TIP! - Voorkom blunders op de gastenlijst van jouw evenement



TIP! - Voorkom blunders op de gastenlijst van jouw evenement

De gastenlijst voor een (bedrijfs)evenement opstellen is een tijdrovend werk. Je kunt je echter niet veroorloven fouten te maken. Iemand vergeten is onvergeeflijk.

 

Vraag hulp van andere afdelingen wanneer je de gastenlijst samenstelt (of van vrienden en familite voor een privé feest). Klop aan bij de marketing-, sales-, en aankoopafdeling. Vergeet de prospects niet! Als je een intern evenement organiseert, ga dan even langs bij de personeelsafdeling.


Houd ook vast aan de vooropgestelde doelgroep. Daar heb je al aangegeven op welke basis je zult selecteren. Wie bijvoorbeeld 'trouwe klant' is en wie niet. Als je dat niet doet, zal de gastenlijst snel uitdijen waardoor het budget onder druk kan komen te staan.

 

Enkele bijkomende tips:

  • Denk bij een intern evenement ook aan de gepensioneerden, parttimers, freelancers en eventueel ex-werknemers van je bedrijf. Verlies geen werknemers uit het oog: hygiënemedewerkers, logistieke medewerkers, ...
  • Is je fabriek bijvoorbeeld helemaal verbouwd? Nodig dan de buurtbewoners en de plaatselijke overheid uit om een kijkje te nemen. Zij hebben misschien overlast gehad tijdens de bouw. Op deze manier kun je hen bedanken voor hun goodwill. Door een open communicatie vermijd je bovendien heel wat wrevel en het ontstaan van onjuiste verhalen.
  • Actiegroepen kun je ook op deze manier benaderen. Een kijkje achter de schermen in een ontspannen sfeer kan wonderen doen.
  • Sommige organisatoren voorzien een back-up gastenlijst. Dat is een lijst met mensen die ze ter vervanging van gasten uit de A-lijst kunnen uitnodigen wanneer deze niet aanwezig kunnen zijn. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij de organisatie van een congres waarbij je de zaal mooi vol wilt hebben.

Maak de aanhef op de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk, maar zorg dat de gegevens (aanspreking, titels, namen en geslacht) kloppen. Een vergissing komt onprofessioneel over en is een echte afknapper. Vermijd persoonlijke drama's. Stuur geen uitnodiging om met partner te komen naar je collega die net zijn vrouw verloor. De gegevens van externen kun je niet op dit niveau nagaan, maar intern zijn zulke fouten onvergeeflijk. Schakel dus tegen het einde van de rit opnieuw de personeelsmanager in om alles nog eens te checken.

 

Meer tips en tools om jouw evenement te organiseren

 


EVENTS - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTS 2.


Bestel EVENTS 2 nu via onze webshop!
 

 


15-01-2017

Comments

Meld je hier aan om te reageren



Lees ook

Hoe een aantrekkelijk eventprogramma ontwerpenHoe een aantrekkelijk eventprogramma ontwerpen
Combineer vergaderen met ontspannende wellnessCombineer vergaderen met ontspannende wellness
Jouw meeting anders organiseren? Whales On Waves lanceert iConference 3.0Jouw meeting anders organiseren? Whales On Waves lanceert iConference 3.0
Advertenties

In de kijker

Reviews

Reviews

5 redenen om nu eventlocaties, cateraars, ... te reviewen.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTS - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Thursday
Meer weer

Vacatures

  1. 25-03Sales Manager eventplanner.be - België
    Pink Minds Media bvba
    Antwerpen
  2. 24-03Zelfstandig magazijnier (m/v)
    Event Flooring Services
    Oost-Vlaanderen
  3. 03-03Actieve planner Brussel
    MaisonRouge
    Vlaams-Brabant [+Brussel]