Doe de test! Hoe goed scoort jouw eventlocatie?

Event venues schieten als paddenstoelen uit de grond. Hoe zorg je als locatie-uitbater dat je te midden van al dat concurrentiegeweld toch kunt blijven groeien? Babs Nijdam deelt haar expertise.

25-12-2017 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Event venues schieten als paddenstoelen uit de grond. Hoe zorg je als locatie-uitbater dat je te midden van al dat concurrentiegeweld toch kunt blijven groeien? Babs Nijdam deelt haar expertise.

 

Dag Babs, welkom in de studio.

 

Hallo.

 

Met jullie bedrijf geven jullie eventlocaties advies om te groeien. Maar jullie hebben net aangekondigd dat er ook een onlinetool aankomt.

 

Klopt, ja. Helemaal goed. Ja, we hebben eigenlijk een soort kader ontworpen, waarin we in vijf verschillende onderdelen de locaties analyseren. En daarbij tips kunnen geven. Dat doen we nu vaak op locatie zelf. De kosten zijn daarvoor natuurlijk veel hoger omdat ik persoonlijk naar de locatie moet gaan en veel tijd erin moet stoppen. En we vinden dat echt alle locaties de mogelijkheid moeten hebben om te groeien.

 

Voor onze uitzending is natuurlijk interessant om al een aantal inzichten te gaan delen. Dus misschien is het interessant om gewoon die topics die jullie aanreiken langs te lopen. Als we naar het businessaspect gaan kijken.

 

Ja. Een van de dingen die wij vaak zien bij een locatie is dat je eigenlijk nooit de tijd neemt, om eens goed te analyseren wat voor business je eigenlijk binnenhaalt. Dat heel veel inzicht kan geven, aan welke evenementen verdien je het meeste geld aan. Welke evenementen hebben eigenlijk meer kosten dan revenue. Dus eigenlijk regelmatig de tijd maken om inzicht te krijgen in welke evenementen het meeste opbrengen, misschien voor welke type klant ook: kun je daar patronen in zien. Waardoor je dus veel meer inzicht krijgt en veel gestructureerder en gefocust te werk kan gaan, richting de evenementen die je misschien meer wil hebben.

 

Maar dat betekent misschien wel klanten weigeren dan.

 

Niet zozeer. Uiteindelijk als je een locatie hebt heb je maar 40 uur in de week, of je hebt maar zoveel salesmanager. En je wilt bepaalde focus hebben. Je kan niet alle evenementen actief benaderen of alle evenementenbureaus, of alle type-evenementen. Bepaalde locatie zijn geschikt voor bepaalde typen evenementen. Dus om te zorgen dat je kijkt waar jij goed in bent en daar ook naar de cijfers te kijken, kan je veel meer focussen. En dat betekent niet dat je tegen de andere gaat zeggen, nee. Maar dat je misschien wel gaat zeggen, die klanten wil ik hebben en als die ander ook aanvragen doet, is het natuurlijk ook goed. Maar ik wil juist dit type evenementen hebben. En daar kan ik dan actief mee aan de slag.

 

We zijn natuurlijk al een stukje aan het overlopen in het volgende topic sales en marketing, Klopt, helemaal goed. Ja, en dat zijn de tips die we zeker geven in sales en marketing: zorg dat je een goede focus hebt. Zorg dat je een juiste targetgroep hebt. Als je klanten hebt, die je in huis wil hebben waar je succesvolle evenementen voor kan organiseren, heb je een hele goede focus. En dat vertaalt zich eigenlijk ook direct in: maak een marketingbudget.

 

Ja, en investeer dat bij eventplanner.

 

En investeer het bij eventplanner, onder andere. Maar kijk vooral ook… maak een budget van tevoren en zorg dat je ook daarna kijkt, heeft het je opgebracht wat je, Maak er een doelstelling bij, en heeft dat je opgebracht. Als aan het eind van het jaar blijkt dat je een paar duizend euro hebt geïnvesteerd in iets wat je niet verder heeft gebracht, Het hoeven natuurlijk niet altijd leads te zijn. Maar naamsbekendheid of branding of wat dan ook. Maar zorg dat je dat duidelijk voor jezelf in beeld hebt. Dat je er ook kritisch naar kunt kijken: heeft dit het opgebracht wat mijn doelstelling daarbij was. En zo niet: is het tijd om het ergens anders uit te geven? Of: heb ik niet juist met die partner gecommuniceerd en had ik het beter moeten aanpakken, en ga ik het volgend jaar anders doen?

 

Je hebt enerzijds business, anderzijds heb je ook mensen. En je hebt mensen die in je team zitten, en daar moet je ook dingen mee gaan doen.

 

Ja. We zijn nu bij meerdere locaties geweest, en een van de grootste uitdagingen die wij zien, is dat, als je een grotere locatie hebt en je hebt te maken met salesmanagers en projectmanagers, dan is er altijd een bepaalde spanning tussen die twee. Logisch, want dat zijn twee totaal verschillende type mensen, die ander soort werk doen. Maar het is wel belangrijk dat die goed gaan samenwerken. Want het is heel vervelend als een salesmanager iets verkoopt wat de projectmanager uiteindelijk, Wat niet haalbaar is en wat zij dan moeten oplossen. Dus eigenlijk moeten ze continu met elkaar in contact staan om te zorgen dat de kennis die de projectmanager heeft, over de logistiek en over de mogelijkheden binnen de venue, of de locatie, dat de salesmanager daar ook van op de hoogte is.

 

Hoe regel je dat concreet? Want dat is natuurlijk een mooie gedachte, maar in de praktijk, Ja. Ik denk dat regelmatig gezamenlijk overleg over de verschillende evenementen, en ik denk met name ook een stukje praktisch, is, zorg voor goede overdrachtsformulieren. Of het nou binnen je CRM-systeem is of gewoon in een Word-document. Maar zorg dat je duidelijk aanstipt welke onderwerpen belangrijk zijn, waar de projectmanager over moet weten. En vooral ook aan kan geven, als een salesmanager zegt, ik heb er nog niet met de klant over gehad, of de klant weet het nog niet... Want wat we veel terug horen van projectmanagers, die zeggen, ik weet nou niet of de salesmanager het wel heeft verteld, of niet heeft verteld, en moet ik dat nog vragen of, Zorg voor herhaling.

 

Ja, maar je wilt ook niet twee keer… Ja.

 

Precies. Dus je wilt zorgen dat het uiteindelijk voor de kwaliteit en ervaring van de klanten en de organisatoren het beste is. Dus je moet zorgen dat je, ook al klinkt het heel stom om te zeggen, nog niet over gehad, het is wel degelijk informatie die een projectmanager kan gebruiken om dat onderwerp nog aan te stippen, of bijvoorbeeld iets te upsellen, qua AV, of catering, of wat dan ook. Dus het is heel belangrijk denk ik om, Het hoeft niet veel geld te kosten, maar gewoon een goed overdrachtsformulier maken per evenement.

 

Als we naar de venue zelf kijken, moet er daar iets aan veranderen?

 

Ja. Wat wij ook zien, bij met name de special en unique venues is dat niet altijd alle informatie beschikbaar is over de locatie zelf. En daar bedoel ik ook mee, wat zijn de stroompunten, wat zijn de beperkingen, waar zijn nooduitgangen, wat is de maximumcapaciteit, goede bruikbare plattegronden voor een organisator. Dus zorg dat je dat gewoon goed op orde hebt. Zorg dat je goede voorbeelden hebt van hoe de locatie eruitziet tijdens een evenement, en wat de mogelijkheden zijn. Dus eigenlijk zoveel mogelijk alle informatie die een eventmanager nodig heeft, die beschikbaar te stellen. Het maakt het werk ook veel makkelijker als je dat allemaal beschikbaar hebt, en niet telkens opnieuw moeten aanvragen. En twijfel je of je genoeg informatie hebt, ga met een aantal klanten in gesprek. Zorg dat je een aantal goede relaties van je uitnodigt en zegt, wat voor informatie heb jij nou nodig van mij, van deze locatie om makkelijk hier een evenement te organiseren.

 

Ja. Het is niet alleen interessant voor die organisator hè, Wij merken bij heel veel locaties ook, als zij een leuk persbericht hebben, en wij moeten dan als media vragen van, heb je er een leuke foto bij… - Voilà. Dan is zelfs dat vaak een heel groot probleem. - Precies. Ja.

 

En dat zijn toch de basisbenodigdheden die je nodig hebt. Het maakt het werk als salesmanager veel makkelijker als je goed beeldmateriaal hebt, goede plattegronden, goede technische informatie. Maar ook voor je projectmanagers maakt het het leven ook wat makkelijker. Omdat zij dan ook al dat soort informatie makkelijker beschikbaar hebben. En hebben ze tijd over om andere dingen te doen, in plaats van elke keer het wiel opnieuw uit te vinden.

 

Zeker die special venues krijgen dan ook nog eens te maken met stakeholders, die misschien niet direct aan die evenementen gelinkt zijn.

 

Ja. En dat is ook soms een frustratie. Omdat een eventafdeling binnen een special venue zich altijd ondergeschikt voelt aan het hoofddoel. Dus als het een theater is of een dierentuin of een stadion; men voelt zich minder belangrijk. Maar er zijn juist zoveel kansen. Als je kijkt naar een stadion. Die hebben natuurlijk heel veel corporate sponsoren en partnerships met hele grote bedrijven. En vaak werken ze totaal los van elkaar. En proberen ze niet te kijken waar de synergie te vinden is. En dan is het niet de bedoeling dat je zegt: oh, hallo, Coca-Cola - of iets dergelijks - kom bij ons evenementen organiseren. Maar hoe kan de locatie een toegevoegde waarde zijn voor de marketing of de events die ze op het programma hebben. En hoe kunnen die meer samenwerken. Dus er zijn zoveel meer kansen als je meer samenwerkt met je verschillende stakeholders. En dat wordt eigenlijk te weinig gedaan.

 

Oké. Locaties die de test zelf willen doen, waar kunnen ze hem vinden?

 

Hij is beschikbaar op www.myvedi.com. En daar staat nog wat meer informatie over wat er allemaal mogelijk is.

 

Oké Babs, we zijn heel erg benieuwd.

 

Ja.

 

Dank voor je komst naar de studio.

 

Dank je wel.

 

En u beste kijker, bedankt voor het kijken, en alweer tot volgende week.

Nieuwsbrief

Advertenties