Een event plan je zelden alleen. Een collega houdt de checklist bij, je klant wil het budget opvolgen, de stagemanager heeft het draaiboek nodig en de locatie heeft een contactpersoon die je op de dag zelf belt. Contacts is het adresboek van je event en de plek waar je beslist wie er wat mag doen. Elk event heeft een eigen contactenlijst, en voor elke persoon op die lijst kies je per tool of die niets ziet, mag kijken of mag beheren. Het maakt deel uit van de event software van eventplanner.net.

Een contact met toegang wordt een gebruiker van je event: die logt in met een eigen eventplanner.net-account en werkt in dezelfde tools als jij, beperkt tot wat jij toeliet. Een contact zonder toegang is gewoon een notitie voor jou en je team, zoals de contactpersoon van je locatie.

Wil je eerst zien wat Team en toegang voor jou kan doen? Kijk dan eerst even op de overzichtspagina.

Waar vind je het: log in, kies eventsoftware in het hoofdmenu en open Team en toegang in het menu van je event.

---

1. Voor je begint

Een event

Contacten horen bij een event, dus de eerste keer dat je Contacts opent, vragen we je om er een aan te maken. Klik op Voeg je eerste event toe, vul een naam, een datum en het type event in, en sla op. Lees hoe je een event aanmaakt voor de details.

Jij staat al op de lijst

Zodra je een event aanmaakt, word je als eigenaar aan de contacten toegevoegd, met Beheren-toegang tot elke tool. Jouw rij staat altijd bovenaan de lijst. Niemand kan je die toegang afnemen of je van je eigen event verwijderen, zelfs geen collega die de contacten beheert.

Gratis versie en .PRO

In de gratis versie van de event software bevat een event maximaal 50 contacten, jijzelf inbegrepen. Met .PRO zijn dat er maximaal 400. De limiet volgt het lidmaatschap van de persoon die de contacten toevoegt: de organisator die het team samenstelt, heeft dus .PRO nodig voor een grotere lijst, niet de mensen die erop staan.

De contacten die je uitnodigt, hebben geen .PRO nodig om aan je event te werken: de basistools zijn gratis voor iedereen, en een event dat met hen gedeeld wordt, telt niet mee als hun eigen actieve event. Twee tools zijn de uitzondering. Leveranciers en Plan / Seating zijn .PRO-tools, en het lidmaatschap wordt per persoon gecontroleerd: een contact dat een van die tools opent, heeft een eigen .PRO-lidmaatschap nodig, welke toegang je ook gaf.

---

2. Lees je contactenlijst

De lijst toont elk contact van je event in twee groepen:

• Gebruikers zijn de contacten met toegang tot minstens één tool. Zij kunnen inloggen en aan je event werken.
• Contacten (zonder gebruikerstoegang) zijn de mensen die je ter informatie bijhoudt. Er wordt niets met hen gedeeld en ze kunnen je event niet openen.

Elke rij toont het bedrijf, de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer. Het e-mailadres is een link, zodat je iemand rechtstreeks vanuit de lijst kunt mailen. Een rij met het label Uitnodiging verzonden is een gebruiker die je uitnodiging nog niet aanvaard heeft (deel 5).

Klik op een rij om die te openen en de gegevens of de toegang te wijzigen. Alleen contacten met Beheren-toegang tot Contacts kunnen dat: met Lees-toegang zie je de lijst, zonder de knoppen.

---

3. Voeg een contact toe

Klik op Contact toevoegen, of op Uitnodigen in de tegel Team en toegang op het Overzicht van je event. Er opent een venster met deze velden:

Klik onderaan het venster op Contact toevoegen om op te slaan. Het venster sluit, een melding bevestigt dat het contact bewaard is, en het contact verschijnt meteen in de lijst. Een contact met toegang krijgt een uitnodiging per e-mail (deel 5), een contact zonder toegang hoort niets.

Koppel een contact aan een bedrijf of een leverancier

Kies je een bedrijf uit de lijst onder Bedrijfsnaam, dan wordt het contact aan die bedrijfspagina gekoppeld. Is dat bedrijf al een leverancier van je event? Dan wordt het contact ook aan de leverancier gekoppeld, en het venster zegt je dat: Dit contact wordt automatisch gekoppeld aan de bestaande leverancier voor dit bedrijf. Het contact verschijnt dan onder Contacten op de pagina van de leverancier in Leveranciers, en ontvangt de briefings die je naar die leverancier stuurt. Kies je een van je eigen leveranciers uit de lijst, dan wordt het contact er rechtstreeks aan gekoppeld.

