Er loop heel wat spaak bij hoe we offertes maken voor evenementen. Wim van Besien legt de valkuilen bloot en wijst op de verantwoordelijkheden van zowel bureaus als opdrachtgevers.


21-03-2016 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Er loop heel wat spaak bij hoe we offertes maken voor evenementen. Wim van Besien legt de valkuilen bloot en wijst op de verantwoordelijkheden van zowel bureaus als opdrachtgevers.

 

Dag Wim, welkom in de studio.  

 

Graag gedaan.  

 

Vandaag gaan we het hebben over de problemen die er opduiken bij het opstellen en interpreteren van offertes binnen de evenementensector. Want zo'n pitch, zo'n offerte maken, is toch een belangrijk onderdeel. Maar het loopt toch niet altijd... zoals het zou moeten lopen.  

 

Dat klopt, alhoewel ik een onderscheid zou willen maken tussen... Van pitches mag je ervan uitgaan dat er goed over is nagedacht wat men wil. En waar ik ook een onderscheid in maak zijn bedrijven die echt professionele event- managers in huis hebben omdat ze in evenementen heel wat ondernemen. Dus die gaan daar redelijk goed mee om. Maar er is nog een heel uitgebreid soort aanvragen naar soorten meetings, incentives, evenementen, bedrijfsfeesten, die...  

 

Bijvoorbeeld een KMO die een bedrijfsfeest organiseert?  

 

Ja, het is een oud verhaal. Ik zit 22 jaar in het vak, en de directiesecretaresse is bijvoorbeeld in veel gevallen nog altijd degene die betaald wordt om te gaan experimenteren om dat evenement in elkaar te knutselen, en dan gaan ze op zoek en dan uiteraard zijn de vragen ofwel heel onduidelijk, en vragen ze eigenlijk een voorstel en ideeën, creatief, maar soms is het ook maar een quote, zo van: "wat zou dat moeten kosten?" En daar komt ook nog eens bij, en dat is een factor die ook in de eventmonitor te zien valt, dat is dat de beslissingstermijn of de aanvraagtermijn voor evenementen nog altijd maar later en later komt, omdat we nu eenmaal in een samenleving zijn van ‘instant satisfaction’.  

 

Ja, we zijn gewoon van dingen online te bestellen en morgen wordt het geleverd. Dan moet dat toch met een evenement ook kunnen, niet?  

 

Ja, en dat is het dus inderdaad niet. Als je diensten doet, dan daar rond onderzocht worden, en men wil het bij wijze van spreken al de volgende dag of dezelfde week nog hebben. Dat kan natuurlijk niet. En dat wordt meer en meer een probleem, omdat de mensen zich daar niet meer van bewust zijn, dat kwaliteit kwalitijd met een lange IJ nodig heeft, hè?  

 

Er zijn nog andere struikelpunten, hè? Bijvoorbeeld het shopping-gedrag. We zijn heel erg gewend in onze maatschappij om heel veel dingen te vergelijken, en daar een beetje te gaan shoppen en daar een beetje te gaan shoppen. Speelt dat ook in onze sector?  

 

Ja absoluut, ja. Nog eens: wie echt een groot evenement wil, die gaat zich daar wat dieper op toeleggen. Maar er zijn natuurlijk dingen die aangeboden worden, en dan gaat men inderdaad gaan kijken. En wij zien dat ook gewoon. Dat men soms de foute programma's of producten, die we nu eenmaal redelijk gemaksklaar op het schap hebben liggen, om het zo te zeggen, dat ze dat van iemand anders vragen. En daar schiet je natuurlijk niet echt mee op, want één van de zaken die er ook nog eens bijkomt: "maar hoe zijn we zelf?" We krijgen een aanbesteding van een loodgieter enzovoorts, we gaan kijken: de prijs meteen. En wat zit er dan in? Wat zit er dan niet in? En men zit dan eigenlijk de hele tijd appels met peren te vergelijken, en dan zeggen ze: "kan je dat niet doen, daar", en zo werkt dat natuurlijk niet.  

 

Tegelijkertijd zie je ook dat iedereen meestal op hetzelfde moment hun evenement willen organiseren, hè?  

 

Dat vind ik één van de hele jammerlijke pijnpunten in onze sector. Je hebt nu eenmaal zoiets als piekmaanden en dalmaanden. Klassiek zijn mei en juni en september en oktober altijd zwaargewichtperiodes, omdat men alle outdoor-activiteiten vanzelfsprekend rond de zomer wil gaan plaatsen. Men denkt ook altijd na die aanloop voor de vakantie nog even... En september... Je moet ook maar eens kijken wat er georganiseerd wordt aan evenementen die... Openbare evenementen zijn allemaal tegelijkertijd, van openbedrijfdagen, abonnementendagen tot en met braderijen. Het komt allemaal tegelijkertijd.  

 

Maar ik kan me voorstellen dat dat als klant, als eindklant, toch niet altijd de meest slimme keuze is, want die periodes zijn vaak duurder, moeilijker om een locatie en zo verder te vinden, want ze zijn allemaal vol zat, en tegelijkertijd zit je met heel veel concurrentie van andere evenementen.  

