To the point presenteren

Presentaties zijn een bron van frustratie, tijdverlies en zelfs foute beslissingen. Dat vindt Kevin zijn volgende gast, die een boek schreef over hoe je wél to-the-point kunt presenteren.

03-09-2018 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Presentaties zijn een bron van frustratie, tijdverlies en zelfs foute beslissingen. Dat vindt mijn volgende gast, die een boek schreef over hoe je wél to-the-point kunt presenteren.

 

Dag Edouard, welkom in de studio.

 

Dag Kevin.

 

Ik had het de kijkers in de intro al aangegeven, jij hebt tegen mij gezegd: businesspresentaties zijn een bron van frustratie, tijdverlies en foute beslissingen.
Waarom zeg je dat? Dat is een heel straffe claim.

 

Ja, eigenlijk, we hebben er zelf een onderzoek over gedaan, met een aantal collega's, een jaar of drie-vier geleden. Omdat er zo weinig fundamenteel onderzoek is, over het gebruik van presentaties in bedrijven. En het is toch een enorm belangrijk medium.
Daarom zijn we een onderzoek gaan doen, naar hoeveel wordt er, eigenlijk, gepresenteerd en hoe goed zijn die presentaties en wat maakt een presentatie goed en slecht. En daar hebben we gezien dat de gemiddelde medewerker in een bedrijf - de gemiddelde medewerker - een kwart van zijn tijd spendeert aan PowerPoint. En wat we daarvan zien, is dat zeker drievierde van die tijd, eigenlijk, compleet verspilde tijd is.
Dus daaraan alleen kan je zien, dat het een enorm tijdverlies is. Dat PowerPoint heel veel tijd opslokt en, eigenlijk, weinig resultaat teruggeeft.

 

Omdat we dan teveel presentaties geven of...

 

Ik zou niet zeggen: teveel presentaties. Want een presentatie, als die goed is gemaakt, als die goed is gebracht, heeft die een enorme toegevoegde waarde. Probleem is dat er veel slechte presentaties zijn.

 

Oké, maar misschien moeten we daar eens op inzoomen.
Er zijn een aantal misvattingen rond presentaties, die we misschien best eens weerleggen.

 

Vorm en skills zijn belangrijker dan inhoud.

 

Ja, dat is zo één van die misvattingen, die steeds opnieuw terugkomt. Iedereen denkt: ik ken mijn inhoud wel, ik moet alleen leren om het beter te brengen. En dat wordt nog in de hand gewerkt door een aantal mensen, die, bijvoorbeeld, de studie van Mehrabian citeren. Die zou zeggen dat communicatie maar voor zeven procent bestaat uit woorden en de rest is het niet-verbale en de toonhoogte enzovoort. Maar dat wordt, eigenlijk, heel fout geïnterpreteerd.
Die studie is effectief gebeurd, maar daar werd gemeten: is iemand geloofwaardig wanneer hij een emotie uit met één woord? Ik vind dit goed, ik vind dit niet goed. Geloof je die man dan of niet? Ja, natuurlijk, daarvoor ga je kijken naar zijn gezicht, naar zijn mimiek.

 

Ja, dat woord zal dan wel het verschil niet maken.

 

Het woord gaat het verschil niet maken. In business is het helemaal anders.
En daar hebben wij een onderzoek gedaan, om te zien, van: wanneer heeft een businesspresentatie effect of niet? En daar hebben we gemerkt dat de inhoud vier tot vijf keer belangrijker is, dan de skills van de spreker. Wat, eigenlijk, ook wel normaal is, hé. Je moet met een goede inhoud komen. En we hebben gemerkt dat zelfs een wat stuntelige spreker, als die een sterk verhaal heeft, dan heeft die ook impact.
Maar iemand die een zwak verhaal heeft, maar het met veel bravoure brengt, die gaat, eigenlijk, weinig impact hebben. Integendeel, ze gaan hem een beetje zien als een...

 

Dat is misschien entertainend, maar...

 

Exact. Het hangt ervan af. Van: wat is de vraag? Is de vraag, van: vind je het entertainend? Dan is het niet-verbale enorm belangrijk. Maar is de vraag: heb ik iets bijgeleerd? Of: heeft het mij geholpen om een beslissing te nemen? Dan wordt het ineens veel minder belangrijk.

 

Nog zoiets: de conclusie moet altijd op het einde komen, hé.

 

Ja, dat is zo een misvatting, die altijd maar blijft terugkomen. Het is ook een natuurlijke reactie van een spreker. Een film zit zo in mekaar, een boek zit zo in mekaar.

 

Ja, je wilt iets opbouwen.

