Event Bar

Welke event bar past bij jouw evenement?

Bepaal eerst welke rol de bar krijgt: een ontvangstpunt voor het aperitief, een cocktailstation tijdens het feest of de centrale drankuitgifte. Bij een bruiloft telt de uitstraling vaak zwaar mee, terwijl op een festival ook de doorstroom belangrijk is. Voor een bedrijfsevent kan een compacte opstelling naast de receptieruimte voldoende zijn.

In de lijst staan aanbieders uit cocktailcatering, foodtrucks en verhuur van feestbenodigdheden. Hun aanbod kan verschillen van een losse toog tot een ingerichte bar met personeel en dranken. Bekijk bij een mobiele bar daarom niet alleen het uiterlijk, maar vooral wat er bij de voorgestelde formule hoort.

Wil je vooral cocktails serveren, vergelijk dan de mogelijkheden van een cocktailbar huren met een bredere drankformule. Vraag of bier, wijn, frisdrank en alcoholvrije cocktails mee kunnen worden aangeboden. Zo voorkom je dat gasten voor elk drankje naar een andere uitgifteplek moeten.

Wat laat je door de leverancier verzorgen?

Een lege bar huren vraagt een andere voorbereiding dan een formule met bartenders, glaswerk en voorraad. Leg vast wie de dranken inkoopt, het ijs aanvoert en gebruikte glazen ophaalt. Vraag ook wie tijdens het evenement de voorraad aanvult, zodat die taak niet ongemerkt bij je eigen team belandt.

Bij cocktailcatering zijn de cocktailkaart en de werkwijze van de bartenders belangrijke vergelijkingspunten. Een uitgebreide kaart biedt keuze, maar ingewikkelde bereidingen kunnen de bediening vertragen. Bespreek welke selectie past bij je publiek en hoe de leverancier piekmomenten bij ontvangst of na het diner opvangt.

Stem de event bar af op de rest van je catering, zeker wanneer je ook foodtrucks inzet. Gedeelde toegangsroutes, afvalpunten en stroomvoorzieningen vragen onderlinge afspraken. Controleer daarnaast wie verantwoordelijk is voor het schenken van alcohol en welke afspraken daarover met de locatie gelden.

Wat moet je locatie kunnen bieden?

Stuur de leverancier vooraf foto's en een plattegrond van de beoogde plek. Vermeld toegangswegen, drempels, trappen en de beschikbare laadruimte. Een bar die op de foto compact oogt, heeft achter de toog ook werkruimte nodig voor personeel, koeling en voorraad, zonder dat medewerkers elkaar bij het schenken hinderen.

Vraag naar stroom, water en afvoer, want de benodigde aansluitingen verschillen per opstelling. Bespreek bij een buitenlocatie ook een vlakke ondergrond en bescherming tegen regen, wind en zon. Laat bevestigen wat de leverancier zelf meebrengt en wat je via de locatie moet regelen.

Denk verder aan verlichting, afvalbakken en voldoende plek voor gasten die wachten op hun drankje. Ontbreken er koelkasten, glazen of statafels, bekijk dan het aanbod voor verhuur van feestbenodigdheden. Spreek af waar leeggoed en afval worden verzameld, zodat de publieksruimte tijdens het feest bruikbaar blijft en medewerkers veilig kunnen doorlopen.

Hoe vergelijk je offertes voor barservice?

De prijs van een event bar kan bestaan uit huur, transport, opbouw, personeel en drankverbruik. Sommige leveranciers werken met een pakket, andere rekenen onderdelen apart af. Vraag daarom een uitgesplitste offerte op basis van hetzelfde gastenaantal, dezelfde schenktijden en dezelfde gewenste drankselectie.

Let op wat inbegrepen is: glaswerk, ijs, garnering, schoonmaak en afbouw kunnen het verschil maken tussen voorstellen. Controleer ook hoe extra uren, breuk en resterende voorraad worden verrekend. Bij een formule op verbruik wil je vooraf weten hoe de consumpties worden geregistreerd en achteraf gerapporteerd.

Geef aan wanneer je de grootste toeloop verwacht, bijvoorbeeld direct na een ceremonie of bij de start van een receptie. Vraag welke personeelsbezetting en uitgiftepunten daarbij passen. De goedkoopste huurformule is niet vanzelf de praktischste keuze wanneer je vervolgens zelf bediening, vervoer en koeling moet organiseren.

Wanneer boek je en welke afspraken leg je vast?

Informeer zodra je datum, locatie en globale gastenaantal vaststaan, zeker als je een specifieke barstijl wilt. De beschikbaarheid van materiaal en personeel kan je keuze beperken. Vraag tot wanneer je de drankkeuze, schenktijden en verwachte opkomst nog kunt aanpassen zonder de hele offerte te herzien.

Leg aankomst, opbouw, laatste ronde en afbouw schriftelijk vast, met een aanspreekpunt voor de dag zelf. Neem deze afspraken samen met de catering en locatie op in je planning. Met event software kun je taken, budget en leveranciersafspraken bij elkaar houden en wijzigingen voor het team zichtbaar maken.

Vergelijk vervolgens de leveranciers in de lijst op aanbod, praktische voorwaarden en reviews. Gebruik de beschikbare filters en bekijk per bedrijfspagina welke informatie al vermeld staat. Neem rechtstreeks contact op met de aanbieders die passen bij je locatie en programma, en stuur hun dezelfde briefing voor een gerichte vergelijking.

Gerelateerd: Cocktail catering