TIPS voor een sterk 'online event' mét interactie

Hoe organiseer je een online evenement waar virtuele gasten voor in hun stoel blijven zitten? Hoe zorg je voor authentieke interactie? En kun je een offline format zomaar kopiëren naar een online event? Allemaal vragen voor digitaal dagvoorzitter Jan-Jaap In der Maur.

dagvoorzitter.nl
08-06-2020 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Dag Jan-Jaap, welkom in de studio. Enfin, het is virtueel deze keer.


Ja, ja, maar het voelt toch alsof ik er ben.


Ja, we zitten natuurlijk volop in Corona-tijd. We zien dat heel veel evenementen online aan het gaan zijn.

Jij bent natuurlijk dagvoorzitter. Hoe ervaar jij dat, zo'n online evenement?


Het is anders. Het is raar dat je mensen niet kunt aanraken.

Normaal gesproken zeg ik altijd, als ik op het podium sta, voel ik aan mijn neusharen hoe de stemming in de zaal is. Dat is nu niet.

Tegelijkertijd is er ook heel veel gewoon hetzelfde. Want mensen willen nog steeds gezien, gehoord en geliefd worden. Dat is online net hetzelfde, als op een podium.


Voor we er echt helemaal induiken...

Want we gaan vandaag praten over hoe het is om een online evenement te presenteren.

Maar voor jouw begrip: als je kijkt...

Op de ene kant van de schaal heb je een gewone video conferencing meeting, die we tegenwoordig allemaal dagelijks doen. En langs de andere kant van het spectrum ligt dan misschien een live televisie-uitzending. En daartussen moet dan, ergens, een live evenement zitten.

Maar wat is dan voor jou het verschil? Wanneer spreek je over een online evenement? Wanneer is het een video conference?


Nou, ik wil het...

Jij zet het op een lijn. Tussen video conferencing en televisie. Ik zou er een driehoek van willen maken. Het is namelijk iets anders.

Een online event is iets anders dan een video conferencing en is iets anders dan een televisie-uitzending.


Ja, want daar wilde ik naartoe. Waar zit het verschil, wat maakt het anders?


Wat het anders maakt, is dat...

Als het gaat over video conferencing is het heel vaak zakendoen. Gewoon praktische dingen regelen. Als je het hebt over een televisie-uitzending, dan is het zenden. Dan is het: ik ga staan en ik lul drie kwartier tegen jullie. En dat is het dan wel.

Wat een online bijeenkomst, event, anders maakt, is dat je, met de hele groep, samen iets wil maken of doen of beleven. En dat betekent dat er een voortdurende communicatie en samenwerking en uitwisseling moet zijn. Tussen alle deelnemers. En dat maakt het dus anders. Want dat betekent dat er meer gevoel in moet, dan bij een online vergadering. En dat betekent dat er meer interactie in moet, dan bij een televisie-uitzending.


Ja en daarom is het net goed dat wij vandaag jou in de studio hebben. Want als ik vandaag...

Ik heb de afgelopen weken heel wat online evenementen meegemaakt.


Wat vond je daarvan?

 

Wel, ik miste net alles wat jij nu net zei. Het was ofwel een...

En vandaar dat ik ook die lijn trok tussen die twee. Ofwel verviel het in een soort video conference call. Ofwel verviel het in een - en soms zeer mooi geproduceerde - live televisie-uitzending. En dan zaten er, weliswaar, af en toe wat trucjes in, in de zin van : we gaan nu eens naar een tweet van onze kijkers. Maar dan zie je daar niks anders dan ook in een televisieshow gebeurt.

En waar ik zelf heel erg naar op zoek ben, is: hoe maak je nu dat verschil? Hoe zorg je er nu voor dat je echt interactie hebt? En hoe zorg je ervoor dat de helft van je deelnemers niet, halverwege, gewoon in slaap valt of de afwas begint te doen? Want dat is waar je tegenaan loopt.


Ja, dat klopt. Maar dat heeft, volgens mij, met een paar dingen te maken.

Het allerbelangrijkste, waar ik echt voortdurend bij opdrachtgevers en in trainingen op hamer, is dat je moet zorgen dat mensen - ik heb daar een term voor - een tijdelijke tribe worden. Binnen de tijdsduur van hun bijeenkomst moeten ze voelen dat ze een groep zijn. Dat is één.

