Vandaag praten we over de zin en onzin van evenementenbureaus. Bij Kevin in de studio Mathias Kerckhof van Fast Forward Events en Olivier Monod de Froideville van Livetime Productions. Dit debat werd opgenomen tijdens de vakbeurs Lounge.


16-09-2013 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Welkom bij eventplanner.TB. Vandaag praten we over de zin en onzin van evenementenbureaus. Bij mij in de studio Mathias van Fast Forward Events en Olivier van Livetime Productions. Welkom heren.

 

Zin en onzin van evenementenbureaus. Mathias, ik begin bij jou. Vanaf welk moment doe je een beroep op een evenementenbureau. Want voor een vergadering voor zes personen denk ik niet dat jullie toegevoegde waarde hebben.

 

M – Nee niet direct. Maar misschien wel afhankelijk van de briefing van de klant. Ik denk dat de klant je benadert in een eerste fase, en dat die jou een soort van briefing gaat geven en op basis daarvan gebeurt het dat we al evenementen hebben gedaan voor zes personen, en anderzijds evenementen voor 20.000 personen. Het hangt echt wel af van de briefing van de klant. Maar anderzijds, inderdaad, sommige kleine projecten doen ze nog al veel in-house.

 

Maar wanneer hebben jullie dan een meerwaarde? Waarom moet je beroep doen op een evenementenbureau en zou je het niet zelf doen?

 

M – Wel, een evenementenbureau is een servicebureau. Wij overkoepelen eigenlijk de totale organisatie van uw project/evenement. Dus wij zorgen toch wel voor de creativiteit, wij zorgen toch wel voor het budgetbeheer. We gaan toch echt wel heel veel overkoepelen en eigenlijk het werk van de klant wegnemen. Dat ze ook één contactpersoon hebben waarmee ze kunnen communiceren in plaats van tien, twintig, dertig leveranciers. Dus wij gaan echt wel wat centraliseren. En dat is een eerste meerwaarde van een evenementenbureau.

 

Olivier, ben jij het daarmee eens?

 

O – Eh... iets anders is het bij ons omdat wij een technisch productiekantoor zijn. Dus wij niet het evenementenbureau dat overkoepelend werkt en de creativiteit toevoegt.  Maar ik ben het wel in zoverre met het verhaal eens... het is een vak, en dat geldt ook voor ons. Technische productie is ook een vak. En hoe complexer, en dat zit hem niet in zes bezoekers of twintig duizend, maar in de vraag, de boodschap, de briefing: hoe complexer dat is. Dat is dan in ons geval facilitair gezien. Dus als er multi-disciplinair meerdere partijen bij betrokken zijn, heb je kennis en kunde nodig die je niet allemaal in huis kan hebben. Je kunt niet én creatief zijn én het budget beheren én ook nog eens alle kennis hebben zeg maar. En dan kom je al heel gauw bij de specialisten. Terecht, denk ik.

 

Ja. We hebben net voor de opname bij de mensen in de zaal eens even gepolst waarin zij vooral in geïnteresseerd waren. En een van de opmerkingen die ik heel vaak gehoord heb, is: heel veel evenementenbureaus zijn dozenschuivers, zoals ze dat noemen. Ze bellen gewoon de cateraar op, zorgen dat het feest daar geregeld is...  Is dat iets wat jullie zien in de markt?

 

M – Ik vind dat niet correct. We zijn geen dozenschuivers. Integendeel, we zijn beheerders.

 

Ik zeg niet allemaal...

 

M – We zijn beheerders. We zijn eigenlijk beheerders van het project. En uiteindelijk is het een beetje aan ons om eigenlijk de beste leverancier binnen dat project te gaan screenen en die echt er te gaan opzetten.  Dat is de meerwaarde. En naar budgetbeheer ga je met een evenementenbureau nogal vlugger centen daardoor ook gaan uitsparen.

 

Is dat zo. Is dat echt het geval?

 

M – Absoluut. Ik ben daar honderd percent zeker van. Wij weten welke leverancier het best past voor dat evenementen, aan de beste prijs en de beste kwaliteit. Het gaat altijd een evenwicht zijn van kwaliteit/prijs natuurlijk. Het is wel heel belangrijk dat we ook daarover gaan waken. Die kwaliteit blijft ook wel heel belangrijk.