Contacten zonder toegang

Niet iedereen op je contactenlijst hoeft in te loggen. Een contact zonder toegang is een notitie voor jou en je team, en je kunt die persoon toch overal inzetten waar je iemand nodig hebt:

• wijs hem of haar een onderdeel toe in Draaiboeken, zodat de naam en het telefoonnummer van de stagemanager in het draaiboek staan,
• stuur hem of haar een briefing: een contact zonder account krijgt een persoonlijke link en een wachtwoord per e-mail als je die verstuurt, lees hoe je Briefings gebruikt,
• hou hem of haar bij als contactpersoon van een leverancier (zie hierboven).

Je kunt op elk moment toegang geven: open het contact en stel de toegang per tool in. De uitnodiging vertrekt op dat moment.

Tip: een contact zonder toegang toevoegen stuurt niets naar die persoon. Gebruik het gerust voor de mensen die je alleen moet kunnen bereiken, zoals de nachtportier van de locatie of de chauffeur van de band.

---

4. Contacttoegang instellen

Onder Contacttoegang instellen kies je, tool per tool, wat het contact mag doen. Elke tool heeft een eigen keuzelijst, zodat je klant het budget kan opvolgen zonder je leverancierscontracten te zien, en de fotograaf het draaiboek kan lezen zonder de checklist te openen.

De toegangsniveaus

Wat dat per tool betekent:

Lees de helppagina van elke tool voor de details: Moodboards, Checklists, Budgets, Leveranciers, Briefings en Tickets.

Goed om te weten: Marketing werkt als de eigenaar van het event .PRO heeft: je contacten hebben het zelf niet nodig. Wie een e-mail verstuurt of inplant, heeft tweefactorauthenticatie nodig op het eigen account (deel 4), en om te zien wie een e-mail ontvangt, is ook Lees-toegang tot Tickets nodig, want de ontvangers zijn je gasten.

Alleen eigen items

Onder Checklists en Draaiboeken kun je Alleen eigen items aanvinken. Het contact ziet dan alleen de taken of onderdelen van het draaiboek die aan hem of haar toegewezen zijn, welk toegangsniveau die ook heeft: met Lees ziet die de eigen taken, met Beheren kan die ook taken toevoegen, maar alleen voor zichzelf. Dat is handig voor een freelancer of een leverancier die met een deel van het event helpt, of als sommige taken informatie bevatten die niet iedereen in het team mag zien. Het selectievakje verschijnt zodra je toegang geeft tot de tool.

Voor Tickets is tweefactorauthenticatie nodig

De keuzelijst Tickets is er pas als het contact je uitnodiging aanvaard heeft en tweefactorauthenticatie (2FA) ingeschakeld heeft op het eigen account. Tot dan lees je op die plek De gebruiker moet eerst je uitnodiging accepteren en 2FA inschakelen voordat je ticketrechten kunt toewijzen.

2FA betekent dat die persoon bij het inloggen naast het wachtwoord ook een code van zijn of haar telefoon nodig heeft. Tickets bevat de persoonsgegevens van je gasten, daarom vragen we deze extra bescherming van iedereen die de gastenlijst kan zien, ook als die alleen tickets scant aan de deur. Je contact zet het zelf aan: ingelogd opent die zijn of haar accountpagina en klikt op Schakel tweefactorauthenticatie in. Open daarna het contact opnieuw en de keuzelijst is er.

Wie de contactenlijst ziet

Geef toegang tot Contacts met zorg: de lijst bevat de namen, e-mailadressen en telefoonnummers van iedereen die bij je event betrokken is, de meest persoonlijke gegevens die een event heeft. Een contact zonder toegang tot Contacts ziet nog wel de namen van het team waar het een taak of een onderdeel van het draaiboek toewijst, maar niet de e-mailadressen en telefoonnummers, en als het volgers aan een taak toevoegt, kan het alleen zichzelf toevoegen. Beheren-toegang tot Contacts betekent ook de toegang van iedereen wijzigen, behalve die van jou als eigenaar: geef het alleen aan de mensen die samen met jou het team samenstellen.

