Hybride events - Wat werkt en wat niet?



Vind je deze video leuk? Klik hiernaast. Dank je ;-)
Sponsored by

Vier jaar geleden zat Gerdie bij Kevin in de studio om over de nieuwe trend; hybride events, te praten. Hoe staat het vandaag met live online evenementen? Werkt het? En wat hebben we in de afgelopen jaren geleerd?


30-05-2016 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Vier jaar geleden zat Gerdie bij me in de studio om over de nieuwe trend; hybride events, te praten. Hoe staat het vandaag met live online evenementen? Werkt het? En wat hebben we in de afgelopen jaren geleerd?

 

Dag Gerdie, welkom in de studio.  

 

Dank je wel. Leuk om hier weer te zijn!  

 

Het is ondertussen al 4 jaar geleden dat je hier nog was.  

 

Oké, tijd vliegt.  

 

Tijd vliegt, hè? En er verandert heel veel op het vlak van hybride events de afgelopen jaren. Is het nog steeds een trend?  

 

Nee, het is geen trend meer inmiddels. Hybrid events zijn normaal geworden. Niet nieuw meer, maar normaal.  

 

En wordt het ook echt systematisch ingezet, als je zegt: "het is normaal geworden"?  

 

Het hangt er een beetje van af welke definitie je hanteert als je...  

 

Oké, maar laten we dan eerst even de definitie juist zetten.  

 

Ja, dat is goed. Momenteel hanteren wij de definitie dat een hybride event gaat over een evenement met een live én een online doelgroep. die op hetzelfde moment aan hetzelfde evenement deelnemen vanaf verschillende locaties.  

 

En als je dan gaat kijken: welke typen evenementen doen dat ook effectief op die manier?  

 

Het meest gaat het over congressen, dus over die evenementen waar informatie wordt gedeeld.  

 

En werkt het? Hè, want we hebben nu 4 jaar achter de rug. Werkt het ook?  

 

Ja, het werkt super. Nee, het werkt hartstikke goed. En je ziet dat de technologische ontwikkelingen ervoor zorgen dat het vak van hybride evenementen verandert eigenlijk, voortdurend.  

 

Je bedoelt dan de Meerkats, de Periscopes, de Facebook Live...  

 

Ja, de Blabs, Facebook Live... Ja, dat. Dat enerzijds. Dus enerzijds zijn we eraan gewend geraakt om ergens live bij te kunnen zijn. Anderzijds zijn we heel erg gewend om niet meer live te kijken. Kijk jij nog wel eens televisie op het moment van de uitzending?  

 

Nee, ik heb een background in de televisiesector en daar zien we al jaren inderdaad dat mensen gewoon on-demand gaan kijken.  

 

Ja, die kijken Netflix, die kijken Uitzending Gemist (in Nederland), die kijken YouTube... Dus dat zien we ook bij hybride evenementen. Enerzijds wordt het gewoner om er live bij te zijn, en anderzijds wordt het gewoner om niet live te kijken maar direct na afloop. Dus dan krijg je een soort - wat wij noemen - Congresgemist.nl  

 

Haha, ja maar dat was... Is het niet moeilijk om mensen te overtuigen in een wereld zoals je net noemt waar we zo gewend zijn om te kijken op het moment dat we zin hebben, om ze dan te overtuigen om ergens live nog bij te zijn?  

 

Ja, dan moet je dus toegevoegde waarde bieden om ergens live bij te zijn. En bedoel jij met 'live' 'online' bij te zijn of 'fysiek' bij te zijn?  

 

Ja, online ja. In de context van dit gesprek heb ik het dan over online, ja.  

 

Ja, want om ergens fysiek bij te zijn... Daar wil ik zo ook nog wel iets over zeggen. Maar ergens online bij zijn moet er dus een toegevoegde waarde zijn. En die toegevoegde waarde zit hem erin dat je met elkaar op dat moment samen bent en dat je vragen kunt stellen. Dat je interactie hebt. En die heb je natuurlijk niet meer on-demand. En dat is een groot verschil.  

 

En dan is het gewoon kijken wat de anderen gevraagd hebben?  

 

Ja, het is een soort sense-of-belonging, van: "ik ben deel van wat er nu gebeurt". Als je een voetbalwedstrijd achteraf kijkt is het toch echt minder leuk dan in het moment.  

 

Zeker als je al weet wie er gaat winnen. Dan wordt het wel minder spannend.  

 

Dan is het minder spannend. Het is veel leuker als je uit alle huiskamers tegelijkertijd gejuich hoort. En dat geldt ook - iets minder enthousiast, maar wel hetzelfde idee - op evenementen. En je kan vragen stellen. Je kunt vragen stellen aan sprekers, je kunt met elkaar chatten, je kunt meedoen... Je kunt deel zijn van dat evenement.  

 

En waar... Ik herinner me vier jaar geleden, was één van mijn vragen, en dat was ook de angst van organisatoren op dat moment: "Ja, maar als we alles live gaan uitzenden, dan gaat er niemand meer naar mijn evenement zelf komen". En daar wilde je denk ik net ook al op antwoorden.  