 

O – Ik denk dat er best wel een ontwikkeling in is geweest. Ik denk dat er voorheen meer dozenschuivers waren dan nu. En daar was het gewoon ontstaan (door) het gemak. Mensen kiezen voor het gemak en vinden het dan niet erg om wat extra te betalen voor een partij die uiteindelijk gewoon alleen maar tien telefoontjes doet, bij wijze van spreken, en het beheer doet van dat gemak om toch die tien telefoontjes te doen. Tegenwoordig zijn de budgetten allemaal wat krapper, wordt daar kritischer naar gekeken en wordt gemak minder duur betaald, zeg maar. Ik denk dat ze nu echt zoeken naar toegevoegde waarde.  Dat gemak-stukje, dat is er wel uit. Het echte dozenschuiven wat er inderdaad was, dat is er niet meer omdat mensen kritischer naar budgetten kijken. En dan heb je echt de vraag: ga ik uitbesteden of  niet? Heb ik de expertise nodig?  Heb ik specialisten nodig? En wat is de toegevoegde waarde, en wat betaal ik daarvoor? En dat zit hem niet meer in tien procent op de leverancier. De toegevoegde waarde zit hem in andere dingen. En daar zijn ze bereid om voor te betalen.

 

Dat sluit perfect aan bij een opmerking die we van een aantal toeleveranciers gehoord hebben, die de opmerking hebben van: ja, wij moeten maar inkrimpen op onze marge, wij worden onder druk gezet door de evenementenbureaus en zij gaan met de marge lopen.

 

M – Ik denk, zeker in ons geval is dat zeker niet aan de orde. Integendeel. Het is zo, alle budgetten staan onder druk, sowieso. De evenementenbureaus staan onder druk, de leveranciers staan mee onder druk. Iedereen staat eigenlijk mee onder druk. Maar bon, uiteindelijk zorgen we ervoor dat iedereen heel veel job heeft en dat we mooie dingen gaan realiseren samen. En bij ons, in ons geval, hebben we heel tevreden leveranciers. Dat is ook jaren opbouwen, jaren van vertrouwen. En het zijn eigenlijk partnerships; onze leveranciers zijn onze partners. We bouwen samen aan iets en dat is wel heel belangrijk. Dus wij hebben dat gevoel absoluut niet bij onze leveranciers.

 

Is dat bij jullie ook?

 

O – Nee, ik denk precies hetzelfde.  Het is natuurlijk wel een feit dat er kritischer wordt gekeken, dat de budgetten onder druk staan, en dat die druk uiteindelijk van bovenaf naar beneden wordt meegegeven. Dus als je kijkt naar een uiteindelijke organisator - de opdrachtgever zeg maar - die zoekt naar een bureau, die zal die druk meegeven. Het bureau zal dan die druk eventueel meegeven aan de technische producent en de technische producent legt hem uiteindelijk naar beneden. En op een gegeven moment dan houdt het op. De leverancier is dan vaak de laatste, want die heeft de spullen en de mensen, alleen je bent er zelf wel bij als leverancier. Als jij je onder druk laat zetten en daardoor geen kwaliteitsproduct meer levert, dan heb je zelf die keuze gemaakt. Er wordt kritischer naar gekeken. Daar ben ik het helemaal mee eens. En er ligt ook een taak weg bij de leveranciers om dat weer in beweging te zetten naar de juiste kant op. Er zijn, zeg maar, nog te veel leveranciers op dit moment die maar meegaan in die druk en uiteindelijk daardoor geen kwaliteitsproduct leveren. Daar wordt niemand beter van. Uiteindelijk ook niet de eind-klant. Maar het is aan hen om te zeggen: tot hier en niet verder. Want nu kan ik nog een goed product leveren en...

 

M – En daar stopt het. Het is het evenwicht gaan zoeken. Tegenwoordig is het meer evenwichtsoefeningen gaan doen van tot waar kunnen we gaan. Kwaliteit blijft ons handelsmerk. Kwaliteit primeert dus. Het stop inderdaad wel ergens.

 

Nu, wat ik dus ook wel vaak in de markt zie gebeuren, is een toeleverancier, bijvoorbeeld een verhuurbedrijf, of een disc-jockey zelfs, die dan organisatorische diensten daarrond begint aan te bieden. Is dat een goed idee?