Goed om te weten: de rij van de eigenaar ligt vast. Zelfs met Beheren-toegang tot Contacts kunnen het e-mailadres en de toegang van de eigenaar niet gewijzigd worden. Alleen de naam en het telefoonnummer kunnen gecorrigeerd worden.

---

5. De uitnodiging

Zodra je een contact opslaat met toegang tot minstens één tool, gaat er een uitnodiging naar zijn of haar e-mailadres. Het onderwerp is Uitnodiging om samen te werken aan een event gevolgd door de naam van je event. De e-mail wordt in jouw naam als organisator verstuurd, niet in de onze: de afzender is je organisatornaam, of je bedrijfsnaam als je er geen hebt ingesteld voor je events, en onderaan staan je logo en je contact-e-mailadres als je die wel hebt ingesteld. Hij noemt jou als de persoon die uitnodigt, somt de tools op waar je hen toegang toe gaf, en een antwoord komt rechtstreeks bij jou terecht. Een knop Uitnodiging aanvaarden brengt hen naar je event.

Wat er gebeurt als ze op de knop klikken, hangt ervan af of het adres al een eventplanner.net-account heeft:

• Ze hebben een account met dat adres: ze loggen in en komen in de event software terecht. Je event staat in de lijst van events bovenaan elke tool, naast hun eigen events.
• Ze hebben nog geen account: ze maken er gratis een aan. Het registratieformulier is al ingevuld met hun naam, bedrijf en e-mailadres, dus het is in een minuut gebeurd. Eens geregistreerd staan ze op je event, en de eerste keer dat ze de event software openen, komen ze erop terecht.

De uitnodiging is gekoppeld aan het e-mailadres dat je invulde. Wie inlogt met een ander adres, of een account aanmaakt met een ander adres, krijgt geen toegang: de link werkt alleen voor het account met het uitgenodigde adres.

Volg een uitnodiging op

In de lijst draagt een gebruiker die nog niet aanvaard heeft het label Uitnodiging verzonden. Open het contact: meteen na het versturen staat onderaan het venster Uitnodiging in behandeling..., en vanaf 30 minuten na de laatste uitnodiging komt de knop Uitnodiging opnieuw verzenden in de plaats. Klik erop om de e-mail opnieuw te versturen, bijvoorbeeld als die in een spamfolder belandde. Het label verdwijnt zodra de persoon aanvaardt. Je krijgt daar geen e-mail van: een blik op de lijst zegt het je.

Zijn eerdere e-mails naar een adres gebounced, of is het adres geblokkeerd, dan wordt er helemaal geen uitnodiging verstuurd: de rij draagt het label Onbestelbaar in plaats van Uitnodiging verzonden, en het venster van het contact zegt je waarom. Verbeter het e-mailadres en sla het contact op: dan vertrekt de uitnodiging alsnog.

De uitnodigingslink werkt één keer. Nadat hij gebruikt is, opent hij de pagina Ongeldige uitnodigingslink. Een contact dat al aanvaard heeft, heeft hem niet meer nodig: die opent het event vanuit de eigen eventlijst.

Tip: is de uitnodiging niet aangekomen? Vraag je contact om eerst de spamfolder te controleren, en controleer of je het e-mailadres juist typte. Verbeter het in het contact, sla op en verstuur de uitnodiging opnieuw.

Wijzigingen na de uitnodiging

Een contact dat aanvaard heeft, ziet elke wijziging van zijn of haar toegang de volgende keer dat het de tool opent, zonder nieuwe e-mail. Toegang geven aan een contact dat er geen had, verstuurt op dat moment de uitnodiging. Alle toegang weer afnemen houdt de persoon op de lijst onder Contacten (zonder gebruikerstoegang): die kan je event niet meer openen.

---

6. Wijzig of verwijder een contact

Klik op een rij in de lijst om Contactpersoon bewerken te openen. Je kunt elk gegeven en elke toegang wijzigen, en klikt daarna op Contactpersoon opslaan.