En de tweede belangrijke, vind ik: dat je moet proberen om digitale beleving menselijk te maken. Mensen moeten op een gegeven moment vergeten, dat ze tegen zo'n cameraatje zitten te praten. En ze moeten voelen alsof ze in één ruimte zitten. En dat is heel gek. Maar het kan wel.


Wel, dat zijn al gelijk twee heel mooie challenges, hé.

Laten we met die eerste beginnen. Hoe zorg je er, als organisator of als presentator, voor, dat mensen zich effectief tot die tribe voelen? Is dat iets dat tijdens het evenement pas begint? Of start dat al heel veel vroeger?


Ja, het echte tribe-gevoel ontstaat tijdens het evenement.

Het begint, in zoverre, vroeger, dat je dus, als opdrachtgever en als meeting designer, et cetera, et cetera, van tevoren na moet denken over hoe je dat gaat doen. En dat zit 'm, net als bij live evenementen, in de eerste paar minuten. In de eerste paar minuten codeer je wat voor soort bijeenkomst het wordt. In de eerste paar minuten begrijpt iedereen: aha, dit is wat we gaan doen en dit is waarom ik hier bij ben. En dat kun je dus ook online doen. En als je dus zorgt dat iedereen, en dan letterlijk iedereen, die meedoet, in de eerste paar minuten een actie heeft ondernomen, bij heeft gedragen aan iets - waarbij die het gevoel heeft van: hé, dit gaat over mij - dan creëer je dus die tijdelijke tribe.


Nu, je zegt: actie heeft genomen. Wat zou dat dan, bijvoorbeeld, kunnen zijn?


Dat is een eindeloze reeks aan dingen. Ik noem maar heel simpel: iets invoeren op een chat. Dat is: als je heel plat, weet je, alleen maar uitzendt en alleen chat hebt, kun je daarmee werken. Dat kan een snelle stemming zijn. Dat kan een word-cloud zijn.

Maar ik vind het lekker dat je een platform hebt, waar je mensen ook kunt zien en horen. Dat iedereen ook meteen in stem en beeld kan bijdragen. En iets kan zeggen. En waar ik vaak gebruik van maak, is mensen dingen op papier laten schrijven. Voor het scherm laten houden. Mensen voorwerpen laten meenemen. Of foto's laten meenemen. Waar ze van elkaar op kunnen reageren.

Dat kan je plenair doen en dat kan je soms in break-out groepen doen.


Dat is inderdaad al ontzettend leuk. Nu, onrechtstreeks komen we al...

Iets waar ik later pas op terug wou komen, maar je hebt het al laten vallen.


Sorry.

 

Ja, maar zo gaat dat, hé.

Je sprak al over tools. En je hebt inderdaad de tools die gefocust zijn op het zenden. En eventueel misschien al eens een chat.

Vanuit jouw ervaring: welke platformen moet een evenementorganisator zeker, minstens, bekeken hebben?


Daar heb je...

Ik wil een onderscheid maken tussen platformen, dat is het platform waarop de bijeenkomst plaatsvindt, en tools, dat zijn extra middelen die je kunt gebruiken om zo'n bijeenkomst beter te maken.

Als je naar platformen kijkt, vind ik dat organisatoren vooral op zoek moeten naar platformen waar echte interactie mogelijk is.

Ik ben gecharmeerd van Hopin, die op een heel aardige manier proberen om zoveel mogelijk interactie...

En je kunt zelf besluiten naar welke deelsessies je gaat. Je kunt heen en weer lopen. Virtueel dan. Dat vind ik heel erg leuk om te zien. Networktables vind ik een heel goeie. Let's Get Digital vind ik een heel goeie. Remo vind ik een goeie, omdat je daar een plattegrond krijgt met allemaal tafeltjes. En je kunt precies zien wie er aan welk tafeltje zit. Dan kun je een stoel innemen en dan zit je ineens in een conference call met die vier mensen die aan dat tafeltje zitten. En dat zijn dus de platformen. Weet je, als je naar Hopin kijkt. Toen die begonnen zag dat er, grafisch gezien, eigenlijk nog heel ruk uit. Maar dat maakte me niet uit, omdat het mensen echt in gesprek bracht. En aan de andere kant van het spectrum, heb je de platformen die er retecool uitzien, maar alleen maar zenden. En ik denk dat, nu die markt zich zo waanzinnig snel aan het ontwikkelen is, we snel zullen gaan zien dat dat gaat mergen met elkaar. En dat het dan allebei gaat kunnen. Maar als ik moet kiezen tussen er retestrak uitzien of er ruk uitzien, maar echt interactie, dan kies ik voor die laatste.


We zijn gestart, doordat je zei van: oké, we moeten er, in eerste instantie, voor zorgen dat je die tribe kan maken. Ging het dan inderdaad over die interactie. Je hebt al een aantal voorbeelden gegeven.

Hoe zie je dat...? Want op een klassiek evenement heb je - niet altijd, maar heel vaak - een standaard opbouw, hé. Je hebt de dagvoorzitter die eerst iedereen welkom komt heten. Dan heb je één of twee sprekers. Een keynote. Tussendoor heb je een pauze. En dan hebben we nog een paar sprekers.

Blijft die opbouw min of meer overeind? Of ga je dat toch helemaal omgooien?


Nou, even los van de discussie, dat die opbouw voor mij al nooit overeind stond.


Dat is misschien nog een heel andere discussie. Inderdaad, ja.


Maar ik denk dat de noodzaak om het overhoop te gooien, online nog veel groter is. Mensen zijn veel sneller afgeleid. Haken veel sneller af. Zijn veel minder verbonden met wat er gebeurt.

Dus waar je naar moet gaan kijken, is: hoe zorg je dat je mensen erbij houdt? En dat heeft volgens mij te...

Om te beginnen: je zal mensen echt...

Iedere vijf minuten zal je interactie moeten doen, is mijn overtuiging. Als het langer duurt dan dat, dan haken mensen gewoon af. Je zal mensen moeten betrekken. Je zal meer afwisseling in formats in je programma moeten inbouwen. Waardoor je het constant fris en aantrekkelijk houdt en zo mensen, stap voor stap, meeneemt in je programma. En alles moet korter. Dat is ook heel simpel.

 

Ja, want die format, daar kunnen we, denk ik, wel iets van de live televisieshows leren.

Als je ziet: wat zij ongelooflijk goed doen, is dat het aan zeer snel tempo...

Komt er een leuk filmpje tussen. Heb je interactie met iemand, die je kan volgen. Hop, volgende weer in beeld. Heel veel visuele afwisseling ook. Daar moeten we toch, als eventsector, ook iets van kunnen leren.


Ja, absoluut. Niet alleen televisie, maar kijk ook naar gaming. Naar wat daar allemaal kan en hoe ze dat opbouwen. En spanningsdingen. Uit heel veel markten kan je wat leren.

En uiteindelijk moeten wij dat gaan vertalen naar: er zitten live personen aan de andere kant van het scherm. En die willen betrokken worden. Die willen meedoen. En dat zit 'm in heel kleine dingetjes.

Dat zit 'm, als moderator, in het benoemen van iets dat je binnen ziet komen op de chat. Waardoor ook iemand zich aangesproken voelt. Als ik een scherm vol met mensen heb, die ik allemaal kan zien, waar ik een bijeenkomst mee heb...

Godzijdank kan je in Zoom, bijvoorbeeld, tot vijftig mensen in één scherm zien. Het feit dat je benoemt dat je iemand ziet knikken, geeft het signaal aan iedereen...


Ik heb je gezien.


Ja, dat iedereen erbij hoort.

En dat heeft twee kanten. Dat heeft de ene kant, dat het een goed gevoel is. Fijn. Ik word gezien. Ik doe mee. Ik ben belangrijk.

En aan de andere kant geeft het het onbewuste signaal: ga niet zitten app'en, want ik zie het. Dat is dan ook het geval.


Ja, maar dat is heel belangrijk, wat je daar zegt.

Nu, je zegt ook, tegelijkertijd: binnen Zoom lukt dat makkelijk tot vijftig personen. Zit er daar een limiet op, om echt op een goede manier een online evenement te doen? Kan je dat ook? Want je ziet ook online evenementen met 1000, 2000 en meer mensen. Kan je dat nog altijd op een hoog niveau blijven doen? Want dan wordt die interactie toch moeilijker.