 

Ja klopt, ik heb vanochtend een training gegeven en toen heb ik gevraagd: "waar denk je aan bij hybride evenementen?" En dat was een training voor evenementenorganisatoren. Er was eigenlijk niemand meer die daar bang voor was. En in het algemeen leeft die angst nog wel een beetje, hè? En wij zien nu - en dat kan ik na 4 jaar gerust zeggen - dat het tegenovergestelde waar is. Dus ik denk dat ik dat toen ook heb gezegd, maar dat heeft de praktijk nu ook uitgewezen. Het is eerder andersom. Kijk, als je ergens voor wordt uitgenodigd, dan ga je wel of je gaat niet. En als je niet gaat, dan pas ga je overwegen of je online mee gaat doen. Het is gewoon een hele andere ervaring of je in een stadion zit bij je favoriete voetbalclub, of dat je thuis voor de televisie zit te kijken. Alleen als mensen niet kunnen of niet willen of niet mogen, dan overwegen ze om online mee te gaan doen. En dan heb je het over de groep die uitgenodigd was voor het fysieke evenement. Maar daarnaast zie je bij hybride evenementen nog een enorme doelgroep juist voor mensen die niet waren uitgenodigd. Die het ergens toevallig zijn tegengekomen.  

 

En die het zo toch nog kunnen meepikken?  

 

Ja, en die pikken het mee. En weet je wat er dan gebeurt? Dan zitten ze te kijken en dan denken ze: "hee, Kevin is daar ook!" Als die er is, dan moet ik daar misschien volgend jaar ook naartoe.  

 

En dan is het eigenlijk al een promo-tool voor het volgende jaar.  

 

Eigenlijk wel, dus je trekt er een nieuwe doelgroep mee aan.  

 

En als je nu naar aantallen gaat kijken: ik heb een congres met 10.000 bezoekers ter plekke. Hoeveel mag ik er dan ongeveer online verwachten? Of kan je het niet zo één-op-één...?  

 

Nee, 4 jaar geleden dachten we nog wel dat we daar ongeveer een richtlijn voor hadden. Maar eigenlijk, nee. Het hangt compleet af van je marketinginspanningen. Want het werven van deelnemers voor een online evenement werkt heel anders dan het werven van deelnemers voor een fysiek evenement. Het werkt namelijk precies andersom; het zit in die laatste 48 uur. Pas in die laatste dagen beslissen mensen of ze online ook echt meedoen. Dat ze zich inschrijven, dat is één, maar dat ze ook écht meedoen, dat is twee. En die conversie zit op het allerlaatst, dus op het moment dat de organisator van een congres al bij wijze van spreken met de badges naar de locatie rijdt, dan pas beslist een online deelnemer of hij meedoet. Oké, maar dat is wel interessant om te weten.  

 

Dan moet je inderdaad je marketing, zoals je zegt, heel anders gaan inschieten.  

 

Je moet heel echt een marketingplan gaan maken. En dan is het ook goed dat je met die marketeerorganisatie praat, want die gaat het ook heel veel opleveren namelijk. Want die gaat het videocontent opleveren. Content waar je als evenementorganisator op dat moment misschien niet meer zoveel mee doet, maar die je achteraf wel degelijk goed kunt gebruiken in je marketing..  

 

Maar dan kom je in dat on-demand verhaal natuurlijk, dan kan je... Maar kan je dan identiek hetzelfde on-demand aanbieden of zijn dat dan toch montages?  

 

Nee, dat zijn montages. En je hebt twee dingen: je kunt enerzijds live meedoen. Het tweede is dat je terug kunt kijken. Dus dat je uitzendinggemist/congresgemist kunt doen. Het derde is dat je de gemonteerde stukken terugkijkt. En wat ons betreft ontwerp je zo'n programma voor online deelnemers ook al met in je achterhoofd: wat ga je er on-demand mee doen. En daar komt marketing om de hoek kijken en daar wordt het ook interessant qua budget. Want we zien dat het budget voor hybride events maar voor een deel uit het eventbudget komt, en voor een veel groter deel eigenlijk van marketing, van communicatie.  

 

Dat is interessant, dat je ergens anders nog wat budget kan gaan afromen.  

 

En terecht ook, maar het klopt ook echt, want je maakt content die marketing later goed kan gebruiken. Dus het is ook interessant om vooraf alvast te kijken: wat ga ik in de studio doen? Welke sprekers ga ik uitzenden? En hoe ga ik dat monteren? Ga ik dat per onderwerp doen, of wordt het inderdaad een soort congresgemist.nl?  

 

En welke richting... Dus stel, je zegt: ik wil zo'n live evenement gaan doen, of een hybride evenement... Ik ga een stuk live uitzenden. Hoe ga je het dan doen? Ga je het dan op een heel professionele studiomanier doen? Of ga je toch eerder richting de Facebook-streaming apps waar je gewoon met de telefoon rondloopt? Want ja, beiden bestaan nu.  