 

Je wilt iets opbouwen.
En ook ikzelf, ik heb iets onderzocht, om te komen tot een bepaalde conclusie. En ik ga mijn publiek mee door datzelfde proces leiden. Maar, eigenlijk, voor communicatie werkt dat niet goed, om een heel aantal redenen.
Ten eerste: als je heel lang wacht, voor je met de conclusie komt, is de kans heel groot, dat je het publiek onderweg kwijtspeelt. En dat gebeurt in de meeste gevallen. En dat is dus één van de belangrijkste redenen, waarom je kunt beter beginnen met je conclusie.
Ten tweede: we weten allemaal, van als we op school zaten en als we moesten studeren, om iets te kennen, moet je het veel herhalen. Maar hoe kun je nu willen dat je je kernboodschap een aantal keer kunt herhalen, als je die kernboodschap maar tot het einde houdt?
Dus dat zijn al een paar redenen, waarom je beter met de kern kunt beginnen.

 

Maar loop je dan niet het risico, dat mensen zoiets hebben van: ik heb het begrepen, nu kan ik weg?

 

Ja en dan?

 

Ja, daar heb je een punt natuurlijk.

 

Als je je doel hebt bereikt - en je gaat merken, over het algemeen gebeurt dat wel niet - maar als je het kunt in tien minuten uitgelegd krijgen en je had twee uur voorzien, en het lukt in een vergadering op tien minuten: why not?

 

Daar heb je een punt, ja.

 

Maar wat je gaat merken, de mensen gaan dan wel meer in diepte er op ingaan.

 

Wat je tegenwoordig ziet, zeker met van die Pretzy-presentaties, allemaal fotootjes en kleurtjes en...

 

Leuk, zolang het maar met mate wordt gebruikt.
Het is wel zo, heel veel presentaties zijn overladen met informatie, met data, met cijfers. En daarom is er zo'n tendens geweest, van: nee, we moeten veel meer terug naar beeld, naar iets attractief. Met één of twee woorden. En dat is fijn, dat trekt ook de aandacht. Maar ons menselijk brein heeft ook dat detail nodig, om overtuigd te worden. Een CEO heeft wat cijfers nodig, om overtuigd te worden. Dat gaat niet lukken met alleen maar een beeld en een paar woorden.
Nu, een ander punt is Pretzy, waar u het over heeft, hé.
En... Ik ben... De naam ontsnapt mij nu, maar iemand in Gent heeft een thesis gemaakt, over - een doctoraatsthesis - over: welke van die programma's werkt nu het best voor presentaties? Is het nu PowerPoint, of is het nu Pretzy? En zijn conclusie was, eigenlijk: al die programma's zijn, eigenlijk, maar even goed. Enkel een programma, als het nieuw is, zoals Pretzy in het begin, trekt meer aandacht vanuit de novelty, vanuit de nieuwigheid. Maar eenmaal dat ervan af is, dan is Pretzy niet beter dan PowerPoint.

 

Oké, interessant. Ha, nog zo eentje: de presentatie even doorsturen. Die ppt moet toch rondgestuurd worden.

 

Ja, dat is ook zo'n moeilijke. Ten eerste, zo goed als altijd vragen mensen nadien: ah, kan ik je slides krijgen? Ze zijn dan altijd heel verbaasd, als ze van mij het antwoord krijgen: nee, ik stuur die niet op. Maar in heel veel bedrijven bestaat ook de gewoonte, van: je moet gaan presenteren voor het management, stuur even die slides, een paar dagen op voorhand, door.
Misschien begrijpelijk vanuit de kant van het management, maar anderzijds, als je er goed over nadenkt, is dat, eigenlijk, een redelijk zinloze vraag. Waarom? Omdat een document om te lezen en slides, die je gebruikt op een scherm, zijn er, eigenlijk, om totaal andere redenen.
De slides zijn daar, om je verhaal te ondersteunen met visuele elementen, met data, met cijfers, whatever. Maar daar mag nooit een volle tekst op staan. Dus als je die slides doorstuurt naar iemand, dan kan hij daar, eigenlijk, niets mee, als het goede slides zijn.

 

Ja, want daar begint het natuurlijk, want veel slides worden dan gemaakt, omdat ze zouden gelezen kunnen worden. Maar dan zijn het geen slides meer, natuurlijk.

 

Voilà, dan wordt het zo een mikmak, een mengelmoes van twee totaal verschillende doelstellingen.

 

En geenéén van de twee is goed. Het is een beetje zoals - ik ben wat een autoliefhebber - alsof ik een auto zou willen, om, weet ik veel, op Francorchamps te gaan rijden, maar ik heb ook een auto nodig om meubels in de IKEA te gaan halen. En ik ga dan maar iets zoeken dat tussenin ligt, met wat ik de twee ga doen. Dat lukt gewoon niet. Nu, er zijn nog andere redenen, hé.
Als ik op voorhand naar jou alles doorstuur, waar alles al in staat. En je hebt het gelezen. Ja, waarom zou ik het nadien nog moeten presenteren? Als je het al allemaal weet? De kans is dan groot dat je…
Je hebt al op bladzijde 26 iets gezien, waar je een vraag hebt, en ik begin alles van in het begin uit te leggen. Maar jij wilt eigenlijk direct naar bladzijde 26. En een ander probleem dat je dan krijgt is: de meeste mensen hebben het toch niet gelezen en dan heb je zo de helft van je publiek heeft het gelezen, en de andere helft niet. En dan zit je met een publiek dat op twee, totaal verschillende, niveaus start. Ja, dat is, eigenlijk, als presentator de ergste situatie. Want de één weet er heel veel over, de ander weet er niets over.
Waar moet je dan beginnen?