 

Ja, en vooral de locaties, daar begint en eindigt het al mee. Als iedereen op hetzelfde ogenblik een evenement plant, ja, dan zijn de locaties op diezelfde dag gewoon niet meer beschikbaar, en dan houdt het al meteen op, dus vragen we hen dat ook, dat komt er ook nog bij, Kevin, dat een locatie zich bepaalde periodes permitteren wat duurder te zijn dan in de periodes waarin zij niet aangeschreven worden.  

 

Dus eigenlijk is het een warme oproep om ook eens te kijken naar de niet-piekperiodes?  

 

Wij proberen dat soms aan onze klanten te vragen: "waarom heb je dat nu gepland?" enzovoorts. Maar dat is natuurlijk niet zo eenvoudig, en iedereen haalt een beetje zijn schouders op, maar misschien zou dat wel... We mogen een beetje uitstraling krijgen naar klanten en bedrijven die via hun bedrijfsevenement een oproep willen doen, dat ze niet altijd die voor de hand liggende data moeten nemen. Want iedereen denkt zo: "de vrijdag of zaterdag in juni, dan is het nog geen vakantie, en mooi weer", een hele primaire gedachte. Dat is ook logisch. Hoe zijn we zelf? Maar als men wat dieper doordenkt: wat is er mis met februari en maart?  

 

Nee, natuurlijk. In het begin van het interview zei je ook: "we krijgen vaak de vraag wat dat moet kosten", maar budget is nog zo'n pijnpunt, hè? Heel wat bedrijven weten het niet goed, of geven geen volledig budget. Hoe zit dat precies?  

 

Heel veel, nog veel te weinig bedrijven durven daaraan te denken. Ze willen eerst eens gaan onderzoeken: "hoeveel zou, wat wij denken dat we gaan doen, wat zou dat kunnen zijn?"  

 

Maar is dat ook niet logisch voor iemand die totaal geen voeling heeft met wat een evenement kost?  

 

Ja, daar kan ik in komen. Maar op een bepaald moment moet er toch... Allez, dan proberen we uit te leggen, om nu een simpel voorbeeld te nemen, je kan een grote ster aantrekken. Dat kost zoveel. Maar dan moet je het met iets minder doen als dat niet hebt. Het is geen schande om te zeggen... De uitdaging voor onze sector is juist om in een budget een maximum te halen. Men denkt altijd zo van: "ja, maar ik ga dan weggeven. Ze gaan het invullen zoals..."  

 

Ze gaan het opgebruiken.  

 

Ze gaan het opgebruiken, ja. Maar dat is jammer, want dat is niet altijd zo.  

 

Nog een laatste pijnpuntje: dat offertes vaak ook niet grondig gelezen worden, hè? Dat er dingen in staan en dat er dan appels met peren worden vergeleken, omdat er sterretjes en kleine lettertjes en zo verder in de offertes staan tussen de bureaus onderling.  

 

Aan de ene kant, bijvoorbeeld, je weet bij openbare aanbesteding en bij pitches zijn er bepaalde regels soms die je in acht moet nemen. Dat heeft het voordeel van de duidelijkheid. Dat mag, dat mag niet, dat mag wel, maar dat beperkt de creativiteit. Natuurlijk, als je creatief wil zijn... Iedereen wil zich in een bepaald daglicht stellen, en zeggen: "wij zijn hier goed voor", en proberen dat te overtuigen, maar dus is elke offerte per definitie volledig anders geconstrueerd door elk evenementenbureau. Op zichzelf is daar niets mis mee, maar, nog eens: de consument van vandaag heeft niet veel tijd, wordt overspoeld door informatie, daarom dat wij soms intern ook de discussie hebben, van: moet een offerte kort zijn of heel invullend, aansprekend? Terwijl wij van sommige klanten horen: "wij moeten dat allemaal niet hebben. To the point, dat was duidelijk"  

 

"Ik moet gewoon de prijs weten".  

 

Dat zit er in, dat zit er in, dat zit er in, en bij hele grote offertes of verschillende offertes is die duidelijkheid er niet. Er zou een streaming moeten gebeuren van toch op zijn minst dat er dan op het einde een kader gemaakt wordt waar precies een uitsplitsing is van: dit zijn kosten, dit zijn opties, dat zit er in, dat zit er in, dat zit er niet in. Nu is dat verspreid: "in het geval dat dit gebeurt, dan..." En zo ziet men door het bos de bomen niet meer staan en kan men ook moeilijk vergelijken. En dan krijg je soms discussies nadien.  

 

We hebben een hele hoop pijnpunten overlopen, maar wat is dan de oplossing?  

 

Als ik heel eerlijk ben... Ik ga de wereld niet veranderen, natuurlijk, en dat zal niemand kunnen, maar ik denk dat de sector daar misschien wel een sensibiliserings- actie rond kan doen, om te zeggen: "kijk, wij willen diensten leveren. Geef ons de tijd ervoor. Bedenk eens dat de andere periodes interessant zijn, of niet, en dat wij daar bijvoorbeeld met het ACC misschien iets rond kunnen doen en zo..." Maar we gaan dat eens op tafel leggen.   

 

Wim, dank je wel voor je komst naar de studio.  

 

Graag gedaan.  

 

En u, beste kijker: bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties