10 vaak gemaakte fouten van... event planners

10 vaak gemaakte fouten van... event planners

Een evenement organiseren, daarvoor moet je bij de pinken zijn. Om je event te organiseren en te promoten, kan je gebruik maken van heel wat nieuwe technologieën en sociale media.

 

We zetten daarom graag enkele tips en vaak gemaakte fouten voor jou op een rij.

 

1. Te veel social media

Volg ons op Twitter, vind ons leuk op Facebook, lees onze blog en laat liefst ook nog commentaar na.Teveel van het goede kan voor een overdosis zorgen. Niet ieder event is gebaat bij een Linkedin-pagina of Twitter account.

 

Welke sociale netwerken gebruik je best voor welk soort event? Ga na waar jouw doelgroep zich bevindt. Hou hierbij in het achterhoofd dat kwaliteit nog steeds belangrijker is dan kwantiteit.

 

2. Te weinig social media

Mooie brochure. Knap, maar is dat alles? 'Ja, ik heb geen budget te besteden aan social media.' Maar al te vaak horen we deze opmerking en dan moet je weten dat de meesten wél het budget hadden voor een, onze excuses, inefficiënte website. Ga strategisch te werk, vind jezelf opnieuw uit en verdien zo het respect van je bezoekers. Kan dat dan wel met een Twitter-account? Natuurlijk, en wel op een meer persoonlijke en directe manier dan met enkel direct mail.

 

3. Controlefreak

Doe dit, doe dat, ga hier zitten, neem je kaarten mee, …. Goed bezig? Eerder fout als je het ons vraagt. Laat de genodigden zelf beslissen waar ze gaan zitten, naar wie ze luisteren en wanneer. Breng ze in contact met de sprekers, verlaag de drempel, blijf weg van het VIP-gebeuren en organiseer je evenement zo dat je genodigden je niet snel zullen vergeten. Laat je eventueel inspireren door het succes van -door de deelnemers georganiseerde- barcamps.

 

4. Mond-aan-mond in een nieuw jasje

Laat je gasten toe feedback te geven tijdens je event. Zet een Twitter-wall op en geef de tweets met jouw hashtag weer op het grote scherm. Organiseer een poll op Facebook, of krijg directe respons via de commentaren op je blog. Hoe meer er over je evenement gepraat wordt, hoe meer interesse er voor is. Dat spreekt voor zich!

 

5. Flashy websites

Maak geen site in Flash. Dat brengt zoveel beperkingen met zich mee en is nefast voor je social mediacampagne. De uitzonderingen bevestigen natuurlijk de regel, maar over het algemeen: niet doen.

 

6. Geen live stream

Dit is een van de meest gemaakte fouten die eventplanners momenteel kunnen maken. Wie niet aanwezig kan zijn, kan toch van thuis of op kantoor volgen wat er zich tijdens het evenement afspeelt. Wedden dat ze er volgend jaar zeker willen bij zijn, dat ze de actie niet willen missen?

 

Nu het sinds kort zelfs mogelijk is via Youtube live te streamen, is ook dat een fluitje van een cent en het verhoogt gevoelig je bereik.

 

7. Geen mogelijkheid tot netwerken voor het evenement

Publiceer een lijst van je gasten online. Het zal andere betrokkenen over de streep trekken om ook te komen en het maakt mogelijk om af te spreken tijdens je evenement, ook tussen mensen die elkaar niet goed kennen.

 

8. Een business model uit 'de jaren stillekes'

300 mensen in een zaal verzamelen voor een 3-daags evenement. Zo zagen events er in de jaren ’90 nog uit. Verrijk de zogenaamde 'selling proposition' van je event door het opzetten van webinars, organiseren van meet-ups en het voorzien van virtuele faciliteiten.

 

9. Wees creatief!

Het juiste gebruik van een hashtag op Twitter kan je niet opdringen. Je hashtag moet dus aantrekkelijk genoeg zijn om je genodigden uit te nodigen hem te gebruiken. Beter nog, laat de creatieve Twitteraars een hashtag bedenken.

 

10. Moeizame registraties

Onbegrijpelijk dat sommige organisatoren in deze tijden nog formulieren per fax gebruiken om bezoekers te registreren. Maak beter gebruik van de vele (soms gratis) tools die je online vindt om bezoekers vlot te laten registeren.

 


Hoe moet het dan wel? Dat lees je in het boek EVENTS.

Bestel EVENTS nu via onze webshop!


Reageer op dit artikel

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

Advertenties

In de kijker

Nieuwsbrief

Nieuws

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten Bestel nu!

Vacatures