TIP! - Voorkom blunders op de gastenlijst van jouw evenement

TIP! - Voorkom blunders op de gastenlijst van jouw evenement

De gastenlijst voor een (bedrijfs)evenement opstellen is een tijdrovend werk. Je kunt je echter niet veroorloven fouten te maken. Iemand vergeten is onvergeeflijk.

 

Vraag hulp van andere afdelingen wanneer je de gastenlijst samenstelt (of van vrienden en familite voor een privé feest). Klop aan bij de marketing-, sales-, en aankoopafdeling. Vergeet de prospects niet! Als je een intern evenement organiseert, ga dan even langs bij de personeelsafdeling.


Houd ook vast aan de vooropgestelde doelgroep. Daar heb je al aangegeven op welke basis je zult selecteren. Wie bijvoorbeeld 'trouwe klant' is en wie niet. Als je dat niet doet, zal de gastenlijst snel uitdijen waardoor het budget onder druk kan komen te staan.

 

Enkele bijkomende tips:

  • Denk bij een intern evenement ook aan de gepensioneerden, parttimers, freelancers en eventueel ex-werknemers van je bedrijf. Verlies geen werknemers uit het oog: hygiënemedewerkers, logistieke medewerkers, ...
  • Is je fabriek bijvoorbeeld helemaal verbouwd? Nodig dan de buurtbewoners en de plaatselijke overheid uit om een kijkje te nemen. Zij hebben misschien overlast gehad tijdens de bouw. Op deze manier kun je hen bedanken voor hun goodwill. Door een open communicatie vermijd je bovendien heel wat wrevel en het ontstaan van onjuiste verhalen.
  • Actiegroepen kun je ook op deze manier benaderen. Een kijkje achter de schermen in een ontspannen sfeer kan wonderen doen.
  • Sommige organisatoren voorzien een back-up gastenlijst. Dat is een lijst met mensen die ze ter vervanging van gasten uit de A-lijst kunnen uitnodigen wanneer deze niet aanwezig kunnen zijn. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij de organisatie van een congres waarbij je de zaal mooi vol wilt hebben.

Maak de aanhef op de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk, maar zorg dat de gegevens (aanspreking, titels, namen en geslacht) kloppen. Een vergissing komt onprofessioneel over en is een echte afknapper. Vermijd persoonlijke drama's. Stuur geen uitnodiging om met partner te komen naar je collega die net zijn vrouw verloor. De gegevens van externen kun je niet op dit niveau nagaan, maar intern zijn zulke fouten onvergeeflijk. Schakel dus tegen het einde van de rit opnieuw de personeelsmanager in om alles nog eens te checken.

 

Meer tips en tools om jouw evenement te organiseren

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTPLANNER.

Bestel nu

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

reBoot Kombuis
We hebben u gemist!
reBoot Kombuis|
04 May 2021

Op 8 mei stoffen we onze kookpotten af en mogen we u eindelijk weer ontvangen op ons scheepsdek voor een spannend Noordzeemenu. Een bijzondere beleving op vrijdag/zaterdagavond met je partner of vrienden, maar ook als schitterende afsluiter van een zakelijke vergadering op ons schip.


Uiteraard is uw gezondheid onze prioriteit, waarbij de huidige COVID voorschriften voor ons slechts een minimum ...

Lees meer

Like Reageer

Lees ook

Studenten University of Westminster lanceren het internationaal programma voor digitale stages

Studenten University of Westminster lanceren het internationaal programma voor digitale stages

Wanneer ontgoocheling gewoonte wordt

Wanneer ontgoocheling gewoonte wordt

Catering & events materiaal Boels Party & Events onder de virtuele hamer

Catering & events materiaal Boels Party & Events onder de virtuele hamer

Advertenties