Bij het organiseren van een trouwfeest komen heel wat ceremoniële aangelegenheden kijken. Weddingplanners Sara Geenen en Valerie Miseur leggen uit waar je op moet letten.

 

Lees meer over het organiseren van een feest of evenement in het boek EVENTS.


03-08-2015 -  by Kevin Van der Straeten

Comments

Meld je hier aan om te reageren 





Transcript

Bij het organiseren van een trouwfeest komen heel wat ceremoniële aangelegenheden kijken. Weddingplanner Sara Geenen legt uit waar je op moet letten.

 

Dag Sara, dag Valerie, welkom terug in de studio.  

 

Hallo.  

 

We hebben het vorige keer gehad over het kiezen van de juiste leveranciers. Vandaag gaan we het hebben over ceremonie, over etiquette op een trouwfeest. Want er zijn toch wel een aantal dingetjes die volgens een bepaalde etiquette verlopen op zo'n trouwfeest.  

 

Ja dat klopt, het is een soort timeline eigenlijk van wat wanneer moet. Natuurlijk: niets moet, maar het is wel handig. Bijvoorbeeld: wij krijgen koppeltjes bij ons een jaar van te voren, maar even goed zes weken voor de trouwerij. Dus dan is zo'n tijdlijn heel moeilijk, maar over het algemeen om de rust te bewaren en alles vlot te laten verlopen zijn er wel vaste momenten waarop...  

 

En hoe zien die er dan uit? Wat zijn dan de dingen die op zo'n tijdlijn staan?  

 

Punt 1 is natuurlijk de trouwlocatie. Die ga je als allereerste zoeken, omdat dat ook het enige is wat echt afhankelijk is van je datum. Dus als je de locatie hebt, dan weet je je datum. En dan vloeit het voort. Als je de locatie hebt kan je op zoek gaan naar de catering, indien nodig. Als je je datum hebt kunnen de uitnodiging opgesteld worden, of de Save the Date, afhankelijk van wat voor concept je hebt.  

 

Laten we daar dan eens even bij stoppen, bij die uitnodigingen, want ik vind dat een heel belangrijk aspect. Soms krijg ik uitnodigingen maanden van te voren. Anders gebeurt het pas twee weken op voorhand, dat ik denk van: "ja, nu kan ik echt niet meer vrij maken". Wanneer stuur je nu een trouwuitnodiging uit?  

 

De uitnodiging zelf dat is officieel normaal gezien 6 weken voor de trouwdatum, maar wij raden toch meestal aan om het nog iets vroeger te doen. Hoe vroeger je het doet, hoe meer kans je inderdaad hebt dat de gasten kunnen. En is het een datum meer op een bepaalde feestdag of in een verlengd weekend of in een vakantie, dan raden wij ook aan op een Save the Date op voorhand toe te sturen.  

 

Op hoeveel extra voorhand doe je dat dan?  

 

Ja dat mag gewoon eens dat je weet dat de locatie vastligt en wanneer de datum is,  zeggen wij meestal: gewoon zo snel mogelijk uitsturen. Een jaar, 6 maanden. Zo snel je het weet, kan je hem het beste ook versturen. Dan kunnen de mensen de datum blokkeren en op dat punt is dat ook de enige info die ze nodig hebben. "Die dag zal ik naar een trouwfeest gaan". Hoe laat en waar, dat doet er allemaal nog niet toe. Zolang ze die datum maar blokkeren.  

 

Maar dat wil ook zeggen, je stuurt een uitnodiging uit, dat je een antwoord wil krijgen van je gasten. Dus dat vraag je ook meteen mee op je uitnodiging?  

 

Op de uitnodiging wel ja. Op de Save the Date is het gewoon: "hou de datum vrij" en moet je niet echt antwoorden. Maar zodra de uitnodiging verstuurd wordt is het wel de bedoeling dat geantwoord wordt. Maar neem nu dat ze 6 weken of 8 weken van te voren verstuurd worden, dan kan je alsnog zeggen: ik geef de gasten 2-3 weken de tijd om te antwoorden.  

 

En dan heb je nog altijd genoeg tijd om je aan te passen aan de cateraar om die aantallen door te geven?  

 

Ja, meestal standaard is dat een weekje ongeveer van te voren dat je het juiste aantal gasten aan de zaak moet doorgeven.  

 

Ah oké, dat valt inderdaad nog heel goed mee. Bij een trouwfeest komen natuurlijk ook een aantal andere dingen aan bod. Op de dag zelf: wie gaat eerst binnen, wie volgt dan... Het is een heel kluwen. Hoe zit dat dan in elkaar?  

 

Wij proberen dat sowieso op kantoor een weekje van te voren met onze klanten ook nog heel duidelijk te overlopen. Dat zij het zelf ook al weten. Dan merken we wel dat ze veel minder gestresst zijn. Wij zijn er dan ook als ceremoniemeester bij. In zo'n suite thuis, 's morgens als iedereen toekomt, al wat kennis te maken, en dan leggen wij dat ook al wel uit. Dan zetten wij ook al meteen iedereen in de juiste volgorde, zodat zij meteen weten van: "dit wordt mijn partner van de dag". En: "ik moet mijn arm zo leggen en ik moet dat doen". En dan merken wij dat het eigenlijk vrij vlot loopt gedurende het hele gebeuren.  

 

Oké, dan moet daar niet meer te veel in worden tussengekomen en dan is het gewoon zo?  

 

Nee, en het is leuker om dat thuis te doen dan dat je zo iemand ziet staan in de kerk, waar alle ogen op jullie gericht zijn, nog wordt uitgelegd van: "het moet zo" of "het moet zo". Dat is niet zo heel professioneel.  

