Als je je evenement wil starten met een ramp, dwing dan je bezoekers om eindeloze wachtrijen te doorstaan en geef ze stressvolle 'check-in'-procedures. De entree van het evenement staat ook wel bekend als de accreditatie en gaat om de toegang tot je evenement en specifieke gedeelten ervan, die je verleent aan bezoekers (bijvoorbeeld door middel van toegangsgegevens).
Zoals Kevin Van der Straeten schrijft in zijn boek EVENTPLANNER, is je accreditatiesysteem geen bijzaak, maar een essentieel onderdeel van de operationele planning van je evenement. Het moet vanaf het allereerste begin geïntegreerd zijn in je locatieplan, budget en draaiboek. Het juiste systeem hangt volledig af van de aard van je evenement: wie heeft toegang nodig tot wat, waar en wanneer. Verschillende ruimtes, verschillende mensen, verschillende toegangsniveaus – alles moet van tevoren goed doordacht zijn, met het juiste beleid, materiaal en personeelstraining voordat de deuren opengaan.
Als je het verkeerd aanpakt, wordt je incheckprocedure het eerste wat je gasten ervaren, en wel om de verkeerde redenen. Een trage of chaotische entree zet een negatieve toon die moeilijk te herstellen is, hoe goed de rest van je evenement ook is. Als je het goed aanpakt, lopen je gasten soepel naar binnen en voelen ze zich vanaf het eerste moment welkom en goed georganiseerd.
Om ervoor te zorgen dat je tot die tweede groep behoort, volgen hier de tips voor het opzetten van een efficiënt inchecksysteem.
Tip 1. Moedig de bezoekers aan om hun badge voor het evenement uit te printen
Lange wachtrijen komen voor wanneer het identificeren van en toegang verlenen aan iedere persoon langer duurt dan het hoort. Stel je eens voor: de bezoekers komt bij de incheckbalie, maakt zijn of haar identiteit bekend, wacht tot jij de badge uitprint en vouwt, en loopt dan pas de eventlocatie binnen. Als je deze procedure wil versnellen, kan je gemakkelijk meerdere incheckbalies inrichten.
Er is echter nog een truc die je kan inzetten (waarbij je geld bespaart op personeel): moedig je bezoekers aan om hun badge al voorafgaand aan het evenement af te drukken. Doordat ze hun badge bij de hand hebben, kunnen bezoekers gewoon de eventlocatie binnenlopen of naar de incheckbalie gaan voor de plastic badgehoes en goody-bag. Hierdoor verkort je hun wachttijd en zorg je voor een gemakkelijke doorstroom van gasten. Om je bezoekers te overtuigen om badges af te drukken voor het evenement, kan je altijd aangeven dat het ter plaatse uitprinten van de badge extra kosten met zich meebrengt.
Tip 2. Zet een geautomatiseerd inchecksysteem op
In plaats van meerdere incheckbalies in te richten, kan je altijd een geautomatiseerd accreditatiesysteem opzetten. Je kan bijvoorbeeld een aantal incheckmachines installeren die de bezoekers identificeert en die de badges direct afdrukt. Dit proces werkt het best als je de gasten laat weten dat ze hun persoonlijke QR-identificatiecode kunnen downloaden.
Vervolgens gaan ze naar de incheckmachine, scannen ze de code en krijgen ze hun badge. Het wordt natuurlijk wel aangeraden om ondersteuning te leveren, dus als je de geautomatiseerde incheckmachines besluit te gebruiken, zorg dan dat je een paar vrijwilligers aanstelt om de bezoekers te begeleiden bij het incheckproces.
Tip 3. Zorg voor meerdere stroomrichtingen
Als je een efficiënte entreedynamiek wil runnen, moet je zorgen voor meerdere ingangen en stroomrichtingen. In het geval van grote evenementen, zoek je naar eventlocaties die meerdere roltrappen en entrees hebben. Zo versnel je de accreditatieprocedure, en hoeven mensen niet erg lang te wachten om de eventlocatie binnen te gaan.
Tip 4. Zorg voor badges met speciale codes
Afhankelijk van het soort evenement en het doel ervan, is de incheckprocedure misschien nog niet klaar na de algemene accreditatieprocedure. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een handelsbeurs plant, en afhankelijk van het soort bezoekers zullen sommige gasten toegang hebben tot de kennissessies, terwijl anderen dat niet hebben.
In dat geval zal je mensen moeten aanstellen die de identiteit van iedere bezoeker vaststellen voordat ze hem of haar toelaten tot het kennisgedeelte. Om deze procedure zo snel mogelijk te laten verlopen, zorg je voor badges met speciale codes die de toegangsrechten van iedere bezoeker aangeven. Daarna kunnen de vrijwilligers de code van de gasten scannen die willen meedoen aan de kennissessies.
Tip 5. Overweeg om gezichtsherkenningstechnologie in te zetten
Alhoewel het concept nog relatief nieuw is en nog niet veel gebruikt wordt in de evenementensector, zal gezichtsherkenning de toekomst van incheckdynamieken bepalen. Een gezichtsherkenningssysteem gebruikt verschillende biometrische technologieën en stelt je in staat om automatisch de bezoekers te identificeren. Hiermee versnel je het accreditatieproces en zorg je dat de bezoekersstroom soepeler verloopt.
Conclusie
Een van de eerste interacties met de evenementenomgeving is de incheckbalie. Daarom is het belangrijk om een stressvrije accreditatiebeleving aan je bezoekers te bieden, zonder lange wachtrijen of verwarrende identificatieprocedures.