 

Ja, dan verveel je iedereen, uiteindelijk.

 

Exact.

 

Maar dan, als ik dat verhaal zo hoor, dan is die voorbereiding toch een ontzettend belangrijk element. Dat je daarmee bezig moet zijn, dat je daarover moet nadenken.

 

Alles, alles, zit 'm in de voorbereiding. Mensen gaan veel te snel over die voorbereiding heen. Mensen denken veel te snel: ja, ja, ik weet wel waarover ik ga spreken en ik heb een paar goede slides en ik praat daar maar wat rond.
Het in mekaar steken van een goed verhaal, is veel moeilijker dan de meeste mensen denken. En vooral iets heel complex op een eenvoudige manier vertellen, is enorm moeilijk.
Het vergt heel veel voorbereiding, ja.

 

Zonder in téveel detail te gaan, hoe pak je dat aan?

 

Daar heb je het al: zonder teveel in detail te gaan.

 

Nu, je mag van mij in detail gaan, maar...

 

Nee, ik heb een methode uitgewerkt, van hoe je een goede voorbereiding maakt voor een presentatie. Ik beschouw het zelf niet als rocket science. Maar het helpt gewoon de mensen, om door een aantal, vaste, stappen te gaan. En ik zou zeggen: je moet je eigen routine hebben om je voor te bereiden, zodanig dat je een aantal essentiële stappen niet vergeet. De verleiding is zó groot om onmiddellijk in PowerPoint te duiken en te beginnen slides te maken. Maar begin eens even met eventjes na te denken over: maar waarom ga ik, eigenlijk, presenteren? Wie zijn die mensen, eigenlijk? Begin dan even om na te denken, van: wat wil ik bereiken en hoe krijg ik die mensen daar? Wat is de logische redenering, waardoor ik de mensen wil loodsen? En wat moet daar dan bijkomen, om die mensen echt te overtuigen? Welk soort details zijn nodig? Welk soort voorbeelden? Welk soort data? En eenmaal je daar goed hebt over nagedacht, dan heb je een logisch verhaal.
En dan kunnen die slides achteraf komen. Dus, eigenlijk, als ik het kan samenvatten op een heel eenvoudige manier, is: wacht zo lang mogelijk, om in PowerPoint te beginnen. Zorg dat je eerst een duidelijk verhaal in je hoofd hebt en steek het dan pas in slides.

 

Nu, we hadden laatst hier een interview en de titel daarvan was: To PowerPoint or not to PowerPoint. Heb je, eigenlijk, die slides wel nodig?

 

Nee.
Ik twijfel even, omdat slides wel een toegevoegde waarde kunnen hebben. Maar wat ik merk, na onze workshops, is dat de meeste mensen...
De meeste mensen vragen ons, van: leer ons betere slides maken. En nadien zeggen ze: eigenlijk heb ik geen PowerPoint nodig. Ja, dat is ook zo. Wij hebben hier nu ook geen PowerPoint en ik kan jou toch een verhaal vertellen. Dus we hebben dat, eigenlijk, niet nodig. Natuurlijk, het onderzoek dat we gedaan hebben, waar ik daarstraks naar verwees, heeft aangetoond dat PowerPoint, wel degelijk, een toegevoegde waarde heeft. Sterker zelfs - ik moet zeggen: tot mijn eigen verbazing - PowerPoint heeft een grotere impact dan de kunst van de spreker om te spreken.

 

Dat is opmerkelijk.

 

Dat is inderdaad opmerkelijk. Maar als je er goed over nadenkt, dan zit er wel een bepaalde logica in. De meeste mensen komen met teveel informatie. Jij kunt die informatie, als toehoorder, niet allemaal aan. Omdat je brein beperkt is. Maar als die informatie dan, op een duidelijke manier, visueel gestructureerd is op die slide, dan kan dat jou toch helpen om alles toch te begrijpen. En dat hebben we gemerkt. Ik dacht, eerlijk gezegd, in die studie, dat PowerPoint er als laatste zou uitkomen. Nee, PowerPoint is, eigenlijk, nog net iets belangrijker dan de spreker.

 

Oké, dat is een opmerkelijke om mee af te sluiten, Edouard, dank je wel voor je komst naar de studio.

 

En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

Nieuwsbrief

Advertenties