  

M – Ik zal al beginnen. Nee, dat is zeker geen goed idee. Het is heel simpel. Wij hebben heel correcte afspraken met onze leveranciers – we zijn ondertussen ook tien jaar bezig.  Uiteindelijk leveranciers die evenementenbureautje gaan spelen, oké dan doen ze dat maar. Maar dan stopt ook bij ons de samenwerking. Dan moeten ze maar evenementenbureau worden en dan moeten ze daar ook voor kiezen, met verantwoordelijkheden naar alles toe.  Ik vind dat geen goede zaak. Nu, ik denk toch dat al die...  dat toch heel veel cowboys er al uit zijn. En heel veel leveranciers die ook zelf gaan organiseren, komen daar ook vlug op terug.

 

De crisis heeft er natuurlijk ook wel voor gezorgd dat de sector een beetje uitgekuist is...

 

O – Als je het mij vraagt, is het een noodgreep. Ik geloof heel hard in 'schoenmaker, blijf bij je leest'. Maar het is een feit dat er, op het moment dat er krapte in de markt ontstaat, dan zullen meer mensen de breedte opzoeken, maar het is een noodgreep.  Ik geloof meer in specialisatie, toegevoegde waarde, kennen waar je goed in bent en daar zorgen dat je de beste in bent en daarvoor betaald worden. En niet maar alles willen doen. Als je alles doet, dan doe je niets.

 

Wanneer kan je dan - en ik kijk even naar jou, Olivier - wanneer kan je dan zeggen van: ik ben een technisch expertbureau, ik ben een evenementenbureau? Want in principe kan iedereen er van vandaag op morgen mee starten.

 

O – Ja, natuurlijk. Ik ben ook een timmerman. Ik kan me morgen ook inschrijven en dan kan ik een timmercursus gaan doen. Alleen, dat doe ik dan één keer en dan sla ik drie keer op mijn vingers en daar ga ik niet voor betalen. Dan is het afgelopen. Het is een vak. Natuurlijk kun je je uitgeven voor alles wat je bent en zal uiteindelijk de praktijk laten zien of je dat echt bent of niet. En ik denk dat zal bij jullie hetzelfde zijn. De groei van je bedrijf, de referenties die je hebt opgebouwd, de expertise die je in huis hebt gehaald, dat is uiteindelijk de waarde van je onderneming. En dat zal gezien worden.  Niet alleen door je huidige klanten, maar ook door de andere klanten door wat je doet. Je bent zo goed als je laatste klus.

 

M – Ja, absoluut. Dat is het mooiste om te zeggen. Op het laatste evenement, daar word je op afgerekend. En iedere job moet gewoon perfect zijn, en je laatste is het belangrijkste evenement geweest.

 

Maar zou die drempel hoger gelegd moeten worden om in te stappen in die markt?  

 

M – In die markt.  Bon, wat er ondertussen wel is gebeurd, in België dan, is dat er ondertussen toch wel een paar groeperingen de revue gepasseerd zijn - zal ik maar zeggen -  We hebben de ACL gehad, dat was de eerste soort federatie voor de evenementenbureaus; dan was er een afscheiding, de ICO, nu zijn we met z’n allen onder het ACC gekomen...

 

Dat is dan voor België, want in Nederland is het dan CLC-Vecta en....

 

O – Er zijn een aantal brancheverenigingen.  Precies, wij zitten bij de vereniging van evenementenmakers, dat is dan meer op het facilitaire stuk en publieksevenementen gericht. Maar keurmerken zijn niet zozeer een drempelverhoging maar wel een bevestiging van welke bedrijven professioneel en serieus met hun vak bezig zijn.

 

M – Absoluut. Want er zijn een paar criteria. Ik kan er maar bijkomen mits je x-aantal mensen in dienst hebt, als je in orde bent met de BTW en de RSZ, dat komt er ook allemaal bij; en dan ervaring, omzetcijfers. Je moet ook  een instapfee betalen. Dat zijn allemaal drempels die je toch maar moet overwinnen. Dat kun je ook alleen maar doen als je professioneel bezig bent, als je echt bedrijf hebt dat begonnen is. Oké, dat kan een klein bedrijf of een groot bedrijf zijn, maar het is toch enorm geprofessionaliseerd doorheen de jaren, we zijn daar zeer tevreden rond, en dat gaat alleen maar verbeteren naar de toekomst.