• Gekoppelde leverancier toont bij welke leverancier van je event deze persoon hoort. Nog niet gekoppeld? Kies een leverancier uit de lijst om te koppelen, of klik op Maak leverancier aan als je event nog geen leveranciers heeft. Een gekoppelde leverancier wordt getoond als een link naar zijn pagina.
• Verwijderen haalt het contact van dit event. Je wordt om bevestiging gevraagd. De persoon verliest meteen de toegang, zonder e-mail, en behoudt het eigen account en zijn of haar plaats op je andere events.

De knop Verwijderen verschijnt pas als er niets meer aan de persoon toegewezen is: geen taken in Checklists, geen onderdelen in Draaiboeken en geen taken die hij of zij volgt. Wijs die eerst aan iemand anders toe, of verwijder ze, en de knop verschijnt.

Wat vastligt: de eigenaar van het event kan niet verwijderd worden, en ook zijn of haar e-mailadres en toegang kunnen niet gewijzigd worden.

---

7. Importeer contacten uit een eerder event

Werk je op elk event met hetzelfde team? Klik op Importeer eerdere contacten om ze over te nemen in plaats van iedereen opnieuw uit te nodigen.

Het venster toont de mensen van je andere events die daar hun uitnodiging aanvaard hebben en nog niet op dit event staan. Het gaat om elk event waarvan je de contacten mag lezen, ook events van iemand anders waar jij een contact bent. Vink de mensen aan die je wilt en klik op Contacten importeren. Onder Rechten voor geïmporteerde contacten stel je de toegang in die ze op dit event krijgen, één instelling voor de hele groep, voor Moodboards, Checklists, Draaiboeken, Contacts en Budgets. Klik opnieuw op Contacten importeren om af te ronden.

Geïmporteerde contacten worden stil toegevoegd: ze hebben al een account, dus er wordt geen uitnodiging verstuurd en je event verschijnt gewoon in hun eventlijst. Een paar dingen om te weten:

• Alleen gebruikers die een uitnodiging aanvaard hebben, kunnen geïmporteerd worden. Contacten zonder toegang en uitnodigingen die nog openstaan, staan niet in de lijst: voeg die opnieuw met de hand toe.
• De toegang tot Tickets kun je hier niet instellen, omdat daar 2FA per persoon voor nodig is (deel 4). Open de geïmporteerde contacten een voor een om die in te stellen.
• De toegang tot Leveranciers, Briefings, Plan / Seating en Marketing staat ook niet in het venster: geïmporteerde contacten behouden de toegang die ze hadden op het event waaruit je ze importeert. Controleer die per contact na de import.
• Alleen eigen items staat uit voor elk geïmporteerd contact. Vink het achteraf per contact aan waar je het nodig hebt.

Tip: maak je een nieuw event aan als kopie van een eerder event, dan heeft de kopieerwizard een stap om de contacten mee te nemen, toegang inbegrepen. Lees hoe je een event aanmaakt.

---

8. Wat je contacten zien

Een contact met toegang logt in op eventplanner.net en opent de event software. Je event staat in de lijst van events bovenaan elke tool, samen met de eigen events en de andere events waarvoor die persoon uitgenodigd is. In het menu van het event ziet die elke tool, en de tools waartoe je toegang gaf, openen gewoon.

Een tool waartoe ze geen toegang hebben, toont Je bent op een afgeschermde pagina gestuit. met de uitleg Je hebt geen toegangsrechten om deze tool te gebruiken voor dit evenement. Neem contact op met de beheerder van het evenement. Dat ben jij: geef hen de toegang in Contacts en de tool opent.

Een paar dingen die goed zijn om te weten voor je team:

• Een event dat met hen gedeeld wordt, telt niet mee voor de limieten van hun eigen gratis versie: ze kunnen aan je event werken zonder te upgraden. Alleen Leveranciers en Plan / Seating vereisen een eigen .PRO-lidmaatschap (deel 1).
• De event software werkt ook in de eventplanner.net-app op iOS en Android, met dezelfde toegang. Je team kan het draaiboek bekijken of een taak afvinken op de telefoon.
• Een gepubliceerde briefing is zichtbaar voor elk contact van het event, welke toegang tot Briefings die ook heeft: ze zien de blokken die aan hen gericht zijn. Lees hoe je Briefings gebruikt.
• Hun account blijft van hen: je kunt hun wachtwoord niet zien, hun e-mailadres niet wijzigen en 2FA niet voor hen inschakelen.