 

Heb je wel eens gekeken naar zo'n Periscope-uitzending? En heb je wel eens gewoon deelgenomen?  

 

Ja.  

 

Weet je ook nog hoelang?  

 

Een paar minuten en dan heb ik het opgegeven.  

 

Net als iedereen. Want het is best wel ingewikkeld om een goede uitzending te maken met je telefoon. En je hand wordt lam. Je kan wel een statiefje nemen, maar het blijft één cameraatje, van veraf. Je houdt het niet zolang vol. Het is heel leuk om er bijvoorbeeld backstage-filmpjes mee te maken. Dat doen wij ook. Voordat wij onze uitzending beginnen, gaan we rond met een telefoon en kijken we heel even bij de presentator, bij de visagie, even een korte vraag aan de spreker, en dan schakelen we over naar het echte programma.  

 

Maar dan ga je het ook aanpakken als een TV-show.  

 

Dan is het een TV-show en dan zie je ook de televisie en evenementen eigenlijk naar elkaar toe groeien. En dat je het dan ook heel professioneel aan moet pakken. En dat moet ook, want wat we zien is dat mensen hun laptop aansluiten op de televisie op het moment dat ze een hybride evenement volgen, dus ze verwachten ook televisiekwaliteit. En dat betekent meerdere camera's, professionele make-up, professionele presentatoren... Ja, televisie maken.  

 

Als je onze kijkers nog een aantal tips mag geven... Waar jij van zegt: als je het doet, dan moet je daar en daar rekening mee houden. Wat zouden die dan zijn?  

 

Zoek een partij met ervaring. Want ondanks dat we hier nu alweer 4 jaar zitten, zijn er nog niet heel veel partijen die goede ervaring hebben, met goed bedoel ik technisch goed. Want het is soms op evenementen nog lastig om goed geluid te hebben. Laat staan een goede livestream. Dus zoek een partij die echt ervaren is en die ook een bewezen track-record heeft. Ik zou goed kijken naar een programma voor online deelnemers. Doe niet hetzelfde als voor live deelnemers.  

 

Maar wat wordt het dan wel?  

 

Een programma wat specifiek interessant is. Als jij in je eentje achter je laptop mee zit te doen, dan betekent dat veel interactie, veel mogelijkheden om vragen te stellen, misschien om iets uit een virtual goodie bag te downloaden. Misschien uit een Spotify playlist. Dus maak het interessant om zo'n uitzending langer dan die paar minuten te volgen dan je die bijvoorbeeld op Periscope zou willen volgen.  

 

Maar dat betekent ook dat je soms andere dingen kan uitzenden die mensen niet ter plekke gezien hebben.  

 

Klopt ja, doen we heel vaak eigenlijk. Een studioprogramma voor online deelnemers met een meet-and-greet met sprekers bijvoorbeeld, die voorafgaand of na afloop pas speciaal voor de online deelnemers wordt gemaakt, ja.  

 

Oké spannend. Ik hoorde jou overlaatst vertellen dat jouw droom is dat al die sessies van congressen ooit ergens op een soort YouTube van congressen te zien zullen zijn.  

 

Ja, dat zou ik heel graag willen.  

 

Hoe zie je dat?  

 

Wat ik zie is dat er per dag wel 10 congressen over hetzelfde onderwerp worden georganiseerd, alleen al in Nederland en België, laat staan in de rest van de wereld. Volgens mij worden op congressen... Die zijn belangrijk, want daar worden baanbrekende onderzoeken gepresenteerd, daar worden ervaringen uitgewisseld... Maar hoe jammer is het niet dat het alleen maar binnen die 4 muren plaatsvindt? En enerzijds voor de deelnemer; als je op die dag niet kan, dan heb je pech. Maar ook: hoe gaaf zou het zijn als je al die congressen met elkaar zou kunnen verbinden qua content, en je dus niet iedere keer het wiel opnieuw gaat uitvinden, maar dat je put uit dat wat er allang is. En dat gaat over medisch, over medicijnenontwikkeling, het gaat over het verminderen van CO2-uitstoot... Alle relevante onderwerpen, daar waar congressen altijd over gaan, als je die nou met elkaar zou kunnen verbinden, dan denk ik dat we ook als congresorganisatoren veel meer van betekenis kunnen zijn.  

 

Maar als we het zo allemaal online kunnen vinden, hebben we het dan nog écht nodig, die congressen? Of moeten we allemaal meer TV-shows gaan maken?  

 

Nee, want de fysieke ontmoeting zorgt ervoor dat we elkaar inspireren en dat we verder kunnen bouwen. En daar geloof ik van ganzer harte in.  

 

Dus toch niet alles online, dan?  

 

Nee, zeker niet. We heten niet voor niets live online events. Het gaat over beide: de combinatie.  

 

Oké Gerdie, dank je wel voor je komst naar de studio.  

 

Graag gedaan.  

 

En u, beste kijker: bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties