Hoe virtueel aan je team bouwen

In deze eventplanner.tv deelt Bryce Weinert (Teambuilding), die teambuildingactiviteiten organiseert voor bedrijven als Apple, Amazon, Google en NASA, interessante inzichten over het virtueel bouwen van teams.

22-11-2021|Kevin Van der Straeten|bekijk origineel
Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Ook beschikbaar als podcast:

Ook via podcast:

Listen on Google PodcastsListen on Apple PodcastsListen on Shopify

Transcript

Hallo Bryce, welkom in de studio.


Goedemorgen. Hallo. Leuk om hier te zijn.


Uw bedrijf organiseert teambuildings voor bedrijven als Apple, Amazon, Google, NASA. Best indrukwekkende bedrijven, vind ik, waarvoor het bouwen van sterke teams heel belangrijk is.


Ja absoluut. We hebben uitstekende klanten. We zijn erg blij en trots om samen te werken met bedrijven als Facebook, NASA, Google. We weten hoe belangrijk het is voor die grote, wereldwijde bedrijven om een sterke teambasis te hebben. En voor teams over de hele wereld om via internet te kunnen bereiken en met elkaar in contact te komen.


Ja, tijdens de pandemie ging je, net als veel bedrijven, virtueel met veel teamgebouwen. Maar misschien deed je dat al omdat je ook wereldwijde klanten had. Of was het een totaal nieuwe trend voor jullie?


Het was een totaal nieuwe trend. Voorafgaand aan maart 2020 hebben we al onze teambuilding persoonlijk gedaan. We waren dus beperkt tot steden in de Verenigde Staten. Het was gewoon een beetje geluk en ook het hebben van een heel goede basis van facilitators, creatieve organisatoren, creatieve inhoudmakers die ons in staat stelden om die overgang naar de virtuele ruimte te maken. In maart 2020. En het voelde behoorlijk naadloos. We hebben de lessen die we uit teambuilding hebben geleerd persoonlijk kunnen nemen en een aantal van die lessen kunnen omzetten in een geweldige virtuele ervaring.


En als we het hebben over een geweldige virtuele ervaring, wat maakt een online teambuilding of evenement dan...

Het kan breder zijn dan teambuilding op zich. Wat maakt het een goede ervaring?


Welnu, iedereen die tijdens de pandemie een happy hour met het gezin of een groepschat met vrienden via Zoom heeft gehad, weet dat het echt een leuk, bevredigend, sociaal evenement online is. We hebben dus veel lessen geleerd. Een soort van grote is dat, als je teambuilding virtueel gaat uitvoeren, je iemand nodig hebt die goed georganiseerd is om de leiding te nemen. Organische ervaringen zijn moeilijk te hebben. Online. Lichaamstaal is moeilijker te lezen. Communicatie is moeilijker te beheren en te verbinden. Het is dus heel belangrijk om wat ik noem een meetingmanager te hebben. Iemand om te faciliteren, naar MC, om ervoor te zorgen dat weet wat er wanneer gebeurt.

En afgezien daarvan is een van de dingen waar we in geloven als het gaat om online teambuilding: deze virtuele ruimte is heel vreemd. Omdat het het professionele leven en het persoonlijke leven van mensen verbindt. Mensen zitten in hun eigen ruimte. Ze zijn in hun huizen, ze zijn in hun flatgebouwen.

En dat omarmen we in onze online teambuildings. Dit kunnen dus evenementen zijn die mensen met hun collega's bijwonen. Ze zijn een professionele ervaring. Maar we houden van mensen als ze hun huisdieren laten zien. Als ze dingen laten zien die betrekking hebben op hun persoonlijke leven. Hun hobby. Hun vreugden. Op onze evenementen. En echt helpen die kloof tussen het professionele en het persoonlijke te overbruggen.


Maar hoe doe je dat? Omdat de theorie erg goed klinkt. Maar vraag je dan: nou, laat je hond zien?


Dat doen we letterlijk. Wij doen. Dus indien...

Je hebt misschien net mijn kat buiten het scherm horen miauwen. Als we in een evenement waren en ik zou hosten, zou ik absoluut zeggen: ik heb die kat gehoord. Pak je kat. Laat me het zien. We hebben kinderen op evenementen laten komen en dat is geweldig. We halen ze een beetje binnen. Zoals ik al zei, als het om hobby's of je persoonlijke omgeving gaat, zeggen we zelfs: laat ons het meest interessante zien dat je binnen handbereik hebt. Mensen pakken dingen en we praten erover. Je weet wel, stel ze vragen. We helpen teams die elkaar al jaren professioneel kennen, een andere kant van hun collega's te zien. Gewoon door, een beetje, dat persoonlijke leven te omarmen.


Ja en dat is dan ook wat je bedoelt met: je hebt die hele goede begeleider nodig. Iemand die over dat soort dingen nadenkt en het ook uitvoerbaar maakt.


Absoluut. We volgen ook wat we een steigersysteem noemen. We zien echt dat het moeilijk is...

Dat sommige mensen niet meteen grote extraverte mensen willen zijn en alles over zichzelf willen delen. Vrijwel. Wij geloven dus in het steigersysteem.

Waar we beginnen met wat we zeer greenlight-interacties noemen. Dit zijn interacties die je met letterlijk iedereen zou hebben. Dus als ik je zou vragen: hé, hoe laat is het? Je zou je helemaal op je gemak voelen om het me te vertellen, toch?


Ja, geen probleem daarmee.


Als ik je vraag: wat heb je als ontbijt gegeten? Dat is ook een greenlight-ervaring. Dat is gemakkelijk. Mensen zijn daartoe bereid. Als je eenmaal die vertrouwensbasis hebt opgebouwd, met wat we deze greenlight-activiteiten noemen, kun je mensen vragen om wat persoonlijker te worden. Een beetje meer bereid om dingen over zichzelf te delen.

Dus nadat we een beetje een rapport hebben gehad, zou ik kunnen zeggen: oké, laat me de coolste zien die je binnen handbereik hebt. Ik ga iets pakken dat binnen handbereik ligt. Voorbeeld: ik heb een model van een Tardis getrokken. Voor de nerds om op hun bureau te hebben. Het is van de Doctor Who. En nu weet je een beetje over mij. Je weet dat ik een beetje een nerd ben. Je weet dat ik Doctor Who leuk genoeg vind om het binnen handbereik te hebben.

En dan, nadat we dat soort persoonlijke niveau, die verbinding, hebben verhoogd, zou ik mensen kunnen vragen om te doen wat ik noem roodlicht-dingen. Dus dat zet mensen aan het dansen. Dat zorgt ervoor dat mensen graag gekke hoeden op hun hoofd dragen. Dat bouwt gewoon een beetje het niveau van vertrouwen en interactie in onze evenementen op. Door het op te splitsen in deze verschillende steigers. Op een manier om vertrouwen op te bouwen op een manier die natuurlijk aanvoelt. En haalt mensen langzaam uit hun schulp.


Ja, maar ik kan me voorstellen dat dat niet makkelijk is. Want ik zou je kunnen volgen tot het punt: pak iets in de buurt. Maar toen je begon te zeggen: ze laten dansen voor hun camera...


We krijgen mensen absoluut aan het dansen voor hun camera. Maar het vereist vertrouwen. Het duurt...

Dat kun je niet aan iemand vragen: doe dat meteen. Als je een online evenement binnenloopt en het eerste wat je mensen vraagt is: sta op en dans. Of: vertel me over je grootste prestatie dit jaar. Dat is veel gevraagd van mensen. En ik ben naar veel virtuele evenementen geweest. Waar ze wel meteen in springen. En je krijgt meteen mensen die zeggen: wauw, wat gebeurt hier? Dat is te veel voor mij. En ze sloten zich af voor de rest van het evenement.

Dus door het rustig aan te doen, door vertrouwen op te bouwen, met de mensen met wie je teambuilding doet. Door echt de tijd te nemen om die teams te bouwen, kun je mensen leuke, gekke en gekke dingen laten doen in je virtuele evenementen.

 

Nu hebben we het gehad over de host of de moderator. De begeleider die heel belangrijk is. Dat vertrouwen opbouwen. Maar hoe ziet dat eruit? Is het dan gewoon een gesprek voeren? Of doe je ondertussen al teambuilding, een spelletje of wat dan ook?


Het is allebei, eigenlijk. Dus een van...

Voor mijn bedrijf is een van de dingen waar we onze begeleiders voor waarschuwen, dat ze zakvrienden worden.

Dus organiseren we evenementen van negentig minuten. Dus gedurende die negentig minuten zou die begeleider voor je zich als een vriend moeten voelen. En moet het gesprek vergemakkelijken. Vragen stellen. Zoals, misschien licht plagen. Maar zeker nooit stilte hebben. Altijd het gesprek gaande houden. Altijd die MC zijn, die facilitator voor gespreksflow.

Maar aan de andere kant houden mensen van games. Mensen houden van gamifications. Als je mensen punten belooft, is dat absoluut de manier om mensen aan het dansen te krijgen. Als we samen een spel spelen en ik zeg: ik geef je vijf punten voor je team als je me je kat laat zien, zullen mensen 100% rennen om hun kat te halen.


De kat vindt het misschien niet leuk, maar...


De kat doet het voor het team. De kat begrijpt ook hoe belangrijk de punten zijn.


Inderdaad.

Nu, je had het over negentig minuten. Is dat een goed tijdsbestek om zo'n sessie met een team online te houden?


Ik denk dat dat de ideale plek is voor online teambuilding. We maken onze evenementen zo dat er tijd is, een beetje in een grote groep, waar iedereen samenwerkt. En dan hebben mensen kleine teaminteracties in breakoutrooms. Er is dus veel beweging tussen activiteiten als een grote groep. Kleinere activiteiten met teams. En dan weer bij elkaar komen en praten over wat je als team hebt gedaan. Het is dus geen negentig minuten staren naar een raster van gezichten op een Zoom-scherm. We maken dit zeker, zodat mensen in en uit activiteiten gaan. Mensen veranderen in wat ze doen. Ik las een statistiek dat de aandachtsspanne van mensen in Zoom-vergaderingen twee minuten is.


