Hoe kies je post-corona de beste eventleverancier

Hoe kies je post-corona de beste eventleverancier

Het organiseren van online evenementen kan leuk en boeiend zijn. Je kunt altijd nieuwe strategieën voor digitale ervaringen uitproberen en waarde aan je bezoekers leveren zonder dat ze zich in een fysieke ruimte bevinden. Online evenementen gaan echter soms gepaard met vermoeidheid, een verminderde aandachtsspanne en verveling.

 

Denk even na. Je volgt een online evenement. Het duurt één dag. Als je eerlijk bent, ga jij dat een hele dag volhouden, los van de kwaliteit van het gebeuren? En dat is niet het enige waar je je als eventprofessional zorgen om moet maken. We hebben ook ontdekt dat er zoiets bestaat als ‘Zoom vermoeidheid’. Dit TED artikel omschrijft het perfect: "mensen voelen aan alsof ze meer emotionele inspanningen moeten doen om geïnteresseerd te blijven. Door de afwezigheid van niet-verbale lichaamstaal, is de focus op wat er gezegd wordt en het langdurige oogcontact zeer uitputtend."

 

Fysieke interacties, langs de andere kant, zijn cruciaal om contacten te leggen en te houden, door de communicatie van gedrag en gevoelens. Een online evenement is dan een noodoplossing en geen lange termijn oplossing. Dat is de reden waarom je best even nadenkt over hoe je terug gaat komen eens de evenementensector herstelt van de wereldwijde pandemie. Los van social distancing- en gezondheidsstrategieën, wil je werken met de beste leveranciers die al goed aangepast zijn aan het ‘nieuwe normaal’. Deze mensen en bureaus zullen je helpen om het vertrouwen van je publiek opnieuw te krijgen. Zij gaan zorgen voor een hoog niveau van veiligheid op jouw evenementen. Nu je dit weet, laten we even bekijken welke stappen je best onderneemt bij het kiezen van je leveranciers voor je volgende fysiek evenement:

 


Stap 1: Lijst eerst je noden op

Maak een lijst op van leveranciers die je nodig gaat hebben en de kwaliteiten waaraan ze moeten voldoen. Eerst denken, dan doen! Heb je een evenementenbureau nodig dat je helpt met engagerende belevingen uit te tekenen voor je gasten? Heb je assistentie nodig voor catering? Kun je hulp gebruiken bij de decoratie van de locatie? Of misschien zoek je iemand die je kan helpen met de social distancing strategie voor de inrichting van je zalen?

 

Om de beste leveranciers te vinden, creëer je best eerst een tijdslijn en een logistieke planning. Zo kom je te weten bij welke taken je hulp nodig hebt. Denk verder dan je klassieke leveranciers, schrijf vooral de kwaliteiten op die je zoekt. Je wil bijvoorbeeld een niche supplier, of een partij die al ervaring heeft in gezondheidsstrategieën. Zoek deze dingen uit voordat je je volgende stap zet.

 


Stap 2: Vraag je netwerk om aanbevelingen

Je werkt in de evenementenbranche, de kans is dus groot dat je omgeven bent met gelijkgezinde professionals die voor dezelfde uitdagingen staan als jij. Doorloop de mensen in je netwerk en zoek naar zij die dezelfde soort evenementen gaan organiseren. Vraag hen om aanbevelingen. Zij hebben al samengewerkt met verschillende partijen en weten wie kwaliteit levert.

 


Stap 3: Check de leveranciers op eventplanner.be

Huur jij een Airbnb zonder dat je de reviews checkt? Vertrouw je een nieuw softwareplatform zonder de opmerkingen op TrustPilot of Capterra te lezen? Nee, je bekijkt je opties en leest wat andere mensen zeggen over het merk of de persoon. Hetzelfde geldt natuurlijk voor evenementleveranciers. De kwaliteit van jouw evenement hangt ervan af, dus kies de beste optie! 


Daarom werken we bij eventplanner.be dag en nacht om een platform te maken waar jij leveranciers vindt, en ratings en klantenreviews kunt lezen. Onze catalogus bevat meer dan 10.000 eventleveranciers en dat aantal groeit nog elke dag. Geef eenvoudigweg in het zoekveld wat je juist zoekt - catering, verhuur van tenten, eventbureaus enzovoort - en je krijgt een lijst van potentiële bedrijven waarmee je kunt werken.  


 

Stap 4: Evalueer hoe zelfstandig de leverancier werkt

Een ding dat geweldige leveranciers onderscheidt van andere leveranciers, is hun potentieel om zelf met oplossingen te komen zonder dat jij die opdracht geeft. Fantastische leveranciers zijn creatief en vindingrijk, zodat je ze niet de hele tijd hoeft te vertellen wat ze moeten doen. Evalueer dit aspect als je op zoek bent naar leveranciers.

 

De beste manier om dat te doen is hen een uitdaging op het vlak van planning voorleggen en vragen hoe ze het zouden oplossen. Bijvoorbeeld, als je rekening houdt met het nieuwe normaal waar we in leven, vraag hen hun mening over de plaatsing van het meubilair in een specifieke locatie, daarbij zorgend voor social distancing. Of je vraagt hen naar hun aanpak tijdens een onverwacht technisch probleem tijdens een keynote speech. De antwoorden zullen je een inzicht bieden in hun aanpak en hun manier om zelfstandig haalbare oplossingen te vinden voor jouw planningsproblemen.

 


In het kort

Een eventleveranciers selecteren in het post-COVID-19 tijdperk hoeft niet zo intensief en stressvol te zijn. Je moet je alleen goed bewust zijn van de voorwaarden die je stelt en de logistiek die je gecoverd wil zien. Zet je netwerk in gang en vraag aanbevelingen. Check de rates en reviews van de bedrijven, of gebruik eventplanner.be en lees alle reviews. Tot slot, wanneer je aan het praten bent met een potentiële leveranciers, bereid een aantal vragen voor die draaien rond mogelijke uitdagingen. Stel die vragen en evalueer de antwoorden: zijn ze innovatief, zelfstandig en vindingrijk? Als laatste, evalueer al deze info die je vergaarde en kies de leverancier die het beste bij je noden past. Veel succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

19 ongebruikelijke dineropstellingen voor jouw droomevenement

19 ongebruikelijke dineropstellingen voor jouw droomevenement

18 bloemdecoraties om je eventlocatie op te fleuren

18 bloemdecoraties om je eventlocatie op te fleuren

Tips om het maximale uit je eventbudget te halen

Tips om het maximale uit je eventbudget te halen

Advertenties