betaalbaar.

Facturen zullen na ontvangst binnen een termijn van 14 kalenderdagen betaald moeten worden.

Op de betalingen gedaan na de gestelde vervaldag, wordt van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling, een verwijlintrest geheven van 1% per maand, waarbij het begin van een maand geldt als een volledige maand. Op het bedrag van de op de vervaldag onbetaald gebleven facturen zal een vergoeding van 15% op het factuurbedrag, met een minimum van € 125 geheven worden als tussenkomst in de door de wanbetaling veroorzaakte administratie- en andere kosten. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke invorderingskosten van facturen zijn voor rekening van de Klant.

eventplanner.net is in geval van niet betaling van de verschuldigde factu(u)r(en) gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten na een voorafgaande ingebrekestelling tot op het moment van de betaling of, naar keuze, overgaan tot ontbinding ten laste van de aanvrager/labeldrager. eventplanner.net mag in dat geval het label intrekken.

Iedere overeenkomst met eventplanner.net met betrekking tot het label wordt aangegaan voor een welbepaalde duur van één jaar, te rekenen vanaf de contractdatum en dus de uitdrukkelijke bevestiging door eventplanner.net van de aanvraag.

Na afloop van elk jaar verstuurt eventplanner.net automatisch een voorstel tot verlenging van het label d.m.v. een factuur. Indien de gebruiker niet wenst te verlengen, dient hij eventplanner.net hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen binnen de dertig (30) dagen na ontvangst van deze factuur.

Partijen mogen deze overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst ontbinden per aangetekende brief in alle volgende omstandigheden, onverminderd hun recht om aanvullende schadevergoeding te eisen in geval dat:

• eventplanner.net kan bewijzen dat de aanvrager/gebruiker foutieve informatie heeft overgemaakt teneinde het label te kunnen verkrijgen dat ze zonder deze foutieve informatie anders niet had gekregen;
• de aanvrager geen nieuwe audit heeft aangevraagd na wijzigingen die resulteerden in non-conformiteit met de vereisten voor het ecolabel;
• de aanvrager/gebruiker na een voorafgaande ingebrekestelling in gebreke blijft de facturen van eventplanner.net volledig te betalen op de overeengekomen vervaldag;
• de aanvrager/gebruiker het ecolabel gebruikt ten nadele van eventplanner.net of andere gebruikers;
• de aanvrager/gebruiker één van zijn contractuele verplichtingen niet nakomt; of
• de aanvrager/gebruiker failliet gaat of kennelijk onvermogend blijkt.

Vooraleer een partij de overeenkomst overeenkomstig artikel 9 mag beëindigen, dient deze de andere partij eerst op schriftelijke wijze in gebreke te stellen waarbij deze laatstgenoemde partij nog een termijn van 10 werkdagen krijgt om de situatie, die de grond vormt voor de ontbinding, te verhelpen (behoudens een andere mondeling of contractueel afgesproken termijn), waarna de in gebreke stellende partij gerechtigd is om de overeenkomst te ontbinden overeenkomstig artikel 9 indien de situatie niet wordt verholpen.

Elk der partijen kan bovendien de overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen, zonder dat er een bijkomende schadevergoeding kan worden gevorderd, wanneer de wederpartij beroep doet op overmacht (zie Artikel 10) en de periode van overmacht langer dan 3 maanden heeft geduurd of zodra met zekerheid vaststaat dat deze langer dan 3 maanden zal duren.

De beëindiging van de overeenkomst, onverschillig op welke manier dit gebeurt, impliceert dat het label door eventplanner.net wordt teruggetrokken. Indien zij omwille van technische moeilijkheden dit niet zelf kan, is de labeldrager verplicht om dit zelf binnen drie kalenderdagen na het verzoek van eventplanner.net van de website te verwijderen.

Indien één van beide partijen omwille van een situatie van overmacht haar verbintenissen onder deze overeenkomst tijdelijk geheel of gedeeltelijk niet verder kan uitvoeren, schort zulke overmacht de uitvoering van deze verbintenissen op voor de duur en de reikwijdte van de overmachtsituatie en dit zonder dat de partijen elkaar een vergoeding of schadevergoeding verschuldigd zijn. De partij die door een overmachtsituatie getroffen wordt dient de andere partij hier zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 5 werkdagen op schriftelijke wijze over te informeren.

Overmacht is elke omstandigheid buiten onze wil en controle die de nakoming van onze verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert. Hieronder begrijpen wij onder meer: stakingen, brand, bedrijfsstoringen, energiestoringen, storingen in een (telecommunicatie-)netwerk of verbinding of gebruikte communicatiesystemen en/of het op enig moment niet beschikbaar zijn van onze website, niet of niet-tijdige levering van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden, ...

De website, logo's, teksten, foto's, namen en in het algemeen al de communicatie van eventplanner.net zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten die hetzij bij ons, hetzij bij onze toeleveranciers of andere rechthebbenden liggen.

Het is verboden gebruik te maken van en/of wijzigingen aan te brengen in de werken waarop intellectuele eigendomsrechten rusten zoals beschreven in dit artikel. Zo mag je bijvoorbeeld tekeningen, foto's namen, teksten, logo's, kleurencombinaties, ... niet kopiëren of reproduceren zonder onze voorafgaande en uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht.

Alle geschillen van welke aard ook die betrekkingen hebben op de diensten of producten verstrekt door eventplanner.net zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.