 

Doet iedereen dat nog volgens die regels of wordt daar ook al meer en meer van afgeweken? Dat mensen zeggen: "wij komen gewoon binnen wanneer wij zin hebben om binnen te komen".  

 

De overgrote meerderheid komt nog wel binnen volgens de regels van de etiquette. Natuurlijk zijn er nu met de samengestelde gezinnen situaties waarbij dat niet mogelijk is.  

 

Dat je wel creatief moet zijn met de regels.  

 

Voilà, en dan hebben we wel koppels die zeggen: "weet je wat, we laten dat vallen en we komen als koppels binnen", al dan niet met eventuele kinderen. Maar als je het klassiek wil gaan doen, dan hebben we het: eerst de broers en de zussen, dan de getuigen, dan de mama van de bruid en de papa van de bruidegom, dan komt de bruidegom met zijn mama, bruidskindjes en dan de bruid met haar papa.  

 

Je moet het weten, hè? Wat je ook altijd ziet is: zo'n ceremoniemeester is meer dan alleen iemand die de volgorde aanduidt, maar dat is ook de persoon die probleempjes gaat oplossen op het moment dat ze voorkomen.  

 

Dat is waar, daarom raden wij ook altijd aan: we komen meestal altijd met zijn tweeën. We hebben iemand die echt voor de gasten, de suite, zorgt, waar dan inderdaad ook vaak de kindjes bij zitten die ook vaak veel aandacht nodig hebben. Die durven niet altijd te volgen, of die weten niet echt wat ze moeten doen. Wie doet de ringen op het ringenkussentje? Wie strooit de blaadjes en wanneer? Dus dat vraagt veel aandacht, en de andere persoon is er echt voor het bruidspaar. Die gaat echt kijken... Boven bijvoorbeeld, wanneer het trapmoment komt van de bruid, die naar beneden gaat, en staat de man dan juist klaar? Die houdt zo andere zaken eigenlijk in het oog. Wij vinden dat zelf heel prettig werken en we merken ook dat onze klanten het leuker vinden dat die aandacht goed verdeeld wordt, door het met twee te doen.  

 

En dingen zoals de gescheurde rok, gemorste...  

 

We hebben altijd een SOS-box bij ons. We hebben reservepanties bij, pleisters tegen de blaren, naald en draad, schoensmeer, vlekkenwater...  

 

Nu maak je me nieuwsgierig, maar wat is het ergste dat je ooit bent tegengekomen? Dat je denkt van: "oei, hier hebben we toch heel creatief moeten zijn om het op te lossen?"  

 

Eigenlijk hebben we de SOS-kit al heel veel moeten gebruiken. Vroeger voordat ik bij ons werkte stage gelopen ook, en toen hebben we een bruid gehad... Bij het naar voren gaan tijdens de ceremonie ging iemand van de gasten per ongeluk op haar sleep staan, en vlak boven de naad van haar panty is die rok gewoon afgescheurd. Dus die heeft de ceremonie gewoon met een gescheurde jurk gedaan, en daarna hebben we met naald en draad tijdens de receptie alles zo goed en zo kwaad als het ging alles terug in orde gemaakt. Ja, het is wel belangrijk dat je iemand hebt die je op zo'n moment verder kan helpen.  

 

Zijn er bij het avondfeest nog belangrijke etiquetteregels of iets dergelijks die je moet volgen, of is het dan echt gewoon feesten?  

 

Een tafelindeling is natuurlijk heel erg handig, zodat wij ook de mensen tafel per tafel kunnen binnenroepen. Dat zorgt er ook voor dat er niet 150 man voor de deur staat te dringen om een plaatsje te zoeken.  

 

Ja, want dat is soms echt chaos, hè?  

 

Ja, dus wij zorgen altijd voor een mooie tafelindeling. Als de mensen aankomen, krijgen ze ook een kaartje, aan welke tafel ze zitten. Wij roepen die tafel om. Weer een voordeel van met zijn tweeën zijn: iemand staat in de receptieruimte om om te roepen en iemand staat in de dineerruimte te wachten aan de tafel die zal binnenkomen. Zodat die de mensen direct naar de juiste tafel kan brengen. Daarna komt dan, als alle gasten zitten, de suite daar binnen. Op een vrolijk nummer meestal en als alle suite aan tafel zit, dan vragen wij alle aandacht voor meneer en mevrouw Smits zal ik nu maar zeggen. Iedereen gaat recht staan, een goede tempo beat eronder en dan komt het bruidspaar binnen.  

 

En die tafelindeling. Is dat iets wat je zelf kiest op basis van: "Nonkel Jan en Tante Nietsje die kunnen goed met elkaar praten, dus die zetten we naast elkaar?" Of zijn er ook nog bepaalde regels die je moet volgen.  

 

Nee, de tafels van de gasten, dat wordt eigenlijk door het bruidspaar beslist. Wie bij wie zit en wij zeggen dan altijd: ook zorgen dat er wat gemengd bij zit zodat...  

 

Ruziemakers niet naast elkaar.  

 

Nee inderdaad, goed verdelen. Ook zeker inderdaad bij gescheiden koppels. Dat die goed ver uit elkaar zitten. Niet naar elkaar kijken. Dus dat zijn een aantal tips die we kunnen meegeven, maar eigenlijk kennen wij die gasten ook niet dus dat is eigenlijk echt een taak voor het bruidspaar. En dan natuurlijk: de tafel van een suite heeft wel een vaste seating, zodat we wel zien dat die mensen ook bij het binnenkomen op de juiste plaats kunnen gaan zitten.  

 

Oké, Valerie en Sara, dank jullie wel voor jullie komst naar de studio en al deze tips.  

 

Graag gedaan.  

 

En u, beste kijker: bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
Advertenties