Ja, maar ook daar ligt weer dezelfde parallel met het echte leven, met een live event. Geef mij een live zaal met vijftig mensen en dan kan ik daar veel meer mee in directe interactie. Dan wanneer daar twee en een half duizend mensen in de zaal zitten. En waar je over na moet gaan denken, vind ik, is dat als je dus tweeduizend mensen online hebt, dat je dus een deel tegen al die tweeduizend mensen tegelijk praat. En dat je dan met leuke middelen moet proberen daar wat reuring in te brengen en ze te betrekken. En dat je misschien vaker in kleine groepen uit elkaar zult moeten gaan. Om in kleinere groepen te werken, waardoor er daar wel echte interactie komt.

En als je dan dus een spreker hebt en je kunt in de loop van de spreektijd van die spreker zeggen: tweeduizend mensen en we gooien ze allemaal in break-out groepen van tien man. Dan heb je heel veel break-out groepen, maar dan heeft iedereen even echt contact.


Ja en daar heb je dan weer net een voordeel ten opzichte van een fysiek evenement. Want als je vijftienhonderd man in zoveel groepjes moet verdelen in een echte zaal. Dan ben je een uur bezig. Terwijl: online is dat één druk op de knop en iedereen zit in...


Klopt, ja. Ja, dat klopt.

Dus het heeft vooral te maken met je bewustzijn. Van: dat je vormen moet zoeken, waarin je op de juiste momenten veel interactie kunt veroorzaken. En dat is een kwestie van slim nadenken over je format.

 

Zit er achter de schermen voor jou, als presentator of als moderator, ook nog een verschil? In de zin van: heb jij...?

Ja, je hebt dat natuurlijk ook bij live evenementen. Maar heb jij nog een ander team nodig? Want bijvoorbeeld met die chats. Ja, er moet iemand zijn die dat allemaal leest, want dat kan je niet altijd alleen als presentator doen. Daar zit vaak een hele club achter. Zitten daar grote verschillen? Of blijft het toch allemaal, min of meer, hoe het op een gewoon evenement ook aan de gang gaat?


Nou kijk, online kom je vaak met minder mensen toe, als je op een simpel platform werkt.

Weet je, als ik op Zoom met vijftig man iets doe, heb ik niet belichting nodig en geluid et cetera. Dat is allemaal veel beperkter. Dus dan kom je met een vrij kleine ploeg toe.

Aan de andere kant zie ik dan heel veel mensen de fout maken om het in hun eentje te gaan zitten doen. Want ja, dat lijkt, strikt genomen, te kunnen. Maar dat is dus niet zo.

Ik bedoel: ik ben een volledige digibiel, dus ik druk altijd op het verkeerde knopje, om te beginnen. Dat is één.


Iedereen eruit.


Ja, maar los daarvan: ik wil mij kunnen concentreren op, bijvoorbeeld, het gesprek dat wij nu hebben met z'n twee. Dan wil ik dus ondertussen niet bezig hoeven zijn met technische handelingen. Met het instarten van een poll of dat soort dingen. Dus ik wil er altijd, minimaal, één iemand naast hebben, om dat te doen.

En wat jij net, terecht, al zei: als er heel veel gebeurt in de chat, is het erg lekker om daar ook een persoon voor bij je te hebben. Dus je zit al snel op een ploeg van drie. Ja, en afhankelijk van hoe groot het dan wordt, worden dat er steeds meer.

Hou alsjeblieft in de gaten dat het gaat om mensen en dat techniek daar ondergeschikt aan is. Er gebeuren fantastische dingen, technisch gezien. Maar voor mij moet het allereerst gaan om menselijk contact en met elkaar in gesprek zijn. En daarbovenop: laat je niet weerhouden door...

Ik bedoel: wat je ook bedenkt, uiteindelijk is er altijd iets te bedenken, waardoor het wel kan. Dus roep niet: het is online, dus het kan niet. In principe kan alles.


Eigenlijk is het omgekeerd, hé. Het is online, dus het kan.


Ja, ook. Ja, dat klopt.


Oké Jan-Jaap, hartelijk dank voor jouw tips.


Heel graag gedaan.


En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

Nieuwsbrief

Advertenties