Dat is kort.


Het is ongelooflijk kort. Dus proberen we elke twee minuten iets anders te doen. Of dat nu het veranderen van een activiteit is. Iemand oproepen om te communiceren. Laat ze opstaan en iets doen. Dus elke twee minuten gebeurt er iets nieuws om de aandacht van mensen te trekken. Als je negentig minuten opdeelt in stukjes van twee minuten, vliegt het voorbij. Als je op dat detailniveau werkt en hoe je mensen betrokken houdt.


Ja en is er dan ook nog plek...

Omdat ik me probeer voor te stellen hoe het eruit ziet. Is er dan ook ruimte voor bijvoorbeeld een presentatie? Of is het volledig gericht op het bouwen van het team?


Nee, er is absoluut tijd voor presentaties, er is tijd voor aankondigingen. We houden echt van een goede video. We zullen dat laten zien om de tijd te breken. Maar het zou allemaal in dienst moeten staan van, een soort van, het creëren van die banden, het bouwen van die teams. Dus als je een presentatie van een kwartier gaat houden, midden in een teambuildingsessie, moet je ook nadenken over hoe dat de energie van de groep gaat beïnvloeden. De manier waarop hun interactie...

Dus zelfs als je een presentatie hebt, wat dingen doet om de aandacht van mensen te trekken, gewoon vragen om dingen in de chat te typen...


En houd het onder maximaal twee minuten.


Elke twee minuten zou er iets moeten veranderen. Dus als je een presentatie geeft en je weet dat het een kwartier duurt, in je introducties, en je zegt iets als: waar belt iedereen vanaf vandaag, waar doet iedereen mee vanaf vandaag, en laat ze dat gewoon typen in de chat is een eenvoudige manier om ze betrokken te houden. Geef ze bruikbare dingen om te doen. Het is dus niet zomaar een kwartier passief naar een toespraak kijken.


Ja. Misschien als laatste vraag.

We hebben het over negentig minuten gehad als een goede plek voor de lengte. Hoeveel mensen zou je in zo'n sessie kunnen hebben? Omdat je al een hint gaf door te zeggen: soms moet je in kleinere groepen uiteenvallen. Ik denk dat dat komt omdat je in kleinere groepen andere dingen kunt doen dan met een grote groep. Maar wat is jouw idee daarvan?


Dus ons grootste evenement dat we ooit hebben gedaan, had 450 mensen. En dat vergde veel planning om ervoor te zorgen dat al die mensen betrokken, interactief en gelukkig waren. Maar dat is een extreem aantal mensen.


Maar neem dat extreme voorbeeld. Als je 450 mensen hebt en je gaat dan uit elkaar, naar welke groepsgrootte zak je dan af?


Dus toen we dit evenement organiseerden, braken we het op in...

We hadden 45 minuten een soort grote groepsactiviteit. Dus we hadden mensen die een presentatie gaven, een toespraak gaven, een video lieten zien. En toen speelden we een grote groep trivia. Dus 450 mensen speelden trivia in Japanse stijl, alles bij elkaar, waar ze hun antwoorden zoemden. En wat we deden, is: we braken in op kleinere breakout rooms. En met kleiner bedoel ik veertig tot vijftig mensen.


Dat is nog steeds groot, ja.


Het is nog best groot. En dan zijn we met die veertig tot vijftig mensen bezig geweest met activiteiten. Dus we regelden...

Laat me heel snel wiskunde doen. Het is vroeg. Ik denk aan een tiental breakout rooms. Veertig tot vijftig mensen. Maar ze hadden allemaal een soortgelijke ervaring. Dus als ze daarna wilden praten over wat ze deden in hun breakout room en hoe het zich verhield, hadden ze een punt van overeenstemming, van een gemeenschappelijk gesprek.


Maar dat betekent ook dat je een tiental begeleiders nodig hebt om al die sporen te faciliteren.


Dat hebben we gedaan, ja. 100%. En dan, naast...

Wat we graag doen naast onze begeleider...

We willen dat onze begeleider zich daar gewoon op focust. Dat MC. Die zakvriend. Die grote persoonlijkheid. Ze worden dus altijd ondersteund door wat we een co-host noemen. Dus iemand om de technologie van Zoom te beheren. Om je zorgen te maken over breakout rooms. Om vragen te beantwoorden in de chat. Als iemands microfoon het niet doet. Of als ze op mute staan en niet weten hoe ze eruit moeten komen. Zodat onze begeleider zich alleen maar zorgen hoeft te maken over het faciliteren van het gesprek. Die grote persoonlijkheid zijn. Over de organisatie hoeven ze zich geen zorgen te maken.


Ja, logisch. Klinkt logisch.

Je hebt veel interessante tips gedeeld, Bryce. Heel erg bedankt dat je bij ons bent gekomen.


Bedankt. Het was heerlijk om hier te zijn. Gewoon een genoegen. Bedankt.


En jij thuis, bedankt voor het kijken naar onze show. Ik hoop je volgende week te zien.

Advertenties