Hoe zorg je voor niet-traditionele meeting settings?

Hoe zorg je voor niet-traditionele meeting settings?

Tegenwoordig is het veel moeilijker om indruk te maken op bezoekers. Ze hebben alles al gezien, en om een werkelijk geweldige beleving voor ze te ontwerpen, moet je innovatief zijn. Dit lijkt misschien een heel gedoe, zeker wanneer je zoveel andere planning- en marketingtaken aan het jongleren bent.

 

Om het allemaal wat gemakkelijker te maken: vergeet eens het bedenken van nieuwe interactiedynamieken of kennissessieformats, en zet excentrieke catering uit je hoofd. Niet iedere bezoeker houdt ervan om verrast te worden als het aankomt op eten. Je hoeft niet eens te proberen iedereen te prikkelen door middel van een serieuze game-activiteit.

 

Nee, het ligt veel eenvoudiger dan dat. Als je indruk wil maken op je bezoekers en ze een verfrissende ervaring wil geven, denk dan eens na over het opzetten van een niet-traditionele eventlocatie. De locatie die je uitkiest kan immers van grote invloed zijn op de manier hoe je gasten zich voelen en presteren.

 

Zoals dit onderzoek bijvoorbeeld laat zien, wordt verwacht dat de vraag naar niet-traditionele evenementen in 2018 met 3,8% zal stijgen. Mensen zijn uitgekeken op de conventionele eventformats. Wie wil een paar dagen op een rij doorbrengen in benauwde, formele eventlocaties?

 

Bezoekers willen niet alleen contacten leggen en kennis opdoen, maar ook genieten van een eventomgeving die anders dan anders is. Daarom geven we hier een paar ideeën voor niet-traditionele eventlocaties voor je gasten:

 

 

Tip 1. Ga hiken met je bezoekers

Dit is geen grapje! Vergeet even het typische theater of zelfs fishbowl formats. Tijdens zijn speech op een recent IBTM-event dat werd gehouden in Barcelona, gaf de beroemde Deense meeting designer Bo Krüger aan dat één van de eventtrends voor de 2018 het 'walk-and-talk'-evenement is.

 

Zoals Krüger aangaf, toonde een Stanford-onderzoek aan dat wanneer mensen lopen en praten, ze 60% meer ideeën hebben dan wanneer ze slechts aan bureaus of tafels in een vergaderzaal zitten.

 

Dus als je een informatierijk evenement wilt plannen, waarom verdeel je je bezoekers dan niet in groepjes, om je kennissessies in de natuur te plannen? Dit soort dynamiek versterkt niet alleen de uitwisseling van ideeën, maar verstevigt ook de band tussen je bezoekers. Je hoeft natuurlijk niet al je eventsessies om te toveren in buitenactiviteiten, maar het kan je evenement ontzetten helpen als je één activiteit plant die ook beweging en buitenactiviteit bevat.

 

 

Tip 2. Plan een netwerkdynamiek in de business lounge van het vliegveld

Het klinkt misschien een beetje vreemd, maar denk er eens over na. Je hoeft niet alle bezoekers tegelijkertijd te verzamelen in de business lounge van het vliegveld, aangezien dit onmogelijk zou zijn door verschillende vliegschema's (zeker op een internationaal evenement). Je kan echter de sprekers of de influencers uit de sector verzamelen en puur voor hen een VIP-netwerkdynamiek ontwerpen. Als het je lukt om de vluchten zo te boeken dat alle belangrijkste gasten tegelijkertijd vlakbij het vliegveld aankomen, kan je proberen dit te plannen. Dit zorgt niet alleen voor een geweldig welkomstfeest, maar ook gelijk voor een netwerkactiviteit.

 

 

Tip 3. Ontwerp koffiepauzes in de buitenlucht

Neem je bezoekers mee naar buiten, naar de zon. Laat ze niet binnen zitten om hun koffie te drinken en met anderen contact te leggen. Plan alle koffiepauzes buiten (zolang het weer het toestaat, natuurlijk!). Je kan ook de dynamiek interessanter maken door middel van een aantal gecoördineerde netwerkoefeningen met technieken als storytelling of spelletjes om het ijs te breken. Deze afwisseling van omgeving werkt verfrissend voor je bezoekers en houdt ze enthousiast. Bovendien krijgen ze zo een gezonde dosis vitamine D.

 

Of wat dacht je van een evenement rond een kampvuur?

 

 

Tip 4. Organiseer een relaxt congres op een wijngaard

Als je je evenement op een wijngaard organiseert, hoeft het niet eens per se over wijn te gaan. Je kan een congres over ieder onderwerp houden, terwijl je bezoekers kunnen genieten van het geweldige uitzicht en de unieke sfeer. Door dit te doen zorg je voor werkelijk memorabele belevingen, om niet de geweldige wijnproeverij te vergeten (het zou natuurlijk gewoon wreed zijn om dat niet onderdeel te laten vormen van het sociale programma!).

 

 

Tip 5. Zoek een mooi dak uit voor het cocktaildiner

Of het nu gaat om een bedrijfsevenement of een wetenschappelijk congres; je kan altijd een adembenemende beleving aan je evenement toevoegen. Je zou een dak in de stad kunnen inrichten voor een thematisch cocktaildiner waar je bezoekers van zullen genieten. Gebruik je verbeelding. Naast de open ruimte en het geweldige uitzicht, kan je aantrekkelijke versieringen toevoegen, met houten tafels en bistrolampjes. Wie zou er nu niet willen netwerken in zo'n inspirerende omgeving?

 

 

Conclusie

Niemand zegt dat de oude meetingformats niet werken. Maar mensen zijn op zoek naar nieuwe belevingen en willen de standaardlocaties graag inruilen voor spannendere plekken. Hoe creatiever je wordt, hoe groter de kans is dat je je gasten betovert en verrast.

 

Daarom moet je jezelf niet beperken tot slechts de ideeën in dit artikel. Doe eens onderzoek, stel je doelen en je middelen vast, en zoek dan een niet-traditionele meeting setting (of -activiteit) uit. Vervolgens kan je deze omzetten tot een spannende beleving voor je eventbezoekers. Succes!

Schrijf een comment

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan

Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

 

Lees ook

Advertenties

In de kijker

Nieuwsbrief

Nieuws

EVENTPLANNER - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Monday
Meer weer

Vacatures