Het moment dat jouw gasten je event binnenlopen, willen ze hun dagelijkse beslommeringen vergeten en zich onderdompelen in een buitengewone omgeving. Het gaat hen niet alleen over de sprekers die ze willen horen of de nieuwe relaties die ze gaan leggen, het gaat ook over de beleving van de omgeving. Deze kan je event maken of kraken.
Je kunt echte sterren uitnodigen om spectaculaire keynote speeches te geven, je kunt waanzinnig lekker eten en drinken aanbieden. Maar als je je niets aantrekt van de beleving die je gasten hebben met de omgeving, dan is de kans groot dat ze zich verwaarloosd voelen. Het gekke is dat de verschillen tussen goede en slechte locaties soms heel subtiel zijn.
Bijvoorbeeld, een lange wachtrij bij de check-in balie. Een helse zoektocht naar de juiste break-out room. Of als je een vipgast bent, de tijd die je moet wachten tot je afspraak verschijnt. Ze lijken onbelangrijk, maar deze kleine details kunnen een gigantische impact hebben op de beleving van je gasten.
Om deze onplezierige situaties te vermijden, leiden we je door zeven on-site best practices die misschien wel nuttig zijn voor jouw evenement:
Best practice 1: Stroomlijn het check-in proces
Een eerste indruk maak je maar één keer. Deze uitdrukking maakt meteen het belang van het check-in proces ...
Engels
The moment your attendees enter the venue door of your event, they want to forget about their routines and plunge into an extraordinary environment. And it’s not only about the speakers they’ll hear and talk to or the new business contacts they’ll make—it’s also about their on-site experience, which can make or break their impression about the entire event.
You can invite stellar professionals to give spectacular keynote speeches and have amazing food. Still, if you don’t take care of your guests’ on-site experience, chances are they’ll feel neglected. And the crazy part is that the differences between good and bad on-site experiences can be subtle.
For example, it can be a long wait in the check-in line or struggling to find the room for a parallel knowledge session. Or, in some cases, it can be that VIP guest who had to wait for someone to meet and greet them. Although insignificant, these small details can have a monumental impact on a guest’s experience.
To help you avoid these unpleasant situations, let us walk you through the seven on-site best practices you’ll want to incorporate into your events.
Practice #1. Streamline the check-in process
The check-in procedure is one of the first event experiences your guests will have, so try to make it as seamless as possible. Starting the event with a long waiting line is unpleasant, and it may irritate some of your ...
