Zo hoort je eventmanagementplan eruit te zien

Zo hoort je eventmanagementplan eruit te zien

Of het nu gaat om een congres, workshop of bedrijfsfeest; je kan niet op efficiënte wijze een evenement organiseren en runnen zonder een sterk actieplan te hebben. Het is alsof je op een onbekende weg rijdt zonder kaart of GPS.

 

Ook al bereik je je eindbestemming, de reiservaring zal zwaar, onzeker en waarschijnlijk stressvol zijn. Hetzelfde gebeurt met het plannen van evenementen. Om succesvolle uitkomsten te garanderen moet je een gedetailleerd document samenstellen dat alle planningsaspecten behandelt.

 

Zoals schrijver en ondernemer Kevin Van der Straeten aangeeft in zijn boek EVENTPLANNER: "een draaiboek of eventbeschrijving is een chronologische lijst met de werkzaamheden, afspraken en taken die horen bij je evenement. Het wordt vervolgens gebruikt om te laten zien wie er verantwoordelijk is voor wat (en waar) op ieder moment van de voorbereidingsfase. Een goed actieplan is essentieel voor goede organisatie en de uitermate belangrijke afbakening van verantwoordelijkheden. Het actieplan zal je helpen om te zien waar de problemen waarschijnlijk zullen opdagen en waar een speciale aanpak of specifieke ingreep nodig zal blijken."

 

Weet je niet zo goed hoe een eventmanagementplan eruit hoort te zien? Hier volgt een lijst met zaken die je langs moet lopen als je er eentje maakt:

 

 

Doelstellingen

Waarom plan je het evenement überhaupt? Wil je een merk promoten en meer klanten krijgen? Is het je bedoeling om professionals bij elkaar te brengen die de best practices en kennis zullen uitwisselen? Wil je het bedrijfsgevoel onder de medewerkers van een bedrijf versterken? Of wil je misschien een hoog bezoekersaantal behalen en zoveel mogelijk tickets verkopen? Door de doelstellingen van het evenement vast te stellen, zul je een haalbare planning kunnen maken die precies overeenkomt met je bedoelingen.

 

 

Business plan

Als je je omzet wil verhogen, zul je een business plan moeten opzetten. Hoe kan je je evenement winstgevender maken? Door krachtige sponsoren aan te trekken of door tickets te verkopen? Of misschien door merchandise te verkopen of door lidmaatschappen aan te bieden? Al deze details vallen onder het bedrijfsplan.

 

 

Budget

Wat zijn de vaste, variabele en onverwachte kosten? Waar haal je het geld vandaan om het evenement te kunnen runnen? Een evenement organiseren vereist financiële middelen en daarom kun je zonder een goed budget weinig beginnen.

 

 

Sponsoring

Voordat je een evenement pitcht aan je potentiële sponsoren moet je weten wat voor toegevoegde waarde je kan bieden. Welke sponsoren zouden profiteren als ze je evenement zouden financieren? Weet je hoe je deze voordelen het beste kunt presenteren? Sponsoring is nog een belangrijk onderdeel dat in het eventmanagementplan moet gaan.

 

 

Bezoekers

Om een goed evenement te kunnen plannen, moet je je publiek kennen. Bepaal je doelgroep en kijk hoe je ze zou kunnen bereiken. Stel daarnaast het ticketschema op en beslis de prijzen.

 

 

Sprekers

Het belangrijkste element dat de kwaliteit van jouw evenement bepaalt zijn de sprekers die je hebt geselecteerd. Heb je besloten hoe je hun reis en verblijf gaat regelen? Zo niet, reken dit onderdeel dan mee in het eventmanagementplan.

 

 

Eventlocatie

Alles wat te maken heeft met de eventlocatie, zalen, indeling, meubilair, het podium, decoratie, toegangskaarten en toegankelijkheid valt hieronder.

 

 

Catering

Van het soort catering tot de menu's en dieetspecificaties; je moet zorgvuldig met ieder detail omgaan.

 

 

Audiovisuele behoeften

Ben je van plan om het evenement te livestreamen? Welk soort microfoons heb je nodig? Wat voor technische eisen hebben je sprekers? Zorg dat je deze en alle andere mogelijke vragen beantwoordt in het audiovisuele onderdeel van je eventmanagementplan.

 

 

Visuele identiteit

Welke kleuren zal jouw evenement hebben? Heb je een eventlogo? Welke visuele ondersteuningen wil je produceren? Wat zijn de deadlines voor het printbedrijf? Er zijn zoveel andere details die te maken hebben met de visuele identiteit van je evenement, dat het zal helpen om ze op te schrijven, zodat je ze niet vergeet.

 

 

Marketingstrategie

Het promoten van je evenement is een verantwoordelijke taak. Afhankelijk van je doelgroep en je doelstellingen, moet je tijd en moeite wijden aan het opzetten van een krachtig marketingplan.

 

 

Team & personeel

Weet jij wie waar de leiding over heeft? Heb je iemand aangesteld om verantwoordelijk te zijn voor iedere taak en planningsonderdeel? Ben je van plan om vrijwilligers in te zetten? Zorg dat je al deze details bepaalt.

 

 

Tijdlijn

Stel deadlines vast en streef ze streng na!

 

 

Conclusie

Een eventmanagementplan kan er voor verschillende evenementen anders uitzien. In sommige gevallen is het misschien nodig om verschillende planningsonderdelen toe te voegen of te verwijderen. Je zult in ieder geval een draaiboek nodig hebben om alles georganiseerd en onder controle te houden. Begin je evenement te plannen door een krachtig managementplan op te stellen. Alleen daarmee ga je zelfverzekerd op pad. Succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

reBoot Kombuis
We hebben u gemist!
reBoot Kombuis|
04 May 2021

Op 8 mei stoffen we onze kookpotten af en mogen we u eindelijk weer ontvangen op ons scheepsdek voor een spannend Noordzeemenu. Een bijzondere beleving op vrijdag/zaterdagavond met je partner of vrienden, maar ook als schitterende afsluiter van een zakelijke vergadering op ons schip.


Uiteraard is uw gezondheid onze prioriteit, waarbij de huidige COVID voorschriften voor ons slechts een minimum ...

Lees meer

Like Reageer

Lees ook

Virtuele meeting of teambuilding? Shaken or stirred?

Virtuele meeting of teambuilding? Shaken or stirred?

Breda schrapt testevenement met 10.000 bezoekers na petitie met meer dan 360.000 handtekeningen

Breda schrapt testevenement met 10.000 bezoekers na petitie met meer dan 360.000 handtekeningen

32 miljoen euro voor hypermodern congrescentrum in Hasselt

32 miljoen euro voor hypermodern congrescentrum in Hasselt

Advertenties