Hoe innovatief omgaan met de logistiek van je event

Hoe innovatief omgaan met de logistiek van je event

Je bent het vast met me eens dat verveling nog erger is dan stress. Maar wat doe je als je werkdag (en nachten en weekends, want je bent toch een eventprofessional), deze twee evils combineert?

 

Hoe blijf je fris als je je uren moet bezighouden met verschrikkelijk saaie taken, zoals het updaten van Excelbestanden met de voorkeuren van je gasten en tegelijkertijd je je moet focussen op intensieve situaties zoals een belangrijke spreker wiens vlucht vertraagd is? Werken als eventprofessional kan zeer bevredigend zijn, maar een groot deel van de dag pingpong je tussen enerzijds stressvol werk en anderzijds complete saaiheid.


Hoe los je dit op en kun je eindelijk volop genieten van deze fantastische job? Wat denk je van de hele logistiek van je event wat vernieuwender aan te pakken? Is dit mogelijk, vraag je jezelf misschien af? Je bent namelijk al jaren op deze manier bezig, steeds dezelfde beproefde methodieken gebruikend. Misschien denk je wel dat je niets kan veranderen?

 

Waarschijnlijk ben je wel voor een stukje mee en hebt je een mobiele eventsolution geïntegreerd. Maar je gebruikt daarnaast nog steeds Google Forms om je bezoekers te registreren en monitoren. Je denkt waarschijnlijk ook dat je manier van werken nog eens veranderen tonnen inspanning gaat vragen, want je hebt je werkwijze namelijk al eens aangepast, …

 

Laten we positief zijn! Vernieuwingen introduceren zal je heel wat stress besparen en je job minder saai maken. En het is niet zo complex, aangezien heel wat van de oplossingen geautomatiseerd zijn.
 

Het enige waar je wel in moet investeren is tijd maken om het te leren. Maar gezien de lange termijn voordelen die je eruit haalt, moet je dit bekijken als een aandeel kopen in je toekomstig succes. Maar hoe ben je nu innovatief in je logistiek? Hier zijn enkele ideeën die je op pad kunnen zetten:

 

 

Idee #1 Probeer tools uit de deeleconomie

Teveel tijd kwijt met het regelen van het transport en accommodatie voor je deelnemers? Waarom geef je hen niet te vrije hand en biedt je hen snelle en gemakkelijk te gebruiken alternatieven aan. Dankzij Uber en Airbnb is de deeleconomie op volle gang. Landen en steden bieden bezoekers websites en apps aan om hun bezoekers te helpen.

 

Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken met lokale bedrijven die gedeelde auto’s, fietsen of zelfs huizen aanbieden. Misschien slaag je er wel in om een korting te bekomen. Je deelt deze info dan gewoon met je bezoekers en je vraagt hen het heft in eigen handen te nemen.

 

 

Idee #2 Opt-in voor een volledige automatisatie

Als je innovatief wil zijn in eventlogistiek, dan zal je automatisatie moeten omarmen. Dit is belangrijk. Kan je je inbeelden hoeveel tijd en resources je wint, als je je hele event zou plannen op een platform in plaats van alles manueel te doen?

 

Je kunt beginnen met een deel te digitaliseren, zoals de registratieprocedure en de facturatie. Eens je gewoon bent geworden om deze taken te ‘delegeren’ aan slimme algoritmes en tools, zal je waarschijnlijk gemakkelijk de transitie maken naar een all-inclusive eventmanagementsysteem.

 


Idee #3 Gebruik een betaalsysteem op basis van blockchain

Dit is heel nieuw, maar het krijgt meer en meer aandacht in de eventsector. Er zijn blockchainbedrijven die nu al tickets herverkopen voor grote concerten en events. Om zeker te zijn van de betrouwbaarheid en veiligheid van deze transacties, bieden deze bedrijven nieuwe oplossingen.

Als je echt vooruitstrevend wil zijn, dan kun je je deelnemers laten betalen met hun cryptomunten. Je biedt ze zo een extra betaalmiddel aan.

 

 

Idee #4 Kopieer nieuwe eventparameters in plaats van te beginnen van scratch

Afhankelijk van welke technologie of digitale oplossing je gaat gebruiken, zijn er verschillende systemen die je toelaten om de planningsparameters (registratieformulier, e-mailcampagne karakteristieken, het betaalprotocol) simpelweg te kopiëren wanneer je een nieuw event opstart.

 

Het enige wat jij moet doen, is de parameters en informatie aanpassen aan de nieuwe omstandigheden, dus enkel veranderen of updaten wat nodig is.

 


Idee #5 Gebruik slimme voorwerpen

Je plant een groot event maar je bent nog niet zeker hoe je de check-in procedure gaat organiseren? Versnel dit proces aanzienlijk door smart objects zoals RFID badges. In de plaats van lange rijen aan je inkom, betreden de deelnemers nu gewoon de locatie via een simpele slide op het check-in portaal.

 


In het kort

We weten allemaal dat bij het plannen van een event er heel wat logistieke taken en uitdagingen zijn. Soms zijn oplossingen daarvoor niet zo simpel. Dit is omdat we gewoon zijn om onze nieuwe uitdagingen meestal op te lossen met onze oude methodes. En deze zijn niet effectief noch efficiënt en creëren stress en verveling tegelijkertijd. Kom uit je comfortzone en omarm een nieuwe, innovatieve aanpak. Veel succes!

EVENTS - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTPLANNER.

Bestel nu

Reageer op dit artikel

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

Advertenties

In de kijker

Nieuwsbrief

Nieuws

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten Bestel nu!

Vacatures