 

O – Ik denk dat de drempel verhogen om een bedrijf te beginnen, of dat nou een evenementenbedrijf is of wat dan ook, dat werkt niet. Ik denk dat we genoeg drempels hebben, in Nederland zeker met de belastingen en de wat er allemaal bij komt kijken om een bedrijf te starten. Kijk, in Amerika is dat al een stuk makkelijker volgens mij, de American Dream, iedereen kan daar een bedrijf beginnen.  Hier moet je dus al wat... verklaring voor geen bezwaren, en noem maar op, hebben om een bedrijf te beginnen. Waar het meer om gaat, is ergens 'markt voor iedereen', zorg dat je weet wat je kan en waar je goed in bent. Als een iemand een bedrijf wil beginnen en die wil mensen ontzorgen en die doet dat voor die vergadering voor zes personen, ja dan is daar markt voor, of niet. En daar komt die dan vanzelf achter. Het enige dat je moet voorkomen, en ik denk dat een branchevereniging daarbij kan helpen, is dat mensen of bedrijven zich uitgeven voor iets dat ze niet zijn, of zeggen dat ze iets kunnen wat ze niet kunnen. Dan gaat het mis. En daar moet je een goede controle op hebben en daar moet je je professionaliseringsslag maken. Maar een drempel verhogen om een bedrijf te beginnen, daar ben ik niet zo’n voorstander van.

 

Als we naar de kernboodschap van vandaag kijken, dan onthou ik vooral: een evenementenbureau, of bureau in het algemeen, heeft zin als die toegevoegde waarde er is. Misschien, om af te sluiten, als jullie zelf tips zouden mogen geven, waar moet je op letten als je op zoek gaat naar een goed bureau?  Wat zou dat dan zijn?

 

M – Ik denk vooral ervaring. En in ons geval, ook zeker de creativiteit, de 'hands-on'. Wij werken zeven op zeven met heel veel plezier. We staan er altijd voor onze klanten. Dat is heel belangrijk. Bon, in onze sector zit heel veel weekendwerk, er is ook heel veel weekwerk, maar vooral die ervaring. Wij zijn ondertussen toch ook tien jaar bezig, twee aparte zaakvoerders, die ieder op zich ook weer twintig jaar ervaring hebben in het evenementiële, in de marketing... al de bagage die je opgebouwd hebt, dat typeert je toch al een stuk waarvoor je staat.

 

Als klant je research doen, en kijken wie zit erachter dat bedrijf...  Olivier heb jij er nog iets aan toe te voegen?

 

O – Nou, ik denk dat het belangrijk is wat je zegt, als klant research doen. Je moet partners zoeken waarvan je het idee hebt dat die iets kunnen toevoegen voor jou, en dat die bij je passen. Het ene evenementenbureau zal een goede keuze zijn voor de ene klant, en het andere voor een andere.  En dat zie je in wat ze hebben gedaan, hoe ze dat doen. En wat je niet in huis hebt. Dat je weet... in ons geval dan, ik ontbreek... of bij mij ontbreekt de technische kennis. Om een goede aanvraag te doen voor complexe technische producties, ja dan moet je zoeken naar een technisch productiekantoor. En zo geldt dat ook voor de bureaus. Als je weet van, nou, ik wil echt een creatieve marketingstrategie, dan past daar een ander bureau bij dan dat je zegt ik wil gewoon een knalfeest voor mijn honderdjarig bestaan. Dat research, dat moet wel bij de klant liggen. Het is te makkelijk om te zeggen: ik schrijf gewoon twintig bureaus aan  en dan zie ik daarna wel wie het beste bij mij past. Doe zelf dat research, zoek er drie uit die passen in dat gebied en zet daar een reële pitch voor uit - maar dat is dan meteen een ander onderwerp...

 

Absoluut. Pitchen...

 

O – Ik vind dat stukje research bij de klant: weet wat je vraagt en weet wie je het vraagt. Dat is uiteindelijk het belangrijkste. Dan komt het wel goed.

 

Dat is een hele mooie om mee af te sluiten. Heren, hartelijk dank voor jullie komst naar de studio. 

 

M & O – Graag gedaan.

 

En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot de volgende week. 

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties