Momice

7 partners uit de eventbranche slaan de handen ineen voor betaalbare events in 2020. 

Hoe blij iedereen ook is dat events weer zijn toegestaan, realistisch gezien zijn live events bijna onbetaalbaar geworden. De 1,5-meter-regel zorgt ervoor dat je voor een event van 150 mensen een gigantische locatie nodig hebt, waar je voorheen 1200 personen in kwijt kon. Daarom hebben 7 prominente event bedrijven een plug & play, alles-in-één-concept ontwikkeld voor een zo laag mogelijke prijs in Passenger Terminal Amsterdam. 

Een tijdelijk concept voor de terugkeer van events

Een van de initiatiefnemers van concept ‘Cruise in Control’ en directeur van International Orange Eva Annokkee geeft toelichting: “Wij kijken reikhalzend uit naar de terugkeer van live events. Elkaar weer ontmoeten en in de ogen kijken. En verdiepen ons natuurlijk in de manier waarop dat in het ‘nieuwe normaal’ zo prettig mogelijk kan. We signaleren dat het door de 1,5m maatregelen vaak ingewikkeld en kostbaarder lijkt om events te organiseren. Daarom hebben we met onze trouwe partners de koppen bij elkaar gestoken en dit concept ontwikkeld.” 

Plug & play, maar toch ‘op maat’.

Je zoekt zoals gezegd een veel grotere locatie voor je event. Dit betekent ook meer techniek en decoratie. Als je deze bedragen uitsmeert over de veel kleinere aantallen bezoekers, zijn events eigenlijk niet meer te betalen. Door een plug & play (dus kant en klaar) concept te ontwikkelen dat een solide basis legt voor elk event, bespaar je een hoop tijd en kosten rondom op- en afbouw. Annokkee legt uit: “Alle partners hebben de meest hoogwaardige techniek, catering, decoratie en on-site registratie in een kant- en klaar concept gegoten. Dit voelt voor ons wat vreemd, omdat we normaal juist alles op maat maken. Maar omdat we het belangrijk vinden in deze tijden event organisatoren zoveel mogelijk te helpen, stellen deze partners hun expertise en spullen graag (tijdelijk) voor een scherpe prijs beschikbaar. Om te stimuleren dat zakelijke events weer op gang kunnen komen. Op een veilige en efficiënte manier. ” 

Unieke kans

Dat Passenger Terminal Amsterdam deze zomermaanden beschikbaar is voor events is vrij uniek. Directeur Passenger Terminal Amsterdam Dick de Graaff legt uit: “PTA is een multifunctionele terminal die wij gebruiken voor zowel de afhandeling van zeecruiseschepen als locatie voor events. Normaal hadden we nu middenin het hoogseizoen gezeten en verwelkomden wij dagelijks zeecruiseschepen aan onze kade, met heel af toe plek voor een event”. 

De Graaff: “Deze uitzonderlijke situatie vraagt ook om een uitzonderlijke aanpak. Normaal wordt de terminal bijna wekelijks omgebouwd van event locatie naar cruise terminal en vice versa. Om deze flexibiliteit te behouden hebben wij weinig zaken vast in huis. Nu die ombouw niet noodzakelijk is, kunnen wij in samenwerking met de partners van Cruise in Control een prachtig plug & play concept aanbieden voor een vlijmscherpe prijs”. 

Laten zien wat mogelijk is

De registratie en communicatie spelen een grote rol om relaties veilig te laten deelnemen. Rutger Bremer, oprichter van Momice legt uit hoe zij voor Cruise in Control de veiligheid waarborgen: “Het is van groot belang voor de branche dat we laten zien hoe we wel veilig 1,5m events kunnen organiseren. We hebben daarom mooie oplossingen om lange rijen en contact te voorkomen: De aankomst verdelen we in meerdere tijdvakken zodat niet iedereen tegelijkertijd binnen komt.” Het inchecken is normaal een proces met veel handelingen door de host(ess). Dat is nu anders. Bremer: “Het inchecken met badge is volledig contactloos. Deelnemers scannen hun e-ticket bij een iPad en er wordt automatisch een label uitprint die ze zelf op hun badge kunnen plakken. Ook gedurende event wordt het maximum aantal deelnemers op locatie en tijdens break-outs automatisch beheerd door de software.”

Dit zijn de partners

Passenger Terminal Amsterdam | Eventlocatie

International Orange | Coördinatie & eventproductie

Momice | On-site registratie 

Hete Peper | Catering

Booz event design | Interieur & event design

Solid Rental | Audiovisuele techniek & showregie

HWM | Audiovisuele techniek & showregie

Vanaf 1 juni zijn kleine bijeenkomsten weer toegestaan. Maar deze bijeenkomsten kunnen alleen slagen als de deelnemers vertrouwen hebben in de veiligheid. Postillion Hotels bedacht een persoonlijke boarding pass, waarop alle persoonlijke veiligheidsinformatie over het event gedeeld wordt. Hiermee laten Postillion Hotels en Momice zien hoe locaties en organisatoren besmetting met het covid-19 virus op events kunnen voorkomen. 

Luchtvaart procedures met beide benen op de grond

Op de boarding pass wordt de naam, maar ook de persoonlijk toegewezen ingang, uitgang, toilet en lunchruimte weergegeven in een overzichtelijke plattegrond. Net als in een vliegtuig krijg je een persoonlijke stoelnummer toegewezen, zodat je zeker weet dat je op de juiste plek terecht komt. Mark Struik, commercieel directeur Postillion Hotels: “In de luchtvaart is men deze procedures al gewend. De toepassing op events zorgt ervoor dat onze bezoekers veiliger aan events kunnen deelnemen.”

Noodzaak professionele registratie en duidelijke communicatie

Volgens Rutger Bremer, CEO van registratiesoftware Momice, is dit een logische stap in de professionalisering van de communicatie naar bezoekers. Bremer: “ Ik heb er altijd in geloofd, dat heldere communicatie rondom een event heel erg belangrijk is. Deze situatie laat zien dat het niet alleen belangrijk, maar zelfs noodzakelijk is om je deelnemers naar je locatie te krijgen. Ook registratie is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er deelneemt aan het event. Gelukkig hebben we bij Momice de juiste toepassingen klaarliggen om bezoekers vooraf te registreren, maar ook in- en uit te checken op het event zelf. Zo kun je als organisator écht zorgdragen voor de veiligheid van je bezoeker.

Geen verrassende samenwerking

De samenwerking komt niet helemaal als verrassing. Bremer: “6 jaar geleden hebben we aangeboden om voor alle eventlocaties in Nederland de plattegronden in te tekenen als extra service, zodat de organisatoren deze kunnen delen met hun bezoekers. Dat scheelt enorm in de kosten, want iedere organisator liet ze voorheen telkens opnieuw intekenen. Bremer: “Samen met de Passenger Terminal Amsterdam, Johan Cruijff Arena was Postillion Hotels was een van de eerste locaties die hiervoor koos. Tot op de dag van vandaag bieden ze deze plattegronden aan al hun organisatoren aan. Doordat zij de branche hiermee een stap vooruit waren, kunnen zij nu dit hoge serviceniveau behouden en gemakkelijker inspelen op de nieuwe voorwaarden.”

NXTMICE als eerste pilot

Op 2 juni organiseerde Postillion Hotels NXTMICE, het eerste 1,5m event voor de eventbranche zelf, in 3 Postillion Hotels. Struik: “Toen Mark Rutte in de persconferentie over de 1,5m economie begon, zijn wij meteen aan de slag gegaan met wat dat voor de events op onze locaties zou betekenen. We wilden onze oplossingen laten zien aan de belangrijkste spelers in de branche, zodat zij dit kunnen delen binnen hun netwerk en we met z’n allen veilige events kunnen organiseren.” Een onderdeel van deze oplossing is de Postillion Hotels Boarding pass. Bremer: “De deelnemers ontvangen een mail een met link naar de persoonlijke pagina waar de boarding pass getoond wordt. Zo weet elke bezoeker precies welke route hij/zij moet nemen – en wordt voorkomen dat grote groepen deelnemers elkaar kruisen binnen de locatie.” 

De nieuwe veiligheidsstandaard voor alle Postillion Hotels events

Momice heeft de software zo ontwikkeld dat alle deelnemers van meetings en events bij Postillion Hotels de komende maanden een persoonlijke boarding-pass opgestuurd krijgen. Struik: “Hiermee hopen we dat de toekomstige bezoekers het vertrouwen terugkrijgen en met een gerust hart kunnen deelnemen aan onze events.”

Tussen 13 en 20 mei konden eventprofessionals deelnemen aan een 6-daagse online opleiding om succesvolle online events te organiseren. Ruim 600 eventprofessionals weten nu alles over software, doelstellingen, programma’s, beleving, interactie, registratie en kijkersdata voor online events. 88% van de deelnemers gaf aan nu beter in staat te zijn online events te organiseren. 

Aanpassen naar online en hybride events is noodzakelijk

Vanwege de overheidsmaatregelen zijn organisatoren aangewezen op online of hybride events. Maar bij online events gelden andere spelregels. Rutger Bremer, CEO van Momice legt uit: ‘We kregen heel veel vragen uit ons netwerk over hoe succesvolle online events te organiseren. We hadden zelf ervaring met hybride en volledig online events door onze serie Connecting the Dots. Dus we zijn hier nog verder ingedoken om samen met onze partners een volledige cursus te ontwikkelen om event professionals te helpen met dit thema.”

De zes thema’s

De Crash Course is opgedeeld in 6 thema’s: livestream software, doelstellingen, publieksinteractie, beleving & netwerken, online programma’s en registratie & kijkersdata. Bremer: “Online events vragen echt om een andere aanpak. De online doelstellingen kun je bijvoorbeeld veel meer toespitsen op het gedrag in kijken participatiecijfers. Ook kan een online programma maximaal 1,5 uur duren met een soepele, strak geregisseerde, dynamische beleving en is interactie met het publiek een must. Het kiezen van de juiste tool is niet eenvoudig, dus helpen we onze deelnemers met de keuze voor de juiste tools en livestream platformen. Ten slotte stonden we stil bij de registratie en de analyse van de kijkersdata, want online events genereren veel meer data dan offline events!”

Van registratiesoftware naar opleiding

Momice ontwikkelt software om de registratie en communicatie van zakelijke events te professionaliseren. De stap naar het opleiden van de doelgroep komt niet geheel onverwacht. Bremer: “We zijn Momice 7 jaar geleden gestart omdat we events naar een hoger niveau willen tillen. We hebben software ontwikkeld, maar willen ook onze ervaringen en kennis zoveel mogelijk delen met eventprofessionals. Online events liggen in het verlengde van waar we dagelijks mee bezig zijn: software, communicatie, data en doelstellingen. Door onze ervaringen en relaties met partners konden we deze Crash Course daarom binnen een week vormgeven!”

De on-ontdekte voordelen van online events

Met deze Crash Course wil Momice alle event professionals in laten zien hoe waardevol online events kunnen zijn. Daarom zijn de opleiding nog steeds online beschikbaar. Bremer: ”Bij de online editie van Connecting the dots gingen we van 50 bezoekers (fysieke event) naar ruim 620 deelnemers! Door middel van polls, vragen van de deelnemers en kijkersdata kregen we zoveel meer inzichten in de behoefte van onze doelgroep met een derde van het budget van een offline event. Dat laat zien dat online events echt heel interessant zijn om mee te nemen in je concepten. 

Een nieuwe balans tussen offline en online 

De komende 1,5 jaar gaat de verhouding van offline en online events opnieuw ontdekt worden. Bremer: “We gaan veel meer online en hybride events organiseren dan we hadden verwacht. Door de beperkte capaciteit en risico van deelname aan events komt je doelgroep niet zo makkelijk meer naar een fysieke locatie toe. Maar online en hybride events hebben veel te bieden. Dus event pro’s: Kom uit je comfort-zone en ontdek de mogelijkheden van online events.” 

Crash Course Online Events terugkijken

De Crash Course is nog steeds beschikbaar. Als je je inschrijft kun je alle 6 de webinars van 30-40 minuten op je gemak in je eigen tijd kunt terugkijken. Ga naar https://www.momice.com/nl/crash-course-online-events