Hoe lanceer je je eerste virtuele topconferentie

Hoe lanceer je je eerste virtuele topconferentie

Ben je een beetje onder de indruk van het enorme aantal bedrijven en merken die hun fysieke evenementen transformeren tot online events? Je voelt de aandrang om hetzelfde te doen, maar je weet niet goed hoe? Begin met dit artikel te lezen!

 

Fysieke evenementen zijn nog niet uitgestorven en het is zeker: op een bepaald moment komen ze terug. Maak ondertussen gebruik van deze tijd en exploreer je online opties. En nee, webinars tellen niet mee! Die kennen vele voordelen, maar ze missen de experimentele vibe en zijn helemaal geen volwaardige evenementen. Maar voor nu, nu we in dit ‘nieuwe normaal’ leven, is het misschien tijd om je allereerste virtuele topconferentie te organiseren.

 

Weet je niet goed wat een virtueel evenement is? Volgens ondernemer en uitgever Tom Morkes is het dit: “een virtuele top is een collaboratief, online event, dat een reeks van interviews met experten bevat. Zulk een evenement is typisch gefocust op een specifiek domein of niche.” Een virtuele topconferentie is dus een serie van keynote speeches, ronde tafels en netwerk belevingen die online gebeuren. Dat kan één dag duren, maar ook drie. Je conferentie kan gratis zijn of betalend. En wat het beste is, de content van je topconferentie kun je gebruiken als lead magneet, zelfs lang nadat je conferentie voorbij is.

 

Morkens verduidelijkt: “virtuele tops zijn heel effectief voor het genereren van traffic, leads en verkoop. En dit is waarschijnlijk al genoeg om er eentje te organiseren. Maar een virtuele top bezorgt je ook visibiliteit, het verhoogt je merkbekendheid, het helpt je een community te bouwen en het bezorgt je leads van een hoge kwaliteit. Ready? Hier is hoe je start en je eerste virtuele topconferentie launcht.

 


Stap 1: Kies de juiste eventtechnologie partner

Qua logistiek zijn online evenementen gemakkelijker om te organiseren, maar ze vereisten toch ook een goed online event platform. En we bedoelen niet Zoom of Google Hangouts. Je hebt goed presterende eventtechnologie nodig die je helpt een website te maken, een registratieproces op te zetten, online netwerk sessies te organiseren, engagement verhogende activiteiten in te plannen, de ROI te meten en analyseren, enzovoort. Je eerste stap moet dus het identificeren en selecteren van de juiste event technologie zijn. 



Stap 2: Bepaal een krachtig onderwerp dat de interesse van je publiek triggert

De volgende stap is een interessant onderwerp bepalen voor je topconferentie. Dat onderwerp moet nauw genoeg zijn om een specifieke doelgroep aan te spreken, maar toch ook breed genoeg zodat je sprekers het van verschillende interessante kanten kunnen benaderen. Bovendien kun je je sprekers vragen om mee te brainstormen over de editoriale lijn van de top. Als je dit doet, dan ben je er zeker van dat je publiek waar krijgt voor zijn geld: namelijk topics die helemaal in hun interesseveld vallen. Als je daarentegen met een saai onderwerp komt, dan ben je gewoon bezig met hun noden te verwaarlozen, wat zeker leidt tot een lagere aanwezigheidsgraad.

 


Stap 3: Creëer een vriendelijk online programma

Hoe creëer je een programma voor je virtuele top en splits je de activiteiten correct op? Je hebt twee opties! Je organiseert je top op één dag, dan vind je het ok dat je deelnemers af en toe afhaken en terug aanhaken als er activiteiten of sprekers zijn die hen interesseren. Of je organiseert je event in kleinere sessies gespreid over enkele dagen, bijvoorbeeld twee uur per dag. Wat je ook kiest, in vergelijking met een fysiek evenement, de opkomst van een online evenement zal meer fluctueren.

 


Stap 4: Nodig sprekers uit van een hoge kwaliteit

Hoe wil je goede sprekers aantrekken wanneer je geen sterk merk hebt of je hebt nog niet eerder een topconferentie georganiseerd? Het geheim is de meest bekende namen links te laten liggen, en in plaats te gaan voor echte professionals die iets waardevol te delen hebben, maar het platform daarvoor tot nu toe nog niet kregen. Dit verhoogt je kansen op een ‘ja’, als je deze persoon vraagt als spreker.

 


Stap 5: Beslis hoe de productie er gaat uitzien

Wil je je conferentie filmen of streamen? Zitten je moderatoren en sprekers thuis bij hun laptop of in een professionele studio? Soms is het moeilijk om voor een professionele productie te gaan, maar het is altijd belangrijk om het esthetische element mee te nemen in hoe de algemene streaming er zal uitzien. Ga voor een fraaie achtergrond en op zijn minste, voor een professionele camera.

 


Stap 6: Ontwikkel engagerende momenten

Hoe ga je je deelnemers connecteren? Vergeet niet dat in het geval van virtuele topconferenties, je deelnemers heel wat afleidingen rond zich hebben. Om er zeker van te zijn dat ze hun aandacht bij de top houden en interageren, incorporeer je best engagerende sessies elke tien minuten. Dat kunnen live bevragingen zijn door de spreker of moderator of de deelnemers die vragen kunnen stellen. Deze eenvoudige strategie houdt de aandacht bij jouw virtuele conferentie.

 


Stap 7: Lanceer een promotiecampagne

Net zoals bij fysieke evenementen, wil je je marketingcampagne zo snel mogelijk lanceren. Wacht niet tot het laatste moment, creëer al content die je event gaat promoten. Moedig je medewerkers aan een event-gerelateerde e-mail signature te gebruiken. Vraag je sprekers en sponsors of je mag posten op hun websites. Maak korte video’s van je sprekers over hun hoofdthema’s. Ontwerp ook een krachtige e-mailmarketing campagne. Ten slotte, benader je websitebezoekers met advertenties en banners. Al deze kleine tips verhogen de bekendheid van je online event en leveren je meer deelnemers op.

 


Stap 8: Test alles voor je begint

Last but not least, zorg dat alles werkt voordat je start. Bij een fysiek evenement is het je AV-team dat de laatste testen doet, en zelfs als er iets misgaat, dan weet je dat het gefixt wordt. Bij online events hangt alles af van de technologie. Daarom is het cruciaal om verschillende testrondes te doen met je team en je sprekers zodat zij ook weten hoe het werkt op ‘le moment suprême’!

 


In het kort

Een virtuele top plannen vergt minder logistieke inspanningen, maar het is even stressvol als een fysiek event. Daarom heb je een heel team nodig dat je assisteert met de technologie, de editoriale lijn, het engagement met de sprekers, het programma-ontwerp, de formats van de engagementssessies, de productie, de promotionele campagne, en finally, de testen zodat je zeker bent dat alles werkt. Bereid je voor; je gaat super veel nieuwe dingen leren en hard werken om je eerste virtuele event te organiseren. Veel succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

Hoe je event upgraden met 'special effects'

Hoe je event upgraden met 'special effects'

Organiseer je volgende meeting in deze toplocatie in Oostende

Organiseer je volgende meeting in deze toplocatie in Oostende

Breng Kerstmis naar je bedrijf met deze Kerst(markt) concepten

Breng Kerstmis naar je bedrijf met deze Kerst(markt) concepten

Advertenties