Hoe zorg je ervoor dat mensen fysieke evenementen weer gaan vertrouwen?

Hoe zorg je ervoor dat mensen fysieke evenementen weer gaan vertrouwen?

Geen evenementen in 2020? Zeg die woorden eens hardop! Het klinkt nog altijd ongelofelijk. Het is nog altijd een schok voor ons allemaal. Maar het goede nieuws is dat de economie stilletjes aan terug opleeft. We gaan terug evenementen kunnen organiseren! Maar wat doen we zodat mensen zich comfortabel gaan voelen op die fysieke events?

 

Na lange maanden van lockdown en constante stromen van nieuwsberichten over de gevaren van de pandemie, voelen jouw gasten zich misschien angstig om terug naar jouw evenementen te komen. Misschien ga je veel minder deelnemers krijgen dan voorheen.


Als organisator verandert je rol: zorgen dat je gasten zich veilig voelen zodat ze fysieke evenementen terug gaan vertrouwen. Als je dat doet, gaat je opkomstpercentage ok zijn en verschijn jij in de boeken van dit nieuwe normaal als een verantwoordelijke persoon. Hoe garandeer je de veiligheid en bouw je het vertrouwen terug op? Hier zijn een aantal stappen die je kunt overwegen als je terug je eerste fysieke evenement gaat plannen:

 


Stap 1: Begin met lokale evenementen

Pak het stap voor stap aan. Je hoeft je deelnemers niet direct naar een andere locatie te vliegen en hen bloot te stellen aan bepaalde risico’s. Denk lokaal en begin al met een evenement te organiseren in je eigen stad. Zo houd je niet alleen je gasten veilig, je draagt ook bij aan de lokale economie. En dat is heel belangrijk nu de lockdown zo een grote impact heeft gehad op zoveel bedrijven. Je kunt zo samenwerken met lokale eventleveranciers, en hen helpen hun business te vergroten en de economie terug op te starten. En je gasten gaan meer geneigd zijn naar een lokaal evenement te komen dan naar ergens anders te reizen.

 


Stap 2: Zorg voor social distancing

Locaties waar we allemaal gezellig dicht op elkaar gepakt zaten? Vergeet die maar even! Om je gasten gerust te stellen en hen te overhalen terug aan evenementen deel te nemen, herdenk je best je seating plan. Je wil misschien wat afstand creëren door een iets grotere eventlocatie te boeken. Fysieke evenementen gaan over mensen fysiek samenbrengen, maar we worden maar beter snel gewoon aan deze nieuwe settings en vinden andere manieren om mensen bij elkaar te brengen zonder hun gezondheid in gevaar te brengen.

 


Stap 3: Maak van grote evenementen kleinere ervaringen

Grote evenementen. Misschien nog even niet. Vervang ‘duizenden deelnemers’ door kleinere micro-sessies met minder gasten. Laten we een conferentie als voorbeeld nemen. Normaal duurt die twee à drie dagen met tientallen activiteiten per dag. Nu moet je dat format opnieuw ontwerpen. Organiseer bijvoorbeeld één of twee workshops per dag met een beperkte capaciteit, gedurende een hele week. In plaats van een workshop één keer te organiseren, kun je deze een paar keer herhalen, zodat toch meer mensen deelnemen. Samengevat: hou je evenementen klein en spreid ze over een langere periode

 


Stap 4: Creëer richtlijnen rond veiligheid en gezondheid voor je team

Je team is de eerste lijn van je evenement. Zij zullen interageren met de deelnemers, ze registreren, hen de ruimtes aanwijzen, en antwoorden op elke vraag. Je moet dus niet alleen je gasten veiligheid bieden, maar ook je team. Creëer daarom veiligheidsvoorschriften die iedereen moet volgen. Als mogelijk, stel je deze richtlijnen op samen met een epidemioloog die je kan helpen met de best practices zodat je alles vermijdt wat de veiligheid van je gasten in gevaar kan brengen. Deze richtlijnen omvatten zaken zoals waar en wanneer een mondmasker te dragen, hoe interageren met het publiek, en ook hoe de locatie voor te bereiden en welke afstand mensen van elkaar moeten houden.

 


Stap 5: Communiceer de regels aan je deelnemers

Voor. je evenement plaatsvindt, zet je best een e-mailcampagne op waarin je al de veiligheidsregels op een rijtje zet. Zo vermijdt je miscommunicatie, je bereidt je gasten ook voor en bezorgt hen een gevoel van veiligheid. Maak een gemakkelijk te begrijpen e-mail die samenvat hoe mensen zich moeten gedragen eens ze binnenkomen. Deze boodschap kun je nog versterken door ze uit te hangen bij de ingang. Op die manier kijken je deelnemers er nog een keer naar en worden ze aangemoedigd om de regels te volgen.

 


Bonus stap

Onnodige interacties maak je best digitaal. Meestal staat er een rij aan te schuiven bij de ingang om het registratieproces te doorlopen. Om de veiligheid van zowel je team als je gasten te waarborgen, digitaliseer je best je check-in proces. Dat doe je door je deelnemers vooraf hun badge of QR-code toe te sturen waardoor ze de locatie kunnen betreden.

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

Hoe je event upgraden met 'special effects'

Hoe je event upgraden met 'special effects'

Parket opent onderzoek naar bedrijven achter Pukkelpop

Parket opent onderzoek naar bedrijven achter Pukkelpop

Nieuw teambuilding bedrijf 'Bike & Outdoor Sportcenter' wint Fietsrijk Award!

Nieuw teambuilding bedrijf 'Bike & Outdoor Sportcenter' wint Fietsrijk Award!

Advertenties