---

9. Privacy

De contacten die je toevoegt, zijn persoonsgegevens: namen, e-mailadressen en telefoonnummers van de mensen bij je klant, je leveranciers en je team. Jij verwerkt ze als organisator van het event, en eventplanner.net verwerkt ze voor jou onder onze verwerkersovereenkomst. In de praktijk:

• voeg toe wat je voor het event nodig hebt en laat de rest weg,
• verwijder contacten met wie je niet meer samenwerkt, en neem de toegang af van mensen die het team verlaten,
• geef toegang tot Contacts alleen aan de mensen die de hele lijst echt nodig hebben,
• vertel de mensen die je toevoegt dat ze op de contactenlijst van je event staan, zeker contacten zonder toegang, die van ons geen e-mail krijgen.

---

Veelgestelde vragen

Mijn collega heeft de uitnodiging niet ontvangen. Wat nu? Vraag hem of haar om de spamfolder te controleren, en controleer het e-mailadres in het contact. Vanaf 30 minuten na de laatste uitnodiging verstuurt Uitnodiging opnieuw verzenden in het contact de e-mail opnieuw.

Ze hebben aanvaard, maar zien mijn event niet. Waarschijnlijk logden ze in met een ander e-mailadres dan het adres dat je uitnodigde. De uitnodiging werkt alleen voor het account met precies dat adres. Vraag hen om in te loggen met het uitgenodigde adres, of wijzig het adres in het contact en verstuur de uitnodiging opnieuw. Controleer ook de lijst van events bovenaan de tool: misschien is je event gewoon niet het event dat openstaat.

Waarom kan ik de toegang tot Tickets niet instellen? Het contact moet eerst de uitnodiging aanvaarden en tweefactorauthenticatie inschakelen op het eigen account. Dan verschijnt de keuzelijst (deel 4).

Waarom is er geen knop Verwijderen? Het contact heeft op dit event nog taken, onderdelen van het draaiboek of taken die het volgt. Wijs die eerst opnieuw toe of verwijder ze. De eigenaar van het event kan nooit verwijderd worden.

Heeft een contact een eventplanner.net-account nodig? Alleen om in te loggen en aan je event te werken. Een contact zonder toegang heeft niets nodig: je houdt het bij ter informatie, wijst het onderdelen van het draaiboek toe en stuurt het briefings via een link.

Heeft een contact .PRO nodig? Niet voor Moodboards, Checklists, Draaiboeken, Budgets, Briefings, Tickets, Contacts en Marketing: Marketing heeft .PRO nodig op het account van de eigenaar van het event, niet op hun eigen account. Leveranciers en Plan / Seating zijn .PRO-tools en vereisen een lidmaatschap per persoon.

Kan ik iemand toegang geven tot maar één event? Ja. Toegang stel je per event in. Iemand die je aan één event toevoegt, ziet niets van je andere events tot je die persoon daar ook toevoegt, met de hand of met Importeer eerdere contacten.

Kan ik mijn event aan iemand anders overdragen? De eigenaar van een event ligt vast. Geef een collega Beheren-toegang tot elke tool en die kan alles wat jij kunt, behalve jouw eigen rij wijzigen. Laat voor een nieuw event de collega het aanmaken zodat het van hem of haar is, en vraag om jou als contact toe te voegen.

Hoeveel contacten kan een event hebben? Maximaal 50 in de gratis versie van de event software en maximaal 400 met .PRO. Vol? Dan opent Contact toevoegen een venster dat je uitnodigt om te upgraden. Verwijder contacten die je niet meer nodig hebt, of upgrade.

Worden mijn contacten mee gekopieerd als ik een event kopieer? Ja, als je ze aangevinkt laat in de kopieerwizard. Ze worden stil aan het nieuwe event toegevoegd, zonder e-mail. Lees hoe je een event aanmaakt.

Kan een contact de andere contacten zien? Alleen met toegang tot Contacts. Zonder die toegang ziet het de namen van het team waar het taken of onderdelen van het draaiboek toewijst, maar niet de lijst met e-mailadressen en telefoonnummers.